提高辦公室檔案管理工作效率的對策

潘波

（黑龍江省婦女干部學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150040）

在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的時代，我們對于信息技術(shù)的應(yīng)用也在不斷增加。對于辦公室管理工作而言，檔案工作的管理也屬于信息管理的一種，而辦公室檔案管理的目的就是為了保存工作中所使用的信息，保證檔案的有序性、完整性、全面性，為之后流程中需要的檢索工作和查詢工作提供基礎(chǔ)性的平臺服務(wù)。而信息化的出現(xiàn)，讓檔案管理的工作有了新的要求和發(fā)展，因此，針對檔案管理工作效率的問題，相關(guān)工作人員必須作出相應(yīng)的調(diào)整，并且要深刻理解崗位的重要性，最大程度地提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮出檔案管理的作用和意義。

一、辦公室檔案管理工作的難點

由于網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，我們每天需要進(jìn)行大量的信息處理工作，而對于辦公室檔案工作者而言，需要處理的檔案信息量也會相應(yīng)提高。但由于目前檔案管理的工作中仍存在許多大大小小的問題，想要從根本上找出解決方案，必須要先了解尚未處理的問題以及檔案管理工作上的難點。首先，傳統(tǒng)的管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代單位發(fā)展的需求，管理方式的落后導(dǎo)致內(nèi)部之間協(xié)調(diào)問題的難度加大，在檔案管理工作的過程中一旦出現(xiàn)問題，不能進(jìn)行有效的解決和管理。其次，由于目前許多單位的檔案管理工作者并非專業(yè)出身的人才，工作效率低。除此之外，由于網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展也對我們的檔案管理工作提出了新的要求，現(xiàn)有的管理體系沒有完善的數(shù)據(jù)中心來支撐，因此管理員缺少一個科學(xué)的平臺來進(jìn)行檔案的整合和處理，從而導(dǎo)致工作效率低下。最后，由于當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理上的體系并沒有完善，沒有形成全系統(tǒng)、全方位的管理模式，因而會出現(xiàn)檔案信息化和檔案紙質(zhì)化并存的尷尬場面，同時也會讓采集的信息沒有得到準(zhǔn)確的歸檔，影響了檔案管理工作的效率。

二、提高檔案管理工作的效率

在辦公室的資源記錄中，檔案記錄是最為有效的一種形式。面對復(fù)雜、繁瑣的辦公流程，檔案的存在可以詳細(xì)保存辦公室內(nèi)的每一項工作活動和細(xì)節(jié)內(nèi)容，同時能夠讓辦公室工作有序地進(jìn)行。但由于目前的檔案管理工作受到某些問題的制約，影響了辦公室的工作效率，因此我們必須從單位的實際角度出發(fā)，采取科學(xué)、有效、合理的方案來提高檔案管理工作的效率。

（一）創(chuàng)新管理體系

在檔案管理工作的過程當(dāng)中，管理體系的合理性和有效性是提高工作效率的保障因素，因此，針對檔案管理的體系進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，可以提高管理工作的效率。在辦公室活動中，由于不合理的管理體系的存在，會導(dǎo)致出現(xiàn)員工之間、甚至部門之間溝通不當(dāng)?shù)膯栴}，從而使加大了協(xié)調(diào)的難度，阻礙了工作進(jìn)行的進(jìn)度。通過對管理體系的創(chuàng)新，可以有效提高員工工作的積極性，同時可以激發(fā)員工的工作潛能。而辦公室領(lǐng)導(dǎo)更要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識和了解，深刻領(lǐng)悟其影響意義和重要性，根據(jù)辦公室的實際要求，制定一套適合本單位發(fā)展的管理體系，用更為科學(xué)、更為全面的機(jī)制去指導(dǎo)檔案管理的工作。而完善的管理體系，需要從明確工作職責(zé)、制定工作流程、創(chuàng)建檔案瀏覽平臺、劃分網(wǎng)絡(luò)檔案信息類別、建立檔案檢索及查詢中心這五個內(nèi)容出發(fā)，不斷豐富管理體系的內(nèi)容和方式。

（二）實施合理有效的管理手段

在保證辦公室工作有序開展的前提下，檔案管理的手段選擇將直接影響著管理體系的發(fā)揮。在創(chuàng)新完善檔案管理體系的基礎(chǔ)上，還需要選擇更為快捷有效的管理手段來輔助檔案管理工作的開展。由于時代發(fā)展的腳步逐漸加快，在面對當(dāng)前存在的管理問題時，也需要與時俱進(jìn)的管理手段，為此，我們需要做到將最新的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案處理的環(huán)節(jié)中，不斷提高管理手段的現(xiàn)代化水平，以信息數(shù)據(jù)的形式將檔案更為有效地規(guī)劃整理，同時也能提高檔案查詢和信息瀏覽的便利性。除此之外，我們還可以通過建立信息數(shù)據(jù)庫等手段，來加強(qiáng)對采集信息的利用率；還可以和其他機(jī)構(gòu)相互合作，針對檔案規(guī)劃建立專業(yè)的管理中心。以上的管理手段不僅可以保證數(shù)據(jù)信息的資源共享，同時還能提高信息的使用效率，從而加快檔案信息處理的速度，提高辦公室檔案管理工作的效率。

（三）提高管理人員的專業(yè)水平

由于單位對檔案管理工作重要性的不重視，且單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏相應(yīng)的管理意識，因此導(dǎo)致檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)水平不高。由此可見，提高管理人員的專業(yè)能力有利于促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。首先，單位應(yīng)該正確把握管理人員的選擇方向，提高自身的管理意識，針對辦公室檔案管理的工作內(nèi)容，打造一支高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的高級人才隊伍；其次，還應(yīng)為現(xiàn)有的管理人員開展針對性的培訓(xùn)和講座，讓他們能夠深刻領(lǐng)悟檔案管理工作的重要性，并且加強(qiáng)對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，以此滿足信息發(fā)展的需求。管理人員還應(yīng)該不斷創(chuàng)新自身的理念，從實際應(yīng)用的角度出發(fā)，找出現(xiàn)有工作中存在的不足并加以改正，不斷提高管理人員的工作水平。

三、結(jié)語

在單位工作的開展中，檔案的重要意義在于能夠為單位未來的發(fā)展提供一個信息查詢的平臺，也能夠配合其他部門將辦公室工作有效進(jìn)行下去。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)通過對檔案的查詢和了解，能夠及時明晰工作情況，若出現(xiàn)管理問題時還可以通過檔案來作出調(diào)整方針，提高決策的科學(xué)性。除此之外，提高檔案管理工作的效率，可以盡早地做好單位資源分配等問題，也可以提高單位的競爭力。因此，從單位長期發(fā)展的角度出發(fā)， 提高辦公室檔案工作的效率已是大勢所趨，我們必須正確看待檔案管理工作的重要性，使其更好的服務(wù)于單位工作。