堅持五大發(fā)展理念做好新時代高校檔案征集工作

王寧

（武漢輕工大學(xué)檔案館，湖北 武漢 430000）

檔案征集工作是檔案全生命鏈條的邏輯起點(diǎn)，是檔案工作的重要一環(huán)。只有通過開展有計劃有目的的征集工作，把散存在高校二級單位或教職工處甚至校外組織或個人處的資料集中到高校檔案管理部門，并經(jīng)過整理鑒定，這些資料才能成為高校檔案。新時代是高質(zhì)量發(fā)展的時代，對照高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前高校檔案征集工作還存在理念比較落后、手段比較陳舊等現(xiàn)實(shí)問題。為進(jìn)一步推動高校檔案征集工作，必須堅持五大發(fā)展理念，做好新時代高校檔案征集工作。

一、堅持創(chuàng)新發(fā)展。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于整個檔案行業(yè)，對檔案工作各環(huán)節(jié)提出了新的更高要求。作為檔案工作的重要一環(huán)，征集工作的思路、技術(shù)及內(nèi)容均發(fā)生了巨大變化。推動檔案征集工作發(fā)展必須跳出舊有模式，在思路、技術(shù)及內(nèi)容都要進(jìn)行全面創(chuàng)新。一是思路創(chuàng)新。要切實(shí)提高高校檔案征集工作重要性的認(rèn)識，沒有檔案征集工作，也就沒有檔案保管、利用等后續(xù)工作。要徹底扭轉(zhuǎn)“坐等上門”、“守柜臺”的傳統(tǒng)思維模式，切實(shí)增強(qiáng)征集工作的主動意識，由之前的“你交什么我要什么”，變“我要什么你交什么”的主動工作思路。二是技術(shù)創(chuàng)新。征集紙質(zhì)檔案相對容易，幾乎不需要技術(shù)。但今天OA系統(tǒng)原生電子文件在線歸檔、數(shù)碼設(shè)備直接產(chǎn)生的聲像檔案歸檔等對高校檔案管理人員提出技術(shù)層面更高要求。高校檔案管理人員要熟練掌握專門的檔案管理系統(tǒng)，做好電子文件、聲像檔案等征集工作。三是內(nèi)容創(chuàng)新。高校事業(yè)發(fā)展到哪一步，檔案工作就要跟進(jìn)到哪一步，檔案管理部門要隨時把高校發(fā)展過程中所形成的檔案資料征集進(jìn)館。同時，在做好傳統(tǒng)文書檔案、科技檔案等歸檔的同時，還要做好彰顯學(xué)校特色的檔案資料，學(xué)校組織開展重大活動的檔案資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或知名專家教授的名人檔案等等。

二、堅持協(xié)調(diào)發(fā)展。征集工作牽涉到檔案管理部門、檔案形成部門、檔案形成個人等多方關(guān)系，必須通盤考慮，全面協(xié)調(diào)各方各要素，理順關(guān)系，補(bǔ)齊短板，形成合力。一是要協(xié)調(diào)好檔案管理部門與檔案形成部門的關(guān)系。檔案資源最終來自于檔案形成部門，檔案征集也是向檔案形成部門進(jìn)行征集。各檔案形成部門由于工作分工、工作職責(zé)不同，其資料形成、整理、移交時間也各有不同。檔案管理部門要切實(shí)與形成部門保持密切聯(lián)系，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，指導(dǎo)檔案形成部門做好文件資料整理和移交工作。二是要協(xié)調(diào)好檔案管理部門與個人關(guān)系。向個人征集檔案要更加耐心細(xì)致，除了需要協(xié)調(diào)與個人關(guān)系，必要時還要通過其本人所在部門進(jìn)行。三是要協(xié)調(diào)好檔案管理部門與相關(guān)單位的關(guān)系。對于學(xué)校在履行服務(wù)社會職能中形成檔案材料，檔案管理部門要積極協(xié)調(diào)校外相關(guān)單位，加強(qiáng)溝通聯(lián)系，把應(yīng)由學(xué)校保管的檔案征集進(jìn)館。

三、堅持綠色發(fā)展。征集工作要站在加強(qiáng)生態(tài)文明建設(shè)的高度進(jìn)行，切實(shí)體現(xiàn)節(jié)約型社會建設(shè)要求。一是不重復(fù)征集。堅持誰產(chǎn)生檔案資料，誰負(fù)責(zé)歸檔的原則，對于同一項(xiàng)工作，只對產(chǎn)生檔案資料的部門進(jìn)行征集。二是堅持紙質(zhì)版電子版同步歸檔。在做好紙質(zhì)版檔案征集工作的同時，要同步做好電子版檔案的征集，尤其是聲像檔案的征集工作。堅持具體問題具體分析，能夠用電子版代替的，盡量減少紙質(zhì)版檔案的征集。三是妥善做好紙質(zhì)檔案的保管工作。在建設(shè)檔案庫房之初，按照國家相關(guān)規(guī)定，建設(shè)綠色庫房，并做好“八防”工作，切實(shí)做好紙質(zhì)版檔案的保管工作，盡最大努力延長紙質(zhì)檔案生命周期。

四、堅持開放發(fā)展。隨著高校辦學(xué)國際化程度的不斷擴(kuò)大，按照應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管的基本要求，檔案征集工作也要貫徹開放發(fā)展理念，做好境外相關(guān)檔案資料的征集。一是與校內(nèi)相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，尤其是學(xué)校的校辦、人事、外事、科研以及相關(guān)學(xué)院等部門單位，隨時通過這些部門單位，把開放辦學(xué)過程中形成的檔案資料征集進(jìn)館。二是“走出去”。制定詳細(xì)征集方案，專赴合作高?；驒C(jī)構(gòu)的檔案工作部門，采用移交、捐贈、寄存或復(fù)制等多種方式，有針對性開展征集工作。三是“請進(jìn)來”。邀請與學(xué)校有合作關(guān)系的高?；驒C(jī)構(gòu)來校，共同制定征集方案，開展征集工作。

五、堅持共享發(fā)展。必須堅持發(fā)展為了人民、發(fā)展依靠人民、發(fā)展成果由人民共享的發(fā)展理念。為師生服務(wù)是高校檔案工作的基本職責(zé)，一是檔案征集更加貼近大學(xué)生。專門增設(shè)“學(xué)生”實(shí)體門類，做好與在校大學(xué)生密切相關(guān)的成績、學(xué)籍、錄取及畢業(yè)名冊、學(xué)歷學(xué)位證書發(fā)放登記表等檔案資料的征集工作，以備更好利用。同時，根據(jù)大學(xué)生自身需求，結(jié)合檔案資源建設(shè)實(shí)際情況，有針對性的在大學(xué)生中開展其重要學(xué)術(shù)成果、優(yōu)秀獲獎榮譽(yù)證書、志愿活動等資料的征集工作，幫助其建立個性化檔案。二是檔案征集更加貼近在職專任教師。定期不定期在專任教師中開展檔案征集工作，征集其優(yōu)秀科研成果、優(yōu)秀教案、獲獎情況以及參加社會兼職活動所形成的文件資料。同時，有針對性在離退休老同志中開展檔案征集工作。三是檔案征集與檔案利用緊密結(jié)合。在征集過程中加強(qiáng)對檔案利用的宣傳，把征集過程作為檔案工作宣傳和教育的過程，使檔案工作更加貼近師生，貼近生活，貼近實(shí)際，引導(dǎo)公眾更好的利用檔案。