會計檔案管理存在的問題及策略

方永楷

會計檔案主要指的是，單位在以往經(jīng)濟上進行業(yè)務(wù)往來的過程中，對其活動過程進行有效記錄，以此來作為日后核查的重要歷史資料和相關(guān)證據(jù)。因此，會計檔案管理工作意義重大，下面筆者就會計檔案管理工作中存在的問題進行相關(guān)論述。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

關(guān)于會計檔案管理工作，主要出現(xiàn)的問題存在于以下幾個方面：在保管方式上還不夠規(guī)范、會計檔案管理不規(guī)范，檔案移交工作不規(guī)范、銷毀管理方面行為不當(dāng)、不遵守相應(yīng)的政策法律制度，下文對此展開詳細(xì)論述。

1.保管方式上還不夠規(guī)范。關(guān)于在會計檔案管理工作中，根據(jù)正常的規(guī)定，應(yīng)該由部門單位的綜合檔案室來完成此項工作，通過綜合檔案室來實現(xiàn)統(tǒng)一保管。然而，在現(xiàn)實的情況是，某些單位會計人員由個人擅自保管或者是對于各部門產(chǎn)生的會計檔案由各部門人員進行管理。另外，也存在部分單位對會計檔案管理工作不夠重視，不設(shè)立綜合檔案室?；蛘?，單位雖然建立了綜合檔案室并且指派了專門的管理人員，但是卻從來不接收會計檔案，沒有實質(zhì)行動。

2.會計檔案管理不規(guī)范。其不規(guī)范行為主要體現(xiàn)在立卷上。會計檔案管理工作要合乎一定的規(guī)范，然而在立卷方面問題則層出不窮。關(guān)于會計憑證方面，在完成會計憑證的工作后，要對其進行裝訂管理，然而由于單位工作人員的不在意，常常不按規(guī)定進行封粘?；蛘呤请m然進行了封粘，但是卻沒有完成簽章，致使其效力發(fā)生缺失。另外，還出現(xiàn)不對封皮關(guān)于項目資料的內(nèi)容進行完整的書寫，對于內(nèi)部的活頁賬簿上，在填寫規(guī)范上不按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。在會計文件資料方面，憑證、賬簿、報表不進行統(tǒng)一規(guī)劃位置安排存放、不按照月份進行有序整理、不設(shè)置永久、定期類別。這樣容易出現(xiàn)查找困難，會計檔案積壓。

3.檔案移交工作不規(guī)范。涉及到會計檔案移交工作時，有的單位不依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，明晰會計檔案的所有權(quán)問題，出現(xiàn)送交方和接收方不進行檔案清點，往往是雙方人員缺額情況下完成。不對會計檔案資料進行清點，導(dǎo)致無法移交清單，或者清單資料出現(xiàn)不全面的情況，就完成移交手續(xù)。如果在此種情況下出現(xiàn)問題，為將來的追責(zé)上帶來困難，難以判定責(zé)任方。

4.銷毀管理方面行為不當(dāng)。單位在進行檔案銷毀工作時，應(yīng)當(dāng)具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不要輕易對檔案進行銷毀，也不要在留存那些已不具有價值的檔案資料。因此要嚴(yán)格依據(jù)《會計檔案管理辦法》，按照規(guī)范進行銷毀。然而，某些單位在檔案保管期滿后，需要進行銷毀時，卻不按照相應(yīng)的法律程序，沒有進行統(tǒng)一排查，不進行銷毀清冊的匯編工作，不進行檔案資料的審核工作，甚至沒有經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，根據(jù)主觀意愿，任意銷毀，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的審查工作，這樣有可能造成重要檔案遺失。

5.不遵守相應(yīng)的政策法律制度。在進行會計檔案管理工作時，要依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)。然而有的單位漠視法規(guī)的存在，只是追求經(jīng)濟效益，不能遵循《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，按照原則行事，在會計檔案管理工作中出現(xiàn)了不少問題。

二、會計檔案管理對策分析

1.完善會計檔案保管工作。單位的財物會計部門應(yīng)該設(shè)立綜合檔案室，來進行檔案統(tǒng)一保管工作。對于沒有建立綜合檔案室的單位，會計檔案應(yīng)該需派專門管理人員，先由財會部門來進行管理。做好相應(yīng)的防火、防盜、防霉蛀等工作。對于那些已終止會計核算業(yè)務(wù)的部門，要做好會計檔案的交接管理工作。

2.規(guī)范會計檔案立卷。關(guān)于會計憑證，要使用其裝訂封皮，對于封皮涉及的內(nèi)容要完整填寫。填寫完畢后，要按照裝訂線進行封貼處理，還需在封粘處加蓋公章。完成會計憑證的裝訂后，要按照日期順序放入檔案盒里，依舊完成盒上相關(guān)資料填寫。到了年度末，要進行封賬。關(guān)于活頁賬簿，需要把空白賬頁排查出來。對于那些已經(jīng)建立了會計科目，卻沒有實際業(yè)務(wù)的賬頁則繼續(xù)存留。要按照賬頁編號順序，來完成目錄、登記表的填寫工作。

3.完善會計檔案移交工作。對于會計檔案的移交要依照會計檔案的相關(guān)法律法規(guī)，明晰會計檔案的所有權(quán)問題，在檔案移交的過程中要合乎規(guī)范。在進行移交檔案時，要保證交接雙方人員齊備，核心重要人員同時在場，交接完畢加蓋公章，對會計檔案資料進行清點時，核實會計檔案是否出現(xiàn)殘缺，缺少資料。另外，除了依據(jù)會計檔案管理基本制度外，還應(yīng)該在此過程中進行優(yōu)化，制定出會計檔案的歸檔類別以及（下轉(zhuǎn)第147頁）（上接第143頁）相應(yīng)的時間與時限。

4.完善會計檔案銷毀。有一部分檔案當(dāng)超過會計檔案期限后，利用價值較低，在繼續(xù)保存意義不大，反而會占用空間，所以這些檔案需要進行銷毀處理。在此過程中要嚴(yán)格遵守相應(yīng)程序，首先，會計檔案管理部門提交銷毀意見材料，然后要財物會計部門對于提交意見中的材料進行審核，審核通過后編制銷毀清冊。其次，還需要把銷毀清冊交給部門單位領(lǐng)導(dǎo)，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行批示，批示后在將檔案移交給上級主管部門批準(zhǔn)，讓其作最后的批示工作。隨后再進行層層申報。這樣可以減少在檔案銷毀工作中的失誤，以防銷毀重要有價值的檔案資料。再其次，在進行銷毀時，相關(guān)人員要在場，會計檔案保管部門以及財務(wù)會計部門要同時派人去監(jiān)銷，在銷毀前還應(yīng)該再次清點核對，謹(jǐn)慎完成核檢工作，最后把銷毀后的清單進行簽名蓋章，產(chǎn)生法律效力，同時監(jiān)銷情況報告交給單位領(lǐng)導(dǎo)。另外，對于那些還未完結(jié)的原始債權(quán)債務(wù)憑證，應(yīng)再進行重新存放，另立新卷。直到債券債務(wù)結(jié)清為止。

5.要對會計從業(yè)人員進行崗位培訓(xùn)、完善法規(guī)建立。會計從業(yè)人員作為會計檔案管理工作的主要責(zé)任人，會計從業(yè)人員的素質(zhì)水平的高低決定了會計檔案質(zhì)量的高低。因此，這些工作人員在實際進行會計檔案管理工作時，必須進行相應(yīng)操作技能的培訓(xùn)，進行考核上崗，上崗后，也要進行相關(guān)內(nèi)容知識的鞏固學(xué)習(xí)。從事會計檔案管理人員要從相關(guān)的基本業(yè)務(wù)練起，然后進行逐步深化，直至技能掌握熟練，要從根本上完成會計檔案管理的規(guī)范工作。除此之外，在會計檔案管理考核力度方面也要較之前有所提高，引起相關(guān)部門人員的重視，加大監(jiān)管力度。還應(yīng)該擴展檔案管理范圍，例如在其他會計業(yè)務(wù)審核中，也可以將會計檔案管理工作安排在內(nèi)，完成對其連續(xù)性的考察。

綜上所述，在會計檔案管理的過程中，會存在各種各樣的問題，難免會存在停滯不前，問題無法得到有效解決，然而隨著會計檔案管理工作的不斷深入，人們對其進行不懈探討，問題也終會得以解決。筆者通過對在保管方式上還不夠規(guī)范、會計檔案管理不規(guī)范，檔案移交工作不規(guī)范、銷毀管理方面行為不當(dāng)、不遵守相應(yīng)的政策法律制度等問題進行探討，從完善會計檔案保管工作、規(guī)范會計檔案立卷、完善會計檔案移交工作、完善會計檔案銷毀、要對會計從業(yè)人員進行崗位培訓(xùn)、完善法規(guī)建立方面來解決。希望能夠?qū)嫏n案管理工作的不斷發(fā)展有所幫助。

（作者單位：山東省肥城市交通運輸局）