大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討

胡程

[摘 ? ?要] 人事檔案管理是我國人事管理的重點組成部分，對于我國各大高校來說，想要快速發(fā)展，人事檔案管理就一定是其基礎(chǔ)之一。由此可以看出人事檔案管理對于高校發(fā)展的重要性。尤其在當(dāng)下，是互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)信息技術(shù)所衍生出的大數(shù)據(jù)時代，也是高校人事檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化發(fā)展的契機(jī)。文章對如何有效推進(jìn)高校人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時代;高校人事檔案;信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 067

[中圖分類號] G271 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）23- 0158- 02

0 ? ? ?前 ? ?言

高校人事檔案是高校人事信息的集合和重要載體，將人事檔案進(jìn)行有效的管理整合是高校檔案管理工作中的重點與難點。在互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)與信息化背景下的大數(shù)據(jù)要素逐漸深入各項工作中，對于高校檔案管理工作來說，基于大數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)毫無疑問是其發(fā)展趨勢，是檔案管理工作發(fā)展的必然且極具必要性與重要性。

1 ? ? ?信息化建設(shè)是高校人事檔案管理的必經(jīng)之路

高校人事檔案管理的信息化建設(shè)重要性主要分為三個層面。一能滿足人事工作發(fā)展的基本需要;二能滿足人事檔案發(fā)展的必然需求;三能滿足人事制度改革與發(fā)展的基本需求。本文將從三點來闡述信息化建設(shè)是高校人事檔案管理必經(jīng)之路的原因。第一點，人事檔案管理建設(shè)之初目的即在于“以人為本”的理念，那么高校作為社會主要人才與高素質(zhì)人才的培養(yǎng)場所，優(yōu)質(zhì)人才資源的發(fā)掘與合理使用就脫離不開人事檔案所提供的信息。人事檔案信息是應(yīng)屆畢業(yè)生或有一定工作經(jīng)歷的相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)入新工作環(huán)境后的基本資料的匯總。高校在擁有這樣一個信息資料庫后，人事檔案信息化管理顯得尤為重要。將匯總信息進(jìn)行整合從而建立起一個完整的信息資料庫，便于高校發(fā)掘所需人才并且能對人才資源進(jìn)行合理配置。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與信息化技術(shù)，檔案管理的信息化可對高校人才培養(yǎng)與人力資源合理配置提供更為合理有效的參考，實現(xiàn)效益更佳的人才培養(yǎng)與輸送，同時在側(cè)面也能促進(jìn)檔案管理信息化更快發(fā)展。第二點，高校人事檔案管理信息化是檔案管理工作和人事工作發(fā)展的必然需求。人事檔案管理是高校檔案工作的基礎(chǔ)，它伴隨著人事管理的展開而展開。回顧人類的歷史，最早的檔案信息載體可以追溯到甲骨文、竹簡書等，這些都是最為原始的檔案載體。那么在新時代下，檔案信息載體變得多種多樣，例如紙媒、電子文檔和照片、音頻視頻等文件，這些都是新時代下直接與互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)掛鉤的檔案載體。歷史的發(fā)展與人類文明的進(jìn)步讓檔案信息逐漸由實體化向虛擬化方向轉(zhuǎn)變，信息檔案也逐漸變得更加容易保存、容易攜帶、容易復(fù)制，所以現(xiàn)代化的信息檔案載體也更加受人們歡迎和喜愛。從客觀層面上來講，工作需要及時開發(fā)與利用，才能實現(xiàn)更加高效的信息積累，實現(xiàn)更加完善的信息資源整合。從古代的傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦男畔⒒旖輽n案管理模式，其實是一種發(fā)展的必然需求和客觀要求。在高校的人事檔案管理中，不斷注入新的技術(shù)信息，已經(jīng)成為高校信息化檔案管理變革的內(nèi)在力所在，所以，高校人事檔案管理信息化是人事檔案發(fā)展的必然需求。第三點，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校人事檔案管理實際上在客觀上也進(jìn)行了變革，這種變革是必須的，否則將解決不了教職工人數(shù)激增、人員流動頻繁、人員類別復(fù)雜多樣所帶來的問題。在當(dāng)下時代大背景下，傳統(tǒng)的人員檔案管理模式已經(jīng)很難應(yīng)付新時代下的人員檔案數(shù)量激增與人力資源靈活配置的迫切需求，所以，檔案管理工作必須要尋求創(chuàng)新，走信息化管理發(fā)展之路，更好地適應(yīng)當(dāng)下環(huán)境。

2 ? ? ?當(dāng)前我國高校人事管理現(xiàn)狀

2.1 ? 缺乏信息化管理意識，管理模式單調(diào)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理信息化趨勢已經(jīng)越來越明顯。然而，現(xiàn)階段我國大部分高校的人事檔案管理雖然技術(shù)和硬件到位，但是卻缺乏一定的信息化處理意識，使得新引進(jìn)的硬件與技術(shù)難有用武之地，收效甚微，管理的模式也依然是固有思維下的一種單一化的存在。跟不上歷史的車輪，必然會被淘汰。針對當(dāng)前我國高校的人事檔案管理模式所存在問題，目前主要問題是檔案管理工作從業(yè)者的傳統(tǒng)的思維定式很難轉(zhuǎn)變。他們在意識形態(tài)里依然沿襲著傳統(tǒng)的檔案保管、整理式管理方法，信息化系統(tǒng)化管理意識相對薄弱。主要體現(xiàn)在這樣幾個方面：第一，高校的檔案管理的工作量呈多峰性，在工作并不繁重時，部分從事檔案管理工作的工作人員憂患意識不強(qiáng)，單純認(rèn)為檔案管理是高校工作中輔助性工作，主觀上對于檔案管理工作的時效性關(guān)注不高，思想重視度不夠。第二，部分工作人員會認(rèn)為人事檔案只是簡單的信息資料保管與整理，對于大數(shù)據(jù)背景下辦公信息化發(fā)展帶來的工作方式變革未能有足夠關(guān)注。第三，部分高校未能足夠重視人事檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展過程中的作用與地位，在人事檔案的工作中將其流于形式，簡單將檔案進(jìn)行登記分類，辦公信息的系統(tǒng)性、整體性以及自動化程度不高。

受傳統(tǒng)檔案管理模式根深蒂固的影響，檔案管理的模式依舊繼承著傳統(tǒng)的手工搜索模式，整體信息化的含量偏低，在查找翻閱時費時費力，效率低下。雖然當(dāng)前已經(jīng)有很多高校開始嘗試檔案管理變革，進(jìn)行資料的信息化系統(tǒng)化整合管理，盡管有相應(yīng)配套的基礎(chǔ)硬件設(shè)施與軟件管理，但相關(guān)工作人員固有思維很難在短時期內(nèi)完全轉(zhuǎn)變過來?？v然他們有了信息化的人事檔案管理意識，但是在實際的執(zhí)行過程中，卻依然采用了傳統(tǒng)的檔案保存管理模式，信息的資源依舊無法做到實時共享與隨取隨用，在人事檔案檢索與調(diào)查取閱的過程中依舊存在效率低下的問題。這些問題都嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案工作的有效發(fā)展，需要一定時間來適應(yīng)。總的來講，當(dāng)代高校大部分的檔案依然是實體文件居多，檔案的信息化管理利用范圍雖廣，但在檔案材料信息咨詢查詢過程中，其潛在的價值尚未被完全發(fā)掘出來，在現(xiàn)階段的高校內(nèi)檔案管理工作的靈活性、適應(yīng)性與時效性仍然缺乏，要走的路依舊很長。

2.2 ? 信息化檔案管理硬件設(shè)備落后，技術(shù)人員缺乏

高校人事檔案的信息化建設(shè)不是一個簡單的工作，不是一蹴而就就可以成功的，需要一定數(shù)量的資金分配與技術(shù)支持，這兩項困難也正是現(xiàn)在高校所需要克服的問題。多數(shù)高校的檔案管理部門存在自己配給比例不足的情況，高校人事檔案管理更是面臨著資金分配不足與技術(shù)落后的雙重挑戰(zhàn)。資金配給不足導(dǎo)致硬件設(shè)施無法跟上，信息化管理的辦公條件與環(huán)境建設(shè)遲緩。而管理隊伍上，專業(yè)型、復(fù)合型檔案管理的人才缺乏，在有限的硬件設(shè)施下，難以發(fā)揮其完整的檔案管理效率。這兩項困難，導(dǎo)致文檔管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)展緩慢效率低下。除此之外，在檔案管理設(shè)備方面，現(xiàn)階段各大高校的檔案室面積一般不大，相關(guān)專業(yè)的更新也十分的緩慢，檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力普遍不高，這些也都影響著人事檔案數(shù)據(jù)庫大數(shù)據(jù)化的建設(shè)。

3 ? ? ?有效推進(jìn)高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)

高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)要想進(jìn)一步推進(jìn)，宣傳工作一定要做到位。強(qiáng)化宣傳是提升工作人員檔案管理信息化意識的重要途徑。人事檔案管理在一定程度上涉及高校從業(yè)人員的隱私性與私密性，大多數(shù)的人認(rèn)為人事檔案管理工作所要做的事就是將文檔材料進(jìn)行整合，方便人們進(jìn)行信息的查閱，卻恰恰忽略了其在人才培養(yǎng)，人才選拔及人才開發(fā)中的重要作用。在大數(shù)據(jù)時代的背景上，首先要做好一系列的宣傳教育來使檔案管理人員對于檔案管理有信息化、數(shù)據(jù)化的意識，在思想中注入檔案管理信息化方法，讓他們更加清晰認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)并不是單純的信息積累與技術(shù)上的操作，而更應(yīng)該是一種技術(shù)上相對于傳統(tǒng)檔案管理上的優(yōu)勢。實現(xiàn)檔案信息資源共同分享，是一種推動高校發(fā)展甚至地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要科學(xué)力量。對于高校來說，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)化和信息化的檔案工作管理，必須要在高校大環(huán)境中建立起一個信息化檔案管理的意識，并為此制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，加大對大數(shù)據(jù)化信息化的文檔管理的宣傳，使得高校中的人事資源得到最大限度的、合理有效地開發(fā)和利用，讓信息化的檔案管理工作建設(shè)更快健全。同時，還要加強(qiáng)對于信息化數(shù)據(jù)檔案管理人的專業(yè)培養(yǎng)，一定要充分運用科學(xué)的管理手段，從軟層面上來推進(jìn)大數(shù)據(jù)信息化的轉(zhuǎn)彎管理進(jìn)程。從而在整個高校的檔案管理工作中，發(fā)揮出更大的作用，實現(xiàn)高校人事檔案管理向辦公自動化、信息化和數(shù)據(jù)化高速邁進(jìn)。

4 ? ? ?結(jié) ? ?語

在大數(shù)據(jù)的時代下，各個高校的人事檔案管理工作都面臨著不同程度的挑戰(zhàn)，承受著來自高校上下級和社會的各種壓力，這些壓力與每一位高校教職工的利益息息相關(guān)。所以做好高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)是高校能夠優(yōu)質(zhì)長足發(fā)展的重要工作，也是當(dāng)前各高校檔案管理改革工作的當(dāng)務(wù)之急。唯有在多方共同努力下，共同進(jìn)步下，才能有效地提升高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的水平，才能讓高校人事檔案管理的人才培養(yǎng)與人才開發(fā)的優(yōu)勢真正的發(fā)揮出來。最后，本文所涉及的大數(shù)據(jù)檔案管理的問題，也正是需要同時著手解決的問題，是檔案信息管理化的解決問題之道。大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化管理，任重而道遠(yuǎn)。

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