提高辦公室檔案管理工作效率的探究

趙曉梅

（黑龍江省嫩江縣嫩江鎮(zhèn)計生辦，黑龍江 嫩江 161400）

在企業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，對辦公室檔案管理工作也提出了更高水準的要求，這主要是由于辦公室檔案管理的質(zhì)量與效率會直接影響企業(yè)經(jīng)營和決策工作的開展水平。同時，檔案管理工作的質(zhì)量也與企業(yè)內(nèi)部管理的整體水平存在直接聯(lián)系，是突出企業(yè)管理能力的重要內(nèi)容。這就要求企業(yè)管理人員能夠認識到辦公室檔案管理工作的重要性，積極采取措施提升檔案管理的效率，使檔案管理工作能夠更好的服務于企業(yè)發(fā)展。

一、辦公室檔案管理中正面臨的問題

現(xiàn)階段，各個企業(yè)的發(fā)展水平有了很大的提升，無論是在管理水平，還是在業(yè)務能力方面均取得了較大的進展，在此基礎上，辦公室檔案管理工作所涉及的內(nèi)容也在逐步增多，為檔案管理人員帶來了一定的管理壓力。針對此種問題，要求企業(yè)應加大對辦公室檔案管理工作的投入力度，通過合理配置管理人才的方式，提升檔案管理效率。但實際上，企業(yè)在開展檔案管理工作時，還需要面臨管理人員業(yè)務能力偏低和責任感缺失的問題，對于直接參與檔案管理的人員來說，一旦存在上述問題，就會嚴重影響檔案管理的效率與質(zhì)量，致使檔案資料無法及時補充與同步，自身管理職能受限。面臨辦公室檔案管理工作中存在的多種問題，企業(yè)應積極引進先進的管理理念，完善檔案管理模式，保障其順利開展。

二、辦公室檔案管理工作的作用表現(xiàn)

檔案資料中涉及企業(yè)發(fā)展各個階段的信息內(nèi)容，是對企業(yè)發(fā)展歷史的真實見證，辦公室檔案管理工作的主要目的就是不斷完善檔案資料，保障檔案信息的全面性，使其自身的服務作用能夠得到有效發(fā)揮。因其在企業(yè)發(fā)展中具有一定的指導作用，可以為企業(yè)各項決策工作和經(jīng)營工作提供可靠的資料支持，立足于檔案資料信息，對企業(yè)的經(jīng)營模式進行整改，是提升企業(yè)經(jīng)營實力的重要手段。通過完善檔案資料，提升檔案管理效率，為企業(yè)各類經(jīng)營活動的開展提供資料參考，保障企業(yè)經(jīng)營水平的有效提升是進行檔案管理的主要目的。

三、提升辦公室檔案管理效率的幾點措施

在對辦公室檔案管理中存在的相關(guān)問題進行全面分析后，應積極采取措施改善當前的管理問題，并且結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實際，對檔案管理的模式進行調(diào)整，主要可以從管理手段、管理觀念、管理體系和管理人員方面入手，通過轉(zhuǎn)變管理觀念和完善管理方法，來提升企業(yè)的檔案管理工作效率，對于促進企業(yè)發(fā)展具有積極意義。此外，也可使企業(yè)的辦公室工作水平得到有效提升。

（一）增強管理手段

企業(yè)單位應當加強先進手段與技術(shù)的學習，定期進行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學會用現(xiàn)代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念

企業(yè)在開展檔案管理工作時，需要結(jié)合時代的發(fā)展特點，對檔案管理的理念進行完善與更新。從現(xiàn)階段的檔案管理工作來看，部分企業(yè)還在沿用最初的管理理念，認為檔案管理的主要目的就是對企業(yè)發(fā)展資料的收集與整合，并未發(fā)揮檔案服務的職能作用，由于管理觀念較為落實，不能實現(xiàn)對檔案資料的高效管理與應用，這必定會對企業(yè)的發(fā)展造成一定制約影響?？紤]到上述問題，企業(yè)應注重對傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變，在開展管理工作時總結(jié)經(jīng)驗，找出正確的管理方法，從而重新塑造管理理念，遵循與時俱進的發(fā)展原則來開展檔案管理工作。此外，要求檔案管理人員具備較強的創(chuàng)新意識，能夠根據(jù)新時期檔案管理的特點進行管理機制創(chuàng)新，從而促進檔案管理水平。

（三）完善管理體制

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對管理體制進行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對辦公室檔案實現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）加大人員管理力度

企業(yè)單位必須不斷引進高素質(zhì)的應用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現(xiàn)實發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

結(jié)語：辦公室檔案管理工作與辦公室工作之間存在密切的聯(lián)系，在保障檔案管理工作得以高效開展的基礎上，辦公室的各項工作內(nèi)容才能得以準確落實。檔案管理工作的重要作用主要表現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)營活動和企業(yè)決策工作中，通過提升檔案服務水平，可以使決策內(nèi)容更加合理，確保其與當前的市場發(fā)展形勢相適應，這對于推動企業(yè)的健康發(fā)展具有積極意義。因此，在后續(xù)發(fā)展中，企業(yè)方面應加大對辦公室檔案管理工作的重視力度，全面提升檔案管理水平與效率，確保企業(yè)決策工作的科學開展。