疾控中心檔案管理質(zhì)量提升對策研究

張宏陽

（山東省鄄城縣疾病預(yù)防控制中心，山東 鄄城 274600）

隨著我國公共衛(wèi)生體系不斷深化改革，疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，疾控中心的檔案數(shù)量越來越多，但由于該部門的檔案管理工作起步較晚，在檔案管理過程中還面臨不少突出問題，不能切實(shí)發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用，阻礙了檔案管理工作向著信息化、現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

一、疾控中心檔案管理質(zhì)量存在的問題

（一）信息化建設(shè)意識不足

國內(nèi)很多疾控中心對檔案管理信息化建設(shè)意識不足，一般只重視疾控中心運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)效益以及業(yè)務(wù)發(fā)展，對檔案資源方面的管理認(rèn)識不足，未將檔案資源管理和整體的管理聯(lián)系起來，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量無法得到提升。隨著信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展，疾控中心的信息化建設(shè)也應(yīng)該隨之前進(jìn)，雖然很多疾控中心已經(jīng)開始采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，并且也有了內(nèi)部的局域網(wǎng)。但是很多疾控中心對于信息化的認(rèn)識還存在不足，不夠重視檔案信息化建設(shè)，所以使得信息化水平較低，沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施配置，甚至還有少部分疾控中心采用手工管理檔案，在人員配備上的要求也不嚴(yán)格。

（二）軟件以及硬件無法滿足管理需求

在硬件上面來說，檔案管理的配套設(shè)施投入不夠，紙質(zhì)檔案方面常出現(xiàn)變黃、開裂、變色的現(xiàn)象。而且計(jì)算機(jī)設(shè)備也不夠先進(jìn)，電子檔案在保存上存在困難，時(shí)常會(huì)發(fā)生丟失以及損壞的情況，因?yàn)橛?jì)算機(jī)老化出現(xiàn)故障，電子檔案很有可能在沒來得及備份的情況下遭到損壞。有的檔案采用CD 光盤進(jìn)行存檔，但由于保存措施不到位，電子檔案時(shí)有發(fā)生變形、彎曲的情況。雖然現(xiàn)在有非常多的檔案管理軟件，但是還欠缺有針對性的檔案管理軟件，沒有一套有效而且針對性強(qiáng)的檔案管理軟件，很多管理人員還需要通過原始的手工計(jì)算方式來統(tǒng)計(jì)以及整理檔案，工作效率較為低下，給檔案管理質(zhì)量造成了影響。

（三）制度不健全

在檔案管理制度上來說，還存在欠缺，雖然有一些疾控中心已經(jīng)建立了檔案管理的制度，但實(shí)際的運(yùn)行中還存在很多漏洞。很多無關(guān)人員可以任意進(jìn)入到檔案室來改變電子檔案，還有的工作人員將重要的檔案隨意的放在辦公桌上面，檔案很容易出現(xiàn)丟失以及損壞，還有人為的惡意泄露。由于疾控中心的醫(yī)療專業(yè)人員較多，對于電子檔案的管理認(rèn)知不夠，不明白具體的操作技能，所以沒有滿足檔案管理的需求。

二、疾控中心檔案管理工作的應(yīng)對策略

（一）完善疾控中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

要想做好檔案管理工作，就需要有高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施作為后備支撐。檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，涉及到很多方面。為此就要求疾控中心管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到做好檔案管理工作的重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案管理部門的資金投入。為疾控中心檔案部門購置先進(jìn)的保存設(shè)備，確保疾控中心日常產(chǎn)生的有價(jià)值的檔案材料能夠保存在恒溫恒濕的環(huán)境下，避免檔案在保存過程中出現(xiàn)遺失，損壞，以提高檔案保存質(zhì)量。同時(shí)，通過健全整個(gè)檔案管理組織，明確工作職責(zé)，確保組織成員能夠分工協(xié)作，高質(zhì)量完成檔案管理工作，為更加高效的做好檔案管理，奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）健全完善的檔案管理制度

在疾控中心檔案管理部門，通過制定完善的檔案管理制度，對各項(xiàng)檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范，是確保檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。在全面遵循衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定和檔案法的基礎(chǔ)上，要結(jié)合部門實(shí)際情況，設(shè)計(jì)出一套具有可操作性、規(guī)范性的檔案管理制度，將檔案資料收集、整理、分類、保存、利用等諸多環(huán)節(jié)全面考慮進(jìn)去。同時(shí)，還要制定與檔案管理制度相聯(lián)系的責(zé)任考核制度，在全面采用崗位責(zé)任制的基礎(chǔ)上，將檔案的立卷、歸檔納入到各個(gè)管理部門中，并設(shè)計(jì)相應(yīng)的考核指標(biāo)，進(jìn)一步確保疾控中心檔案管理質(zhì)量。

（三）加大檔案管理信息化建設(shè)力度

在今后的檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，已經(jīng)成為檔案管理工作的主要發(fā)展方向。對于疾控中心來說，應(yīng)該充分認(rèn)識到信息化技術(shù)在檔案管理方面的重要性，要不斷加大對檔案管理信息化建設(shè)的支持力度和投入力度，增加檔案管理信息化建設(shè)的投資，構(gòu)建完善的硬件和軟件系統(tǒng)，使得疾控中心檔案材料收集、整理、分類、保存、檢索利用全面實(shí)現(xiàn)信息化操作，從而更好的配合疾控中心開展各項(xiàng)工作。

（四）提升疾控中心工作人員的檔案管理意識

疾控中心應(yīng)該通過會(huì)議以及培訓(xùn)等方式，讓疾控中心的每個(gè)工作人員都可以對檔案管理提升重視度，并對檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)做詳細(xì)的了解。在疾控中心將檔案管理的相關(guān)職責(zé)以及具體要求做明確，進(jìn)而保證檔案信息的交接以及共享。由于疾控中心的檔案管理工作的保密性非常重要，所以需要選擇生活、政治方面作風(fēng)良好的管理人員，并定期對這些管理人員開展教育活動(dòng)以及培養(yǎng)工作，讓其能夠勝任疾控中心的檔案管理工作。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

疾控中心可以加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，可以通過定期培訓(xùn)的方式或者引進(jìn)專業(yè)能力強(qiáng)的復(fù)合型人才。根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況，開展有效的培訓(xùn)措施，明確管理人員的工作方向以及工作內(nèi)容，讓其端正態(tài)度，去積極學(xué)習(xí)信息化管理知識，并了解網(wǎng)絡(luò)管理安全的知識。對于信息技術(shù)強(qiáng)的人員，讓其學(xué)習(xí)疾控中心的分工以及相關(guān)的醫(yī)療知識。

（六）制定完善檔案管理法規(guī)體系

疾控中心應(yīng)根據(jù)自身檔案管理特點(diǎn)制定科學(xué)、完善的管理法規(guī)體系，對檔案管理原則、主體、方法、開發(fā)準(zhǔn)則、利用等內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)還要確定疾控中心檔案管理范圍、責(zé)任人、歸檔期限、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)流程手續(xù)等內(nèi)容；制定保管期限規(guī)定、保管期限表和疾控檔案保密規(guī)定；應(yīng)明確檔案開發(fā)利用相關(guān)章程內(nèi)容，包括檔案開發(fā)原則、開發(fā)權(quán)限、開發(fā)時(shí)間等；制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及檔案類目級次，構(gòu)建疾控中心檔案分類體系；明確疾控檔案檔號編制規(guī)則及檔號代碼編制疾控檔案類目、歸檔、保管期限、密級一覽表，規(guī)范疾控中心檔案全國統(tǒng)一分級管理，提高疾控中心檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。

三、結(jié)語

疾控中心有大量的專業(yè)技術(shù)檔案，科技逐漸進(jìn)步的情況下，疾控檔案管理工作也有了更多的變化。要提升檔案管理質(zhì)量必須要緊隨時(shí)代變化的腳步，在結(jié)合實(shí)際并通過內(nèi)外的改進(jìn)后才能不斷前進(jìn)，并為社會(huì)提供更加良好的服務(wù)，促進(jìn)疾控中心進(jìn)一步發(fā)展。