我國人事檔案管理改革若干問題的思考

文璟

（甘肅省畜牧技術(shù)推廣總站，甘肅 蘭州 730030）

人事檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對單位內(nèi)工作人員的基本信息進(jìn)行歸納整理，從而能讓其充分反映出人才的工作經(jīng)歷，品質(zhì)素養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力等，對人事檔案管理工作進(jìn)行改革，可以提高企事業(yè)單位內(nèi)現(xiàn)有人才的利用率，所謂“適才適所，用當(dāng)其位”，把人才安排到最能發(fā)揮他才能的適合的工作崗位上去，實(shí)現(xiàn)人與事的最佳配合，從而提高單位中各類工作的工作效率，所以說做好人事檔案管理工作對于企事業(yè)單位的人才隊(duì)伍建設(shè)有著十分重要的意義。

一、我國企事業(yè)單位人事檔案管理改革工作的遇到的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視

面對激烈的市場競爭，企事業(yè)單位更注重各種經(jīng)營管理工作。對于人事檔案管理工作，企事業(yè)單位缺乏足夠的重視，資金投入量較少，管理人員素質(zhì)較差。某些單位還認(rèn)為人事檔案管理工作是多余的，把檔案管理工作錯誤地理解為檔案儲存、保密工作，沒有科學(xué)的檔案管理理念。

（二）人事檔案管理的工作模式單一

大多數(shù)企事業(yè)單位采用干部人事檔案管理模式，這種模式的管理內(nèi)容單一，信息涉及面較狹窄。改革開放以來，我國社會的意識形態(tài)發(fā)生巨大變化，由于市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了許多不同類型的企事業(yè)單位。在這些單位中，管理者的身份層次也各有不同：有選舉產(chǎn)生的董事會、監(jiān)事會成員，也有技術(shù)人員、生產(chǎn)人員、設(shè)備維修人員。對于這些管理人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員，就不能采取單一的干部檔案管理模式，要建立完善的檔案信息管理制度。

（三）人事檔案管理與用人制度間的矛盾

集體統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)制度，是我國當(dāng)前的人事檔案的管理制度。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，員工一旦加入單位，就會享受“干部”待遇。當(dāng)這個人被提升為干部后，他就會被政府財(cái)政部門供養(yǎng)，在工資、住房、醫(yī)療、養(yǎng)老、退休金等方面享受終生福利。改革開放以來，企事業(yè)單位的檔案管理制度、用人制度發(fā)生了巨大的變化。由于私營經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企事業(yè)單位在招聘人員的時候，更注重應(yīng)聘者的能力素養(yǎng)。

二、促進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案管理改革工作的措施

（一）增強(qiáng)人事檔案管理工作的社會化功能

在市場經(jīng)濟(jì)體制中形成了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這導(dǎo)致了各種社會人才的流動也更加頻繁，舊的人事制度已經(jīng)越來越難以適應(yīng)目前的形式。在現(xiàn)在的形勢之下，人力資源管理正逐漸變成人人都可以參與的社會活動。比如市場經(jīng)濟(jì)體制之下，各省市人才市場都紛紛建立了人事檔案管理機(jī)構(gòu)。和過去各單位對自己員工的人事檔案管理不同，各省市人才市場所建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)可以為全社會的用工企業(yè)和人才資源服務(wù)，具有很強(qiáng)的社會性和公開性。

（二）建立規(guī)范的人事檔案管理工作制度

人才資源的生活經(jīng)歷、職業(yè)素養(yǎng)、思想品德都會具體反映在人事檔案中，人事檔案是企事業(yè)單位進(jìn)行人事工作必不可少的重要依據(jù)。人事檔案管理工作對員工的合理分配、績效考核、人力資源等問題有很重要的意義。企業(yè)通過對人事檔案中員工履歷、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等情況的分析和研究，就能探索出適合本企業(yè)發(fā)展的管理方式。另外，企業(yè)通過人事檔案還可以清楚地了解每一個員工的特長和優(yōu)勢，有利于企業(yè)更深層次地發(fā)掘人力資源，讓企業(yè)的人才資源能夠人盡其才。

（三）將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中

市場經(jīng)濟(jì)體制下，人事檔案的管理已經(jīng)失去了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代的神秘性和政治性。伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人事檔案管理將更加高效和開放。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的運(yùn)用能讓查檔人員能迅速地查閱到電子檔案，這種辦法不僅具有很高的效率，而且還保障了人事檔案的保密性和安全性。信息化的管理模式讓很多不屬于個人隱私的內(nèi)容也成為了人事檔案，對于這些檔案外界人員也可以進(jìn)行調(diào)查，具有很強(qiáng)的開放性。知識經(jīng)濟(jì)時代人才資源的優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的現(xiàn)象也越來越普遍。信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用將會提高人力資源的利用率。

（四）人事檔案管理工作人員的素質(zhì)將不斷提高

企事業(yè)單位的人事檔案管理工作非常重要，是建設(shè)一流人才隊(duì)伍的有力保障。然而我國很多企事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較差，既不具備專業(yè)的管理理論，又沒有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。合格的檔案管理人員不僅要具備高度敬業(yè)的精神，更要具備一定的創(chuàng)造力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。人事檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)要求，要重視管理人員的文化素養(yǎng)，人事檔案管理人員要善于學(xué)習(xí)各種新知識新技術(shù)，并熟練運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行高效的管理。企事業(yè)單位還應(yīng)該運(yùn)用以人為本的科學(xué)管理模式，充分調(diào)動起管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，讓管理人員能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的人力資源建設(shè)多做貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人力資源已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展所離不開的核心資源。而人事檔案管理則是人力資源管理的重中之重，越來越多的企業(yè)也逐漸對此表示重視。企事業(yè)單位只有招聘到優(yōu)質(zhì)的人才資源，對這些人才資源進(jìn)行科學(xué)合理的管理，才能使人才資源為企事業(yè)單位的發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。