醫(yī)院檔案工作如何為各方面主動提供服務

龔靜

檔案利用服務是檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作的歸宿，也是黨和國家對檔案工作的根本要求。但在現(xiàn)階段，檔案部門嚴重存在著重保管、輕利用、重收藏、輕服務的現(xiàn)象，被動地等待著服務。而主動服務于經濟建設，服務于社會發(fā)展的工作做得不夠到位。隨著知識經濟和信息時代的到來，人們對檔案利用的需求日益增強，范圍不斷擴大，那么檔案人員如何加強檔案利用工作，改進服務方式，變被動為主動，切實地作好服務呢？筆者想從以下幾個方面談談自己的淺見。

一、利用檔案室的功能屬性為領導的決策提供有力的支持和素材

檔案工作人員要對醫(yī)院的各項工作做到心中有數(shù)，根據(jù)醫(yī)院的工作規(guī)劃與工作重點，預測工作要求，有針對性地做好檔案編研工作，將零散的、雜亂的信息，轉變?yōu)橄到y(tǒng)的、成專題的、分類有序的、可直接利用的信息資料，以便隨時主動服務于醫(yī)院各項工作。如在某項重大決策即將付諸實施前，檔案室為之提供與此工作相關的系統(tǒng)性的專題資料，供領導參閱，為下一步工作提供依據(jù)和工作目標。還可通過各種載體，把上級指令性項目、重要事項及工作完成情況，通過網絡、簡報等形式反映給領導，為他們的民主決策、科學決策提供科學根據(jù)和咨詢服務，讓檔案工作逐漸從幕后走向前臺。

二、為各職能部門主動提供各種便捷服務

檔案文獻匯編材料是重要的查閱使用依據(jù)，是檔案信息集中的體現(xiàn)，是檔案工作者從大量的歸檔文件、材料中經過查選、考證、加工形成的最真實和最有說服力的歷史記錄。檔案室將編制的院規(guī)、院志等材料向各科室下發(fā)，供其隨時有針對地查閱使用。為了進一步做好檔案利用工作，檔案室安裝了WER查詢系統(tǒng)，建立了檔案遠程利用平臺，并將自2000年以來的所有檔案進行全文掃描，與目錄對接，實行原文電子化，通過查詢檔案就可以直接瀏覽原文，科室可以在自己的電腦上直接查找、利用所需檔案，提高了工作效率。

三、積極參與課題研究，貫穿始終的提供服務

醫(yī)院的建設和發(fā)展離不開科研，科研也是醫(yī)院工作中的重中之重。在課題申報結束后，檔案人員立即到科教科了解課題項目及其項目負責人情況，把搜集到有關此課題方面過去的、現(xiàn)有的、別人的科技成果匯集起來，經過綜合分析、整理，提供給課題組，使他們能了解和掌握國內外與此相關的科技水平、技術、成果和市場動態(tài)，從而確定所擬項目要達到的技術水平、目標和完成課題的論證工作。在課題研究階段，與科研人員建立良好的互動關系，及時地掌握課題進展情況，盡可能地通過各種渠道和途徑搜集相關信息，使研究者及時獲取相關資料，避免重復勞動。在臨近成果鑒定時，檔案人員要把課題的全部材料收集齊全，查看有無原始記錄和課題總結內容不符，課題鑒定證書項目有無空白，格式是否規(guī)范等問題，及時反饋給課題組，以確保歸檔文件材料的質量，順利通過鑒定。

四、簡化查閱手續(xù)，采用新技術

借助現(xiàn)代化手段和高科技設備將依法解密的檔案資料提供給公眾查閱。在平時的工作中，深入到廣大職工中去，了解他們近期和遠期的檔案信息需要，有針對地搜集相應信息，然后檔案室和院信息中心聯(lián)合，將此類信息錄入計算機，通過網上查詢系統(tǒng)向用戶提供利用，并收集用戶的反饋信息，對其進行分析研究，作為進一步改善服務方式的依據(jù)。如前一段時間實行工資改革，檔案室協(xié)助人事處將每位職工工資套改的相關信息公布在內部網站上，供職工查詢，這樣檢索快速、使用率高，又免去了人事勞資部門的一一解答，節(jié)約了時間。

社會在發(fā)展，人類在進步，社會各界對檔案工作提出新的、更高的要求，這就需要我們抓緊學習新知識，掌握新技能，不斷開發(fā)信息資源，拓寬服務領域，以適應檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，為構造和諧社會發(fā)揮更好、更充分的作用。

（作者單位：石家莊市第四醫(yī)院）endprint