淺析航道檔案管理存在的問題與對策

薛翠玉

（黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150030）

檔案管理的好與壞，體現(xiàn)了一個單位管理水平的高低。近些年來我局在檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視，加大了管理的力度，投入了一定的人力、物力和資金，制訂了各項規(guī)章制度，這對于我局的檔案管理起到了重要作用。但按照國家《檔案法》的標(biāo)準(zhǔn)要求還有一定的差距。根據(jù)我局當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，認(rèn)為還存在以下問題需要加以解決。

一、存在的問題

（一）檔案管理人員對檔案管理知識和管理水平不高。

檔案管理人員的知識水平和工作水平直接影響著檔案管理的水平，管理者的水平高，檔案管理就能搞好，反之就做不好。之所以說檔案管理人員對檔案管理知識和管理水平不高，主要表現(xiàn)在：一是由于我局的檔案管理人員都是兼職的，不是專職檔案管理者，沒有受過檔案專業(yè)管理知識的培訓(xùn)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對檔案管理知識知之甚少，對檔案管理所需要的各種知識涉獵的比較少，尤其是對現(xiàn)代科技管理手段了解的更少，直接影響著檔案的管理。二是對當(dāng)前國內(nèi)外檔案管理的發(fā)展方向不了解，也影響著檔案管理工作。

（二）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不重視，直接決定著一個單位檔案管理工作的好與壞。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視的程度高，檔案管理就能搞好，反之就做不好。之所以說領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視的程度不夠，主要表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為管好管賴都一樣，對航道生產(chǎn)影響不大。二是對檔案在人們的生活、工作和單位、社會中所起的重要作用認(rèn)識不足。

（三）單位對檔案管理的投入不夠。檔案管理的投入主要是指單位對檔案管理人力、物力和資金的投入。之所以說當(dāng)前我局對檔案管理的投入不夠，主要表現(xiàn)在：一是人力投入的不夠。當(dāng)前我局做檔案管理的人員只有兩名兼職人員，他們每人都有自己的主要本職工作，主要精力基本上都放在了自己的主要本職工作上，平時對檔案管理工作上投入的精力就比較少，這在當(dāng)前我局檔案管理工作量越來越大的現(xiàn)實面前，只能是完成一些臨時的、最基本的工作，至于一些更深層次的管理工作就沒有精力再去完成。二是資金投入的不足。由于當(dāng)前我局資金比較缺乏，把有限的資金基本上都用在了航道養(yǎng)護(hù)這個主要工作上了，如果每年都拿出一定的資金用在檔案管理工作上，勢必減少對航道養(yǎng)護(hù)工作的投入，這樣會直接影響到全局的重點工作，如果對檔案管理影響不大，領(lǐng)導(dǎo)是不會對檔案管理進(jìn)行投入的。如現(xiàn)代管理設(shè)備微機(jī)等，各科室都比較少，更不可能為檔案管理專門配備。由于資金投入的比較少，欠賬比較多，因此直接影響著檔案的管理工作。

（四）檔案管理制度不健全。不管做什么工作，都要有一個好的制度來約束。沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理也是一樣，也要用一些好的規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理。之所以說當(dāng)前我局檔案管理制度不健全，主要表現(xiàn)在：只制定了一些借閱、查閱管理方面的規(guī)章制度，而激勵機(jī)制等方面的制度沒有對檔案管理工作起不到太大的約束作用。由于制度不夠完善，是造成我局檔案管理水平上不去的原因之一。

二、解決的主要措施

檔案是一個人生活、學(xué)習(xí)、工作的真實寫照，是一個單位發(fā)展過程的客觀反映，說大一點也是人類社會發(fā)展歷史過程的客觀反映。檔案管理得好與壞、水平高與低，直接反映著一個單位的管理水平。因此，做好檔案管理工作，對單位的發(fā)展有著極其重要的作用。針對上述我局檔案管理工作存在的問題，本人認(rèn)為應(yīng)采取以下措施加以解決。

（一）提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和管理水平是做好檔案管理工作的基本要求。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。檔案管理人員自身素質(zhì)和管理水平的高低，直接決定著檔案管理的好與壞。因此，檔案管理工作者必須有廣博的專業(yè)知識，開拓的視野，較高的綜合素質(zhì)，才能做好新形勢下的檔案管理工作。本人認(rèn)為，作為一名檔案管理人員要想提高自身素質(zhì)和管理水平，達(dá)到上述檔案管理的基本要求，就要做到以下幾點：一是要發(fā)揮主觀能動性，自覺系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)學(xué)科知識，如文史知識、社會學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等，不斷進(jìn)行補充和更新。二是要加強對現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。加強對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并應(yīng)用到檔案管理工作實際之中。三是領(lǐng)導(dǎo)要為檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)我局檔案管理工作的需要。

（二）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視是做好檔案管理的重要保證。一個單位的任何一項工作，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作得以順利開展，檔案管理工作也是如此。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度的高低，決定著單位檔案工作的發(fā)展。那么怎樣才能做到重視哪？本人認(rèn)為，一是對檔案管理工作要投入足夠的人力，使檔案由兼職人員管理變?yōu)閷Ｈ斯芾?。二是在資金允許的情況下盡量加大投資，確保檔案現(xiàn)代化管理工作所需要的各種設(shè)施。三是定期與不定期的對檔案管理工作進(jìn)行督促、檢查，使檔案管理工作走上經(jīng)?；?、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。四是經(jīng)常關(guān)心愛護(hù)從事檔案管理人員，多給他們創(chuàng)造學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，不斷提高知識素養(yǎng)和管理水平。

（三）加大對檔案管理的投入是做好檔案管理保證。

1.配足檔案管理人員是做好檔案管理的基本條件。不管做什么事情都要由人來完成，人是完成工作的基本要素，檔案管理工作也是如此。根據(jù)我局當(dāng)前人員的實際情況和檔案管理工作量越來越大的現(xiàn)狀，我認(rèn)為一是至少要配備一名專職人員專門管理檔案工作，只有專職人員才有精力和時間投入到檔案管理工作中，才有時間和精力去收集各種材料，做到及時整理和歸檔。二是再配備幾名兼職人員以彌補專職人員的不足，使兼職人員在專職人員的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下，相互配合，才能使我局檔案管理工作做好。

2.加大對檔案管理工作的投入是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。我這里所講的投入主要是指資金和物資的投入。整理檔案不是把收集來的現(xiàn)有的材料簡單的訂在一起就行，而是需要分門別類、按歸檔的要求進(jìn)行裝訂。如對紙張的大小、質(zhì)量等的要求，還需要一些專用工具等，都得進(jìn)行配備。按照檔案管理現(xiàn)代化要求，還要配備微機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，檔案柜等等，這些都離不開資金的支持。因此，每年應(yīng)當(dāng)投入一定的資金，添補一些現(xiàn)代化辦公設(shè)備，使檔案管理工作逐步達(dá)到現(xiàn)代化的要求。

（四）建立健全檔案管理的各項制度是做好檔案管理工作的制度保障。不管哪項工作，要想做好，沒有好的制度作保障是不行的。根據(jù)我局當(dāng)前檔案管理的實際情況，本人認(rèn)為要進(jìn)一步建立和完善以下制度來保障我局檔案管理工作。一是要建立《檔案管理資料定期收集制度》，確保該歸檔的各種資料能夠及時歸檔不丟失。二是要建立和完善《檔案借閱、查閱制度》，使檔案既能得到更好的利用，又不致使檔案丟失和泄密，確保檔案的安全。三是建立和完善《檔案保密制度》，確保檔案的安全。四是建立和完善獎懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。用制度來強化提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，做好檔案管理工作。