關(guān)于運(yùn)用電子工程技術(shù)提高事業(yè)單位檔案信息化管理的研究

陳建明

（張家口市職稱考試中心，河北 張家口 075000）

電子工程是一門以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，多種技術(shù)相結(jié)合的綜合性的學(xué)科，它既是社會(huì)技術(shù)高度發(fā)展的產(chǎn)物，也是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)重要標(biāo)志，尤其是近年來(lái)隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子工程行業(yè)取得了很大的發(fā)展，同時(shí)也面臨一定的挑戰(zhàn)。根據(jù)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，近年來(lái)，隨著我國(guó)機(jī)械電子系統(tǒng)的逐步成熟和穩(wěn)定，電子工程行業(yè)在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力也在不斷上升，現(xiàn)階段更一躍成為世界機(jī)械電子工業(yè)的主要出口國(guó)家之一，在發(fā)展的過(guò)程中，產(chǎn)品更加多樣化，發(fā)展方向也更加明確。

一、事業(yè)單位信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

當(dāng)前由于多種因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化建設(shè)質(zhì)量較差。存在的問(wèn)題主要包括如下的幾部分：第一，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)未能受到管理人員的重視，事業(yè)單位管理人員對(duì)檔案管理工作重要價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)，未能在信息建設(shè)中投入資金，一定程度影響了企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程。第二，檔案管理人員缺乏必要的管理素質(zhì)，當(dāng)前一些檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)，不能高效的使用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)提升檔案管理效率，影響了信息化建設(shè)發(fā)揮對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的正面影響。第三，事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備較為落后，事業(yè)單位對(duì)信息設(shè)備的投入不足，許多事業(yè)單位在管理中未能使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，直接影響了信息化管理分析工作的進(jìn)行，可能造成安全問(wèn)題，不利于企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、事業(yè)單位推動(dòng)檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位是我國(guó)發(fā)展建設(shè)中的重要參與者，其直接參與到社會(huì)管理以及行業(yè)發(fā)展之中，有效的保證了經(jīng)濟(jì)建設(shè)質(zhì)量以及人民生活質(zhì)量的提升。在當(dāng)前的發(fā)展中，信息技術(shù)的推廣建設(shè)使得事業(yè)單位在日常管理中要對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，增加了管理工作的進(jìn)行難度。因此，在事業(yè)單位的檔案管理中推行信息化建設(shè)是優(yōu)化管理質(zhì)量的有效手段，下文對(duì)電子信息化建設(shè)在檔案管理中的重要價(jià)值進(jìn)行了分析。

（一）檔案管理信息化建設(shè)可以優(yōu)化對(duì)單位決策的支持

檔案管理工作不僅僅是對(duì)員工人事資料的管理，在日常的管理中，工作人員要對(duì)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)工作中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，獲知行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展現(xiàn)狀以及用戶需求，并以此來(lái)作為事業(yè)單位決策的支持和基礎(chǔ)，優(yōu)化事業(yè)單位的工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由人力完成，不能滿足當(dāng)前信息時(shí)代之下的檔案管理效率以及分析質(zhì)量的需求。人工管理分析模式占用了大量的人力物力，對(duì)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著不利影響。通過(guò)推動(dòng)檔案管理的電子信息化建設(shè)，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的信息化和數(shù)字化處理，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，優(yōu)化檔案的存儲(chǔ)和分析效率，極大的提升了數(shù)據(jù)處理工作的進(jìn)行質(zhì)量。信息處理技術(shù)也優(yōu)化了數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性，可以更為直觀的為單位決策工作提供數(shù)據(jù)上的支持。

（二）電子信息化建設(shè)節(jié)約了事業(yè)單位的管理支出

事業(yè)單位在傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)記錄中一般使用紙質(zhì)資料，隨著現(xiàn)代事業(yè)單位信息處理量的不斷擴(kuò)大，紙質(zhì)材料的使用增加了存儲(chǔ)中的消耗，也不利于高效的數(shù)據(jù)分析管理過(guò)程進(jìn)行，無(wú)法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)需求。在檔案管理過(guò)程中使用信息化技術(shù)可以借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，極大的降低了管理成本。同時(shí)，借助信息技術(shù)完成的檔案存儲(chǔ)也避免了傳統(tǒng)的檔案管理中出現(xiàn)的文件破損問(wèn)題，提升了檔案管理工作的進(jìn)行質(zhì)量。

（三）檔案管理的信息化建設(shè)有助于事業(yè)單位的信息共享

檔案管理工作除了要完成對(duì)信息的存儲(chǔ)分析之外，還要滿足不同的部門對(duì)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的需求?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用方便了事業(yè)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息共享工作的進(jìn)行，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及事業(yè)單位的聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)，不同的管理部門可以在不同程度上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)和資料的獲取，極大的方便了部門工作。借助企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的信息共享也具備較高的安全性，提升了事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)質(zhì)量。

三、完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施

（一）樹立正確的建設(shè)理念，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性

在當(dāng)前來(lái)看，想要更好的讓事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)明白信息化的重要性，那么就要從兩個(gè)方面入手：第一個(gè)方面就是要進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)是事業(yè)單位的核心和支柱，因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)也必須要全面的知道事業(yè)單位的相關(guān)建設(shè)內(nèi)容，當(dāng)然，不需要專業(yè)，但是一定要了解，這樣才能更好的管理員工。而當(dāng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)了解了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容之后，就能夠非常好的關(guān)注檔案信息化建設(shè)。第二個(gè)方面就是讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)知道檔案信息化建設(shè)緩慢的危害，這些危害可以從其他國(guó)家的案例中找到，尤其是歐美等先進(jìn)國(guó)家，都是極為真實(shí)的寫照，這樣事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)發(fā)現(xiàn)危機(jī)的存在，從而更好的進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的建設(shè)，而不會(huì)對(duì)此漠不關(guān)心。

（二）加強(qiáng)檔案信息化的人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)

檔案信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)需要從兩個(gè)方面入手：第一個(gè)方面就是我們常規(guī)的人才招聘，因?yàn)樵谑聵I(yè)單位中，很多的檔案本身的年齡都已經(jīng)較大，這樣的人才不能夠非常好的進(jìn)行工作，而且對(duì)于一些新鮮的內(nèi)容都很難理解，所以就可以全面進(jìn)行人才招聘，能夠快速的補(bǔ)充人才的缺失。第二個(gè)方面就是獵頭招聘，在很多的崗位上，都需要極為專業(yè)的人才，這樣的人才能夠非常好的進(jìn)行工作，因此就可以采用這種方式，以高薪的辦法來(lái)讓人才加入到事業(yè)單位之中。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位信息化設(shè)備建設(shè)

最后是加強(qiáng)設(shè)備的建設(shè)，一切的內(nèi)容想要實(shí)施，都要現(xiàn)有設(shè)備，因此設(shè)備是一個(gè)前提。但是目前來(lái)看，設(shè)備的建設(shè)是存在很大問(wèn)題的，因?yàn)槲覈?guó)大部分的事業(yè)單位都存在高負(fù)債率的情況，這種情況下，公司用于內(nèi)部建設(shè)的資金都會(huì)非常有限，因此導(dǎo)致這些設(shè)備沒(méi)有辦法補(bǔ)全。這就需要事業(yè)單位能夠合理的調(diào)整公司內(nèi)部的資金分配，在檔案信息化建設(shè)中，不斷的傾斜資金，讓項(xiàng)目快速的完成。但是需要注意的一點(diǎn)是，不能影響事業(yè)單位其他內(nèi)容的運(yùn)轉(zhuǎn)。