試論事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中的信息化應用

張征

摘 要：固定資產(chǎn)管理是事業(yè)單位財務管理工作的重要組成部分，其管理水平高低直接對事業(yè)單位公共服務職能的發(fā)揮產(chǎn)生影響，加上當前國家大力提倡“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，事業(yè)單位應用信息化技術來強化固定資產(chǎn)管理勢在必行?；诖耍疚膹姆治鍪聵I(yè)單位固定資產(chǎn)管理應用信息化技術的主要優(yōu)勢入手，提出了事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)的設計思路，并在此基礎上結合當前的信息化新技術，提出事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的信息化創(chuàng)新應用新思考，以期能夠為事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化水平的提升提供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;固定資產(chǎn)管理;信息化

一、信息化和事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理概述

信息化主要是指以互聯(lián)網(wǎng)和電子計算機為依托，整合了信息傳輸技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術和數(shù)據(jù)壓縮及時以及半導體技術等多種技術的綜合產(chǎn)物。從總體上來看，信息化具有虛擬性、全球性、開放性和交互性四個主要特征。

事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理主要是指事業(yè)單位對單位價值在規(guī)定標準以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中能夠基本保持其原有實物形態(tài)的資產(chǎn)采用一定的管控制度和措施來保障其安全性和完整性的活動的統(tǒng)稱。一般來說，事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理流程主要有：一是采購驗收入賬;二是資產(chǎn)出租、出借與轉移;三是資產(chǎn)的對賬盤點;四是資產(chǎn)的處置。

二、事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理應用信息化技術的主要優(yōu)勢分析

將信息化技術應用于事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理活動，其優(yōu)勢有三：一是提升了固定資產(chǎn)管控的效率，即利用信息化技術可以大幅提升固定資產(chǎn)在管理過程中各個環(huán)節(jié)的速度，從而提升了管控效率;二是提升了固定資產(chǎn)在使用過程中的完整性和安全性，防止國有資產(chǎn)流失，即利用信息化技術來進行固定資產(chǎn)管理，可以全面掌握每一項資產(chǎn)的實際狀況和使用部門等信息，從而能夠防止違規(guī)處置等資產(chǎn)流失問題，從而確保了每項資產(chǎn)的安全性和完整性;三是能夠為決策層做出正確決策提供有效依據(jù)，即事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化能夠幫不同的應用角色采用多樣化的數(shù)據(jù)查詢和分析手段從不同維度、不同口徑掌握固定資產(chǎn)信息，并建立起完善的決策支持體系，從而為決策層進行科學決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的問題及信息化系統(tǒng)的設計

1.事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在問題分析

雖然實施固定資產(chǎn)管理的信息化對事業(yè)單位來說具有諸多優(yōu)勢，但是從目前的實踐來看，多數(shù)事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理過程中尚未應用信息化的手段和技術，從而導致其在固定資產(chǎn)管理過程中存在較多問題。

一是管理方式比較落后，各部門的數(shù)據(jù)存在不同步現(xiàn)象。當前多數(shù)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理仍然采用的是單機的信息管理系統(tǒng)，這種方式容易產(chǎn)生各部門固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，數(shù)據(jù)缺乏必要的準確性。

二是手續(xù)流程較為緩慢，難以提供準確及時的數(shù)據(jù)用于決策支持。如上文所述，事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理是一個流程環(huán)節(jié)和管控制度較多的活動，因此每年在進行年度預算時，由于沒有信息化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計體系，難以快速統(tǒng)計出固定資產(chǎn)信息，只能根據(jù)個人經(jīng)驗進行編制和申報資產(chǎn)預算，最終將會導致管理層的預算決策與實際需求存在較大差異。

三是監(jiān)督機制缺位，導致固定資產(chǎn)配置不夠合理。只有實現(xiàn)了對固定資產(chǎn)的合理配置，才能充分發(fā)揮其使用效率，而固定資產(chǎn)配置是否合理在很大程度上取決于監(jiān)督機制。當前事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理過程中難以建立起有效科學的管控機制，從而使得部分單位在固定資產(chǎn)配置方面存在不合理的問題，存在潛在的資產(chǎn)流失風險。

2.事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化的設計

針對事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理過程中存在的問題及其應用信息化進行管理的優(yōu)勢，筆者結合自身的實際工作經(jīng)驗，建議對其固定資產(chǎn)管理的信息化應用做如下設計。

（1）事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)架構的設計。從總體上來說，固定資產(chǎn)管理的信息化是以信息化平臺為依托，從采購驗收入賬環(huán)節(jié)為基礎，分別按照數(shù)據(jù)層、功能層和人機交互層進行各項功能的設計。其中數(shù)據(jù)層主要與數(shù)據(jù)庫的建立和完善有關，關鍵在于數(shù)據(jù)的讀寫操作;功能層主要涉及基礎操作，即固定資產(chǎn)信息的增加、刪減和調整和折舊計提等;人機交互層則主要是根據(jù)管理需求設計不同的操作用戶進行操作。整個系統(tǒng)還可以在采購驗收入賬環(huán)節(jié)與財務管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)等實現(xiàn)銜接，同時固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫可以進行輸出，給其他管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持。該架構可參考圖1：

（2）結合信息化系統(tǒng)，固定資產(chǎn)管理各個環(huán)節(jié)信息化的具體內容。在明確了總體設計思路的基礎上，事業(yè)單位可根據(jù)自身的管理需求對每個層次所涉及的具體內容加以細化。在此筆者以固定資產(chǎn)管理的四個基礎環(huán)節(jié)進行具體說明，以便于為各個單位提供參考。

一是在采購驗收入賬環(huán)節(jié)。在采購驗收入賬環(huán)節(jié)，根據(jù)資產(chǎn)的類別設定相應的編碼規(guī)則并將其固化到信息系統(tǒng)中，在采購驗收完成之后，只要在系統(tǒng)內錄入資產(chǎn)的名稱和型號等基本信息之后，就能夠由系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則自動生成編號信息，從而優(yōu)化了固定資產(chǎn)的臺賬登記流程，提升了信息錄入的效率。

二是在固定資產(chǎn)出租、出借和轉移環(huán)節(jié)。資產(chǎn)的出租、出借和轉移是在實務中較容易產(chǎn)生流失風險的環(huán)節(jié)之一，因此強化審批是關鍵。在傳統(tǒng)管理模式下，這些審批流程是通過紙質傳遞會簽之后對臺賬進行調整的，但是在信息化模式下，可以將審批流程納入信息化平臺，這樣在發(fā)生固定資產(chǎn)的出借和轉移等業(yè)務時可以直接進行電子流程審批，提高了審批效率，同時可以在電子審批完成之后自動進行臺賬調賬，并轉入賬務處理流程。

三是在固定資產(chǎn)的盤點環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)盤點是固定資產(chǎn)管理的主要環(huán)節(jié)，在實務中多數(shù)單位因為盤點任務重、盤點周期長等問題而沒有嚴格執(zhí)行盤點流程，最終使得固定資產(chǎn)出現(xiàn)賬實不符等問題。而在采用信息化手段之后，可以根據(jù)信息化平臺的編碼規(guī)則給每一項固定資產(chǎn)設置一個對應的二維碼，這樣在盤點的時候可以利用電子槍掃描二維碼來實現(xiàn)信息的采集，并準確記錄資產(chǎn)的狀態(tài)，然后通過匯總與賬進行比對，提高盤點環(huán)節(jié)的精準度和效率。

四是資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)。資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)管理的重中之重，若管控得當，則可以有效防止國有資產(chǎn)的流失以及其他潛在風險。在傳統(tǒng)模式下，資產(chǎn)處置與核算容易產(chǎn)生脫節(jié)問題，從而使得財務難以對資產(chǎn)的處置變動進行監(jiān)督和管控，而在信息化環(huán)境下，所有資產(chǎn)的處置在經(jīng)過審批流程之后進入數(shù)據(jù)層，并形成數(shù)據(jù)庫信息，同時與財務核算形成聯(lián)動，以核算來實現(xiàn)對資產(chǎn)處置的合規(guī)性管控，防止國有資產(chǎn)的流失。

四、信息化新技術方面的創(chuàng)新應用思考

近年來隨著我國計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)技術和財務共享技術的創(chuàng)新，“互聯(lián)網(wǎng)+”得以快速發(fā)展和應用。在此背景下，對于一些固定資產(chǎn)管理業(yè)務量較大的事業(yè)單位來說，在實現(xiàn)信息化管理的同時也可以考慮一些新技術的應用來提升信息化水平，并向固定資產(chǎn)管理的智能化邁進。

一是無線射頻技術在固定資產(chǎn)管理信息化中的應用。無線射頻技術簡稱為RFID，它是利用無線電訊號來自動對目標進行識別，不經(jīng)過接觸即可實現(xiàn)對相關數(shù)據(jù)的讀寫，這對于固定資產(chǎn)信息錄入是十分有益的，既能夠防止人工錄入出現(xiàn)錯誤的可能性，同時也提高了信息錄入的效率，提高了工作效率。同時該技術還有一個優(yōu)勢就是能夠利用定位系統(tǒng)技術實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的定位查找，將這種具有高度自動化的技術應用于單位固定資產(chǎn)管理，優(yōu)勢十分明顯。

二是物聯(lián)網(wǎng)技術在固定資產(chǎn)管理信息化中的應用。物聯(lián)網(wǎng)技術可以理解為基于互聯(lián)網(wǎng)的延伸和拓展而實現(xiàn)了物體和物體之間的通信和信息交換。在事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理過程中融入物聯(lián)網(wǎng)技術，可以將固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)有機聯(lián)系起來，不僅能夠降低人為的錯誤率，同時也可以實現(xiàn)對固定資產(chǎn)信息、使用狀況進行十分精準的追蹤，及時盤活閑置資產(chǎn)，大幅提升固定資產(chǎn)的使用效率。

固定資產(chǎn)作為事業(yè)單位擁有資源的重要組成部分，對事業(yè)單位公共職能的發(fā)揮具有基礎作用，因此應當提升其管理水平。本文從信息化視角出發(fā)，通過總結事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理過程中存在的主要問題，提出設計固定資產(chǎn)管理信息化應用的總體思路及具體內容，并結合當前的無線射頻技術和物聯(lián)網(wǎng)技術等新型的信息化技術，提出了其在固定資產(chǎn)管理信息化管理中創(chuàng)新應用思路，以期能夠為事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平的提升有所啟示。

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