大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校學(xué)籍管理工作的創(chuàng)新分析

周瑋琪

[摘? ? ? ? ? ?要]? 當(dāng)前大數(shù)據(jù)等新技術(shù)已逐步廣泛運(yùn)用，社會(huì)整體信息化程度不斷加深，信息技術(shù)對教育的革命性影響日趨明顯。高職院校學(xué)生學(xué)籍管理工作是學(xué)校教育工作中的一個(gè)重要內(nèi)容，學(xué)籍不但記錄著學(xué)生姓名、錄取專業(yè)、年齡等基本信息，還能反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和生源地等，因此要求較高，工作量也較大。立足于高職院校傳統(tǒng)學(xué)籍管理現(xiàn)狀，以大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校學(xué)籍管理的共性特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)，探討高職院校應(yīng)如何科學(xué)地做好學(xué)籍管理工作。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 大數(shù)據(jù)環(huán)境;高職院校;學(xué)籍管理;工作創(chuàng)新

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）33-0196-02

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步為人來開啟了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，當(dāng)前我國高等職業(yè)教育受經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的影響，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，隨著生源量的增長，學(xué)生的學(xué)籍信息，諸如入學(xué)信息、高考成績、錄取數(shù)據(jù)和學(xué)籍檔案等的信息量也在逐年增加，這給高職院校學(xué)籍管理工作帶來了一定挑戰(zhàn)[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，創(chuàng)新、發(fā)展、數(shù)據(jù)分析已經(jīng)是社會(huì)的共識，面對新形勢，高職院校就必須做好對學(xué)籍信息的處理和分析工作。

一、傳統(tǒng)學(xué)籍管理及其存在的問題

高職院校傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式主要是依靠手工錄入學(xué)生的學(xué)籍信息，從時(shí)間跨度來說，這是一項(xiàng)耗時(shí)很長的工作，特別是在一些大中型院校，學(xué)籍管理工作要更為繁瑣，校內(nèi)相關(guān)崗位人員甚至一個(gè)學(xué)期里都是在做這項(xiàng)工作，高職院校學(xué)籍管理工作所浪費(fèi)的時(shí)間成本較多。但是學(xué)籍信息絕非一個(gè)簡單的信息，它關(guān)乎學(xué)生入學(xué)資格的審核、學(xué)生歷史成績查詢、火車票優(yōu)惠以及為畢業(yè)生提供學(xué)籍服務(wù)等許多方面，所以學(xué)籍管理工作不容高職院校及個(gè)人忽視[2]。

隨著學(xué)籍管理工作內(nèi)容的深入細(xì)化，高職院校未來的學(xué)籍管理工作必將更加繁重，僅憑現(xiàn)有人工方式已經(jīng)很難滿足需求。另外，由于學(xué)籍工作通常很難檢驗(yàn)，一般情況下，只有對此關(guān)心大學(xué)生才會(huì)定期或不定期檢查自己收錄在校的學(xué)籍檔案，而這類學(xué)生在所有大學(xué)生中的比重是十分微小的，這一現(xiàn)象的存在容易催生相關(guān)人員對學(xué)籍管理不負(fù)責(zé)的現(xiàn)象，然而這種現(xiàn)象很難杜絕，概因?qū)W籍管理繁重，徹查時(shí)很難找出疏漏，這就使學(xué)籍檔案管理管理工作進(jìn)退維谷、陷入困境。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校學(xué)籍管理現(xiàn)狀特點(diǎn)

（一）學(xué)籍管理工作量激增，待處理數(shù)據(jù)量大幅增長

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們的受教育程度普遍提升，高等教育規(guī)模也隨著這一潮流進(jìn)一步擴(kuò)大，每年都有大量青少年入學(xué)，因此，學(xué)籍檔案信息及考試成績數(shù)據(jù)等各種各樣的學(xué)籍信息量也在逐年遞增，這就大大增加了學(xué)籍管理人員的工作負(fù)擔(dān)[4-5]。隨著形勢的驟然轉(zhuǎn)變，原有的手工記錄方式根本無法滿足學(xué)籍信息的統(tǒng)計(jì)、錄入和管理需求，可以說，高職院校學(xué)籍管理工作正面臨史無前例的巨大挑戰(zhàn)。

（二）學(xué)籍信息種類變多，管理統(tǒng)計(jì)更加復(fù)雜

自從人類社會(huì)走入大數(shù)據(jù)時(shí)代以后，不僅學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)量逐年快速增長，同時(shí)學(xué)籍管理工作內(nèi)容的種類也相繼變多?，F(xiàn)階段的學(xué)籍管理工作內(nèi)容不但有審核學(xué)生入學(xué)資格、建立學(xué)籍檔案這樣的傳統(tǒng)內(nèi)容，還包括掌握學(xué)生學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)、入學(xué)注冊、在校學(xué)習(xí)成績記錄、審核畢業(yè)生的畢業(yè)資格、火車票優(yōu)惠注冊和為已畢業(yè)者提供學(xué)籍服務(wù)等內(nèi)容。

（三）數(shù)據(jù)提取效率低

盡管各大高職院校目前已經(jīng)根據(jù)學(xué)信網(wǎng)平臺研發(fā)出符合自身實(shí)際的學(xué)籍管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理工作不再受手工抄錄的局限，數(shù)據(jù)處理效率顯著提升，但是各高職院校學(xué)籍管理平臺不僅彼此的信息共享性差，而且信息傳輸也沒能與其他部門機(jī)構(gòu)同步進(jìn)行，導(dǎo)致新生入學(xué)時(shí)校內(nèi)各部門統(tǒng)計(jì)結(jié)果總是存在較高差異性，這給學(xué)籍核對工作和學(xué)籍注冊工作都帶來了一定困難。另外，學(xué)籍管理的日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的學(xué)籍異動(dòng)現(xiàn)象也會(huì)造成各部門數(shù)據(jù)發(fā)生頻繁更替現(xiàn)象，而學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)過于頻繁地導(dǎo)入、導(dǎo)出不僅會(huì)降低學(xué)籍管理工作效率，還容易影響學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高職院校學(xué)籍管理的創(chuàng)新路徑分析

（一）樹立創(chuàng)新管理思維

在數(shù)據(jù)時(shí)代下，創(chuàng)新思維以及創(chuàng)新能力早已成為當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)人才需必備的一種品質(zhì)，高職院校教務(wù)管理人員也同樣如此。在進(jìn)行學(xué)籍管理工作時(shí)，高職院校學(xué)籍管理人員首先就要學(xué)會(huì)樹立起創(chuàng)新思維理念，積極明確培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，在學(xué)籍管理工作中滲透先進(jìn)思想和先進(jìn)手段。一是要摒棄舊的學(xué)籍管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新方式、新方法，同時(shí)不斷創(chuàng)新研究，尋找出更符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展要求的學(xué)籍管理模式。同時(shí)要學(xué)會(huì)利用科技手段，尤其是網(wǎng)絡(luò)手段，通過這些先進(jìn)技術(shù)手段將高職院校龐大的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息集輸入網(wǎng)絡(luò)平臺，并借助科技手段對學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析，這樣就能提高學(xué)籍管理工作效率和對學(xué)籍信息的管理質(zhì)量，更進(jìn)一步提升學(xué)籍信息內(nèi)容、學(xué)籍的異動(dòng)以及專業(yè)信息等錄入的準(zhǔn)確性，也保證了學(xué)籍管理的完整性。二是要讓學(xué)籍管理方式同校務(wù)管理方式兩相吻合，即立足于學(xué)生基本信息，再聯(lián)合大數(shù)據(jù)的發(fā)展及其使用特點(diǎn)對社會(huì)資源進(jìn)行整合、優(yōu)化，使學(xué)籍管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化以及信息化，進(jìn)而提升學(xué)籍檔案信息等的整合速度與精準(zhǔn)程度，推動(dòng)高職院校發(fā)展進(jìn)步。[3]

（二）創(chuàng)建智能化的學(xué)籍管理

使學(xué)籍管理向智能化轉(zhuǎn)變，最終目標(biāo)就是化繁就簡，改變過去人工操作時(shí)繁雜的工作流程，將學(xué)籍管理工作轉(zhuǎn)變成一項(xiàng)智能化、數(shù)字化的管理工作，以此來減輕人類的負(fù)擔(dān)，提升學(xué)籍管理工作效率，確保學(xué)籍信息分析的精準(zhǔn)性以及高效性。從實(shí)踐層面來看，我國各大高職院校需要解決的學(xué)籍事務(wù)數(shù)量龐大，而且種類繁雜，這就使學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的處理工作復(fù)雜程度更高，而且難度也更大。這一現(xiàn)象的存在，客觀要求高職院校要打開思路，不斷進(jìn)行思維創(chuàng)新，運(yùn)用科技手段深入挖掘全新的學(xué)籍管理方式方法，推動(dòng)學(xué)籍管理向規(guī)范化、智能化轉(zhuǎn)變，并不斷完善本校的學(xué)籍管理體系。比如，可以建立一個(gè)校內(nèi)事務(wù)電子錄入系統(tǒng)，以此替代紙筆工具和人工勞動(dòng)。學(xué)籍管理人員只需要將學(xué)籍信息輸入電腦當(dāng)中，學(xué)籍信息就能被一次性保存并安全地實(shí)現(xiàn)共享，這樣一來，不但減小了學(xué)籍管理人員的工作量，并且大大提高了學(xué)籍管理工作效率，同時(shí)，在學(xué)籍錄入環(huán)節(jié)也避免了人工書寫錄入的誤差，有效提高了學(xué)籍錄入的準(zhǔn)確性。除此之外，如果學(xué)校學(xué)生學(xué)籍有異動(dòng)情況，學(xué)籍管理人員只需在電腦上略微改動(dòng)，該名學(xué)生學(xué)籍的其他相關(guān)數(shù)據(jù)也會(huì)及時(shí)同步改變，并且不會(huì)為該名學(xué)生未來發(fā)展帶來任何不利影響。

（三）提升學(xué)校學(xué)籍管理人員的職業(yè)技能

當(dāng)前社會(huì)正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，客觀上要求高職院校學(xué)籍管理人員要能具備熟練地操作電腦、熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代化管理手段對學(xué)籍信息進(jìn)行管理的能力。對此，高職院校學(xué)籍管理人員唯一要做的就是在學(xué)籍管理專業(yè)知識、電腦操作技能等方面不斷進(jìn)行自我提升，從自身著手，創(chuàng)新學(xué)籍管理思維和學(xué)籍管理方式。與此同時(shí)，學(xué)籍管理人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)法律知識，以便能夠及時(shí)捕捉與學(xué)籍管理工作相關(guān)的最新資訊，從而主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題，準(zhǔn)確地處理、更新校園內(nèi)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)信息。

學(xué)籍管理人員在處理學(xué)籍信息時(shí)，往往要面對大量復(fù)雜的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，比如學(xué)生個(gè)人基本信息、院校錄取數(shù)據(jù)和在校信息等，尤其是考生號、學(xué)號以及居民身份證號等龐大而冗雜的數(shù)據(jù)都是由10位以上數(shù)字組成，而且數(shù)據(jù)來源多樣，沒有統(tǒng)一渠道，所以極容易出錯(cuò)，這在客觀上要求學(xué)籍管理人員必須培養(yǎng)良好的數(shù)據(jù)敏感能力，在日常事務(wù)中更要善于洞察和發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)律，以便能迅速找出其中的異常數(shù)據(jù)，學(xué)會(huì)運(yùn)用Excel和Access等軟件整理清洗數(shù)據(jù)，使雜亂無章的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)變成結(jié)構(gòu)化并且可供分析的有序數(shù)據(jù)。[4]

（四）推進(jìn)學(xué)籍管理的規(guī)范化

縱觀當(dāng)前各高職院校學(xué)籍管理工作都會(huì)秉持公平、公正、公開這一大眾化原則，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，僅僅做到公平、公正、公開很難滿足學(xué)籍管理工作的現(xiàn)實(shí)變化與發(fā)展需求，面對新時(shí)代的挑戰(zhàn)，高職院校學(xué)籍管理工作更要向規(guī)范化、科學(xué)化方向轉(zhuǎn)變。一方面，高職院校應(yīng)結(jié)合本校辦學(xué)特點(diǎn)等實(shí)際情況建立一個(gè)與學(xué)校實(shí)際需求相吻合的學(xué)籍管理制度，并且要不斷完善本校的學(xué)籍管理工作流程，構(gòu)建起一個(gè)科學(xué)有序的學(xué)籍管理體系。另一方面，學(xué)校在處理學(xué)籍管理事務(wù)時(shí)，要謹(jǐn)記大數(shù)據(jù)時(shí)代對數(shù)據(jù)信息管理的要求特點(diǎn)，務(wù)必要讓學(xué)籍管理工作兼具規(guī)范性、秩序性和透明性，使學(xué)籍管理工作可以有條不紊、有章可循地進(jìn)行。學(xué)籍管理人員是學(xué)生學(xué)籍信息的直接管理人，其工作態(tài)度端正與否、職業(yè)技能水平高低都直接影響到學(xué)籍管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣，所以，學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格敦促其遵守本校在學(xué)籍管理方面的規(guī)章制度，以此來保證本校的學(xué)籍管理工作不會(huì)因?yàn)槿藶樵驅(qū)е聼o法順利進(jìn)行?？偠灾?，學(xué)校應(yīng)該以系統(tǒng)化、規(guī)范化為導(dǎo)向，促進(jìn)學(xué)籍管理模式轉(zhuǎn)型，使學(xué)籍管理工作也成為推動(dòng)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的一份助力。[5]

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國高職院校各部門機(jī)構(gòu)的信息采集、傳輸、處理方式等也都發(fā)生了改變，大數(shù)據(jù)時(shí)代對高職院校學(xué)籍管理工作來說，既是一個(gè)挑戰(zhàn)，也是一個(gè)機(jī)遇。由于我國高等教育的快速發(fā)展，學(xué)籍信息數(shù)量也隨著大學(xué)生數(shù)量增長而急劇增多，而且種類變得越來越復(fù)雜，高職院校只有從制度、技術(shù)和人員素質(zhì)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能保證學(xué)籍管理工作可以有序進(jìn)行，從而使管理工作更上一個(gè)新臺階。

參考文獻(xiàn)：

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[5]賀雯.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高職院校檔案管理研究[J].人力資源管理，2017（7）：336-337.

編輯 馬燕萍