淺析工程檔案管理問題及措施

文/顧文婷

工程檔案是對工程建設(shè)整個(gè)過程的真實(shí)記錄。本文從建筑工程檔案現(xiàn)存的問題及對應(yīng)的措施進(jìn)行探討，提出了做好項(xiàng)目檔案工作的措施，希望能夠?qū)こ探ㄖn案人員有一定的啟示，從而更好地完成工程檔案管理工作

工程項(xiàng)目檔案是在工程建筑過程中形成的，是工程建設(shè)整個(gè)過程的真實(shí)記錄。反映了工程建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，檔案形成的數(shù)量多周期長，做好工程檔案管理工作對工程建筑的質(zhì)量和后續(xù)的使用維護(hù)至關(guān)重要。

一、工程項(xiàng)目檔案管理的重要意義

工程項(xiàng)目一般由施工前、施工中、竣工驗(yàn)收三大部分組成。每個(gè)部分工程形成的文件、圖紙、數(shù)據(jù)都是珍貴的檔案資料，不僅是工程建筑過程中的施工依據(jù)，更是工程建成后使用、維護(hù)的重要參考資料。因此，這些原始圖紙數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確、完整。它們既是工程項(xiàng)目實(shí)施過程的真實(shí)記錄，更是建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的第一手資料。工程項(xiàng)目檔案是工程建筑的軟實(shí)力，對于設(shè)計(jì)單位提升設(shè)計(jì)水平、建設(shè)單位提高工程質(zhì)量非常重要。

二、工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識單薄。

無論是建設(shè)單位還是施工單位，都缺乏做好工程項(xiàng)目檔案的意識，許多單位在工程項(xiàng)目施工中，只重質(zhì)量和成本，忽略了檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理僅僅是記錄功能，未能發(fā)掘其深層的重要性，對檔案管理只是形式化管理，沒有組建相應(yīng)的專業(yè)人員進(jìn)行管理，重要資料隨意性強(qiáng)，有的資料因未直接體現(xiàn)在工程進(jìn)度、成本、質(zhì)量這些重點(diǎn)關(guān)注點(diǎn)，常造成資料缺失甚至丟失。

2.檔案管理方式落后。

我國整體地域差異比較大，不同地區(qū)對于工程項(xiàng)目檔案管理、利用、整理重視的程度不盡相同。工程項(xiàng)目管理建筑工期長、涉及學(xué)科廣、合作單位多，因此，許多單位在工程項(xiàng)目檔案的收集、管理、利用上出現(xiàn)層級斷層，銜接不緊密的現(xiàn)象，造成了不必要的檔案資料數(shù)據(jù)流失和保管脫節(jié)。特別是在檔案管理方式上，有的沿用傳統(tǒng)方式，有的采用信息化管理，就是同樣采用信息化管理的單位，因?yàn)槭褂玫能浖煌嗷サ臄?shù)據(jù)對接和交換不相容，也影響了工程項(xiàng)目檔案信息的及時(shí)共享。

3.檔案管理保管利用效率低。

工程檔案有其特殊性，檔案是在工程建設(shè)過程中進(jìn)行，工程項(xiàng)目建成之后，因?yàn)楣こ添?xiàng)目建設(shè)周期長，加之基層工作人員流動性大的影響，很多工程項(xiàng)目形成的檔案數(shù)據(jù)、圖片、圖表等資料難以得到及時(shí)的歸檔保存，既給管理、借閱造成了不便，也極容易造成丟失，直接導(dǎo)致工程項(xiàng)目檔案的利用效率低下，無法為后續(xù)工作的開展提供指導(dǎo)和借鑒。

三、工程項(xiàng)目檔案管理的改進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理

工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)量大且種類繁多，有些工程項(xiàng)目更是跨區(qū)域進(jìn)行合作，因此，實(shí)施工程項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理非常重要。

①做好事前管理。在工程項(xiàng)目開始前，應(yīng)對施工涉及的不同部門、單位進(jìn)行落實(shí)對接，確認(rèn)各個(gè)部門、單位在工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)收集中所承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，保證檔案資料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、按質(zhì)按量地完成收集，確保檔案數(shù)據(jù)資料收集不缺失、不遺失。

②做好事中統(tǒng)一。因?yàn)楣こ添?xiàng)目建設(shè)牽涉部門多，檔案管理部門一定要加強(qiáng)統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)工作，既要定期召開會議，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，又要制定統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)表格，以便后期數(shù)據(jù)的統(tǒng)一錄入，只有這樣才能保證工程項(xiàng)目建設(shè)單位和施工單位做到檔案資料的及時(shí)歸檔。

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)

工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，除了教育檔案人員在思想上引起高度重視以外，還應(yīng)該采用不同形式，定期或不定期地對檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識和技能的培訓(xùn)，提升他們做好工程項(xiàng)目檔案管理的能力和水平。只有他們了解和掌握了工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，才能勝任工作，才能做好收集、整理、保管、利用的相關(guān)工作，才能通過他們彰顯出檔案工作的重要性。

（三）開展工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)在各行各業(yè)都得到了普遍應(yīng)用，在工程項(xiàng)目檔案管理上，實(shí)施信息化管理勢在必行，電子檔案有著綠色環(huán)保方便便捷的優(yōu)勢，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理軟件系統(tǒng)可以讓檔案管理更加輕松便捷。開展檔案信息化建設(shè)可以從兩方面入手：一方面是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。將前期大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣就會方便以后的查閱利用；另一方面要采用OA辦公系統(tǒng)，自動生成電子文檔，直接歸檔保存，方便以后的利用。值得注意的是，要對電子文件進(jìn)行前端控制和全程把控，防止出現(xiàn)隨意修改數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)的完整性、穩(wěn)定性。同時(shí)還要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的異質(zhì)異地備份，確保一旦發(fā)生意外檔案數(shù)據(jù)照樣能夠恢復(fù)。

（四）建立檔案利用示范機(jī)制

1.提高檔案使用效率。建立切實(shí)可行的利用機(jī)制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案各層級、各單位之間的數(shù)據(jù)互通，使得數(shù)據(jù)共享傳輸能夠有檔可查，查無遺漏。項(xiàng)目后期維護(hù)、擴(kuò)建等項(xiàng)目能夠從檔案中獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)和資料。

2.建立示范機(jī)制。每一個(gè)項(xiàng)目都凝結(jié)了無數(shù)人的心血，做好項(xiàng)目建設(shè)檔案的示范，能夠給后人提供參考依據(jù)，也能為新的工程項(xiàng)目開工做好檔案工作提供良好的工作示范。

總之，工程項(xiàng)目檔案管理貫穿整個(gè)工程，并對后期的使用維護(hù)有著重要意義，因此，檔案管理人員在工作中務(wù)必要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，要在實(shí)踐中不斷提升自我能力和水平，努力為做好工程項(xiàng)目檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。