探究新時期事業(yè)單位檔案信息化建設工作

金春燕

摘要：新時期各行各業(yè)的信息化建設逐漸成為當前主要發(fā)展方向。檔案管理信息化建設更是如此。但是當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設還存在著一定的問題，嚴重影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設的正常進行。基于此，本文首先研究了事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題，然后提出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的相關策略。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

一、檔案管理信息化的作用

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案保管方式通常都是通過紙張的方式將檔案進行分類，但是很多檔案是需要經(jīng)常被使用的，紙張會有一定的使用周期，一旦超過使用周期紙張就會出現(xiàn)損壞的情況。因此在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，相關的工作人員要逐漸摒棄這種傳統(tǒng)的工作方式，逐漸融進新型的高科技檔案保存手段，確保每一個人的切身利益。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（1）專業(yè)信息化人才缺乏。事業(yè)單位檔案管理人員作為檔案管理的主體，其整體工作素質和信息化水平對確保整體管理質量發(fā)揮著不可替代的作用。但從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素質來看，工作人員多數(shù)不是從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才，缺乏一定的專業(yè)化能力，而且檔案管理隊伍老齡化嚴重，信息化意識不強。由于對工作隊伍技能培訓力度不足，使得整個工作隊伍缺乏專業(yè)水平，知識結構不完善，與現(xiàn)代檔案管理工作要求越來越不適應，更不能滿足經(jīng)濟社會發(fā)展的需求。此外，很多工作人員對工作認識不足，具體表現(xiàn)在工作中，檔案材料收集不科學，工作不積極，不能做到精益求精，檔案管理工作敷衍了事，只是檔案資料的收集整理，沒有盡職盡責，不能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理工作質量和工作秩序。

（2）事業(yè)單位檔案管理改革機制缺乏時代性。目前，事業(yè)單位在改革過程中，對檔案管理改革研究較少，相應改革機制與現(xiàn)階段對事業(yè)單位檔案管理要求極不相適應。新時期，隨著我國經(jīng)濟不斷向著深水區(qū)和常態(tài)化方向發(fā)展，未來國家在經(jīng)濟建設，各項事業(yè)發(fā)展過程中，面臨很多不確定性，面對這些不確定性，做好事業(yè)單位檔案管理工作，能夠確保相關部門利用有價值的信息材料，分析當前形勢，從而更好地攻克難題，向前發(fā)展。目前我國教育領域企業(yè)和社會發(fā)展動態(tài)，革新了人才培養(yǎng)模式，確保人才培養(yǎng)更好，與社會相貼合，培養(yǎng)一大批專業(yè)優(yōu)秀的人才，以適應不同領域的專業(yè)需求，整個人才市場向著多樣化、專業(yè)化、復合化方向發(fā)展。而事業(yè)單位檔案管理內部還沒有建立與社會發(fā)展相適應的管理機制，不能夠很好地適應市場經(jīng)濟改革發(fā)展要求，與社會發(fā)展存在一定差距。

（3）事業(yè)單位檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)范?，F(xiàn)階段，各個事業(yè)單位高度重視檔案管理信息化建設，但是在信息化系統(tǒng)建設過程中，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼容性、適應性較差，難以利用同一個部門的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理內容越來越多，工作流程越來越復雜，事業(yè)單位檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題，制約了檔案信息化電子化進程，使得檔案資源難以實現(xiàn)共享，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應有的價值。

（4）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待進一步提高。目前，很多部門在開展檔案管理的過程中，并不能將信息化技術應用其中，重大檔案信息材料、信息資源在收集、登錄、登記過程中很難實現(xiàn)信息化操作和信息化記錄，依然采用人工手段利用紙質方式來收藏。這種工作模式，增加了工作人員工作量的同時增加了收藏難度，也給檔案查詢利用帶來很大難度。因 此，為了進一步提高檔案利用效率和管理水平，就要求事業(yè)單位高度重視檔案信息化建設，逐步完善信息化系統(tǒng)和平臺。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

（1）增強檔案管理人員的專業(yè)技能，促進檔案管理信息化的嫁接與移植。一直到目前為止，我國大部分的事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的方式進行建設，很多事業(yè)單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位中的檔案不僅數(shù)量越來越多，而且種類也逐漸地開始了變化，事業(yè)單位的管理人員應當找到新型的管理手段來進行檔案管理，全面提高管理人員的認識水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設的重要性。現(xiàn)如今，我國的信息科技發(fā)展越來越迅速，所以我國大部分事業(yè)單位的工作人員需要創(chuàng)新自己的工作手段，逐漸掌握這種新型的管理方式，讓事業(yè)單位的檔案管理工作可以更好地為人們服務。

（2）樹立檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展意識?，F(xiàn)階段想要更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作，相關的工作人員就需要轉變自己的工作思想以及工作態(tài)度。因為我國經(jīng)濟發(fā)展越來越快，所以人們對于事物的認知也逐漸地增多，這對于事業(yè)單位的檔案管理工作是一個全新的挑戰(zhàn)。因此現(xiàn)階段隨著各種思潮的興起，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也需要隨著時代的發(fā)展而發(fā)生變化，相關的工作人員可以緊跟著時代發(fā)展腳步，充分掌握檔案管理的各項技術要求，進而實現(xiàn)工作的創(chuàng)新發(fā)展。相關的工作人員可以打破傳統(tǒng)的思想，采用新型的思想潮流。

（3）提升檔案工作的信息化管理水平。對于我國事業(yè)單位的檔案管理工作來說，要做到的就是全面提升我國事業(yè)單位的檔案管理水平，這就需要相關的工作人員要以實際的工作需求為主要手段。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作主要采用的方式都是通過紙張來保存檔案資料，但是這種管理方式是有限的，而且紙張容易損壞，一旦保存不善就會對我國的事業(yè)單位的檔案工作造成損失。所以現(xiàn)階段相關的工作人員需要采用新型的手段來檔案管理工作，不斷地提升檔案管理工作水平，逐漸在工作中融入信息科技，將檔案資料更好地保存。通過信息科技的運作不僅可以更好地保存檔案資料，同時還減少了查找資料的麻煩，淘汰過去那些比較落后的方式，只有這樣才能更加高效、快捷地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。這種工作方式不僅加強了我國事業(yè)單位的檔案管理工作效率，還提高了檔案的保護，以防造成檔案信息的泄露。

參考文獻：

[1]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）.

[2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）.