高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理研究

韓曼

【摘? ?要】 學(xué)生檔案管理在高職院校的檔案管理工作中占據(jù)了重要的地位，然而農(nóng)村學(xué)生的檔案存在完整性不足、缺少科學(xué)分類、缺乏規(guī)范性問題，因此給高職院校的學(xué)生檔案管理工作帶來了一定的難度。為了能夠?qū)r(nóng)村學(xué)生的檔案實施更加完善的管理，提出完善管理制度、完善檔案數(shù)據(jù)信息以及做好工作經(jīng)驗的總結(jié)和有價值信息的應(yīng)用，提高農(nóng)村生源學(xué)生的教學(xué)和管理。

【關(guān)鍵詞】 農(nóng)村生源;檔案管理;載體;規(guī)范

A study on the file management of rural students in Higher Vocational Colleges

Han? Man

（Henan Vocational College of industry and trade? ?450000）

[Abstract] The management of students' files plays an important role in the file management of higher vocational colleges. However， there are some problems in the file management of rural students， such as lack of integrity， lack of scientific classification and lack of standardization， which bring some difficulties to the management of students' files in Higher Vocational colleges. In order to be able to carry out a more perfect management of the files of rural students， it is proposed to improve the management system， improve the file data information， summarize the work experience and the application of valuable information， and improve the teaching and management of rural students.

[Keywords] rural students; file management; carrier; specification

學(xué)生檔案工作高校教學(xué)管理建設(shè)中較為重要的一個環(huán)節(jié)，近年來各高校在學(xué)校檔案工作的制度建設(shè)、信息化建設(shè)和隊伍建設(shè)方面都愈加重視并取得了快速發(fā)展，但是在檔案管理工作步入良性運作發(fā)展時也存一些問題，尤其是部分農(nóng)村生源的學(xué)生檔案管理在接收和管理時都有些待改進的地方。

1? 高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

每一個學(xué)生高中和大學(xué)期間的個人發(fā)展情況都在學(xué)生檔案中進行了詳實的記錄，對學(xué)生的學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)水平和學(xué)習(xí)成績進行了如實的反映。用人單位在進行擇優(yōu)錄取時，學(xué)生檔案可以為其提供科學(xué)、準(zhǔn)確的選擇依據(jù)。由于高職院校檔案管理體制的深化和改革，農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作的重要性也在不斷提高，特別是近年來通過網(wǎng)上錄取的農(nóng)村學(xué)生增多，信息化程度較低的檔案無法滿足高職院校檔案管理的需求，因此需要采取相應(yīng)的措施加以完善。

1.1? 學(xué)生檔案的完整性不足

資料信息的真實性和完整性是檔案管理的基本要求，但是受到客觀條件的限制，農(nóng)村學(xué)校的檔案管理辦公條件和專業(yè)檔案管理人員配備等方面存在各種問題，有的甚至并沒有專業(yè)檔案管理工作人員，都是行政或教師兼任，缺少檔案管理檔案的專業(yè)知識，未能遵循文件形成的規(guī)律，以致檔案的完整性不足，甚至一些原始紙質(zhì)檔案資料都常常無法得到及時的搜集、整理和歸檔。這一現(xiàn)象每年的新生在到高職院校報到后都有發(fā)現(xiàn)，學(xué)校也缺乏第一手的參考資料對學(xué)生開展有針對性的教育和培養(yǎng)。

1.2? 學(xué)生檔案缺少科學(xué)分類

檔案作為具有保存及利用價值的真實紀(jì)錄和原始憑證，經(jīng)過規(guī)范的整理所形成。管理人員可以采取多種形式來對學(xué)生的檔案資料進行保存，從而提高學(xué)生檔案信息的真實性、可靠性和完整性，同時對學(xué)生的綜合素質(zhì)進行全面、可觀、真實的反應(yīng)。但農(nóng)村學(xué)生的檔案信息受到客觀條件的限制，主要采用紙質(zhì)材料的進行保存，因此檔案信息的保存形式較為單一。紙質(zhì)檔案和其他現(xiàn)代檔案保存方式相比更容易損壞，不易保存，在以往的學(xué)生檔案管理工作中曾經(jīng)出現(xiàn)過學(xué)生因為對自己的名字、年齡、成績等信息不滿意而私自進行改動的情況，導(dǎo)致學(xué)生檔案的真實性出現(xiàn)問題，給高職院校的學(xué)生檔案管理工作增加了難度，并且該學(xué)生在日后的學(xué)習(xí)和就業(yè)中都會因此產(chǎn)生不便。

1.3? 學(xué)生檔案的規(guī)范性有待加強

高職農(nóng)村生源學(xué)生的檔案在規(guī)范性方面的欠缺，主要是表現(xiàn)在檔案的收集和整理沒有按照規(guī)定的格式和要求整理。學(xué)生檔案資料的歸整有著連續(xù)性和穩(wěn)定性的特點，學(xué)生多樣化的學(xué)習(xí)、活動決定了檔案內(nèi)容的豐富性和聯(lián)系性，而在整理農(nóng)村生源的檔案中，發(fā)現(xiàn)很多農(nóng)村生源的學(xué)生檔案資料的原始性和記錄性較好，但是因為中學(xué)階段的教學(xué)條件及檔案管理水平?jīng)Q定，但在規(guī)范性方面有著不同。

2? 高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理中的針對性措施

2.1? 對農(nóng)村中學(xué)的學(xué)生檔案管理制度進行完善

檔案管理制度的建立和健全是學(xué)生檔案管理工作能夠順利開展的前提，檔案管理人員在工作中必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度進行操作，保障檔案的真實性、可靠性和完整性。認真執(zhí)行國家檔案工作的相關(guān)法律法規(guī)是中學(xué)檔案管理部門開展工作的首要原則，學(xué)校在檔案管理工作的開展中必須根據(jù)自身的實際情況制定并落實專門的規(guī)章制度，保證檔案管理工作的每一個細節(jié)都能夠得到順利的實施，達到立卷有標(biāo)準(zhǔn)、保密有條例、借閱有規(guī)定、檔案室管理有措施的執(zhí)行效果。在中學(xué)生檔案管理工作的開展中還需要對檢查、考核、評估制度進行不斷地強化，并且定期對工作的開展情況進行驗收、總結(jié)、檢查和布置，確保檔案管理工作能夠正常有序的開展。中學(xué)檔案管理工作的指導(dǎo)和檢查工作需要不斷進行強化，并且通過制定規(guī)章制度的方式進行固化，使各個中學(xué)的檔案管理工作都能夠建立起良好的運行機制，對農(nóng)村中學(xué)的學(xué)生檔案管理水平進行不斷的提高。

2.2? 完善學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)信息

現(xiàn)代社會對于畢業(yè)生的要求有著越來越高的評價體系，成績不再是考核一個學(xué)生的唯一標(biāo)準(zhǔn)，更要從學(xué)業(yè)、體育、品德以及社會活動、競賽、黨團關(guān)系等方面均是考察的要點?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中對于高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)環(huán)節(jié)中的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提出既要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、突出共性，又要照顧個性、靈活運用，從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)化。其中較為重要的一點是心理健康檔案的創(chuàng)建和記錄，在農(nóng)村生源的高職求學(xué)階段，心理健康教育方面需要加強。因社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整，多數(shù)農(nóng)村生源的學(xué)生都是父母外出打工，他們的心理健康也受到出生環(huán)境和求學(xué)環(huán)境關(guān)系的影響，需要老師引導(dǎo)他們適應(yīng)新環(huán)境、面對挫折，以及感情問題、同學(xué)及宿舍舍友之間的關(guān)系，做好自我期望值規(guī)劃，完成健康人格性格的塑造。國家對于高校學(xué)生的心理健康也非常重視，大一新生在入學(xué)時都要進行心理測驗，高校也設(shè)置有心理咨詢室開放，就是為幫助青春期大學(xué)生做好面對困難和矛盾沖突時可以找到排解方法處理好。學(xué)生的心理健康檔案創(chuàng)建，可以把《大學(xué)生人格問卷》等問卷的記錄和數(shù)據(jù)做好統(tǒng)計，需要輔導(dǎo)員老師、心理師及檔案管理工作人員共同完成，關(guān)注他們家庭出身及家庭社會關(guān)系，在校人際關(guān)系情況和心理問題類別，并對自信程度及就業(yè)壓力測試中關(guān)注他們的逆商和社交攻擊、社交退縮心理狀況。做好大學(xué)的心理檔案創(chuàng)建，將他們靜態(tài)和動態(tài)信息結(jié)合學(xué)習(xí)生活的具體狀況做好統(tǒng)計，便于對學(xué)生的思維方式、邏輯性和現(xiàn)實性評測和引導(dǎo)。

2.3? 做好工作經(jīng)驗總結(jié)并提供有價值的科研信息

在“微時代”背景下，高職學(xué)生可以更便捷地獲取信息資源，因此做好學(xué)生的學(xué)習(xí)及心理等建檔工作，可以做好學(xué)管工作的經(jīng)驗總結(jié)。做好這些工作，還要注重提高相關(guān)工作人員的專業(yè)技能。輔導(dǎo)員的管理水平，學(xué)生相關(guān)量化測試工作人員的專業(yè)度，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，這些綜合決定了學(xué)校的檔案管理水平和檔案管理質(zhì)量。在檔案管理信息化建設(shè)中，學(xué)生的檔案載體也不應(yīng)僅是紙質(zhì)，應(yīng)該是圖片和影像等多電子多媒體載體共同組成，對管理人員的綜合素質(zhì)具有比較高的要求。學(xué)校需要對檔案管理人員的職業(yè)道德進行強化。現(xiàn)代化的檔案管理模式要求管理人員具有全面的檔案信息化操作技術(shù)。因此檔案管理部門必須對管理人員定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和繼續(xù)教育，培訓(xùn)的內(nèi)容必須與工作實踐相結(jié)合，不同崗位的培訓(xùn)必須要具有針對性。培訓(xùn)的重點應(yīng)該放在信息化管理技術(shù)方面，保證管理人員能夠掌握檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

3? 結(jié)語

學(xué)生檔案真實地反映了學(xué)生在學(xué)校接受教育的過程，并且體現(xiàn)了學(xué)生真實的學(xué)習(xí)能力，農(nóng)村生源的學(xué)生檔案更是教師教學(xué)經(jīng)驗和智慧的結(jié)晶，對相關(guān)教學(xué)效果進行研究和評價中具有重要的參考價值。目前國家正在大力加強推廣職業(yè)教育，黨中央、國務(wù)院高度重視高職擴招工作，2019年全國高職進行了100萬的擴招。做好農(nóng)村生源學(xué)生的檔案創(chuàng)建管理工作，可以為教學(xué)與管理及就業(yè)提供有效的信息資源。也需要學(xué)校和有關(guān)部門給予足夠的重視，通過完善管理制度、增加資金投入、做好工作經(jīng)驗總結(jié)及多樣化的檔案載體等工作方式來對現(xiàn)有問題進行有效地解決。

參考文獻：

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