對醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利管理實務(wù)的幾點思考

摘 要：采購返利在醫(yī)藥分校企業(yè)中較為常見，業(yè)務(wù)形態(tài)多樣，管理具有一定復(fù)雜性，存在一定合規(guī)風(fēng)險和會計風(fēng)險。全國新醫(yī)改政策推行，醫(yī)藥分銷企業(yè)的利潤空間受到擠壓、經(jīng)營賬期延長，企業(yè)需提質(zhì)增效，完善細化管理以保持盈利能力。本文就當(dāng)前醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利的運行現(xiàn)狀、管理薄弱環(huán)節(jié)進行分析，并對優(yōu)化管理方法進行了相關(guān)思考和闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)藥分銷；采購返利；管理實務(wù)；優(yōu)化措施

中國的醫(yī)藥分銷企業(yè)是指醫(yī)藥流通行業(yè)中的批發(fā)企業(yè)，是連接醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)和醫(yī)院、藥店、醫(yī)藥零售終端的中間環(huán)節(jié)。醫(yī)藥分銷企業(yè)在整體醫(yī)藥市場產(chǎn)業(yè)鏈中處于弱勢地位，對于商業(yè)政策的談判缺乏話語權(quán)，往往還被迫承擔(dān)藥品招標(biāo)采購和藥品限價的壓力，因此獲得采購返利以增加利潤或降低成本顯得非常重要。

一、采購返利運行的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利定義

返利是企業(yè)銷售政策中常見業(yè)務(wù)形式，指供貨方為激勵采購方更多的采購及銷售本企業(yè)的產(chǎn)品，以在一定期限內(nèi)滿足采購數(shù)量或金額條件后返還部分采購款項；部分采購返利還具有搭售產(chǎn)品、品規(guī)組合的限制條件，對采購方具有一定的采購控制意圖。其實質(zhì)是銷售獎勵或附有條件的銷售價格折讓。醫(yī)藥分銷行業(yè)的采購返利是廣義概念，指各種從供應(yīng)商處獲得的折讓折扣、回款優(yōu)惠、補貼或贈送、以及商品的價格補差；具體看，包括常見的商業(yè)返利、各種特殊返利、以及藥品招標(biāo)或醫(yī)藥“二次議價”等導(dǎo)致藥品降價后供應(yīng)商給予的必要的價格補償、還有上游供應(yīng)商通過分銷企業(yè)返給下游客戶涉及返利和補差的各種行為。

對醫(yī)藥分銷企業(yè)，以不同方式存在或代收代付給下游客戶的返利和價格補償，在協(xié)商談判、補償方式、財務(wù)處理、內(nèi)部控制設(shè)置等管理方面存在某些共通之處，具有共同管理的基礎(chǔ)，均納入采購返利進行管理。

（二）醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利分類

目前醫(yī)藥分銷企業(yè)的采購返利的構(gòu)成多種多樣。從返利形成的動因看，有要求實現(xiàn)終端銷量、促進加速回款、要求實現(xiàn)壓貨、要求配合廠家完成一定特殊服務(wù)、補償藥品招標(biāo)降價損失、補償醫(yī)院“二次議價”損失、平衡地區(qū)或終端銷售政策及管理銷售渠道等不同目的。從返利的補償方式看，存在票面折扣直接扣減購貨款、紅字發(fā)票沖抵、現(xiàn)金返利、貨物贈品等方式。從返利的最終價值實現(xiàn)途徑看，分為在分銷企業(yè)內(nèi)計入利潤、通過分銷企業(yè)給下游客戶兩種途徑；從返利的持續(xù)性看，存在長期的有延續(xù)性的、僅根據(jù)市場情況對政策進行單次或短期微調(diào)的返利，還存在特殊情況下單獨或單項執(zhí)行的臨時返利。

（三）醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利的特殊性

各醫(yī)藥分銷企業(yè)品種結(jié)構(gòu)不同，采購返利對銷售毛利和利潤的貢獻不盡相同。部分醫(yī)藥分銷企業(yè)僅靠商品的進銷差價只能勉強覆蓋企業(yè)的配送成本，甚至個別企業(yè)出現(xiàn)進銷差價倒掛的情況，只有及時足額獲得返利和價格補差才能形成盈利。對于這些企業(yè)，采購返利構(gòu)成商品銷售毛利的一部分。

醫(yī)藥分銷企業(yè)的采購返利存在多種情形，流程控制更復(fù)雜，管理難度更大。首先，部分醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)出于不同目的制定的返利政策形式靈活、設(shè)計復(fù)雜；其次，醫(yī)改政策不斷調(diào)整導(dǎo)致各種降價補差、臨時性返利集中爆發(fā)；此外，上游通過其給下游客戶的返利和補差款也納入管理范圍，也增加了返利核算的復(fù)雜程度。

二、實務(wù)管理中的薄弱環(huán)節(jié)

各醫(yī)藥分銷企業(yè)越來越重視采購返利管理，但是實務(wù)中依然存在薄弱環(huán)節(jié)。

（一）書面協(xié)議的常見問題

目前醫(yī)藥市場環(huán)境不穩(wěn)定，有些醫(yī)藥分銷企業(yè)與供應(yīng)商約定的采購返利條款沒有形成最終協(xié)議或是協(xié)議約定不明確，僅通過口頭或郵件確認，返利缺乏可靠計量和按期兌現(xiàn)的明確依據(jù)。當(dāng)后期出現(xiàn)爭議時，將會嚴重影響雙方的合作關(guān)系，在醫(yī)藥分銷企業(yè)處于弱勢地位下對企業(yè)非常不利。缺乏書面依據(jù)不利于返利完整性的確認，給相關(guān)人員提供了舞弊機會，增加舞弊風(fēng)險。

其次，部分供應(yīng)商對返利政策的談判、審批、簽訂流程較長，有時候返利條款在同一會計年度內(nèi)不斷調(diào)整，直至?xí)嫯?dāng)期快結(jié)束時才能達成協(xié)議，嚴重影響醫(yī)藥分銷企業(yè)銷售計劃的安排及達成、以及當(dāng)期采購返利的核算與收回。

（二）返利臺賬的核算問題

隨著返利類型和形式的多樣化，各類信息相互交叉，信息在企業(yè)內(nèi)部傳遞缺乏透明性，同一供應(yīng)商返利涉及不同品種、同一品種面臨多種類型的返利；此外，特殊返利事項層出不窮，如短期內(nèi)大規(guī)模多批次降價補差、供應(yīng)商階段性促銷政策、各種通過分銷企業(yè)返給下游客戶、返利政策頻繁調(diào)整等事項，傳統(tǒng)人工歸集信息手工登記的返利臺賬，即使采購部門與財務(wù)部門同步編制定期核對、交叉驗證不斷修正，也難確保臺賬中采購返利的準確性與完整性。

傳統(tǒng)返利臺賬需要耗費大量人力，才能實現(xiàn)將返利準確匹配到相應(yīng)期間、歸集到相應(yīng)品種并準確分攤存貨和成本。企業(yè)為了成本效益原則或其他原因，手工臺賬的記錄方式可能導(dǎo)致采購返利核算期間不恰當(dāng)、品種毛利核算不準確，影響企業(yè)當(dāng)期會計信息的準確性，企業(yè)決策可能出現(xiàn)偏差，同時也給企業(yè)利用截止性調(diào)節(jié)當(dāng)期利潤提供了更大空間，加大合規(guī)風(fēng)險。

（三）與供應(yīng)商的對賬和確認

在實務(wù)管理中，部分供應(yīng)商對返利的計算、審核、確認流程復(fù)雜且耗時較長；同時短期內(nèi)多批次多品種的降價補償也給醫(yī)藥分銷企業(yè)的數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計、核對過程增加了難度。有些醫(yī)藥分銷企業(yè)缺乏與供應(yīng)商有效的對賬途徑和方法，導(dǎo)致采購返利的回收更加滯后。

某種情況，醫(yī)藥分銷企業(yè)不得不在未收到供應(yīng)商返利時，提前向下游客戶支付返利或價差，如果不能與供應(yīng)商及時確認返利或補差金額，將在一定期間出現(xiàn)收支缺口，甚至形成損失。

三、采購返利管理的優(yōu)化措施

（一）運用信息技術(shù)管理

可借助現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合管理方法和理論，以計算機和網(wǎng)絡(luò)為工具，建立各種預(yù)測、分析、控制等模型，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)信息進行再處理的人-機系統(tǒng)，實現(xiàn)采購返利自動計算與過程管控，使信息傳遞充分透明，數(shù)據(jù)生成準確可靠。

在運用信息系統(tǒng)管理采購返利過程中，要結(jié)合企業(yè)自身特點、滿足采購返利管控的要求、按照成本效益原則進行信息開發(fā)與維護，達到管理目的。通常設(shè)計開發(fā)系統(tǒng)時，需要將采購返利進行適當(dāng)分類；系統(tǒng)操作時，需要專人及時、準確將返利基礎(chǔ)信息維護到系統(tǒng)，同時財務(wù)人員復(fù)核；后期收到返利的信息也要及時錄入，財務(wù)人員復(fù)核。整個過程，系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動將返利歸集到相應(yīng)品種、并在存貨與成本間按適當(dāng)規(guī)則進行分攤，生成符合實際情況的品種毛利，給企業(yè)決策提供相對準確的依據(jù)。

（二）專人專崗管理

企業(yè)需設(shè)置專人管理采購返利。采購員或財務(wù)人員兼職管理均不建議。采購員重視與供應(yīng)商的客情關(guān)系，往往為了維護客情關(guān)系而對供應(yīng)商過于讓步，弱化返利環(huán)節(jié)的催收，而且對管理過程中涉及的財務(wù)、法律和內(nèi)控知識會有所欠缺；財務(wù)人員在實務(wù)工作中缺乏與供應(yīng)商的直接溝通，往往側(cè)重于事后監(jiān)督，可能由于信息不對稱，對返利形成過程中的問題與事項介入不夠。

采購返利專人專崗管理的主要職責(zé)可以包括：建立采購返利臺賬、日?；A(chǔ)與數(shù)據(jù)維護工作、與供應(yīng)商核對返利并進行函證管理、跟蹤返利的應(yīng)收與實收信息并負責(zé)催收、定期對采購返利情況進行分析并及時傳遞信息至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門、及時解決采購返利過程中的問題、做好溝通協(xié)調(diào)工作。

（三）績效考核與內(nèi)部提升

采購返利情況應(yīng)納入企業(yè)的績效評價體系，傳統(tǒng)企業(yè)僅考核其回收結(jié)果，忽視過程考核指標(biāo)。應(yīng)視企業(yè)具體情況，將采購返利政策形成和年度采購協(xié)議的收集歸檔、價格補差信息收集與傳遞的及時性與準確性、與供應(yīng)商對賬并函證等過程工作形成相應(yīng)考核指標(biāo)，納入績效評價。

如有需要，應(yīng)由內(nèi)部審計部門介入，定期或不定期對采購返利管理進行內(nèi)控或管理專項審計，評價企業(yè)采購返利管理的有效性并提出改進建議。

參考文獻：

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[2]余勁國，淺議醫(yī)藥分銷企業(yè)采購返利的管控[J].《中國外資》，2013，（13）：43-44.

作者簡介：

蒙劍蕓，國藥集團藥業(yè)股份有限公司。