芻議內(nèi)部審計(jì)訪談的方法與技巧

摘 要：內(nèi)部審計(jì)實(shí)施過程中，審計(jì)人員與被審計(jì)單位之間的訪談必不可少，有效地訪談是審計(jì)人員工作能力的重要組成部分，同時(shí)也是創(chuàng)造和諧工作氛圍、實(shí)現(xiàn)有效信息交流、保證審計(jì)工作順利開展的有效途徑之一。本文結(jié)合筆者從事企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)踐，就當(dāng)前內(nèi)部審計(jì)訪談過程中存在的主要問題，以及審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)具備的訪談方法與技巧進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：審計(jì)訪談；信息；方法；技巧

審計(jì)訪談是內(nèi)部審計(jì)人員在審計(jì)過程中，與受訪者進(jìn)行面對(duì)面口頭交流，了解其心理和行為，從而獲取審計(jì)證據(jù)的重要技術(shù)和手段。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用審計(jì)訪談方法與技巧，有利于創(chuàng)造和諧的審計(jì)氛圍，同時(shí)也是提升內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量和效率、實(shí)現(xiàn)審計(jì)增值的重要途徑。

一、當(dāng)前內(nèi)部審計(jì)訪談過程中存在的主要問題

內(nèi)部審計(jì)過程中，長(zhǎng)期以來形成的被審計(jì)單位“怕審計(jì)、煩審計(jì)、躲審計(jì)”的情況是影響審計(jì)訪談效果的重要因素之一，究其原因除了審計(jì)宣傳不夠和人們主觀臆斷造成對(duì)審計(jì)的誤解和偏見外，審計(jì)人員訪談能力缺乏、技巧運(yùn)用不當(dāng)，也直接影響著審計(jì)的效果。

（一）審計(jì)人員在訪談過程中存在的問題

1.未明確受訪者和訪談問題。訪談提綱過于籠統(tǒng)，“訪問誰”、“問什么”不明確，訪談過程中未把握關(guān)鍵問題，未圍繞主題開展訪談；訪談提問方式、方法不專業(yè)，引起受訪者的誤解、輕視或反感，影響訪談效果。

2.不知如何發(fā)問。訪談過程中未能創(chuàng)造適宜的談話氛圍，未適當(dāng)運(yùn)用技巧來鼓勵(lì)受訪者自由表達(dá)自身的想法；未處理好開放式和封閉式提問的效果差異，以及提問先后的戰(zhàn)略順序；未做到把握訪談主題的同時(shí)，通過與受訪者的溝通、交流捕捉到新的審計(jì)信息。

3.訪談?dòng)涗洸坏卯?dāng)。局限于對(duì)訪談事項(xiàng)本身的簡(jiǎn)單記錄，忽略了對(duì)受訪者觀點(diǎn)和態(tài)度的記錄；事后未對(duì)訪談?dòng)涗涍M(jìn)行討論、效驗(yàn)和總結(jié)，訪談工作底稿記錄不詳實(shí)，致使訪談的作用不明顯。

（二）受訪者在訪談過程中存在的問題

1.積極配合，但無法充分表達(dá)意見。部分受訪者主觀上愿意接受訪談，并予以積極配合，但由于自身表達(dá)能力有限，或因過于緊張、激動(dòng)，導(dǎo)致其未能充分進(jìn)行自我表達(dá)。

2.消極應(yīng)對(duì)。受訪者出于對(duì)審計(jì)人員不信任、怕受訪信息泄露遭到報(bào)復(fù)等原因，雖接受了訪談，但卻總是偏離主題，或是有意回避某些敏感問題，以“不清楚”、“不知道”等話語(yǔ)予以消極應(yīng)對(duì)。

3.局面失控。受訪者相對(duì)審計(jì)人員更為強(qiáng)勢(shì)，審計(jì)主題、方向被受訪者控制，審計(jì)人員雖花費(fèi)了大量時(shí)間和精力開展訪談，也看似記錄了大量信息，但可用性不強(qiáng)，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

二、審計(jì)訪談的方法和技巧

訪談在審計(jì)實(shí)施過程中必不可少，雖然訪談最簡(jiǎn)單的形式只是由一系列簡(jiǎn)單問答組成的對(duì)話，但掌握每一特殊情況之間的細(xì)微差別仍需一定的方法和技巧。

（一）訪談前的準(zhǔn)備工作

事先擬定訪談提綱是審計(jì)訪談成功與否的關(guān)鍵因素之一。無論訪談對(duì)象和事項(xiàng)如何變化，只要提前“預(yù)習(xí)”，事先形成訪談方案，便可以不變應(yīng)萬變，避免臨陣手忙腳亂。因此，在開展審計(jì)訪談之前，需要對(duì)被審計(jì)單位的相關(guān)情況（如制度、工作流程、崗位設(shè)置等）進(jìn)行審前調(diào)研，作為判斷被審計(jì)單位內(nèi)部運(yùn)營(yíng)情況的基礎(chǔ)，從中確定訪談重點(diǎn)，并制定訪談提綱。訪談提綱的擬定應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.不要提太大的問題，不要企圖“一口吃個(gè)胖子”；

2.不要提過多的行外問題；

3.不要提暗示性問題，即不要強(qiáng)加于人，給人豎根“桿子”，讓對(duì)方“順桿爬”；

4.不要提過于輕率的問題，毫無意義和目的的賣弄技巧，會(huì)導(dǎo)致受訪者的反感；

5.不要提過“硬”的問題，直率不等于生硬；

6.不要提審問式問題，即要善于引導(dǎo)，在交談中發(fā)問，在發(fā)問中交談。

（二）訪談實(shí)施過程中方法與技巧的運(yùn)用

1.營(yíng)造輕松地訪談氛圍

審計(jì)與被審計(jì)是一種對(duì)立關(guān)系，受訪者往往會(huì)因?yàn)楦鞣N原因不愿意向?qū)徲?jì)人員吐露真實(shí)想法，或是產(chǎn)生抵觸情緒。審計(jì)人員若能讓受訪者感受到禮貌和真誠(chéng)，與受訪者建立和睦的關(guān)系，則有助于減輕受訪者的思想壓力和抵觸情緒，使其放下防備。

一是，從非正式話題開始，逐步引入正題。以“閑聊”方式開啟訪談，如詢問受訪者的生活、家庭、興趣愛好等，這樣可以減少受訪者的疑惑、害怕和過度緊張的情緒，為切入正題做好準(zhǔn)備。

二是，營(yíng)造輕松、舒適地訪談氛圍。盡可能選擇在沒有壓力的環(huán)境下開展訪談，通過一些細(xì)節(jié)讓受訪者放松下來，如給受訪者倒一杯水、詢問受訪者是否吸煙等，讓受訪者放松心情，放下防備。

三是，與受訪者在情感上形成共鳴。與受訪者在情感上形成共鳴，不但能讓受訪者從內(nèi)心產(chǎn)生傾訴的意愿，還可以引導(dǎo)其分析更深層次的問題，從而獲得更好的訪談效果。

2.提問方法與技巧的運(yùn)用

一是，提問應(yīng)明確、具體。進(jìn)行訪談提問時(shí)應(yīng)盡可能的系統(tǒng)、具體，不可太過籠統(tǒng)、空泛。大部分管理缺陷源于細(xì)節(jié)，若訪談提問未具體到細(xì)節(jié)，受訪者泛泛而談，很多源于細(xì)節(jié)的問題將被掩蓋，從而影響審計(jì)人員作出合理、有效地分析和判斷。

二是，進(jìn)行訪談提問時(shí)應(yīng)盡量避免采用是或非的判斷性提問方式，而盡可能地采用“你怎么看…？”“你覺得呢？”

等引導(dǎo)性的提問方式。判斷性提問方式易使受訪者感覺被質(zhì)問，從而產(chǎn)生緊張或抵觸情緒，導(dǎo)致談話不流暢，進(jìn)而影響訪談效果。

三是， 提問時(shí)適當(dāng)加入已知答案問題。提出已知答案的問題可用于了解受訪者的專業(yè)知識(shí)及能力水平，考察受訪者是否誠(chéng)實(shí)，特殊情況下還能對(duì)受訪者產(chǎn)生一定的震懾作用。提出此類問提的同時(shí)還應(yīng)注意觀察受訪者在作答過程中附帶的表情、眼神或者細(xì)微的肢體動(dòng)作等，并借此對(duì)已知答案進(jìn)行進(jìn)一步地分析、論證。

四是，提問應(yīng)通俗易懂。審計(jì)人員在進(jìn)行訪談時(shí)應(yīng)根據(jù)受訪者的不同崗位、等級(jí)、文化背景等采用不同的提問方式。總體而言，提問應(yīng)盡可能使用通俗易懂的語(yǔ)言，避免因問題太過專業(yè)或生硬，使受訪者倍感壓力，或?qū)е吕斫庹`差，進(jìn)而影響訪談效果。

3.利用矛盾，化解沖突

一是，善于利用矛盾。任何組織不管內(nèi)部管理流程、制度多么順暢、健全，不同部門及其人員之間或多或少地存在各種各樣的矛盾。當(dāng)問題被暴露時(shí)，各部門會(huì)出于自身利益的保護(hù)，有意無意地忽略或隱瞞自身存在的問題，并將其歸咎于其他部門。審計(jì)人員可以利用這一點(diǎn)，從不同的部門和受訪者處收集線索，從而獲取更為全面、真實(shí)的訪談信息。

二是，化解矛盾和沖突。審計(jì)與被審計(jì)是對(duì)立而生的，即使審計(jì)人員客觀公正的提出恰當(dāng)?shù)膯栴}與建議，仍可能引起被審計(jì)人員（單位）的誤解，引發(fā)矛盾。因此，當(dāng)審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)將關(guān)注點(diǎn)放在事實(shí)的認(rèn)定上，暫且擱置雙方理解上的分歧，不做無謂的爭(zhēng)論，并以客觀公正的原則，站在組織的立場(chǎng)上去理解問題。即使雙方存在爭(zhēng)議，也應(yīng)以客觀事實(shí)及證據(jù)為依據(jù)，避免因矛盾和沖突導(dǎo)致雙方關(guān)系僵化，進(jìn)而影響審計(jì)項(xiàng)目順利推進(jìn)。

（三）訪談結(jié)束后的整理與歸納工作

訪談結(jié)束后的工作主要是對(duì)訪談過程中所獲得的信息進(jìn)行匯總、整理，并有效的甄別和分析，明確現(xiàn)狀、問題和具體表現(xiàn)，形成文字性成果——分析報(bào)告（或訪談底稿、調(diào)研報(bào)告等）。對(duì)訪談后信息的整理應(yīng)做到日清日結(jié)，及時(shí)對(duì)所獲取的各類信息進(jìn)行甄別，并輸出分析結(jié)果，這樣能更準(zhǔn)確地再現(xiàn)訪談時(shí)的情景及所涉及的問題，為后續(xù)精準(zhǔn)的分析和判斷打下基礎(chǔ)。

內(nèi)部審計(jì)訪談是一門綜合性的藝術(shù)，一味地態(tài)度嚴(yán)厲或斜風(fēng)細(xì)雨都很難達(dá)到預(yù)先設(shè)定的訪談目標(biāo)，只有綜合運(yùn)用政策、法律、智謀、情理等策略，形成一套科學(xué)、有效、辨證的訪談方法與技巧，才能獲取更為真實(shí)、全面的訪談信息，從而取得出奇制勝的審計(jì)效果。

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作者簡(jiǎn)介：

刁建欣，中車西安車輛有限公司審計(jì)部。