完善物業(yè)管理企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制體系的思考

摘 要：在我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的進(jìn)程中，房地產(chǎn)行業(yè)如雨后春筍般發(fā)展起來，因此，物業(yè)行業(yè)也隨之蓬勃發(fā)展。但是隨著時代的不斷進(jìn)步，為了適應(yīng)社會的需求以及企業(yè)自身的發(fā)展，需要不斷地進(jìn)行一系列的改革。在當(dāng)代的企業(yè)改革中，內(nèi)部控制改革一直是企業(yè)改革的一個重點項目，對促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部改革建設(shè)中具有重要意義。本文以完善物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)為主體內(nèi)容進(jìn)行分析，然后分析當(dāng)前社會中物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題，最后給出一些解決當(dāng)下問題的有效措施。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理；內(nèi)部控制；措施

引言

在經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)在不斷改革的時代背景下，物業(yè)管理企業(yè)想要更好地持續(xù)性發(fā)展，就需要順應(yīng)時代的發(fā)展，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制改革，加強內(nèi)部控制建設(shè)。在2008年6月28日，財政部和證監(jiān)會、銀監(jiān)會等相關(guān)部門發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，隨后又在2010年發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》，從這些文獻(xiàn)中不難看出，內(nèi)部控制建設(shè)對于現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展的重要性，因此，大多數(shù)企業(yè)也積極參與了內(nèi)部控制建設(shè)。但是，在內(nèi)部控制建設(shè)的過程中出現(xiàn)了一系列的問題，迫切地需要解決，這樣子才能促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

一、當(dāng)前物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題

首先：企業(yè)缺乏內(nèi)部控制建設(shè)的意識。物業(yè)企業(yè)在內(nèi)部管理方面，對于怎么樣科學(xué)化管理內(nèi)部具有一定的認(rèn)知，但是對于內(nèi)部控制管理這一新興的管理制度和手段的了解和認(rèn)知不一定到位，在很多地方還是比較欠缺的，比如：內(nèi)部控制改革的目標(biāo)、怎樣有效實施內(nèi)部控制改革、內(nèi)部控制建設(shè)需要注意的相關(guān)問題等。除此之外，由于內(nèi)部控制是一種新興的管理方式，需要在不斷的實踐過程中，逐步完善。因此，在實施的過程中，可能會存在與原有的管理制度或者管理方式相沖突，產(chǎn)生一些不必要問題。另外，企業(yè)內(nèi)部管理人員雖然逐步實施內(nèi)部控制管理，但是缺乏相關(guān)的意識，沒有為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展考慮，造成內(nèi)部控制管理只是虛有其名，沒有落實到具體的管理過程中。這就是典型的缺乏內(nèi)部控制意識。

其次：內(nèi)部控制建設(shè)相關(guān)的管理制度不夠完善。在進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)的過程中，會出現(xiàn)各種各樣的問題，迫切地需要解決，在這個時候，就需要相關(guān)的管理制度進(jìn)行有效的控制和指導(dǎo)。但是，由于相關(guān)的管理制度缺乏，使得出現(xiàn)的問題不能的及時的得到有效的解決，嚴(yán)重阻礙了內(nèi)部控制建設(shè)的進(jìn)程。雖然我國相關(guān)部門早已經(jīng)發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制管理規(guī)范》，但是由于還該文獻(xiàn)的不完整或者是約束指導(dǎo)性不夠，使得物業(yè)管理企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制改革的時候，不能夠在各方面都能夠做到有效地指導(dǎo)和約束的作用。因此，就需要企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行企業(yè)管理制度的完善，加強內(nèi)部控制管理。

最后：內(nèi)部控制建設(shè)風(fēng)險評估存在問題。在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，每個企業(yè)在發(fā)展的過程中都會存在各種風(fēng)險問題，比如：資金投入風(fēng)險、運營風(fēng)險等。這些風(fēng)險嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常發(fā)展，對于物業(yè)管理企業(yè)同樣也是如此。因此，完整的內(nèi)部控制體系就可以發(fā)揮有效的作用，讓企業(yè)在風(fēng)險來臨之前做好風(fēng)險評估，讓企業(yè)避免了不必要的風(fēng)險，降低企業(yè)的損失。由于一些企業(yè)缺乏完整的內(nèi)部控制體系，在風(fēng)險評估方面存在很大的問題，不能及時有效地作出風(fēng)險評估，讓企業(yè)承擔(dān)巨大的風(fēng)險，損失大量的資金，使得企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重受阻。

二、實施內(nèi)部控制建設(shè)的有效措施

（一）建立健全內(nèi)部控制管理相關(guān)的管理制度

在物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部建設(shè)管理的過程中，由于缺乏相關(guān)的管理制度或者管理制度不夠完善的原因，在出現(xiàn)問題的時候，沒有有效的管理制度進(jìn)行約束和指引，使得內(nèi)部建設(shè)問題得不到有效地解決，甚至進(jìn)一步惡化，阻礙整個內(nèi)部控制建設(shè)的進(jìn)程。與此同時，在內(nèi)部控制建設(shè)中出現(xiàn)重大問題和追究責(zé)任的時候，由于沒有明確題的制度和追究責(zé)任制度，企業(yè)內(nèi)部人員不能及時解決問題，或者企業(yè)內(nèi)部人員之間相互推卸責(zé)任，造成企業(yè)內(nèi)部人員不和諧，進(jìn)而造成工作不能正常開展，給內(nèi)部控制建造成嚴(yán)重的影響。在內(nèi)部管理的時候，建立健全上下級之間的管理制度，讓上下級員工之間及時交流溝通，確及時解決相關(guān)的問題，同時也保證企業(yè)內(nèi)部責(zé)任和職能劃分明確，保證內(nèi)部工作的有效進(jìn)行。除此之外，在企業(yè)內(nèi)部信息管理方面，也需要建立健全相關(guān)的管理制度，逐步完善單位內(nèi)部信息化管理，加強企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的信息交流，有效改善企業(yè)內(nèi)部因信息交流問題引發(fā)的問題的現(xiàn)狀，使得各個部門密切聯(lián)系，在解決問題的時候，保證有序性、科學(xué)性、及時性，促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展。

（二）提高物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部的控制意識。

隨著內(nèi)部控制管理制度不斷完善，對內(nèi)部控制建設(shè)具的引導(dǎo)作用也越來越全面，在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)出現(xiàn)問題的時候，提供明確的方向，有利于內(nèi)部控制建設(shè)的進(jìn)行。但是，僅僅是擁有完善的管理制度是不夠的，內(nèi)部人員的控制意識也是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)管理階層人員就要作為表率，起到帶頭的作用。因為領(lǐng)導(dǎo)和管理階層人員的意識關(guān)系到整個企業(yè)的發(fā)展方向，對企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)具有重大作用。首先要增強企業(yè)內(nèi)部管理階層人員的控制意識，可以讓管理階層起帶頭的作用，先開展小范圍的內(nèi)部控制意識的學(xué)習(xí)交流探討會，然后企業(yè)可以定期舉行內(nèi)部控制建設(shè)的學(xué)習(xí)交流會，讓管理階層人員和重要崗位的員工參與，共同探討內(nèi)部控制建設(shè)的看法。因為每個人的控制意識是不同的，對控制管理的認(rèn)知程度也是不一致的，通過學(xué)習(xí)交流這種方式，促進(jìn)管理階層之間相互交流意見和看法，提高管理階層的控制意識。除此之外，物業(yè)管理員工是內(nèi)部控制建設(shè)的主要參與者，在企業(yè)的運作和發(fā)展中起到了至關(guān)重要的作用。另外，企業(yè)也可以讓企業(yè)相關(guān)的部門進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)的宣傳，為企業(yè)內(nèi)部職員營造一個內(nèi)部控制的學(xué)習(xí)氛圍，對內(nèi)部控制的優(yōu)勢進(jìn)行宣傳，提高內(nèi)部職員的學(xué)習(xí)興趣，使得內(nèi)部職員理解和接受內(nèi)部控制理念。

（三）加強物業(yè)企業(yè)集團(tuán)各個方面的管理

任何一個集團(tuán)在運營的過程中，都會面臨各種各樣的風(fēng)險問題。因此，為了降低企業(yè)的損失，就需要集團(tuán)在項目管理、資金流動、現(xiàn)場質(zhì)量管理等方面進(jìn)行有效的管理，同時還早具備較高的管理意識。因為整個市場是在斷變化的，有許多的未知的因素，可能會導(dǎo)致企業(yè)面臨嚴(yán)重的資金問題。比如：物業(yè)管理的時候，由于項目是眾多，因此，在管理的過程中，會存在大量的問題，導(dǎo)致資金分散，再加上再物業(yè)繳費方面大多數(shù)采用現(xiàn)金支付，使得集團(tuán)在資金管理方面存在很大的困難，雖然現(xiàn)段網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了有效的利用，但是，物業(yè)企業(yè)集團(tuán)并沒有開發(fā)專門的繳費軟件，因此，在資金管理方面存在一定困難。因此，物業(yè)企業(yè)集團(tuán)可以開發(fā)相關(guān)的繳費軟件，減少現(xiàn)金的使用，促進(jìn)資金的有效管理，或者集團(tuán)內(nèi)部設(shè)立專門的財務(wù)管理部門，加強資金管理。比如：某女士在某小區(qū)花100萬購買一套房，由于相關(guān)手續(xù)還沒有辦理完成，該女士有事離開，后來該小區(qū)物業(yè)將房屋出租給其他人，該女士最后將該物業(yè)管理企業(yè)告上法庭。通過以上的例子，我們不難看出，企業(yè)管理者沒有處理好現(xiàn)場管理質(zhì)量，使得企業(yè)遭受重大的損失。加強現(xiàn)場質(zhì)量管理的力度，能夠有效解決這一問題，促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展。另外，針對項目分散的問題，可以根據(jù)項目的相似性，做出合理的分類，加以有效的規(guī)劃，把零散的項目集中化，讓管理程序更加簡潔，管理過程更加輕松。因此，物業(yè)管理企業(yè)集團(tuán)，需要進(jìn)一步增強集團(tuán)項目、資金問題、現(xiàn)場質(zhì)量管理的力度，讓企業(yè)在運營和發(fā)展的過程中避免重大風(fēng)險。

三、結(jié)束語

由于物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制改革的好壞，直接關(guān)系到小區(qū)居民的利益，同時還決定著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，對物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)行有效的改革和管理，可以有效保證居民利益，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。加強內(nèi)部控制改革建設(shè)，一方面，有利于改變當(dāng)前物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)部控制建設(shè)方面的問題：控制意識不足、內(nèi)部控制管理制度不完善、風(fēng)險評估能力不足等。另一方面，增強物業(yè)管理企業(yè)與客戶之間的信任度，使得客戶更加信任企業(yè)，愿意把一些事務(wù)交給企業(yè)去做，增加了企業(yè)的運營收入，也使得物業(yè)管理企業(yè)在日后的管理更加順利，促進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展。

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作者簡介：

劉媛，廣州市龍能城市運營管理股份有限公司。