信息化環(huán)境下高校內(nèi)部控制的優(yōu)化研究

摘 要：近年來，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術與計算機技術的飛速發(fā)展，我國高校財務工作形式發(fā)生了較大改變，傳統(tǒng)內(nèi)控理念已無法適應時代發(fā)展要求。本文首先介紹了高校內(nèi)部控制信息化的定義，然后圍繞信息化環(huán)境對內(nèi)控帶來的影響展開分析，最后結合此項工作中存在的主要問題提出優(yōu)化對策，旨在推動我國教育領域健康發(fā)展。

關鍵詞：信息化環(huán)境；高校；內(nèi)部控制

引言

如今，我國各大高校無論是在辦學規(guī)模上還是數(shù)量上都在持續(xù)增加，應時而生的辦學風險也日漸突出，加強內(nèi)控工作已變成高等教育領域中的重點研究課題。同時，伴隨現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，其在高校內(nèi)控體系中的利用率越來越高，不但能提高工作效率和質(zhì)量，而且還能減少不必要的損失，是一項重要舉措。

一、高校內(nèi)部控制信息化的概念

信息技術，具體是指應用現(xiàn)代通信和計算機等手段，對相關信息進行收集、處理、儲存和配置的有關技術。而信息系統(tǒng)則是由運作規(guī)則和信息技術設施聯(lián)合構成的結構整體，為相關人員做決策時供應所需信息。其依靠下列幾大特征為內(nèi)控搭建出了技術平臺：

第一，此系統(tǒng)計算速度較快，能在極短時間內(nèi)完成各種運算，確保內(nèi)控時效性。

第二，運算精度高，能根據(jù)設置的精度完成所有運算，保證信息的準確性。

第三，具有良好的記憶力，能儲存大量信息與程序，保障內(nèi)控的連續(xù)性。

第四，利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸，能完成遠程信息的即時傳達，有助于管理人員和決策人員快速搜集海量數(shù)據(jù)。

對于管理信息系統(tǒng)而言，其最顯著的特征就是能利用互聯(lián)網(wǎng)與計算機把業(yè)務活動中出現(xiàn)的大量信息搜集與儲存起來，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)設置的條件，篩選與整合信息，并將其提供給管理和業(yè)務部門，從而真正實現(xiàn)資源共享。高校內(nèi)控信息化，實際就是運用現(xiàn)代信息技術來輔助學校開展科研、管理以及教學等核心經(jīng)濟業(yè)務，不斷提高自身綜合實力。

二、信息化環(huán)境對我國高校內(nèi)部控制帶來的影響

目前，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術與計算機技術的不斷發(fā)展，涌現(xiàn)出大量高科技手段，被廣泛運用在高校管理的各個環(huán)節(jié)中。多媒體網(wǎng)絡的盛行，為教師和學生建設了科研、教學以及綜合信息服務的專門平臺，同時也為財務工作提供了諸多便利。只依靠一個智能手機，就能辦理好學生的咨詢、選課以及繳費等各種業(yè)務；通過一臺計算機，便能幫助會計從業(yè)人員完成電子支付核算、會計信息整理等工作。新環(huán)境下不但對財務管理提出了較高要求，同時為內(nèi)部控制帶來了全新的發(fā)展契機。

（一）對內(nèi)部牽制提出了較高要求

未形成信息化環(huán)境前，高校財務管理應用的是人工記賬、算賬的會計核算形式。伴隨財務信息化的全面推進，此種方式出現(xiàn)了較大改變。若財務信息系統(tǒng)未有效管理應用人員的權限，將不能保證職務分離，更無法實現(xiàn)一個部門或者一名人員便能完成全部業(yè)務活動。內(nèi)部控制牽制的削弱，勢必會誘發(fā)徇私舞弊問題。在此狀況下，必須要優(yōu)化內(nèi)部控制，以此提高物資的利用率和安全性，確保反饋經(jīng)濟活動的精準性與穩(wěn)定性。

（二）帶來全新挑戰(zhàn)和壓力

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展和其在財務工作中的有效運用，財務軟件的重要性愈來愈突出，其不但能處理異地項目，還能辦理網(wǎng)上報稅、采購、營銷、催賬、付款等互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務。和其息息相關的內(nèi)控一定要跟隨功能的豐富性應時而生，由此出現(xiàn)了大量新問題。

（三）信息系統(tǒng)存在漏洞增加財務控制風險

信息化環(huán)境雖然為高校財務工作帶來了諸多便利，但也伴隨著一些人工操作失誤、系統(tǒng)故障、不良人員攻擊等風險，導致財務信息系統(tǒng)失靈、癱瘓，甚至停止運作。另外，鑒于計算機犯罪非常隱秘，無法及時發(fā)現(xiàn)漏洞，嚴重威脅財務信息安全。

三、高校內(nèi)部控制中存在的主要問題和原因

（一）內(nèi)容體系不健全致使內(nèi)控制度缺少可行性與完整性

各大高校實施的內(nèi)部控制制度，通常是從報表審計與會計核算角度出發(fā)，根據(jù)我國下發(fā)的相關法律規(guī)程編制的。內(nèi)部控制的問題通常體現(xiàn)在以下幾方面：一是內(nèi)容方面，內(nèi)控覆蓋的范圍不夠廣闊，存在較多限制因素，缺少健全性，進而難以實現(xiàn)整體控制目標。二是設計方面，大部分學校的內(nèi)控制度側重點不夠突出，組織的經(jīng)營活動在流程上缺少完善的內(nèi)控制度，易于出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象。三是操作方面，未細化內(nèi)控制度內(nèi)容，也沒有制定統(tǒng)一標準，缺少可操作性。

（二）關注度較低致使內(nèi)控工作落實不到位

現(xiàn)實中，只重視制作過程，忽略執(zhí)行過程的現(xiàn)象比比皆是。主要體現(xiàn)在以下幾方面：執(zhí)行人員不具備勝任此項工作的能力與素養(yǎng)；制度的落實效率較低；內(nèi)部控制只做表面功夫等。而引發(fā)這些問題的主要原因，在于有關部門與人員未意識到內(nèi)部控制的必要性，因此無法將具體工作落實到位。

（三）風險認識不足導致內(nèi)控缺少風險預警及管理機制

有些學校風險認識較差，致使其缺少高效的風險預警與管理機制，這是長時間行政化監(jiān)管對其帶來的巨大影響?，F(xiàn)階段高校財務風險多產(chǎn)生于基建與教學設備采購等多個方面。如基建項目風險預防與控制的效果較差；融資活動不合標準，設備采購封面不在乎投入成本的多少，無法準確的確定采購成本，從而引發(fā)各種各樣的財務風險。

（四）復合型人才的稀缺讓內(nèi)控無法發(fā)揮有效性

新形勢下，財務內(nèi)控工作對人才提出了較高要求，其不但要擁有精湛的業(yè)務技能，而且還要擁有豐富的計算機知識，能熟練操作互聯(lián)網(wǎng)應用技術，即復合型人才?，F(xiàn)階段，能滿足此要求的復合型人才只占少數(shù)。人才的缺失直接影響著會計信息化建設的深入發(fā)展，致使內(nèi)部控制的作用和優(yōu)勢無法充分發(fā)揮。

（五）針對性評價與監(jiān)督機制的缺失致使內(nèi)控效率降低

財務審計和稽核雖然是各大高校內(nèi)部監(jiān)督的主要途徑，但其卻沒有被相關人員予以高度關注。有的高校設置了稽查崗位，卻沒有制定與落實稽查制度，無法展現(xiàn)出其會計控制制度的作用，從而降低會計信息的有效性。還有一些高校到現(xiàn)在都沒有設立單獨的稽查崗位。

內(nèi)控評價機制決定著內(nèi)部控制能否落實到位。一直以來，學校內(nèi)控都缺少合理的、完善的評價標準，對學校管理水平和制度建設造成較大影響。

四、信息化環(huán)境下高校內(nèi)部控制優(yōu)化對策

（一）完善內(nèi)部環(huán)境

如今，我國大部分高校的組織結構都是決策從上到下的結構，缺少合理的權限約束機制。為避免個人權限過大的情況出現(xiàn)，結合SWOT剖析中的定位戰(zhàn)略考慮，可從以下幾方面著手：

第一，在學校管理層里設置內(nèi)控監(jiān)管委員會、風險監(jiān)管委員會，把其界定成一種專門的監(jiān)管機構。其中前者主要負責院長工作，及時為其提供內(nèi)部控制管理報告與決策。而且此機構中要安排一些了解行政業(yè)務和院校學術的員工。后者則重點負責學校中所有內(nèi)控管理制度的起草、確立、變更與廢除工作，并提出合理化建議，落實到內(nèi)控管理的平常工作，監(jiān)督和引導其他部門與院系內(nèi)控工作的執(zhí)行狀況。

第二，由于高校信息中心存在綜合型人才稀缺、工作人員數(shù)量有限等問題，結合WO戰(zhàn)略，可選用項目外包手段，交給專業(yè)水平較高的項目企業(yè)負責系統(tǒng)研發(fā)、信息搜集等工作，由信息中心負責隨時監(jiān)控信息系統(tǒng)實際運作情況，做到第一時間發(fā)現(xiàn)問題并處理問題，提高系統(tǒng)安全性與可靠性。另外，相關業(yè)務人員要主動加入到內(nèi)部控制系統(tǒng)搭建過程中。諳熟學校教學科研、行政事務的教職工擅長用前瞻性目光審視信息系統(tǒng)應用的效果，為未來內(nèi)部控制全面落實奠定良好基礎。

第三，監(jiān)督層面上，高校要在內(nèi)控體系中建設信息反饋板塊，用其來填補組織結構中權利監(jiān)督的不足。同時利用內(nèi)部控制中的應用系統(tǒng)與信息反饋體系來收集信息，根據(jù)形成的評價報告來逐漸改善內(nèi)控制度中的弊端，進而讓高校組織的內(nèi)控活動有序進行，最終取得理想效果。

（二）設計內(nèi)控系統(tǒng)架構

各大高?？山Y合自身實際情況和根本需求，在充分考慮信息化建設的已有條件基礎上，設計出科學合理的內(nèi)控系統(tǒng)架構。下面將以135框架為例：

具體是指1個信息門戶，3個平臺，5個業(yè)務信息系統(tǒng)。其中前者是用網(wǎng)絡為校內(nèi)網(wǎng)使用者建設1個進入內(nèi)控系統(tǒng)的門戶，不僅用其下載與傳輸信息，還能以口令的方式登錄頁面，完成業(yè)務操作。要想有效解決權利監(jiān)督失衡問題，可運用現(xiàn)代信息技術讓廣大監(jiān)督人員實時獲取有關信息。信息門戶功能主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是設置待處理事項的提示功能；二是能通過關鍵詞、欄目搜索高校下發(fā)的通告、最新資訊等方面內(nèi)容；三是搭建和內(nèi)部控制監(jiān)管平臺、應用系統(tǒng)的訪問接口。需要注意的是，首個和最后一個功能只對校園網(wǎng)使用者開放。

對于3個平臺而言，只要是被列進內(nèi)控評價范疇中的部門都適用，還有一些平臺，如數(shù)據(jù)共享、內(nèi)控監(jiān)管與基礎平臺等。其中數(shù)據(jù)共享平臺具有監(jiān)管公共數(shù)據(jù)信息的功能，用來搜集學校內(nèi)控需要的財務、協(xié)議、項目、資本等有關數(shù)據(jù)，結合SO定位戰(zhàn)略，把規(guī)范的業(yè)務程序、權限數(shù)額以及規(guī)程制度等置于此平臺內(nèi)，每項業(yè)務都在這一平臺上完成規(guī)則收集、數(shù)據(jù)分類儲存和共享。監(jiān)督權利的使用，能推動從業(yè)人員按照正確流程操作，確保內(nèi)控工作全方位落實，進而提升內(nèi)控工作質(zhì)量。內(nèi)控監(jiān)管平臺的功能則主要表現(xiàn)在生成風險預警、整合內(nèi)部控制信息、反映內(nèi)部控制評價等方面上，是一種為實現(xiàn)內(nèi)控管理目標建設的集中化監(jiān)管系統(tǒng)。

最后的5大業(yè)務信息系統(tǒng)，具體是指依靠現(xiàn)代信息技術，基于3個平臺之上研發(fā)的核心業(yè)務信息系統(tǒng)，不同業(yè)務系統(tǒng)訪問端口由信息門戶界面與互聯(lián)網(wǎng)組成。通過這種方式，系統(tǒng)內(nèi)部能夠形成有效的交互，確保各個部門信息互通有無，在很大程度上提高了工作有效性。

（三）創(chuàng)建完善的風險預警與管理機制

近年來，伴隨我國教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校資金的獲取渠道逐漸增多。貸款的出現(xiàn)改變了過去只依賴學費征收與國家財政撥款的狀況。相應的貸款風險變成諸多學校的重點風險，必須要積極建設出完善的財務風險預警機制，合理控制貸款數(shù)量和規(guī)模。針對高校來講，要想充分發(fā)揮風險管理控制的作用，必須要加強風險投資、鑒別、評估、報告、預警等手段的應用，相關領導人員也要增強風險認識，處理好出現(xiàn)的所有風險點，從而確保各項工作有序進行。

另外，還要不斷提高會計從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)，迅速適應信息化環(huán)境。內(nèi)控制度雖包括了高校工作中的方方面面，卻并非是萬能的，人在此過程中發(fā)揮著主體作用。執(zhí)行者的綜合素養(yǎng)直接影響著內(nèi)部控制的效果，而且會計知識更新速度較快，高校要持續(xù)開展培訓和再教育工作。身為一名合格的會計工作者，必須要積極學習信息系統(tǒng)的安全知識，逐漸增強安全認識，提高業(yè)務水平。而且要定期更改所用的口令，確保信息安全。如今，高校管理工作中應用的高科技設施數(shù)量與日劇增。其通常擁有大量可移動資產(chǎn)，比如教學用具和樂器等等，此種資產(chǎn)的防盜問題日漸突出，若能為其安裝射頻識別卡，資產(chǎn)的情況與所在位置均能現(xiàn)實在監(jiān)控器中，從而確保其安全。還可在高一些危險設施上布置傳感器網(wǎng)絡，利用物聯(lián)網(wǎng)實時監(jiān)控設施有關參數(shù)，保證應用設施的安全情況都呈現(xiàn)在信息系統(tǒng)中，為保障校園安全創(chuàng)造有利條件，減少外部環(huán)境對校內(nèi)安全的影響，為高校管理工作的順利開展奠定堅實的基礎，從而為師生生活和學習創(chuàng)造美好的環(huán)境。

（四）領導帶頭，提升對內(nèi)控制度的關注度

信息化環(huán)境下，高校要根據(jù)我國有關部門下發(fā)的內(nèi)控規(guī)范，在充分考慮本身狀況的基礎上，制定出符合本校特征與發(fā)展規(guī)律的內(nèi)部控制制度，把責任落實到具體人頭上，確保舉辦的經(jīng)濟活動能順利開展，不斷提高其合理性和科學性，達成內(nèi)控終極目標。在建立制度的過程中，必須要重視此制度貫徹落實中的成本投入和回報效益能否和高校實際狀況相符，有針對性的確定不同環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度。

實行內(nèi)控的決策主體是學校的領導人員，把領導干部的任用、罷免，獎罰制度和學校的經(jīng)濟責任制緊密聯(lián)系在一起，提高領導的風險意識，對學校三重一大的事項實行集體聯(lián)簽制，將財務風險降低到可控風險之內(nèi)，這樣才能保證財務風險被有效控制。財務主管人員要定期到各個部門展開調(diào)查工作，實時掌握其內(nèi)部控制因素的轉變情況，清楚不同環(huán)節(jié)中存在的風險走勢。在相關會議中測評這些風險，經(jīng)過全面探討研究出規(guī)避風險的合理方案，建立規(guī)范化的部門內(nèi)控流程。

與此同時，其還要拓寬溝通途徑，實時結合反饋信息，協(xié)調(diào)控制內(nèi)控與程序。當然，內(nèi)控工作還需得到基層職工的支持，身為主要執(zhí)行人員，其在領導的引導下，必須要意識到內(nèi)部控制所面臨的新局勢。只有在此基礎上，才能深刻理解決策人員制定的規(guī)則與方案，順利實現(xiàn)管理目標。

豐富的校園文化，能吸引大量先進人才入駐，從而提高學校綜合實力。為了規(guī)避教師團隊出現(xiàn)的學術不端的情況，校方必須要把以往的學術研究轉變成較高的學術價值，全面提高質(zhì)量，同時實施學術質(zhì)量測評管理制度。要定期開展師風師德培訓工作，確保教師不被名利所誘惑，全身心投入到學術研究中，端正治學態(tài)度，把學風變成考核教師的主要內(nèi)容。還要在課程系統(tǒng)中增加學術道德素養(yǎng)的培養(yǎng)，讓其存在于學校教學管理中的各個環(huán)節(jié)之中，提高內(nèi)部控制的可測性，形成一種長期的管理機制。

（五）創(chuàng)建滿足信息化環(huán)境需求的內(nèi)控評價指標系統(tǒng)

各大高校在確定評價指標時，不但要綜合內(nèi)控目標考慮，還要考慮本身的實際發(fā)展情況，這樣才能建設出合理、完善的財務內(nèi)控評價系統(tǒng)。在此過程中，必須要遵循以下準則：

首先，目標導向。要在全面了解內(nèi)控目標的基礎上，對其展開細分處理，為分解后的小目標制定出和其相匹配的評價指標。

其次，合理客觀。要以有關理論為核心，體現(xiàn)出學校財務內(nèi)控特點，用客觀反映現(xiàn)實，避免主觀斷想。

最后，具有可行性。制定的目標容易實現(xiàn)，有利于評價內(nèi)部控制結果。

此外，還要加強人力資源管理工作。其不但能有效調(diào)動員工主觀能動性，而且還能降低內(nèi)部控制管理成本投入。鑒于此，學校必須要及時轉變理念，建設以人為本重要思想，認識到人力資源的必要性，制定并實施完善的內(nèi)控管理對策?？稍谛?nèi)實行聘任管理制度，堅持按需設崗，面向社會各界廣招人才，擇優(yōu)錄取，建設可上可下、可出可進的用人機制。伴隨法規(guī)建設的層層落實與依法治校觀念的不斷推進，對會計從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高要求，其必須要積極學習先進的財務知識，掌握豐富的業(yè)務技巧，以此順應技術與業(yè)務帶來的兩大挑戰(zhàn)。

五、結論

綜上所述，我國已正式進入信息化時代，高校財務工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和契機，相關人員必須要積極使用現(xiàn)代信息技術，確保財務管理工作落實到位。全面剖析內(nèi)部控制中存在的各種問題，研究出行之有效的解決對策。具體可從完善內(nèi)部環(huán)境、設計內(nèi)控系統(tǒng)架構、制定完善的風險預警與管理機制、創(chuàng)建滿足信息化環(huán)境需求的內(nèi)控評價指標系統(tǒng)等方面入手，推動高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：

陳珺，上海外國語大學。