政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)控管理優(yōu)化研究

摘 要：政府采購是當(dāng)前采購商業(yè)行為的一種具體表現(xiàn)形式，以國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織為主體，遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展客觀規(guī)律的基礎(chǔ)之上，購買商品或者勞務(wù)的行為活動(dòng)。本文以政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀分析為主要出發(fā)點(diǎn)，剖析政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部存在的一系列問題，重點(diǎn)探討優(yōu)化與提高代理企業(yè)內(nèi)部控制水平的措施，旨在為相關(guān)人員提供一定的借鑒與啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：政府采購；代理機(jī)構(gòu)；內(nèi)控管理

一、政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀

（一）代理企業(yè)數(shù)量在不斷增加

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)數(shù)量呈現(xiàn)逐年增加趨勢(shì)。根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局所提供的數(shù)據(jù)資料顯示，截止到2017年12月31日，我國政府采購代理機(jī)構(gòu)超過7000家，較2016年同期增加12.36個(gè)百分點(diǎn)，并且在未來的很長一段時(shí)間內(nèi)，政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)的數(shù)量還會(huì)不斷增加，這也是當(dāng)前該行業(yè)發(fā)展的顯著特征。

（二）代理業(yè)務(wù)越發(fā)細(xì)化

現(xiàn)階段，政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)所代理的業(yè)務(wù)越發(fā)精細(xì)化，由最初的單一業(yè)務(wù)逐步朝著多類別業(yè)務(wù)體系方向發(fā)展，具有專業(yè)化、類別化的鮮明特征。同時(shí)，隨著政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)業(yè)務(wù)類別程度的精細(xì)化發(fā)展，其中所代理的業(yè)務(wù)數(shù)量也有所增加，政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)根據(jù)不同類型的業(yè)務(wù)設(shè)置了相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、操作流程，無形之中為政府采購代理行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)。

（三）代理過程更加透明、專業(yè)與科學(xué)

政府采購代理行業(yè)的發(fā)展與我國社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)水平提升存在必然聯(lián)系，在社會(huì)分工日漸精細(xì)化的今天，政府采購代理行業(yè)也將會(huì)逐漸朝著透明、專業(yè)與科學(xué)的方向發(fā)展，主要表現(xiàn)為代理過程這一環(huán)節(jié)之中。此外，在法治建設(shè)的今天，作為政府公共舉措的政府采購行為，日益受到全社會(huì)的廣泛關(guān)注，于是，對(duì)代理行業(yè)在透明化、科學(xué)化和專業(yè)化方面的要求程度較以往更是有所提高，即業(yè)務(wù)、服務(wù)和流程均要符合專業(yè)化要求，招標(biāo)過程要做到公開透明、公正客觀，接受全社會(huì)的監(jiān)督。

（四）代理企業(yè)管理與內(nèi)部控制越來越現(xiàn)代化、專業(yè)化

在現(xiàn)代化的時(shí)代背景之下，政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)的管理與內(nèi)部控制越來越專業(yè)化與現(xiàn)代化，代理企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制給予高度關(guān)注，并將其納入到自身經(jīng)營管理的戰(zhàn)略體系之中，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化控制，形成風(fēng)險(xiǎn)管理理念，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)評(píng)估，并生成可行性和科學(xué)性并存的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案。

二、政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部問題

（一）審查制度不完善

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部存在審查制度不完善的問題，難以積極應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，特別是在潛在風(fēng)險(xiǎn)存在時(shí)更是無法起到積極正面的防范作用。現(xiàn)階段，絕大多數(shù)代理企業(yè)在內(nèi)控管理過程中所設(shè)置的控制制度主要涉及文件編制、流程規(guī)范、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、崗位責(zé)任、檔案管理等方面，雖然設(shè)置了審查制度，但是卻存在人員身兼數(shù)職的情況，尚未形成獨(dú)立的審查部門，難以有效防范代理企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）印章與資料管理制度缺失

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部存在印章與資料管理制度缺失的問題，極易導(dǎo)致重要材料遺失情況的出現(xiàn)。通常來說，代理企業(yè)的各項(xiàng)資料由所屬部門保管，如果有需要各個(gè)部門則相互借閱查看，因缺乏完善的資料管理制度，使得重要資料在傳閱過程中極易出現(xiàn)遺失情況，不利于代理企業(yè)內(nèi)控管理效率的提升。

（三）檔案管理手續(xù)和制度不健全

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部存在檔案管理手續(xù)和制度不健全的問題，在增加代理企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，還會(huì)導(dǎo)致代理企業(yè)機(jī)密信息泄露現(xiàn)象的出現(xiàn)，對(duì)代理企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展極為不利。當(dāng)前，一部分代理企業(yè)的檔案管理制度設(shè)置過于簡(jiǎn)單，并沒有配備專門的檔案管理專業(yè)人員，也尚未成立獨(dú)立的檔案管理部門，增加關(guān)鍵機(jī)密信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（四）缺少資金管理制度

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部存在缺少資金管理制度問題，難以充分保證代理企業(yè)的各項(xiàng)資金落實(shí)到位。即便某些代理機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)置了資金盤點(diǎn)制度，但是因缺乏對(duì)其的進(jìn)一步修訂與完善，使得代理企業(yè)資金管理制度的流程過于簡(jiǎn)單，內(nèi)部控制效果不明顯。對(duì)于定期更換的不使用資產(chǎn)，代理企業(yè)尚未為其制定有針對(duì)性的管理辦法，通常的處理方式則是定點(diǎn)存放，無形之中增加了代理企業(yè)“徇私舞弊”的可能。

（五）客戶信息處理手段不嚴(yán)謹(jǐn)

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部存在客戶信息處理手段不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，尚未根據(jù)客戶的實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)的信息檔案，極易導(dǎo)致客戶流失情況的出現(xiàn)。一方面，代理企業(yè)所使用的信息管理軟件通常以基本的辦公室軟件為主，各部門之間的信息交流存在“孤島”現(xiàn)象，也尚未制定與客戶信息有關(guān)的備份制度。另一方面，在代理企業(yè)業(yè)務(wù)開展過程中，缺乏對(duì)客戶的信息管理，增加客戶信息遺失的風(fēng)險(xiǎn)，也使得客戶檔案管理出現(xiàn)混亂局面。

三、優(yōu)化與提高代理企業(yè)內(nèi)控水平措施

（一）優(yōu)化并梳理業(yè)務(wù)流程

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)要優(yōu)化并梳理代理業(yè)務(wù)流程，將此看做是提高自身企業(yè)內(nèi)部控制水平的重要方式，促使代理企業(yè)的業(yè)務(wù)管理朝著規(guī)范科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)有序的方向發(fā)展。代理企業(yè)所代理的業(yè)務(wù)主要圍繞兩個(gè)方面，即商品和服務(wù)，因此，代理企業(yè)要在這兩大種類的基礎(chǔ)之上對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，全面了解企業(yè)的代理業(yè)務(wù)數(shù)量及類別，為代理企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化打下基礎(chǔ)。

（二）健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)要建立健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，對(duì)于代理業(yè)務(wù)中可能會(huì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)評(píng)估，并生成可行性和針對(duì)性并存的風(fēng)向應(yīng)對(duì)方案，從而將代理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范疇內(nèi)。一方面，代理企業(yè)要明確自身的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)，主要包括四大方面，分別是經(jīng)濟(jì)政策風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)、重大事件風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此，代理企業(yè)所設(shè)置的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制要立足于這四種風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)之上，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。另一方面，企業(yè)可以運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)坐標(biāo)法、敏感性分析法、情景分析法、壓力測(cè)試法、蒙特卡洛方法等對(duì)其自身的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)給予評(píng)估，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案的制定提供必要依據(jù)。

（三）完善業(yè)務(wù)流程管理與控制機(jī)制

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)要完善業(yè)務(wù)流程管理與控制機(jī)制，在加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程管理的同時(shí)，不斷提高代理企業(yè)的內(nèi)控水平。代理企業(yè)管理者要強(qiáng)化流程管理意識(shí)，形成以流程管理為主的管理理念，從思想意識(shí)上深刻認(rèn)識(shí)到流程管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理水平提升的重要作用，并將流程管理的思想和精神傳遞給企業(yè)內(nèi)部的每一位員工。在此基礎(chǔ)上，代理企業(yè)管理者要要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，成立專門的業(yè)務(wù)控制部門，設(shè)置相應(yīng)的規(guī)章制度，確保業(yè)務(wù)控制工作朝著制度化、規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。

（四）搭建廣泛的交流和信息處理平臺(tái)

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)要搭建廣泛的交流和信息處理平臺(tái)，加強(qiáng)代理企業(yè)與政府之間、代理企業(yè)內(nèi)部之間的溝通交流，根據(jù)客戶實(shí)際情況的不同設(shè)置相應(yīng)的檔案，以便保證代理企業(yè)所得到的信息準(zhǔn)確客觀。對(duì)此，代理企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況建立與自身實(shí)際需求相承接的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在購入引進(jìn)的基礎(chǔ)上，由專門的科研人員予以資助研發(fā)，并將此看做是代理企業(yè)內(nèi)部信息溝通交流的主要途徑。此外，代理企業(yè)在注重內(nèi)部信息交流的同時(shí)，還需要加強(qiáng)與客戶的信息交流，由專門的工作人員對(duì)客戶的信息進(jìn)行搜集整理，建立以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為主的信息交流平臺(tái)，以此作為提高代理企業(yè)內(nèi)控管理水平的驅(qū)動(dòng)力。

（五）加強(qiáng)企業(yè)評(píng)審與內(nèi)部控制

政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)評(píng)審與內(nèi)部控制，充分發(fā)揮評(píng)審與監(jiān)督的功能效用，切實(shí)有效的提高代理企業(yè)內(nèi)控管理水平。一方面，在評(píng)審層面要秉持公正客觀的原則，確保評(píng)審主體及評(píng)審內(nèi)容具有多元化特征，所涉及的方面應(yīng)該包括過程、效果、人員等多個(gè)層次，從而進(jìn)一步強(qiáng)化評(píng)審的評(píng)估作用。另一方面，在監(jiān)督層面要從的過程、效果和內(nèi)部控制三個(gè)環(huán)節(jié)入手，并將此作為代理企業(yè)監(jiān)督的重要內(nèi)容，為代理企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)控的現(xiàn)狀較以往有所改善，企業(yè)數(shù)量有所增加，業(yè)務(wù)、過程及管理內(nèi)控逐步朝著專業(yè)化、規(guī)范化、精細(xì)化的方向發(fā)展。但是，我們?cè)诳吹秸少彺頇C(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)控發(fā)展成果的同時(shí)，也需要看到其中潛在的具體問題，如審查制度不完善、印章與資料管理制度缺失、檔案管理手續(xù)制度不健全、缺少資金管理制度、客戶信息處理手段不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，針?duì)其存在的問題，本文認(rèn)為需要從優(yōu)化并梳理業(yè)務(wù)流程、健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制、完善業(yè)務(wù)流程管理與控制機(jī)制、搭建廣泛的交流和信息處理平臺(tái)、加強(qiáng)企業(yè)評(píng)審與內(nèi)部控制幾方面入手，不斷優(yōu)化與提高代理企業(yè)內(nèi)部控制水平，降低政府采購代理機(jī)構(gòu)企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1].加強(qiáng)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)防范化解運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)提高財(cái)政管理水平[J].財(cái)政監(jiān)督，2017，（24）：20-23.

作者簡(jiǎn)介：張靜，中鋼招標(biāo)有限責(zé)任公司。