論降低高校圖書館的運營成本

王 燕

(山西財經(jīng)大學(xué)應(yīng)用數(shù)學(xué)學(xué)院,山西太原030006)

一、高校圖書館的成本投入

(一)有形成本的投入

高校圖書館的有形成本主要有:(1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),包括傳統(tǒng)的圖書館建筑設(shè)備和計算機(jī)設(shè)備以及通信網(wǎng)絡(luò)等,如購買計算機(jī)及配件、信息交換機(jī)、存貯設(shè)備等硬件設(shè)備。(2)技術(shù)支持的投入,包括傳統(tǒng)圖書館技術(shù)及信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等,如運行所需的系統(tǒng)軟件的購置和開發(fā)費用,以及設(shè)備運行的維護(hù)、更新升級等費用。(3)信息資源的投入,由紙質(zhì)文獻(xiàn)與數(shù)字文獻(xiàn)共同構(gòu)成,包括館藏的紙質(zhì)文獻(xiàn)的收集整序、數(shù)字文獻(xiàn)的加工定制,如購買電子圖書、電子期刊,另外還有數(shù)據(jù)庫的使用費等,其中由于信息資源的特性還涉及到相關(guān)知識的產(chǎn)權(quán)使用費用等。(4)人力資源建設(shè),復(fù)合圖書館需要同時具有提供傳統(tǒng)與數(shù)字化服務(wù)能力,而且能夠適應(yīng)復(fù)合圖書館發(fā)展需要的復(fù)合型館員,要求同時具備專業(yè)基礎(chǔ)和多學(xué)科知識,如對信息資源的收集、加工、整序、傳遞和服務(wù)等方面的網(wǎng)絡(luò)知識和技能。

(二)無形成本的投入

高校圖書館的無形成本主要是指圖書館為信息交流及其生成的負(fù)面影響所承擔(dān)的費用和損失。圖書館的無形成本也正是信息服務(wù)過程中必須承擔(dān)的風(fēng)險和負(fù)面影響,包括對用戶的信譽度、時間成本管理等。

在加強圖書館信息資源準(zhǔn)確度的同時,我們也應(yīng)看到隨著生活節(jié)奏的加快,人們對時間價值越來越重視,如何有效降低時間成本,使用戶在盡可能短的時間內(nèi)獲得所需要的盡可能多的信息資源,成為衡量圖書館服務(wù)效率的重要指標(biāo)。所以,時間成本管理無疑是降低無形成本消耗的有效辦法。

二、高校圖書館降低成本提高效用的策略

高校復(fù)合圖書館相對于傳統(tǒng)圖書館,其館藏信息資源結(jié)構(gòu)更豐富,形式也更多樣,包括紙質(zhì)文獻(xiàn)、多媒體、本地存儲和異地存儲的數(shù)字信息等。如何將這些資源和服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來,使之形成一個整體而不是簡單的疊加,就要求圖書館在信息資源的管理中從多方面考慮,進(jìn)行有效的成本控制,提高成本的效用。

(一)采購成本的控制

一是要處理好各類信息資源的采集范圍和比例關(guān)系,需要與本校的各學(xué)科發(fā)展相輔相成,以學(xué)校對信息資源的需求和高校圖書館可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo),優(yōu)化組合,合理配置信息源。二是要在充分考慮讀者需求的條件下,優(yōu)先考慮高校圖書館特色館藏的數(shù)字化,如我校晉商文化研究課題的數(shù)字化等,建立健全具有本館特色的數(shù)據(jù)庫。高校圖書館可以利用能開展深層次咨詢服務(wù)工作的學(xué)科館員,根據(jù)本校的特色學(xué)科、重點專業(yè)和資源特點,開展專題型特色全文數(shù)據(jù)庫群的建設(shè)。三是對于大型數(shù)據(jù)庫,應(yīng)多采取聯(lián)合采購,并大力發(fā)展信息資源共建共享,凝聚更多的機(jī)構(gòu)單位參加建設(shè),吸引更多的用戶參與,也是有效降低信息資源采購成本的辦法。四是對于圖書、音像資源,應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)查。在目前圖書市場激烈競爭的大環(huán)境下,可以貨比三家,拓寬進(jìn)貨渠道,以低折扣購進(jìn)。同時,在書店送新書到館之前,可以讓其對圖書的編目進(jìn)行簡單加工,以減少圖書館的后期投入。

(二)技術(shù)創(chuàng)新與合作開發(fā)

面對復(fù)雜的圖書信息服務(wù)要求,技術(shù)創(chuàng)新能有效降低信息資源的建設(shè)和服務(wù)成本,使得有限的經(jīng)費可以投入到更多更好的資源與服務(wù)中去。在特色數(shù)據(jù)庫等資源的開發(fā)和利用上,高校圖書館具有社會上商業(yè)公司難以比擬和超越的競爭優(yōu)勢,它們不會把資金運作在建設(shè)周期長、見效慢、社會效益好的投資上,這是商業(yè)公司的贏利本質(zhì)決定的。但是高校圖書館則不同,其自建的這些全文數(shù)據(jù)庫具有特色性、專題性、高質(zhì)量性和用戶針對性。高校圖書館若能打破思維和體制壁壘,理順機(jī)制,加強與IT界公司機(jī)構(gòu)合作,充分利用本身館藏資源的優(yōu)勢,結(jié)合IT公司的技術(shù)實力,加快現(xiàn)有技術(shù)和資源的利用,實現(xiàn)雙贏。通過不斷的技術(shù)創(chuàng)新,吸引更多的用戶群體,形成規(guī)模效應(yīng)與良好的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益,吸引更多的機(jī)構(gòu)和人員共同參與建設(shè),有效地推動高校圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

(三)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在復(fù)合圖書館資源建設(shè)中,信息資源的組織也是一個十分重要的問題。為避免影響為用戶提供資料的準(zhǔn)確性,必須對多類型多載體的資源制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),由統(tǒng)一的格式進(jìn)行組織和存貯。無論是紙質(zhì)文獻(xiàn)還是電子書籍都應(yīng)盡可能做詳盡準(zhǔn)確的描述,使用戶面對信息資源的多項選擇時,能更直觀、更深入地了解,以節(jié)約用戶判斷選擇的時間,增加圖書館信息資源的利用。

(四)服務(wù)的創(chuàng)新

現(xiàn)代圖書館應(yīng)以用戶為中心,以用戶的需要為核心,擺脫傳統(tǒng)的單個、重復(fù)、被動、瑣碎的手工服務(wù)模式,將服務(wù)模式從“單純服務(wù)型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)經(jīng)營型”,面向社會,面向需求,采用新的服務(wù)方式,主動為讀者上門服務(wù)。比如清華大學(xué)圖書館,聘用專業(yè)人員為學(xué)科館員,提高信息資源建設(shè)和信息服務(wù)質(zhì)量。建立高校圖書館的讀者信息庫,將用戶進(jìn)行細(xì)分,按照不同層次用戶的不同需求,提供個性化服務(wù),進(jìn)行實時跟蹤服務(wù)。了解教師的需求,公共課教師與專業(yè)課教師的共同之處和不同之處,不同職稱教師的需求變化。了解在校大學(xué)生最需要的文獻(xiàn)信息,了解不同專業(yè)、不同年級學(xué)生的需求。

(五)人力資源管理

人力資本的投入在成本核算中是很重要的一部分,高校圖書館如果想真正建立起一個現(xiàn)代化的復(fù)合圖書館,為用戶提供優(yōu)秀的服務(wù),就必須擁有一支與之相適應(yīng)的先進(jìn)管理隊伍。但是高校圖書館大多是由財政撥款與學(xué)校自籌資金投資建設(shè)的,圖書館不具備完全人事權(quán)和財務(wù)權(quán),往往是在人員編制和經(jīng)費既定的情況下運作,使其在人力資源開發(fā)上,更多地要在發(fā)揮現(xiàn)有人員的能力上想辦法,建立一種科學(xué)合理的量才為用、公平競爭的人才使用機(jī)制。在崗位設(shè)置上,應(yīng)以工作流程和工作性質(zhì)設(shè)崗,以崗位的專業(yè)技術(shù)含量制定崗位等級,系統(tǒng)分析崗位需求。同時,對館員進(jìn)行全面細(xì)致的分析,在現(xiàn)有的人員基礎(chǔ)上,依照業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力和工作作風(fēng)進(jìn)行分組,實現(xiàn)工作人員和崗位之間的最優(yōu)匹配。在人員任用中要從根本上建立起重實績、重貢獻(xiàn),向優(yōu)秀人才、關(guān)鍵崗位傾斜的競爭激勵機(jī)制,善于綜合運用靈活多樣的激勵措施,以提高競爭意識,促使館員不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和工作技能,以更好地適應(yīng)崗位的要求。重點崗位人員的選拔應(yīng)重視學(xué)歷層次和專業(yè)背景,內(nèi)部不能滿足需要時就必須引進(jìn)人才,通過合理的人才儲備,不斷完善人員和崗位的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

(六)用戶的培訓(xùn)

在數(shù)字圖書館的應(yīng)用下,用戶行為對圖書館工作的影響更為明顯。復(fù)合圖書館若要逐步減少手工操作,就必須對用戶進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn),使用戶與圖書館共同進(jìn)步,才能最大限度地發(fā)揮資源的作用,提高圖書館服務(wù)的效益。定期舉辦用戶免費培訓(xùn),不僅可以提升用戶對圖書館的印象,也大大減少了館員用于解答用戶一些簡單問題所花費的大量精力。所以,每年的新生入學(xué)都應(yīng)對其進(jìn)行有關(guān)圖書館使用的學(xué)習(xí)教育,對教師也應(yīng)定期舉辦各類講座,以便廣大師生能更好的使用和利用高校圖書館的資源。

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