中等職業(yè)學校檔案信息管理系統(tǒng)安全性研究

摘要：本文通過對中等職業(yè)學校檔案管理范圍和中等職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)狀，探討促進學校未來的發(fā)展和提升的方法，提出如何加強對學校檔案管理的思想理念，提出了數(shù)字檔案管理信息化的管理，其中網(wǎng)絡化是學校檔案管理的一個方向。本文分析了中等職業(yè)學校檔案管理中存在的問題，顯示了問題的緊迫性，并分別提出了解決這些問題的方法。

關鍵詞：檔案管理;中等職業(yè)技術學校;安全性

中等職業(yè)技術學校檔案管理的范圍和檔案管理的重要性往往被學校組織中的一個環(huán)節(jié)所忽視，特別是在中等職業(yè)學校，學校認為這樣做沒有價值，而實際上檔案管理關乎到后來學校的發(fā)展，以及學校的企業(yè)管理。因此，研究這些問題就顯得很有必要。

一、中等職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)狀與面臨的問題

（一）檔案管理觀念匱乏

很長一段時間，在中等職業(yè)學校從領導到文件管理人員沒有注意到文件管理。每個人的想法是來存儲文件，管理文件。認為文件管理是一個簡單的托管，不需要創(chuàng)新和分類。這將使文件管理效率低下，信息利用率低。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

很多中等職業(yè)學校的檔案管理人員沒有必要的培訓。這樣的管理人員不能有效，不能勝任檔案的信息采集、存儲、使用，其他業(yè)務也都沒有實現(xiàn)。科技含量高的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)將會更加困難。

（三）檔案管理手段非現(xiàn)代化

普通學校的檔案管理方法還處于傳統(tǒng)階段，即紙質(zhì)檔案的人工管理是主要的分散管理模式。這種手段不僅效率低下，而且在查詢時工作量也很低，在多所學校的檔案數(shù)據(jù)共享過程中，不能通過現(xiàn)代技術進行數(shù)字化改革。

（四）檔案管理制度貫徹不徹底

根據(jù)我們國家的要求，每種類型的文件要規(guī)范管理。但是由于學校領導不重視，檔案管理人員的素質(zhì)不高，職業(yè)學校單位沒有根據(jù)自己的實際情況制定一個合適自己的相關系統(tǒng)，因此，學校內(nèi)的文件管理不能夠付諸實踐，不利于學校的發(fā)展。

（五）檔案資料不完整

中等職業(yè)學校背后的設施往往因缺乏資金，無法給予相應的檔案管理基礎設施?，F(xiàn)在隨著檔案管理設備的發(fā)展和相應的空間不能滿足檔案管理的要求。這將導致由于缺乏文件管理，數(shù)據(jù)不完整和缺失的現(xiàn)象，但是這部分檔案管理工作的重要性是顯而易見的。學校有基礎設施和固定資產(chǎn)類文件，這部分文件內(nèi)容主要包括房地產(chǎn)和設備在學校班級建設和文件管理全過程的建設。這些對于一個學校來說相當重要，資料的不完整將會影響學校的進一步發(fā)展。

二、為解決上述問題應該采取的相應對策

（一）在領導層面就要加強對檔案管理的認識

為了解決中等職業(yè)學校檔案管理中存在的上述問題，必須加強對檔案管理的認識，改變傳統(tǒng)的領導觀念，調(diào)整學校檔案管理觀念，組織工作小組用于文件管理。負責檔案管理人員的要聽從指導，進行合適的人員配備。思想觀念的完善是基礎，有了這樣的基礎，其他領域的改革才將變得積極主動。從中等職業(yè)學校領導到檔案管理，必須克服檔案管理在中等職業(yè)學校中沒有得到重視的問題。所有人的概念不能再只是存儲文件，而是管理文件。認為檔案管理是一種需要創(chuàng)新和分類的保管工作。這不會使文件管理效率低下，數(shù)據(jù)混亂，信息利用率低。檔案管理的目的是為了更好地開展檔案資料查詢，為學校的未來發(fā)展提供更好的條件。這樣簡單的存儲就可以達到這個目的，而不會浪費人力、物力，也不會違背我們的原意。

（二）選擇專業(yè)的檔案管理人員

領導者應該關注管理者的選擇。當領導任命文件管理人員時，應該沒有任意性。許多中等職業(yè)學校的文件管理人員必須接受必要的培訓因為他們并非專業(yè)出生。這樣的工作人員可以在文檔被有效管理之前執(zhí)行該工作，例如對文件進行排序和整理，收集信息以及保持文件的使用。選擇學校專業(yè)檔案管理人員進行文件管理。提高人力資源的質(zhì)量，工作的效率會相應改善，熟練的業(yè)務水平也會相應增加。與此同時，學校還應定期進行文件管理方法的認定和文件管理人員的業(yè)務能力培訓。只有那些已經(jīng)參加了培訓合格的才可以在文件管理工作位置。不合格的人員要進行再培訓或及時消除資格。

（三）檔讓案管理手段現(xiàn)代化

以上是為人事推薦，隨著現(xiàn)代科學技術的進步，各種信息的網(wǎng)絡普及，檔案管理也需要從傳統(tǒng)管理走向現(xiàn)代管理。對學校來說，傳統(tǒng)管理體制的創(chuàng)新是必不可少的，是增加檔案管理的人力投入，更新設備必不可少的。結(jié)合現(xiàn)代信息技術，通過計算機檔案的分類管理，在紙質(zhì)檔案的存儲和管理的基礎上還可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)將有助于學校檔案的查詢和資源共享。

（四）檔案管理制度貫徹要徹底

我們將嚴格按照我國的要求，規(guī)范各類檔案管理工作。學校領導要注意，檔案管理人員的素質(zhì)要求要足夠高，要求從頭到尾來貫徹執(zhí)行，這樣才不容易出現(xiàn)不提交相關文件的情況。高職院校單位要根據(jù)自己的實際情況制定適合自己的檔案管理制度，使學校內(nèi)部的檔案管理付諸實踐，這樣才更有利于學校的自身發(fā)展。

（五）完善檔案資料

當前技術發(fā)展迅速，一些大型設備和施工現(xiàn)場也會有圖像文件。從學校的發(fā)展水平來看，它有利于擴大學校的基礎設施和設備管理的范圍。學校人事檔案管理主要包括學校各類人員檔案，如教師業(yè)務檔案和學生檔案管理，檔案的這一部分是學校檔案管理的重要組成部分。通過對教師業(yè)務檔案的管理，有利于對教師工作效果進行業(yè)務評價，有利于教師職稱評價和職位晉升的評判。學生和教師是學校的核心，學生身份檔案是學校為國家提供的重要信息。學生的學生身份文件將繼續(xù)跟蹤每個學生的學術生涯，并對學生未來的工作和生活產(chǎn)生重大影響。無論是學生、教師、學校還是國家，人事檔案管理都是學校檔案管理的重中之重。學校的文書和財務檔案種類繁多，管理復雜。但是，它在反映學校管理、發(fā)展過程、財務核算等方面發(fā)揮著重要作用。特別是要搞好財政檔案管理，幫助國家有效管理學校等事業(yè)單位的資產(chǎn)。

三、結(jié)語

中等職業(yè)學校的檔案管理有力地促進了學校未來的發(fā)展和提升。因此，加強學校檔案管理和數(shù)字化，積極的學習網(wǎng)絡檔案管理的思想觀念，是學校檔案管理的一個改革方向。只有放棄過去低效的管理方法，提高高效，數(shù)字化的信息管理能力，才能為學校的未來發(fā)展提供條件，在未來的學校建設中發(fā)揮作用，產(chǎn)生良好的社會效益。

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