淺析信息化時代的學(xué)校檔案管理工作

王敏

[摘 要]隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多學(xué)校在檔案管理中開始使用信息技術(shù)，有效提升了檔案管理工作的效率，但信息化檔案管理工作仍然存在一些問題，不利于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，在未來的發(fā)展中，學(xué)校要結(jié)合實(shí)際需求對信息化檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。本文針對當(dāng)前學(xué)校信息化檔案管理工作中存在的問題，針對性地提出了優(yōu)化措施。

[關(guān)鍵詞]信息化;檔案管理;電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.079

[中圖分類號]G647.24;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，社會生活的方方面面都已經(jīng)無法離開信息技術(shù)，信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的應(yīng)用，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用、信息化教學(xué)和檔案的信息化管理，已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。學(xué)校管理工作中檔案管理是基礎(chǔ)性的工作，其質(zhì)量能夠直接反映學(xué)校的管理水平。目前，許多學(xué)校的檔案管理工作開始朝著信息化的方向發(fā)展，在未來的建設(shè)中將進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。

1? ? ?信息化時代學(xué)校檔案管理工作的特征

在學(xué)校建設(shè)中，借助信息化技術(shù)完成檔案管理的主要手段是在檔案存儲中使用計算機(jī)等介質(zhì)，在管理上借助網(wǎng)絡(luò)等手段進(jìn)行查詢，借助現(xiàn)代化的智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化處理。本文針對信息化時代學(xué)校檔案管理工作的特征進(jìn)行分析。

1.1? ?管理工作的自動化

在信息化時代，學(xué)校檔案管理工作的信息化發(fā)展的首要作用，是能夠有效降低工作人員的工作強(qiáng)度。在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理中，管理人員往往是借助紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)不斷增加，傳統(tǒng)的管理手段難以滿足當(dāng)前的管理需求，大量的管理工作也增加了管理人員的工作壓力，不利于學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)被應(yīng)用在檔案管理工作中，使其逐漸向自動化以及信息化方向發(fā)展。當(dāng)前許多學(xué)校的檔案管理中，管理工作對計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有較大的依賴性，計算機(jī)能夠?qū)n案進(jìn)行保存和修改，網(wǎng)絡(luò)則能夠?qū)n案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理，從而極大地提升了學(xué)校管理工作的效率。在未來的信息化建設(shè)中，借助信息技術(shù)，管理人員可以完成學(xué)校檔案管理的數(shù)字化處理和使用，減少了當(dāng)前檔案管理中的人力和物力消耗，有助于學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展。

1.2? ?檔案存儲的數(shù)字化

目前，在學(xué)校檔案管理工作的信息化發(fā)展中，檔案存儲不再依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，在完成檔案信息的錄入處理工作之后，工作人員會將檔案內(nèi)容以電子數(shù)據(jù)的形式在計算機(jī)設(shè)備以及云平臺中進(jìn)行存儲。在現(xiàn)代的檔案管理中，借助計算機(jī)完成的數(shù)字化存儲，能夠有效減少紙質(zhì)材料的使用量，提升了生態(tài)環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。數(shù)字化存儲檔案也避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)材料存儲中可能出現(xiàn)的檔案損壞，提升了存儲過程的安全性，極大地提升了檔案的使用效率。

1.3? ?檔案的查詢便利程度有所提升

在學(xué)校檔案工作的信息化建設(shè)中，借助網(wǎng)絡(luò)等手段，檔案的使用者和管理者可以更為快速且準(zhǔn)確地完成檔案信息的查詢以及管理，信息傳遞的高效性能夠使學(xué)校更加快速地完成檔案資料的使用和管理。學(xué)校檔案在完成內(nèi)容錄入之后會借助計算機(jī)設(shè)備完成存儲，在實(shí)際使用中，管理人員可以借助網(wǎng)絡(luò)和遠(yuǎn)程服務(wù)完成檔案傳遞，極大地方便了管理人員的檔案查詢和使用效率。

2? ? ?信息化檔案管理工作中存在的問題

2.1? ?管理人員的信息安全意識不足

由于學(xué)校的檔案信息化管理體制的發(fā)展尚存在不完善之處，在檔案的使用和傳遞過程中常常會出現(xiàn)信息泄漏的問題。盡管當(dāng)前許多學(xué)校開始借助現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)化信息化檔案管理工作的安全性，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性導(dǎo)致安全建設(shè)工作的收益較低。因此，大部分學(xué)校一般將開發(fā)重點(diǎn)集中在管理系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字化檔案建設(shè)以及共享數(shù)據(jù)平臺建設(shè)。在這個過程中，檔案管理和存儲工作的現(xiàn)代化以及數(shù)據(jù)化發(fā)展給學(xué)校的檔案管理工作帶來了較大的風(fēng)險，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，學(xué)校檔案中的學(xué)生以及教師的信息可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題，且在許多學(xué)校中，信息化的檔案管理工作未能針對不同檔案的重要程度設(shè)立使用權(quán)限，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的訪問過于簡便，不利于開展現(xiàn)代化管理工作。同時，在學(xué)校信息化檔案管理的過程中，工作人員沒有認(rèn)識到面臨的潛在威脅，且不具備防御網(wǎng)絡(luò)安全問題的能力，因此在未來的發(fā)展中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建設(shè)更為完善的安全管理體系，不斷提升信息安全工作的質(zhì)量。

2.2? ?信息化管理人員的綜合素質(zhì)問題

目前，許多檔案管理人員在日常工作中沒有認(rèn)識到信息化檔案管理工作的價值，認(rèn)為其對于學(xué)校的建設(shè)發(fā)展沒有直接的推動作用。在這種思想的影響下，許多學(xué)校出現(xiàn)了檔案管理工作邊緣化嚴(yán)重的問題，既影響了檔案管理工作的質(zhì)量，也對于學(xué)校的信息化檔案管理工作的發(fā)展造成了負(fù)面影響。同時，由于檔案管理人員對自身的工作價值缺乏正確認(rèn)識，導(dǎo)致檔案管理工作中常會出現(xiàn)錯誤。除此之外，檔案管理人員在工作能力上也存在一定的不足，在工作前缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，且在工作中未能使用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備提升檔案管理效率，從而不利于提升檔案管理工作的效率。在學(xué)校的人事檔案管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)也會影響工作的完成質(zhì)量。目前，學(xué)校中的檔案管理人員大多并不是檔案管理專業(yè)人員，缺乏檔案管理經(jīng)驗，從而會影響檔案管理工作的規(guī)范性。除此之外，在學(xué)校的發(fā)展中，檔案管理的專業(yè)性要求也不斷提升，工作人員的專業(yè)水平不足容易造成檔案管理工作混亂，影響檔案管理工作的規(guī)范化。

2.3? ?檔案管理體系不完善

盡管許多學(xué)校正在根據(jù)信息化建設(shè)需求，對檔案管理工作的電子化發(fā)展進(jìn)行優(yōu)化，但是許多學(xué)校對于檔案的電子化管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識到實(shí)際的價值，未能針對信息化檔案管理工作的實(shí)際完善檔案管理體系，進(jìn)而不利于開展電子檔案管理工作。首先，許多學(xué)校未針對電子檔案管理工作建立完善的管理隊伍，導(dǎo)致信息化管理工作質(zhì)量不高。其次，當(dāng)前許多學(xué)校未能健全檔案管理體系，直接影響了檔案管理工作的一體化發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作無法結(jié)合實(shí)際需求建設(shè)。最后，許多學(xué)校的信息化建設(shè)不完善，檔案管理工作的發(fā)展缺乏網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備的支持，直接降低了信息化的正面作用，影響了信息化工作的效率。

3? ? ?信息化時代做好檔案管理工作的策略

3.1? ?提高檔案管理人員素質(zhì)

信息化檔案管理工作對工作人員的工作素質(zhì)和工作能力有著較高的要求，因此，在未來的發(fā)展中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化管理隊伍的建設(shè)，根據(jù)管理工作的實(shí)際需求建立專業(yè)的管理隊伍，引進(jìn)技術(shù)素養(yǎng)高且有檔案管理工作經(jīng)驗的人才，在實(shí)際工作中通過定期培訓(xùn)提升管理能力，并定期考核，制定合適的優(yōu)化措施，全面提升管理工作的質(zhì)量。

3.2? ?建設(shè)完善的檔案管理平臺

要想進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和安全性，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對當(dāng)前的檔案管理平臺進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，建設(shè)完善的檔案管理平臺。首先，針對當(dāng)前檔案管理中存在的安全性問題，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需求提高平臺的安全性，針對檔案的重要程度設(shè)立訪問等級，避免出現(xiàn)惡意篡改檔案的行為。其次，技術(shù)人員要完善現(xiàn)有的平臺，提高平臺使用過程中的網(wǎng)絡(luò)水平和硬件水平，不斷優(yōu)化管理過程。最后，技術(shù)人員要根據(jù)實(shí)際需求對平臺功能進(jìn)行優(yōu)化，針對學(xué)生學(xué)籍檔案管理、學(xué)分登記等多種管理需求對平臺進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，完善平臺的功能。

3.3? ?加大資金投入

檔案管理想要實(shí)現(xiàn)信息化管理，資金投入是必不可少的，這是保證學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)。例如，計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印件、打印機(jī)以及光盤等設(shè)備都需要資金。解決資金問題，是學(xué)校能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的關(guān)鍵所在。學(xué)校可以向地方政府申請一部分資金，專門用于檔案管理信息化建設(shè)。同時，學(xué)校還可以向企業(yè)、個人募集一部分資金，從而既不會增加學(xué)校的負(fù)擔(dān)，也不會增加國家的負(fù)擔(dān)。除此之外，國家更要關(guān)注貧困地區(qū)的檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)全國檔案信息化建設(shè)的均衡發(fā)展。

4? ? ?結(jié) 語

信息化技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案管理工作中，可以有效提升檔案管理工作的效率。在未來的發(fā)展中，學(xué)校要進(jìn)一步完善信息管理機(jī)制，建設(shè)完善的檔案管理平臺，提高管理人員的綜合素質(zhì)，從而才能真正提升檔案管理工作的質(zhì)量。

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