基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研事業(yè)單位經(jīng)費預算全過程管控創(chuàng)新研究與應用

喻紅玲 湯華嫻 蔡采伶 郭曉丹 王德瓊

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” ?科研事業(yè)單位 ?經(jīng)費預算 ?管控 ?應用

2014年3月，《關(guān)于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發(fā)﹝2014﹞11號）提出“要加快建立適應科技創(chuàng)新規(guī)律、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、職責清晰、科學規(guī)范、公開透明、監(jiān)管有力的科研項目和資金管理機制”。2016年7月，中央辦〔2016〕50號對中央財政科研項目資金管理進一步提出了“放管服”的結(jié)合，指出“進一步簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務，擴大高校、科研院所在科研項目資金、差旅會議、基本建設、科研儀器設備采購等方面的管理權(quán)限，為科研人員潛心研究營造良好環(huán)境。同時，加強事中事后監(jiān)管，嚴肅查處違法違紀問題”。從中央到地方，政策的落地該如何接，廣東省作為科研經(jīng)費投入的重點對象之一，近年來也出臺的相應的政策，如2017年3月2日，中共廣東省委辦公廳、廣東省人民政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進一步完善省級財政科研項目資金管理等政策的實施意見（試行）》（粵委辦 ﹝2017﹞13號），是實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略、建設科技強省的重要舉措。在新形勢下，面對經(jīng)費的細化要求，僅靠人工管控甚為不足，如何有效地對科學事業(yè)單位經(jīng)費的全過程管控是我們的目標。

一、省級科研院所科研經(jīng)費使用與管理現(xiàn)狀

通過向廣東省科學院所屬6個研究所的管理層、項目負責人及科研財務助理等發(fā)放并收回有效《經(jīng)費預算全過程管控調(diào)查問卷》共81份。經(jīng)整理分析，發(fā)現(xiàn)科研事業(yè)單位主要責任人、科研人員及財務人員對不同類別項目的經(jīng)費預算的管控存在不足，迫切需要使用電子系統(tǒng)進行一體化、智能化管理。

目前，參與調(diào)查的省級科研院所經(jīng)費管理狀況主要表現(xiàn)在以下三大方面：

（1）科研人員同時擁有多個在研項目，項目種類及經(jīng)費來源渠道多元化，對項目經(jīng)費管理的壓力很大。調(diào)查發(fā)現(xiàn)個人持有在研項目達到20個以上研究所有2家，20個以內(nèi)的有3家，僅有1家在5個以內(nèi);科研項目種類有國家項目、省級財政資金項目、市科技項目、橫向項目等等，且縱向項目執(zhí)行年限為3年的居多。

（2）雖然科研課題主持人也是經(jīng)費的負責人，但缺乏財務方面的知識，對財務支出明細和項目經(jīng)費支出明細不能匹配對應，更不能精確管理。根據(jù)本課題調(diào)查統(tǒng)計分析，科技人員在分析項目各明細預算執(zhí)行情況時，79%人員需要花費1小時以上，46%人員需要花費2小時以上，這大大浪費科技人員的寶貴時間。另外，對使用科研項目預算管理系統(tǒng)進行經(jīng)費智能管理的提議，表示“支持”及“非常支持”的人占95%。

（3）落后的管理模式無法事前監(jiān)控?？蒲惺聵I(yè)單位還存在著大量的手工作業(yè)，傳統(tǒng)的報賬模式，處理流程長導致無法及時對經(jīng)費使用進行事前控制及分析，事后監(jiān)控不僅增加了財務管理工作的難度，同時也增加了項目按預算計劃執(zhí)行的難度;僅靠人工事前控制，雖然起到一定的作用，但低效率的管理模式不能持久。

二、科研經(jīng)費使用與管理需突破的難題

現(xiàn)行財務軟件項目核算的模式已經(jīng)不能滿足新形勢下科研經(jīng)費管理的要求，需要通過“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)方式的智慧化管理，實現(xiàn)科研經(jīng)費預算全過程的管控創(chuàng)新功能，譬如操作簡單化、報銷智能化、審批流程可視化、預算管控輕松化、預算執(zhí)行圖表分析有效化等，解決科研經(jīng)費使用管控不到位的問題。具體如下：

（1）規(guī)范工作流程，簡化報銷、審批程序，減少項目管理工作中的隨意性，提高經(jīng)費使用效率，加強科研經(jīng)費管理。

（2）提高管理模式，擺脫財務人員繁重的手工重復性的勞動，進一步加強財務管理的能力。

（3）實現(xiàn)科研經(jīng)費預算控制，完成項目預算執(zhí)行信息的實時更新、任務進度預警和預算執(zhí)行預警、預算執(zhí)行檢查、分析統(tǒng)計等功能。

（4）信息資源共享，建立覆蓋事業(yè)單位的信息互聯(lián)互通應用系統(tǒng)，為管理部門、科研人員以及上級主管理部門提供有效、快捷的信息獲取渠道。

三、科研經(jīng)費實現(xiàn)智能化管理的步驟

（一）第一階段——需求調(diào)研

通過到科研單位進行項目經(jīng)費管理情況調(diào)研，對科研項目負責人及財務人員進行訪談，了解經(jīng)費預算控制的現(xiàn)狀、項目的管理需求、經(jīng)費管理關(guān)注的重點及解決相關(guān)問題的意見或建議等，整理并匯總調(diào)查的資料。

（二）第二階段——選擇平臺

了解市場各種平臺的成熟度及應用情況，例如致遠辦公軟件、I8小時等，結(jié)合單位的特色，篩選較為滿意的幾家軟件的性能及價格方面的綜合比較，最后選擇符合要求的平臺。

（三）第三階段——功能設計

科研經(jīng)費預算管理系統(tǒng)是基于課題全成本核算模式，所建立的課題預算錄入、支出控制及執(zhí)行查詢的管理信息系統(tǒng)，輔助單位加強科研經(jīng)費精細化管理和預算執(zhí)行過程管理。主要功能設計如下：

1、項目分類

由于資金來源不同，費用分類可分兩大類：第一類是財政性資金預算，由于不同來源性質(zhì)的預算科目有所區(qū)別，因此需再細分;第二類是非財政性資金預算。

2、各類支出表單的設計及流程控制

根據(jù)資金來源渠道的劃分設計各種報銷單，如借款單、費用報銷單、差旅費報銷單、固定資產(chǎn)報銷單等，并通過管理審批流程進行業(yè)務的控制。

3、項目財務決算報表查詢

在相應權(quán)限內(nèi)，用戶可以在OA系統(tǒng)中快速查詢相關(guān)項目的執(zhí)行情況，并且可以導出各種報表，例如資金到賬時間和次數(shù)、報賬總金額、各明細支出以及支出進度等相關(guān)信息。

（四）第四階段——系統(tǒng)開發(fā)、測試、培訓

（五）第五階段——上線應用、總結(jié)并推廣

四、成果運用實踐與分析

廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所是廣東省科學院下屬單位，該所運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，優(yōu)化流程，選取適合單位自身的致遠協(xié)同OA平臺，平臺的運行在科研單位經(jīng)費預算管控上有了便捷的管理，推動了科研事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。相比傳統(tǒng)的管理模式，“互聯(lián)網(wǎng)+”的結(jié)合做到科研經(jīng)費預算費用的事前控制，事中簡化審批流程，事后提供決算（策）依據(jù)，為科研人員排憂解難。同時提升了財務人員的工作效率，使財務人員從核算會計向管理會計邁進一大步。

經(jīng)費預算管控取得的成果主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）科研經(jīng)費信息化管理

依據(jù)各種預算表與會計科目對接，結(jié)合財務制度的審批流程、跨部門協(xié)作業(yè)務流程等，報賬人員在系統(tǒng)上填制報銷單據(jù)，審核人員在系統(tǒng)上審核報銷單據(jù)，實現(xiàn)科研經(jīng)費從預算-申請-審批-報賬-建檔全部信息化管理（詳見圖1）。

（二）財務人員依據(jù)報銷單據(jù)生成憑證進行入賬

系統(tǒng)進一步與財務核算系統(tǒng)銜接，可以直接生成會計憑證，或者依據(jù)會計制度調(diào)整科目后生成憑證。

（三）科研經(jīng)費預算全過程控制

系統(tǒng)對項目經(jīng)費預算進行全過程控制，能全面、及時、準確地反映科研經(jīng)費的執(zhí)行情況，使經(jīng)費支出合規(guī)、合法，有效地貫穿于日常預算控制中，以便更好符合各種審計工作的要求，避免支出的不合規(guī)而造成的審計調(diào)整。

報銷人進行網(wǎng)上報銷時，選擇相應的資金來源，對應課題（項目），錄入相關(guān)內(nèi)容和數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動對照該項目的預算數(shù)進行比對，如果報銷金額超出預算，系統(tǒng)會自動提示“超過可用余額”，從而不允許通過。

（四）輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計、分析，實現(xiàn)輕松管理

由于已經(jīng)按照各種不同資金來源設計項目預算控制表，所以可以在OA平臺上很快速直接查詢各種項目的執(zhí)行情況表并導出成Excel表格（見圖2），生成即時的經(jīng)過預算控制的項目決算報表，如圖中可以看到：項目預算總額290萬元，分兩期到賬，第一期160萬元，第二期（第二年）130萬元，報銷金額182.26萬元，剩余107.74萬元，執(zhí)行率62.85%。各項明細支出也可以清楚的反映，還能看出各明細支出的具體情況。

根據(jù)經(jīng)費收支實時信息，相關(guān)人員可以隨時知悉經(jīng)費使用及結(jié)余的情況，從而有助于項目負責人有針對性地使用經(jīng)費。財務人員則可以根據(jù)部門預算查詢結(jié)果，對于執(zhí)行進度過慢的預算明細項可提醒相關(guān)部門（人員）執(zhí)行。

以上工作除可在電腦上操作外，手機APP上也可以查看各類統(tǒng)計圖表，為管理人員和課題負責人提供實時預算支出與預算執(zhí)行查詢綜合信息服務。

五、結(jié)束語

在信息化新時代下，事業(yè)單位的管理現(xiàn)代化關(guān)鍵在于管理手段的現(xiàn)代化，科技的進步，必然會引領時代的潮流，經(jīng)費預算全過程智能化管控是未來會計發(fā)展的趨勢，就像高層建筑設有樓梯和電梯，如何能快速到達樓頂需要運用一定的媒介一樣。“互聯(lián)網(wǎng)+”的應用結(jié)合，不僅提高了科研人員申報課題的積極性，同時也提高了單位的服務能力和管理水平;釋放財務人員及科研人員的壓力，讓財務人員向財務管理發(fā)展，讓科研人員專注研究項目，各展其長，達到雙贏。由于智能化管理系統(tǒng)有其本身的屬性，文中研究應用的范圍僅限于科學事業(yè)單位，未涉及中央級科研事業(yè)單位及其他行業(yè)，應用有局限性。另外，選用致遠協(xié)同OA經(jīng)費預算控制方案，存在手機端兼容性等問題，有待進一步研究改進。

參考文獻

[1]國務院.國務院關(guān)于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見[Z]. 2014-3-12.

[2]中共中央辦公廳.關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見[Z]. 2016-7-20.