高校學生注冊系統(tǒng)流程再造與設計

羅蔚

摘 要：學生注冊管理是加強高校治理的一項基礎性工作，學生注冊系統(tǒng)是高校實施注冊管理的重要支撐。本文以華中科技大學學生注冊系統(tǒng)多年的應用實踐為例，對學生注冊業(yè)務流程進行再思考和再設計，通過學生數(shù)據(jù)流程改進和學生注冊系統(tǒng)升級，使系統(tǒng)適應不同類別學生的實際特點，優(yōu)化了注冊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提供了多樣的智能注冊方式，使學生注冊系統(tǒng)在高校治理和服務中發(fā)揮更好的作用。

關(guān)鍵詞：高校；注冊系統(tǒng)；流程再造

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2018）19-0085-04

學生注冊系統(tǒng)是學校實施注冊管理的賦能者，在推進學校學生注冊管理改革中起到強大支撐作用。2006年5月，華中科技大學在借鑒國際通行的高校學生注冊管理的基礎上形成了學校獨有的注冊管理模式，自主建設并投入使用了學生注冊系統(tǒng)，經(jīng)過多年應用，以學生注冊系統(tǒng)為依托強化了注冊管理，較好地實現(xiàn)了各學期學生注冊，動態(tài)核準了部分在校學生人數(shù)，有效地促進了學費收繳，在一定程度上堵住了管理漏洞，在學校財務管理、教務管理以及學生管理部門之間建立起有機聯(lián)系。

隨著智慧校園環(huán)境下高校治理理念與服務模式的轉(zhuǎn)變，學生注冊系統(tǒng)逐漸顯現(xiàn)出效率和體驗方面的問題，以往建設系統(tǒng)著重于物與事，智慧校園時代更著重于人的體驗，以往所建設的管理系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W生為中心的服務系統(tǒng)，需要根據(jù)國家和學校注冊管理規(guī)則的變化、學生需求的變化以及學校治理和服務的變化，對原有流程進行診斷、查找問題，開啟以學生不斷增長的體驗需求和提升高校治理與服務能力為核心的改進計劃。

一、學生注冊系統(tǒng)應用中顯現(xiàn)的主要問題

1.按同一管理模式對待不同類別學生，不能區(qū)分不同群體的不同特點

原學生注冊系統(tǒng)的設計是依照全日制普通本科生的管理特點，隨著納入學校規(guī)范注冊管理的學生范圍逐年擴大，本科生、研究生、國際學生、遠程與繼續(xù)教育類學生、培訓進修等接受學歷教育和非學歷教育的全日制和非全日制學生均納入到規(guī)范注冊的范疇，但原系統(tǒng)的注冊信息內(nèi)容和注冊關(guān)聯(lián)項目同質(zhì)化，與不同類別學生的特點和管理要求不相適應，個性化的應用體驗缺乏，需要思考如何針對不同群體提供適合而優(yōu)質(zhì)的服務。

2.系統(tǒng)對返校報到處理效率低下

按照學校注冊管理規(guī)定，學生返校報到和注冊相分離，注冊首先要求核實學生的身份和返校報到情況，學院工作人員核實學生身份后，需將學生的返校報到狀態(tài)錄入學生注冊系統(tǒng)，之后學生方能申請注冊。返校報到的核實處理在注冊高峰期效率低、工作強度大。

3.系統(tǒng)架構(gòu)的基礎仍是紙質(zhì)申請單的電子化

涉及學生申請暫緩注冊、補注冊、新生入學簽署《知情承諾書》等環(huán)節(jié)，仍是由學生提供紙質(zhì)申請單、相關(guān)部門紙質(zhì)審核，審核過程涉及院系、學生處（或研工部等學生管理部門）、注冊中心等多個部門，仍靠工作人員將審核結(jié)果錄入系統(tǒng)，辦理流程周期長、效率低。

4.系統(tǒng)應用面向PC端，學生注冊方式單一

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的深入廣泛應用，單一的注冊方式越來越不能滿足各類學生的需求，學生注冊系統(tǒng)的應用模式亟需改造升級。

二、學生注冊系統(tǒng)業(yè)務與流程再造

學生注冊系統(tǒng)在應用中需協(xié)調(diào)校內(nèi)多個部門的流程和數(shù)據(jù)，學生通過學生注冊系統(tǒng)完成學期注冊，繼而取得當學期學習資格，擁有已注冊學生在校內(nèi)的各項權(quán)限，與學校各部門之間發(fā)生相應聯(lián)系。流程再造體現(xiàn)為學生注冊流程再造、數(shù)據(jù)流程改進和學生注冊系統(tǒng)升級，其中，數(shù)據(jù)流程改進在于有效交換學生注冊系統(tǒng)內(nèi)外的學生數(shù)據(jù)，學生注冊系統(tǒng)升級在于增強不同群體的體驗感，數(shù)據(jù)流程改進和學生注冊系統(tǒng)升級共同為學生注冊流程再造提供支撐。

1.學生注冊業(yè)務梳理

我校與學生注冊工作相關(guān)的部門涉及注冊中心、財務處、學生處、教務處、研究生院、國際教育學院、遠程與繼續(xù)教育學院、學生所屬院系、網(wǎng)絡中心、圖書館、后勤、附屬醫(yī)院等，涉及的注冊關(guān)聯(lián)項目包括學生個人信息核對維護、關(guān)鍵信息變更、學費及其它費用繳納、助學貸款手續(xù)確認、獎學金評定、選課、課表查詢、參加各類考試及報名、成績查詢、論文提交、圖書館借閱、校園卡身份識別和消費等，不同部門涉及不同的注冊關(guān)聯(lián)項目。

學生注冊系統(tǒng)流程應符合實際業(yè)務需要、兼具普適性和靈活性。經(jīng)過整理，統(tǒng)一整合本科生、研究生、國際學生、遠程與繼續(xù)教育類學生、培訓進修等不同類別學生的注冊流程和注冊關(guān)聯(lián)項目，統(tǒng)一而完整的注冊流程（如圖1所示）從學生開學申請注冊到注冊成功再獲得各類學生所屬的正常權(quán)限，而不同類別學生需要考慮各自的特殊情況，按其管理特點和要求，區(qū)別設置不同類別學生的注冊信息內(nèi)容和注冊關(guān)聯(lián)項目。如注冊信息內(nèi)容，國際學生、內(nèi)地學生和港澳臺學生應各有不同，全日制學生和非全日制學生、新生和老生也分別有所區(qū)別；注冊關(guān)聯(lián)項目中，把可能涉及每個學生的，如個人信息核對維護、學費繳納、選課、課表查詢、成績查詢、論文提交等形成固定關(guān)聯(lián)項目，再根據(jù)學生類別，設置不同群體的注冊關(guān)聯(lián)項目，使各類學生注冊后學習、生活的相應環(huán)節(jié)有序銜接，形成差異化、個性化注冊。

2.學生注冊流程再造

（1）設定注冊狀態(tài)。按照學校注冊管理規(guī)定，首先分別設置各注冊狀態(tài)，各注冊狀態(tài)意義如下：

“未報到”指未按規(guī)定的期限到指定的地點辦理入學或返校手續(xù)；“已報到”指已按規(guī)定的期限到指定的地點辦理入學或返校手續(xù)；“未注冊”指擁有入學資格或?qū)W籍，未按規(guī)定的注冊時間繳清學費及相關(guān)費用，不具有該學期的學習資格及相應權(quán)限；“未注冊（處于暫緩注冊期）”指擁有入學資格或?qū)W籍，未按規(guī)定的注冊時間繳清學費及相關(guān)費用，但申請了暫緩注冊且通過審批，在暫緩注冊期內(nèi)具有學習資格及相應權(quán)限；“已注冊”指擁有入學資格或?qū)W籍，按規(guī)定的注冊時間繳清學費及相關(guān)費用，具有該學期的學習資格及相應權(quán)限；“保留學籍”、“休學”指學生在該學期學籍處于保留學籍、休學狀態(tài)，不需辦理注冊手續(xù)，在學期初始化時應添加此狀態(tài)記錄。

（2）優(yōu)化返校報到環(huán)節(jié)。新生“未報到”、“已報到”狀態(tài)的信息來源可通過與學校數(shù)字迎新系統(tǒng)對接獲取，老生“未報到”、“已報到”狀態(tài)的信息來源可通過學生本人在學校刷校園卡獲取，而院系在學生注冊系統(tǒng)上錄入報到狀態(tài)作為一種輔助手段。

（3）簡化暫緩注冊、補注冊的申請審批流程。針對暫緩注冊、補注冊的申請審批，減少前置審核條件，取消以往需經(jīng)學生處（或研工部等學生管理部門）和注冊中心審批的環(huán)節(jié)，重心下沉在學生所屬院系，學生在學生注冊系統(tǒng)申請，院系在系統(tǒng)完成審批過程，由線上申請審批取代這些環(huán)節(jié)上的人工操作。

（4）注冊后權(quán)益保障。通過學生注冊系統(tǒng)與校園卡相關(guān)功能對接、與各教學管理系統(tǒng)自動溝通，將注冊狀態(tài)與校園卡身份認證掛鉤、與學習資格掛鉤，多個部門協(xié)同聯(lián)動，啟動各自的注冊關(guān)聯(lián)項目，保障注冊學生的權(quán)限，限制未注冊學生的相應權(quán)限。

三、學生注冊系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的改進

1.對新生數(shù)據(jù)流做相應調(diào)整

改變以往新生數(shù)據(jù)在各個數(shù)據(jù)庫之間導入導出的方式，新生數(shù)據(jù)從學校數(shù)字迎新系統(tǒng)進入學生注冊系統(tǒng)，新生通過入學注冊完成個人信息擴展，產(chǎn)生更加完整的學生基本信息之后，通過數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)把學生基本信息同步到學校學生基礎數(shù)據(jù)庫，學生注冊系統(tǒng)產(chǎn)生的學生基本信息成為學校學生基礎數(shù)據(jù)庫的源頭之一。

2.部分系統(tǒng)與學生注冊系統(tǒng)對接的方式做相應更改

將以往部分系統(tǒng)與學生注冊系統(tǒng)直接對接的方式更改為與學校學生基礎數(shù)據(jù)庫對接，以學校學生基礎數(shù)據(jù)庫為基礎傳送數(shù)據(jù)，形成跨部門、跨業(yè)務、跨系統(tǒng)的學生信息。如與各教學管理系統(tǒng)對接，由學生基礎數(shù)據(jù)庫將包括學生注冊信息在內(nèi)的基本信息分別向本科教務系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、遠程教育平臺等教學管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)推送，各類學生在各自的正常注冊期結(jié)束后，本科教務系統(tǒng)和研究生系統(tǒng)根據(jù)學生的實際注冊狀態(tài)來判斷是否關(guān)閉課表查詢、有關(guān)考試及報名、成績查詢，遠程教育平臺根據(jù)學生的實際注冊狀態(tài)來判斷是否關(guān)閉遠程類學生的網(wǎng)絡課程權(quán)限等。

3.與財務收費系統(tǒng)做數(shù)據(jù)集成

財務收費系統(tǒng)部署在財務專網(wǎng)，在學生注冊系統(tǒng)和財務收費系統(tǒng)部署中間服務器，該中間服務器既能通過財務專網(wǎng)與財務收費系統(tǒng)連接，又能通過校園網(wǎng)與學生注冊系統(tǒng)相連，財務收費系統(tǒng)向?qū)W生注冊系統(tǒng)單向推送學生繳費數(shù)據(jù)，將各類學生繳費數(shù)據(jù)推送到中間服務器，學生注冊系統(tǒng)從中間服務器讀取各類學生繳費數(shù)據(jù)。

4.與校園卡系統(tǒng)對接

校園卡系統(tǒng)判斷不同類型學生的正常注冊期限和注冊狀態(tài)，從各類學生注冊開始第一天到注冊截止時間之內(nèi)，學生的注冊狀態(tài)設置為“已注冊”，在各類學生注冊時間分別截止之后，校園卡系統(tǒng)根據(jù)實際注冊狀態(tài)來判斷是否關(guān)閉其校園卡相應功能，特別是，當注冊狀態(tài)為“未注冊（處于暫緩注冊期）”、“保留學籍”、“休學”時，校園卡系統(tǒng)需區(qū)別判斷不同類別學生、不同注冊狀態(tài)分別應關(guān)閉哪些具體的功能與服務。在學生注冊系統(tǒng)和校園卡系統(tǒng)部署中間服務器，該中間服務器既能通過校園卡專網(wǎng)與校園卡系統(tǒng)連接，又能通過校園網(wǎng)與學生注冊系統(tǒng)相連，系統(tǒng)之間做雙向數(shù)據(jù)通信，學生注冊系統(tǒng)向校園卡系統(tǒng)推送包含注冊狀態(tài)在內(nèi)的學生信息，校園卡系統(tǒng)向?qū)W生注冊系統(tǒng)返回返校報到和注冊數(shù)據(jù)。

5.設定各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)同步時間

不同業(yè)務對于數(shù)據(jù)實時性的要求不同，數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)定時傳送，如學生注冊系統(tǒng)與校園卡系統(tǒng)之間的交換頻率可按每隔1小時交換1次，若同步時間間隔較長，會出現(xiàn)學生在校園卡圈存機完成了報到或注冊，但數(shù)據(jù)還沒有同步回學生注冊系統(tǒng)，學生在注冊系統(tǒng)仍是“未注冊”狀態(tài)，導致其后續(xù)其它系列權(quán)限受到影響，若同步時間間隔設置較短，頻繁的數(shù)據(jù)同步又會給中間服務器形成較大壓力，如圖2所示。

四、學生注冊系統(tǒng)的升級

1.認證機制及權(quán)限設置

注冊需要學生和多個部門工作人員的參與，采用學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)（PASS系統(tǒng)）來提高效率和安全性。在統(tǒng)一身份認證服務器中登記學生注冊系統(tǒng)，新增學生注冊系統(tǒng)對應接口，分配學生注冊系統(tǒng)對應序號和服務目錄，在認證服務器驗證用戶名、密碼后，向?qū)W生注冊系統(tǒng)發(fā)送post請求，學生注冊系統(tǒng)服務器通過接口將相應值返回給認證服務器，直至完成認證。

2.與校園微信號對接

微信作為移動校園應用中用戶數(shù)量巨大的即時通訊軟件，已廣泛應用到學校智慧校園中，學校微校園按照騰訊公司微信企業(yè)號的標準API與現(xiàn)有系統(tǒng)對接，如圖3所示，實現(xiàn)師生身份認證、消息推送、數(shù)據(jù)傳輸，為校園應用提供了集成平臺。通過在學校微校園上新增微信注冊的應用，學生利用碎片時間及短小時間完成注冊，方便隨時隨地查看、辦理。

3.校園卡圈存機報到注冊功能模塊開發(fā)

增加校園卡刷卡報到注冊方式，校園卡圈存機讀取學號、調(diào)用學生注冊系統(tǒng)接口，學生注冊系統(tǒng)首先查詢該學號是否為應注冊學生，如為畢業(yè)、休學、退學等不屬于應注冊學生及未簽署電子《知情承諾書》的情況，將信息反饋給校園卡圈存機，校園卡圈存機界面顯示相應的提示；如屬于應注冊學生，則將學生基本信息反饋給校園卡圈存機，此時圈存機提供相應的學生信息核對界面，并繼續(xù)調(diào)用學生注冊系統(tǒng)接口，學生注冊系統(tǒng)檢查該學號是否符合注冊條件，如學費是否繳齊、學籍狀態(tài)是否正常、是否超學習年限、是否在注冊期等，學生注冊系統(tǒng)將查詢結(jié)果返回給校園卡圈存機，如圖4所示。

4.與學校網(wǎng)上辦事大廳對接

學校將面向師生辦理的審批、管理與服務業(yè)務流程數(shù)字化，建立了集成管理的網(wǎng)上辦事大廳，將注冊業(yè)務中的暫緩注冊、補注冊申請審批流程集成到該網(wǎng)上辦事大廳，學生可通過選擇學校統(tǒng)一服務入口進行統(tǒng)一身份認證，增加注冊業(yè)務線上申請受理的渠道。

5.系統(tǒng)部分表定義和相應程序調(diào)整

主要包括，添加注冊動作代碼表，通過注冊動作來記錄某個注冊狀態(tài)所對應的動作，注冊動作之后產(chǎn)生的狀態(tài)為注冊狀態(tài)。調(diào)整表結(jié)構(gòu)，具體包括調(diào)整注冊狀態(tài)表、注冊流水表，相應修改表內(nèi)的注冊狀態(tài)及代碼等信息內(nèi)容。

調(diào)整學期初始化設置，具體包括各類學生注冊起始時間和截止時間設置、各類學生注冊須知設置、暫緩注冊設置、補注冊設置、各種提示信息設置等。

添加自動提醒服務，將包括“暫緩注冊”、“保留學籍”、“休學”在內(nèi)的各注冊狀態(tài)添加記錄到注冊流水表，相應修改注冊狀態(tài)表內(nèi)的信息，待暫緩注冊到期、休學期滿復學時再添加流水記錄并更新注冊狀態(tài)表信息為“未注冊”狀態(tài)，系統(tǒng)每天定點自動檢測暫緩注冊到期、休學期滿復學等情況，更新其注冊狀態(tài)，并添加自動郵件提醒學生申請注冊。

6.系統(tǒng)的個性化設計

學生注冊系統(tǒng)重視從多個方面增加用戶體驗，主要有，對于國際學生，在系統(tǒng)各客戶端界面均采取中英文對照，增強全英語國際學生的入學注冊體驗。對于未注冊學生，系統(tǒng)建立起未注冊學生學業(yè)和消費數(shù)據(jù)的跟蹤，發(fā)揮注冊數(shù)據(jù)的收集挖據(jù)、統(tǒng)計分析和預測功能，及時發(fā)現(xiàn)并關(guān)懷在學業(yè)上、生活上可能存在困難的未注冊學生，提高注冊工作和學生工作的和有效性。

創(chuàng)意個性化的電子注冊檔案，根據(jù)學生每學期的注冊情況，系統(tǒng)按其在同類學生中注冊時間的先后次序和積極程度，分別給予“注冊神人”、“注冊牛人”、“注冊達人”等虛擬稱號，將學生在校期間的注冊情況更加豐富和立體再現(xiàn)，如圖5、圖6所示。

學生注冊系統(tǒng)流程再造與設計的效果體現(xiàn)在注冊效率與學生體驗的綜合提升上，它絕不是一勞永逸，而是循環(huán)往復地逐級遞進，它也絕不僅是數(shù)據(jù)流程改進和學生注冊系統(tǒng)的簡單升級，而是智慧校園時代高校治理理念與服務模式的轉(zhuǎn)變，相信經(jīng)過不斷的改進和完善，學生注冊系統(tǒng)將在新時代高校治理和服務中發(fā)揮更好的作用。

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（編輯：王曉明）