高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)探究

崔芳芳 王厚兵

摘 要：隨著創(chuàng)新科技發(fā)展，人們迎來了新一輪的信息化建設(shè)改革潮流。同時，由于高等教育體制改革深化，學(xué)籍檔案利用率日益提高，傳統(tǒng)管理模式已難以滿足教育發(fā)展需求。為此，高職院校紛紛投身學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，不斷優(yōu)化管理路徑，并取得了良好成績，但其中受多重因素影響，亦存在些許不足之處。本文基于對高職院校學(xué)籍檔案管理信息化價值的簡述，分析了其現(xiàn)狀，并著重就其建設(shè)策略進行了探究。

關(guān)鍵詞：高職院校 學(xué)籍檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G203 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（b）-0122-02

在當(dāng)今人類所處的信息化時代，計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，為人們的工作生活帶來了諸多便捷性體驗，并對高職院校學(xué)籍檔案管理產(chǎn)生了巨大沖擊力。新時期，高職院校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容及手段發(fā)生了翻天覆地的變化，信息化建設(shè)趨勢毋庸置疑。

1 高職院校學(xué)籍檔案管理信息化價值

學(xué)籍檔案作為高職院校教育管理的基本，具有數(shù)量多、涉面廣以及利用率高等特性，尤其是隨著高等院校擴招態(tài)勢增長，其管理工作難度日益增大。高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)下社會發(fā)展主流的必然趨勢，有利于進一步提升學(xué)籍檔案利用率，并緩解職工一定程度的工作壓力。因此，基于信息化科技裝備應(yīng)用，高職院校學(xué)籍檔案管理部門對學(xué)生檔案進行編號和分類，并按照不同方式對上下級行文進行鏈接，通過計算機網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)快速查詢、智能檢索等功能，其對電子信息的處理，避免了手動操作的弊端，更新速率更快，確保了相關(guān)錄入信息的準(zhǔn)確性、即時性。據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，在高職院校所有檔案類型中，學(xué)籍檔案的利用占據(jù)人次的85%以上。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式下，查詢手續(xù)繁瑣，方法落后，嚴(yán)重影響了師生服務(wù)體驗。而學(xué)籍檔案管理信息化的建設(shè)，更加符合現(xiàn)代人文特性，以主動服務(wù)的方式，為需求者提供了諸多使用便利，其價值得到了最大程度的發(fā)揮。尤其是，通過發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案優(yōu)點，可以迅速方便地共享數(shù)據(jù)、簡化工作流程、節(jié)約各項成本、提高工作效能，可以通過對大量關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進行整合分析，及時發(fā)現(xiàn)新的信息，更深層次推動檔案服務(wù)多樣化、智能化[1]。

2 高職院校學(xué)籍檔案管理信息化現(xiàn)狀

在社會信息化發(fā)展的宏觀環(huán)境下，高職院校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)也逐步邁上了正軌，并取得了一定成效。但客觀維度上講，受多重因素影響，高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)中還存有些許問題。部分高職院校面對擴招的緊迫形勢，將大部分時間和精力集中于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對學(xué)籍檔案管理信息化的重視不足，相關(guān)資金資源投入減少，軟硬件配備乏力，某種程度上制約了學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展進程，同時還影響了使用體驗。還有些高職院校對學(xué)籍檔案管理信息化的認(rèn)知深度不足，簡單地將之歸結(jié)為收集、整理和歸檔，尚未建成一套完整的管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)共享鏈接沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。由此導(dǎo)致的學(xué)籍檔案填寫內(nèi)容有遺漏，學(xué)籍檔案丟失現(xiàn)象時有發(fā)生[2]。面對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)環(huán)境，高職院校學(xué)籍檔案管理還未真正實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，可能會出現(xiàn)病毒侵襲等安全問題，危害學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。此外，高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，時間緊、任務(wù)重，對相關(guān)人員提出了更多更高要求。然而事實上，很多高職院校學(xué)籍管理者未經(jīng)科學(xué)、系統(tǒng)、專門的培訓(xùn)，加之其日常工作事務(wù)繁忙，其綜合素質(zhì)素養(yǎng)表現(xiàn)難以支持學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)需求。

3 高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 改善配套環(huán)境

高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)是一個多維度工程，以必要的軟硬件配套環(huán)境為基礎(chǔ)，其根本目的是提升工作效率及質(zhì)量。尤其是近年來，隨著高等教育普及化、大眾化發(fā)展，加之?dāng)U招政策實施，高職院校生源數(shù)量急劇增長，對其辦學(xué)承載能力提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時一定程度上增加了學(xué)籍檔案管理工作難度，傳統(tǒng)手工操作顯然難以滿足現(xiàn)實教育發(fā)展需求。因此，新時期，高職院校應(yīng)深刻認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的重要價值意義，結(jié)合自身發(fā)展實際，宏觀調(diào)整規(guī)劃，逐步提高資金、資源支持，購置先進的技術(shù)設(shè)備，包括計算機、互聯(lián)網(wǎng)等，為學(xué)籍檔案管理信息化提供良好的環(huán)境。同時，在學(xué)籍檔案管理軟件建設(shè)方面，高職院校應(yīng)加強與相關(guān)企業(yè)之間的合作，不斷延展其功能配置，逐步朝著一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向努力，賦予各職能部門相應(yīng)的權(quán)利，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源共享共建，可對全文進行存儲和檢索，加強內(nèi)部聯(lián)合，從而為科學(xué)決策提供依據(jù)。對于部分高職院校資金資源不充裕的情況，地方政府主管部門應(yīng)加大支持力度，可設(shè)立專項資金。

3.2 提升人員素養(yǎng)

知識經(jīng)濟時代，人才作為社會競爭的核心，是高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的成功之本。高職院校應(yīng)充分發(fā)揮自身人才培育陣地優(yōu)勢，嚴(yán)格篩選標(biāo)準(zhǔn)，打造一支職業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)等綜合素質(zhì)高的工作隊伍，支持學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展。在具體的踐行過程中，高職院校應(yīng)隨著擴招步伐，逐步增加各部門人員配置，廣泛吸納優(yōu)秀人才，明確其職責(zé)任務(wù)，客觀考察其行為實踐，以信息化管理的視角，發(fā)現(xiàn)其中不足，繼而有針對性地組織培訓(xùn)活動?；诖?，高職院?？裳垖W(xué)術(shù)大家、業(yè)務(wù)能手廣泛參與，及時傳導(dǎo)先進思想理念，樹立職工服務(wù)意識，關(guān)注信息化科技發(fā)展前沿，組織內(nèi)部討論學(xué)習(xí)，提高他們的信息素養(yǎng)及能力，并結(jié)合學(xué)籍檔案管理特點，制定科學(xué)的實施方案，最大限度地提升工作效果。同時，高職院校還需培育職工終身學(xué)習(xí)意識，鼓勵他們自主學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，依托信息化技術(shù)應(yīng)用，開拓其知識視界，積累豐富的實踐工作經(jīng)驗，以適應(yīng)現(xiàn)代化教育發(fā)展需求。只有在高職院校與教師的雙向努力下，學(xué)籍管理信息化建設(shè)才能取得最佳效果。

3.3 加強過程控制

高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵和前提，是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，包括輸入格式、輸入項目以及輸入代碼等[3]。具體而言，根據(jù)國家相關(guān)文件規(guī)定，高職院校還需建立更加完備的學(xué)籍檔案信息化管理機制，明確各方權(quán)責(zé)及任務(wù)，量化實施細(xì)則，對整個過程進行系統(tǒng)地、動態(tài)地管理，以便于為高職院校教育發(fā)展服務(wù)。高度開放的信息化環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全顯得至關(guān)重要，尤其是對學(xué)籍檔案而言，其中涉及學(xué)生隱私，具有較強的保密性。因此，高職院校應(yīng)格外注意計算機軟硬件的安全管理，組織定期維護更新工作，減少人為因素造成的信息損失。而在軟件方面，高職院校則可在計算機系統(tǒng)上加裝病毒檢測裝置，做好防火墻保護，及時查殺病毒。同時，在計算機軟件更新升級時，亦或數(shù)據(jù)遷移時，著需做好學(xué)籍檔案信息備份工作，確保其中內(nèi)容原始性。與一般的檔案不同，學(xué)籍檔案具有極強的專業(yè)性、周期性和分散性，其管理是一個不斷更新的過程，加強對整個過程的控制，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

4 結(jié)語

總而言之，高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實價值意義，是未來支撐教育發(fā)展的必要基礎(chǔ)。由于個人能力有限，加之高職院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜，本文作出的研究可能存在不完善之處。因此，作者希望學(xué)術(shù)界大家持續(xù)關(guān)注和參與此課題研究，結(jié)合實際情況，有針對性地提出更多高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略。

參考文獻

[1] 馬宏正.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高職院校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用[J].江蘇科技信息，2017（5）：29-30.

[2] 卞婕.高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：111-112.

[3] 鞠阿楠.高校學(xué)籍檔案管理信息化芻議[J].山東檔案，2017（6）：57-58.