如何推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展

郝夢(mèng)菲

摘要本文從企業(yè)發(fā)展的全局視角，探索和分析企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施，分析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中還存在的諸多不足和缺陷，探索適宜于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展路徑，對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有一定的實(shí)踐指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞企業(yè) 檔案 信息化 管理

在社會(huì)進(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的變革環(huán)境下，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)受到前所未有的關(guān)注和重視。企業(yè)要戰(zhàn)略視角，采取檔案信息化建設(shè)的有力措施，解決問(wèn)題和缺陷，走一條科學(xué)的檔案信息化建設(shè)之路。

一、企業(yè)檔案信息的特點(diǎn)分析

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的歷史進(jìn)程，檔案的信息化建設(shè)可以較好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的合理分配，增進(jìn)檔案信息化服務(wù)水平，提升企業(yè)的創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前企業(yè)的檔案信息化模式主要是采用兩種模式，即：虛擬網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用平臺(tái)模式；client/server（客戶(hù)端，服務(wù)器）與browser/server（瀏覽器/服務(wù)器）技術(shù)模式。其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下內(nèi)容：

1.普遍性。企業(yè)檔案信息化成為普遍性的發(fā)展趨勢(shì)和方向，它是利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理的革新，使企業(yè)檔案管理進(jìn)入到跨越性的發(fā)展階段之中，必須從檔案管理理論、檔案管理各環(huán)節(jié)中滲透現(xiàn)代信息技術(shù)，以充分體現(xiàn)檔案信息化的普遍性應(yīng)用價(jià)值和功效。

2.集成性。企業(yè)檔案信息化的數(shù)據(jù)是完全集成化的，只須一次性地將企業(yè)組織所有的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息錄入到計(jì)算機(jī)框架之中，即可以被高效率地共享和使用，較好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研等工作，以其高效性、完整性滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息的需求，由此也可以看到企業(yè)檔案信息管理的較強(qiáng)的適應(yīng)性特質(zhì)。

3.動(dòng)態(tài)性。企業(yè)檔案信息化管理表現(xiàn)出極其明顯的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，其數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案信息隨著檔案的采集、處理、利用而呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)變化的特質(zhì)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，使檔案需求者第一時(shí)間獲取所需的檔案信息，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的不足分析

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意識(shí)還較為薄弱。一些企業(yè)管理者對(duì)于檔案信息化建設(shè)的意識(shí)還明顯不足，存在應(yīng)付敷衍的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)為：有的企業(yè)管理者認(rèn)為檔案信息管理系統(tǒng)引進(jìn)后就萬(wàn)事大吉了，沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)系統(tǒng)僅僅是輔助，并不代表企業(yè)檔案信息化建設(shè)的全面實(shí)現(xiàn)。還有的企業(yè)管理者考慮受限于企業(yè)經(jīng)營(yíng)因素，主要依賴(lài)于原有的紙質(zhì)檔案管理模式，沒(méi)有將企業(yè)檔案信息化建設(shè)提上議事日程。由此可見(jiàn)，企業(yè)管理者對(duì)于檔案信息化建設(shè)的思考和探究尚未深入，認(rèn)識(shí)相對(duì)表淺。

2.檔案信息化建設(shè)的發(fā)展不夠均衡。企業(yè)檔案信息化建設(shè)受到企業(yè)自身規(guī)模、資金、人力等各方面因素的限制和影響，致使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展顯現(xiàn)出不均衡的狀態(tài)，相較而言，資金雄厚、人力資源條件優(yōu)良、規(guī)模較大的企業(yè)的檔案信息化建設(shè)較為快速，建構(gòu)了企業(yè)檔案利用網(wǎng)站和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，而資金薄弱、人力資源條件有限、規(guī)模較小的企業(yè)的檔案信息化建設(shè)則舉步維艱，甚至有些企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還是一片空白。

3.缺乏檔案信息化建設(shè)的宏觀設(shè)計(jì)和指導(dǎo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)還缺乏切實(shí)可行的宏觀規(guī)劃設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)，許多企業(yè)并沒(méi)有考慮到自身的實(shí)際情況、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，引入與自身企業(yè)不相契合的檔案信息化系統(tǒng)，無(wú)法與企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相銜接，這就使其檔案信息化管理系統(tǒng)相對(duì)孤立，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享和利用，無(wú)法為企業(yè)的發(fā)展提供有益的檔案服務(wù)。同時(shí)，部分企業(yè)在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案文件的操作過(guò)程中，也缺乏統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法確保企業(yè)信息化檔案的順利檢索、查詢(xún)和使用。

4.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備。我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)相對(duì)較晚，缺乏良好、齊備的基礎(chǔ)設(shè)施，信息化檔案管理的技術(shù)也還存在欠缺，由于受到觀念、資金等方面的限制，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入明顯不足，沒(méi)有從人力、財(cái)力、物力方面給予足夠的支持，無(wú)法形成完善、配套的檔案信息管理體系，難以充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化服務(wù)利用的價(jià)值。

5.信息安全存在欠缺。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于其中含有大量的保密性的商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私，為此，還要關(guān)注企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全問(wèn)題，這些信息安全風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自于電腦病毒、黑客侵襲等外部因素，也有可能來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部人員自身的工作疏漏，由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的安全隱患必須加以重視。

6.企業(yè)檔案信息化建設(shè)人員的勝任力不足。在辦公自動(dòng)化、檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，工作人員要應(yīng)對(duì)數(shù)量龐大、范圍廣、種類(lèi)多的信息化檔案，這就對(duì)其個(gè)人素養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了較高的要求，部分企業(yè)檔案管理工作人員大多只具有簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力或單一化的檔案知識(shí)管理能力，缺乏與企業(yè)檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，難以將檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等環(huán)節(jié)相銜接，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和提升。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展路徑探索

1.強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化意識(shí)。為了更好地推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須從思想認(rèn)識(shí)上人手，要全面樹(shù)立企業(yè)全體人員的檔案信息化管理意識(shí)和觀念，要使企業(yè)全員充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義和作用，更好地提升企業(yè)檔案的工作效率，轉(zhuǎn)變?cè)械钠髽I(yè)檔案管理理念，在引入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的條件下，增強(qiáng)企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的觀念，將傳統(tǒng)的檔案管理從繁重冗雜的手工操作中解脫出來(lái)，并加大對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的宣傳，讓更多的人認(rèn)識(shí)其內(nèi)涵。

2.推進(jìn)企業(yè)檔案信息化統(tǒng)籌管理和規(guī)劃。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌、宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)管理，相關(guān)部門(mén)和行業(yè)內(nèi)部必須對(duì)檔案信息化建設(shè)相對(duì)遲滯的企業(yè)給予大力的扶持，包括人力資源投入、資金扶持、基礎(chǔ)設(shè)施配置等。同時(shí)還要開(kāi)展企業(yè)之間的互幫互助，可以派遣企業(yè)檔案工作人員到其他企業(yè)進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)，總結(jié)其他企業(yè)檔案信息化建設(shè)的特色模式，并將其與自身企業(yè)的實(shí)際相銜接，確定企業(yè)自身的檔案信息化管理模式和方法。

3.健全企業(yè)檔案信息化法律體系。要從制度上完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容必須覆蓋企業(yè)電子文件管理、企業(yè)檔案信息數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、企業(yè)檔案網(wǎng)站、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)、企業(yè)檔案信息化安全等，并出臺(tái)相關(guān)的企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)檔案的利用效率。

4.完善企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施及安全保障。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要以軟硬件配置為基礎(chǔ)支撐和前提，必須投入一定的財(cái)力、人力和物力，購(gòu)置與企業(yè)自身實(shí)際相契合的軟件、硬件設(shè)施設(shè)備等，并確保硬件基礎(chǔ)設(shè)施的安全，定期對(duì)其進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)，排除安全隱患。同時(shí)，還要完善安全保障體系，確保企業(yè)檔案信息的安全，可以采用系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密、硬盤(pán)加密等技術(shù)，確保企業(yè)檔案信息的原始性、完整性和準(zhǔn)確性。另外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的安全教育，要求全體人員遵守網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)規(guī)定，能夠根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日常運(yùn)行狀態(tài)分析數(shù)據(jù)變化的規(guī)律，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化系統(tǒng)漏洞，做好風(fēng)險(xiǎn)防范和規(guī)避。

5.培育高素質(zhì)檔案信息化人才。要增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的信息化觀念，圍繞企業(yè)的主要日常業(yè)務(wù)開(kāi)展檔案工作，通過(guò)與高等院校聯(lián)合培養(yǎng)的方式進(jìn)行人才儲(chǔ)備，并對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行線(xiàn)上、線(xiàn)下的培訓(xùn)，使之能夠及時(shí)快速地處理企業(yè)檔案信息資源，不斷提升自己的檔案信息化素養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)戰(zhàn)略管理之中，最大限度規(guī)避檔案信息化建設(shè)中存在的不足，采用切實(shí)有效的措施，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和進(jìn)步，為企業(yè)科學(xué)發(fā)展、健康發(fā)展提供有力支撐。