紙質(zhì)檔案與電子檔案共存管理的思考

羅瑩

摘要隨著電子檔案的產(chǎn)生，檔案管理部門打破了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理局面，工作管理方式由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的計算機(jī)管理，展現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的現(xiàn)象。本文結(jié)合工作實際，對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異比較及共存管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞紙質(zhì)檔案 電子檔案 差異比較 共存管理

信息時代的重要特征是建立以電子檔案為主的信息資源庫，這是社會信息化發(fā)展到一定階段的必然要求。同時，在今后很長一個時期內(nèi)，紙質(zhì)檔案將與電子檔案長期共存，這是由兩種檔案的特點所決定的。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案最大的優(yōu)勢是便于長久保存和利用，便于對其進(jìn)行原始性鑒別。紙質(zhì)檔案自其產(chǎn)生至今已經(jīng)形成了科學(xué)合理的體系，仍然是當(dāng)今社會檔案儲存的主要形式，具有很強的生命力。而電子檔案作為社會信息化的產(chǎn)物，具有信息儲存量大、傳遞利用方便等優(yōu)勢，必將隨著信息化的日益發(fā)展成為檔案信息存儲和管理的主要對象?？梢哉f，紙質(zhì)檔案和電子檔案共存是檔案工作逐步由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的標(biāo)志。在當(dāng)前的技術(shù)與環(huán)境下，兩者將長期共存，處于優(yōu)勢互補、相輔相成階段。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異比較

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的含義不同

1.紙質(zhì)檔案是指以紙張作為記錄載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

2.電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案比較的優(yōu)勢

1.原始性。紙質(zhì)檔案記錄的人類活動均是原始形式的，沒經(jīng)過雕啄加工，原汁原味的反映事實的本來面目，留給后人是經(jīng)得起歷史考證的原始信息，能夠?qū)嵤虑笫堑姆从呈录?dāng)時的狀況。紙質(zhì)檔案的記錄內(nèi)容是客觀的、可靠的，具有一定的憑證性。

2.使用簡單，保管要求相對較低。紙質(zhì)檔案是以紙張為載體對事件進(jìn)行記錄的，如果需要進(jìn)行資料的查詢直接在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行查找就可以。紙質(zhì)檔案不僅使用簡單，保管要求相對較低。在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管中只是需要對檔案進(jìn)行分類然后按照類別進(jìn)行保管就可以了，不需要其他的保管工作。

3.載體穩(wěn)定，保管壽命長。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的，紙張的保存時間長，并且不需要什么特殊的管理要求。

（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢

1.存儲占用空間小。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案來說，具有容量大、體積小的特點，可以大大節(jié)省檔案庫房的存儲空間，從而有效的解決了因檔案迅速增加而帶來的存儲空間的矛盾。

2.檔案信息的利用不受地域限制。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，電子檔案的存儲方式使電子檔案可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，從而大大節(jié)省了時間和精力。用戶不再需要到檔案室專程查閱檔案，在任何地方聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)上，都可以方便的查閱檔案室開放的檔案，這樣就大大提高了檔案利用率，方便了用戶。

3.多樣性。電子文件利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高了電子文件信息的利用效率。由于電子文件的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般在紙質(zhì)文件是不能對文件內(nèi)容進(jìn)行改變的。例如改變文件格式，增、刪、改文件內(nèi)容。而電子文件對內(nèi)容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文件可以更方便快速的對文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，更好的滿足利用者的各種需求。當(dāng)圍繞一個專題對檔案進(jìn)行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

（四）原始性認(rèn)定方面的差異

通常來說，文件的原始性包括內(nèi)容的原始性和形式的原始性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案恰好將這兩者結(jié)為一體、密不可分，記錄的信息具有客觀、可靠的特性。但對于電子文件，其載體與內(nèi)容的可分離性，可通過一定方法及時進(jìn)行無損、全息復(fù)制，最后留有的電子文件往往已經(jīng)過多次載體的遷移，無法做到內(nèi)容、載體原始性的統(tǒng)一。同時，電子文件具有非直讀性，其二進(jìn)制編碼內(nèi)容只有經(jīng)過處理并顯示到屏幕或打印輸出后，才能為大家所識讀，而這顯然已不是傳統(tǒng)意義上的“原件”。

（五）存儲條件和防護(hù)技術(shù)的差異

1.紙質(zhì)檔案的存儲不需要依賴技術(shù)環(huán)境，工作環(huán)境要求比較低，只要有場地、有裝具就可以，對工作人員的知識結(jié)構(gòu)要求也相對較低。紙質(zhì)檔案信息載體性質(zhì)穩(wěn)定，在自然條件下可以存放很多年，在溫度、濕度相對穩(wěn)定和適宜的情況下，不會變質(zhì)腐化。在防護(hù)技術(shù)上，紙質(zhì)檔案的防護(hù)主要在防光、防潮、防蟲、防塵、防火、防水、防霉、防有害氣體，對破損的紙張和擴(kuò)散的字跡進(jìn)行修復(fù)等這幾方面下工夫。這些載體只要避開天災(zāi)人禍，嚴(yán)格遵守管理制度和防護(hù)的有關(guān)要求，就能長期保存。

2.電子檔案在存儲條件和防護(hù)技術(shù)上，對環(huán)境的要求就比較苛刻。電子檔案的存儲載體是磁盤、磁帶、光盤等新型材質(zhì)，因為新型載體的檔案制成材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，所以在存放這些新型載體檔案時，原有的保管條件發(fā)生了變化，電子檔案的庫房除了應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的防護(hù)設(shè)備外，需防機(jī)械應(yīng)力，還必須具備防磁場和電場的設(shè)施，否則磁帶、磁盤上的信息就會遭到破壞。電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)依賴性較強，它以一定的格式存儲在一定的介質(zhì)上，其可讀性和所依賴的計算機(jī)系統(tǒng)密切相關(guān)，當(dāng)生成一份文件的軟、硬件環(huán)境更新?lián)Q代或改變時，電子文件可能出現(xiàn)打不開、不可讀的現(xiàn)象。環(huán)境依賴導(dǎo)致其利用不如紙質(zhì)方便，維護(hù)其可用性比維護(hù)紙質(zhì)檔案要付出更高的代價。

（六）提供利用方面的差異

1.紙質(zhì)檔案在服務(wù)于用戶時需要經(jīng)過目錄檢索、現(xiàn)場調(diào)檔等程序，所查閱檔案在利用的時間點上，只能供一個用戶使用。

2.電子檔案服務(wù)于用戶時，只要在計算機(jī)上輸入相關(guān)的檢索詞，就能快速、準(zhǔn)確地為用戶查閱到所需的檔案文件，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，要簡單、快捷得多，在提高查閱速度的同時，該檔案文件可供多用戶同時使用。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存管理

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求。但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在@問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行共存管理，才是符合發(fā)展需求的。如何將這兩種形式進(jìn)行共存管理呢？本文提出以下幾個方面：

（一）管理工作實行“雙軌制”

紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，在檔案管理工作上實行“雙軌制”。所謂雙軌制，就是指在檔案管理過程中要同時注重電子檔案與紙質(zhì)檔案的存儲、管理，使紙質(zhì)檔案與電子檔案在歸檔時就建立一一對應(yīng)的關(guān)系。從目前實際工作來看，對于具有長久保存價值的室藏紙質(zhì)檔案，可通過掃描、拍照等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字檔案，并對其實行“雙軌制”保存管理。對于電子文件，在形成時就采取“雙軌制”歸檔的方式，確保所有的重要電子文件都能形成內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案。歸檔時應(yīng)使用不同的編目方法和存貯裝具，檔案管理部門分別在紙質(zhì)檔案和電子檔案的目錄“備注”項注明相對應(yīng)的文件及存址，以便利用時參照互補。

（二）發(fā)揮“雙軌制”管理的優(yōu)勢

要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的長期共存管理，必須發(fā)揮各自優(yōu)勢，把傳統(tǒng)管理手段和現(xiàn)代科技手段結(jié)合起來，靈活選擇切實可行的工作方法和工作手段。在收集整理上，逐步建立以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的管理模式，簡化紙質(zhì)檔案的分類整理工作。紙質(zhì)檔案在管理過程中需要組卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，其管理方式需要大量的人力，造成管理成本的增加；而電子檔案的收集、整理可以直接由計算機(jī)進(jìn)行處理，使檔案信息的處理高效、簡捷，又能節(jié)省時間和勞動力。在利用服務(wù)上，要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。電子檔案的可操作性使得使用者可以把獲得的檔案信息變活，讓他們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)，使用者可以利用計算機(jī)對檔案文件中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制或拷貝，將這些信息轉(zhuǎn)換為自己需要的形式。通過充分發(fā)揮電子檔案在管理、利用方面的優(yōu)勢，可以逐步將檔案管理人員從煩瑣、枯燥的日常檔案工作中解脫出來，投入到更具有智力內(nèi)涵的檔案服務(wù)中去。

（三）加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)

電子檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，管理人員要有較豐富的知識儲備和先進(jìn)的技術(shù)水平。在電子檔案廣泛應(yīng)用的情況下，檔案人員只懂紙質(zhì)檔案管理知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理等相關(guān)知識，才能跟上時代步伐，確保電子檔案的安全管理。一方面要注重引進(jìn)熟悉檔案知識和信息技術(shù)的復(fù)合型人才，充實檔案人才隊伍。另一方面要加強現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，盡快地使檔案工作人員掌握檔案信息化的基本知識和技能，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案的利用都有各自的長處和短處，二者可以相輔相成、優(yōu)勢互補。雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下給電子檔案的傳遞利用帶來方便的同時，也帶來了諸如檔案信息丟失、失真、泄密等問題。在電子檔案利用中應(yīng)該制定電子檔案的利用制度，提高電子檔案信息安全意識，加強電子檔案信息綜合利用的研究和開發(fā)。紙質(zhì)檔案也擁有電子檔案所沒有的優(yōu)勢特點，所以在未來世界里紙質(zhì)檔案仍占有不可代替的地位。為了更好地發(fā)展檔案事業(yè)，現(xiàn)在已經(jīng)對檔案實行電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，在電子檔案歸檔的同時，要求一份紙質(zhì)檔案也要歸檔，這就很好的解決了一份電子檔案信息丟失，也會有紙質(zhì)版的檔案記載檔案內(nèi)容。它們二者之間沒有誰取代誰的說法，二者的利用將會一直發(fā)展下去。