檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)思路研究

摘 要 檢察檔案數(shù)字化，是指將文字、圖像等不同記載方式和傳統(tǒng)搭載媒介的檢察檔案通過掃描處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式錄入計(jì)算機(jī)存儲的過程。而紙質(zhì)檔案數(shù)字化是提升檔案工作現(xiàn)代化管理水平、保護(hù)檔案實(shí)體安全的重要舉措。本文從提升檢察檔案工作科學(xué)管理水平出發(fā)，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的思路，從標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)、規(guī)范化管理、建立數(shù)字化利用體系三個方面探討加快檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的思路。

關(guān)鍵詞 檢察檔案 數(shù)字化 檔案管理

作者簡介：張京金，山東省淄博市博山區(qū)人民檢察院檔案室主任。

中圖分類號：D926.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.12.078

檢察檔案是國家檔案的重要組成部分，不僅是檢察事業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，也是全面推進(jìn)法治建設(shè)、促進(jìn)檢察工作科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)。然而，隨著時代發(fā)展、科技進(jìn)步，檔案、保密工作的目標(biāo)對象、手段方法、內(nèi)容形式等都在發(fā)生深刻的變化，檢察檔案工作的外部壓力與日俱增，內(nèi)部管理現(xiàn)狀不容樂觀。

檢察機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案保存方式以紙質(zhì)檔案為主，其存在的一個最大缺點(diǎn)是易于損毀，隨著頻繁的使用和自然損毀，紙質(zhì)檔案受損后會導(dǎo)致其中承載的信息資源的流失，帶來無法復(fù)原的損失。通過對檢察檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將以往紙質(zhì)檔案中記載的各類信息，經(jīng)過數(shù)字化掃描存儲入電腦中，然后借助互聯(lián)網(wǎng)或檢察局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)在線借閱利用，推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的融合進(jìn)程，提升檔案工作科學(xué)化水平。

一、系統(tǒng)化構(gòu)建夯實(shí)檢察檔案數(shù)字化工作根基

檢察檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，每個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，需要把檢察檔案數(shù)字化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)整體布局中，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)。

一是需要檢察院黨組高度重視檔案工作，專門成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，專題研究檔案數(shù)字化工作，撥付到位專項(xiàng)資金，充實(shí)干警到檔案工作一線，安排獨(dú)立封閉房間作為檔案數(shù)字化專門加工現(xiàn)場。同時，制定檔案數(shù)字化工作實(shí)施方案，明確工作的階段和完成時間，并將任務(wù)分解到位、安全保密責(zé)任落實(shí)到人，確保檔案數(shù)字化工作高效規(guī)范。建立涵蓋檔案數(shù)字化建設(shè)、運(yùn)行、安全等內(nèi)容的制度體系，推動形成年初有計(jì)劃、過程有督辦、年末有考核的管控機(jī)制，確保工作落到實(shí)處。

二是加強(qiáng)內(nèi)設(shè)部門之間的分工協(xié)作，形成“左右聯(lián)動、條塊結(jié)合、齊抓共管”的工作格局。當(dāng)前，部分基層檢察院的檔案人員仍把自己當(dāng)作傳統(tǒng)的檔案資料收集員、整理員和保管員，在對檔案資料按部就班地收集、整理、歸檔之后，就束之高閣，等待利用者上門查閱，這種工作模式嚴(yán)重影響了檢察檔案的開發(fā)利用水平。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)全院系統(tǒng)工作，需要不同的部門配合完成，建立檔案數(shù)字化工作整體格局。同時，將機(jī)關(guān)檔案管理列入年度工作重點(diǎn)目標(biāo)責(zé)任分解，明確各部門在檔案保管、歸檔移交等環(huán)節(jié)的責(zé)任和標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案工作與其他工作同部署、同推進(jìn)。

三是規(guī)范檔案管理、健全管理機(jī)制。對建院以來的文書、訴訟、基建等檔案進(jìn)行重新整理入庫、編號上架，并統(tǒng)一建立電子目錄，徹底解決庫存檔案整理質(zhì)量不高、標(biāo)準(zhǔn)不一、查閱不便等問題。根據(jù)檔案工作科學(xué)化管理的要求，完善檔案接收、移交、保管、鑒定、銷毀和利用等環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，做到收文有登記、借閱有證明、閱卷有專室、立卷有規(guī)定、銷毀有鑒定、利用有效果、移交有清冊、實(shí)現(xiàn)檔案管理由“靜態(tài)管理”向“動態(tài)管理”有效轉(zhuǎn)變。

四是強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)置保障。為適應(yīng)“無預(yù)算不支出”的資金支付規(guī)定，提前申報項(xiàng)目所需資金，年初預(yù)算到位，為檔案數(shù)字化工作提供堅(jiān)實(shí)的資金保障。投入資金對檔案庫房整修和硬件配備，更新庫房動態(tài)視頻監(jiān)控管理系統(tǒng)和靜脈指紋安防一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)重要區(qū)域視頻內(nèi)外布防，提升庫房技防水平。室內(nèi)增設(shè)凈化消毒加濕除濕設(shè)備、獨(dú)立空調(diào)、消毒滅菌控制系統(tǒng)，通過連接網(wǎng)絡(luò)建立溫濕度職能控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)庫房環(huán)境管理智能化。高標(biāo)準(zhǔn)配置檔案專用服務(wù)器等硬件設(shè)備，研發(fā)應(yīng)用集檔案掃描、影像預(yù)處理、檔案索引、存儲等功能于一體的軟件設(shè)備，為數(shù)字化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)軟硬件平臺。添置數(shù)據(jù)存儲專用服務(wù)器、自動化檔案密集架、防磁柜等，對檢察內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器和線路進(jìn)行改造升級，優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)，保證全部內(nèi)網(wǎng)電腦共享數(shù)字化檔案資源。

二、規(guī)范化管理確保檢察檔案數(shù)字化有序運(yùn)轉(zhuǎn)

一是對分散的電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)整合。建立以訴訟檔案為主導(dǎo)的檔案資源管理架構(gòu)，強(qiáng)化部門協(xié)作，規(guī)范檔案流向，整合關(guān)聯(lián)檔案材料，收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副本文件，推動檔案資源科學(xué)配置，為形成完備的檔案大數(shù)據(jù)資源提供支撐。實(shí)行檔案入庫評分鑒定機(jī)制，堅(jiān)持掃描不符合規(guī)范的不接收、電子文件少文漏頁的不接收、不屬于接收范圍的不接收，對于數(shù)字文檔與紙質(zhì)文檔不符的，要求責(zé)任人重新裝訂，確保數(shù)字化檔案“底版”高質(zhì)量。嚴(yán)格落實(shí)檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量審查制度，檔案員以人工方式對照實(shí)體檔案，對數(shù)據(jù)和圖像進(jìn)行逐條逐頁檢查，審查圖像數(shù)據(jù)信息完整性、目錄數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)不合格的立即修改，保證檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖像清晰，實(shí)現(xiàn)掃描覆蓋率和合格率雙百分之百。

二是對遺存的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化加工。當(dāng)前，各地檢察機(jī)關(guān)大多保管著近四十年的各門類、不同保密級別的實(shí)體檔案，開展檔案數(shù)字化工作任務(wù)繁重。因此，檢察檔案數(shù)字化工作，除了需要加強(qiáng)檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門的協(xié)作配合，例如招投標(biāo)工作由行政裝備部門負(fù)責(zé)，數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)共享由信息通訊部門配合，對于數(shù)字化加工等基礎(chǔ)性工作，應(yīng)以“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”為目標(biāo)，委托專業(yè)的檔案數(shù)字化加工公司對積存的檔案提供外包加工服務(wù)。承攬數(shù)字化外包的加工公司至少需具備乙級保密資質(zhì)。

三是確保數(shù)字化檔案信息安全。按照“安全第一、預(yù)防為主”原則，對照檔案數(shù)字化工作相應(yīng)技術(shù)規(guī)范和工作指南，加強(qiáng)對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控，確保整體加工過程規(guī)范有序、嚴(yán)格保密。在檔案數(shù)字化加工過程中，經(jīng)過招投標(biāo)選定了具備甲級保密資質(zhì)的專業(yè)化數(shù)字公司承攬外包服務(wù)，與之聯(lián)合制定保密管理制度，對人員出入庫進(jìn)行嚴(yán)格的登記記錄，并為每臺數(shù)字化加工電腦安裝優(yōu)盤監(jiān)控系統(tǒng)，為加工人員定制無口袋制服、簽訂保密協(xié)議，確保加工現(xiàn)場的保密性。明確規(guī)定數(shù)字化檔案信息實(shí)行一式四套的保存方式，并采用防火墻、入侵檢測設(shè)備、防殺病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，定期對內(nèi)部網(wǎng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒檢查，定時更新殺毒軟件，確保檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行安全。

三、建立集約型、便捷型檔案數(shù)字化利用體系

秉承主動服務(wù)理念，積極在檔案信息資源開發(fā)上試水破題，實(shí)現(xiàn)檔案利用由單一的借閱模式向文檔查閱、檔案編研、檔案宣傳、檢察歷史文化研究等方向多元發(fā)展，有效拓展檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，提高檔案為檢察工作服務(wù)的實(shí)效。

一是拓展庫房自動管理功能，使靜態(tài)檔案自動化。運(yùn)用檔案導(dǎo)航系統(tǒng)，工作人員可在柜體觸摸屏上直接輸入信息查找本柜體內(nèi)的檔案，也可在檔案管理軟件中輸入相關(guān)信息，在所有柜體內(nèi)查找。信息輸入后，目標(biāo)檔案所在的柜體會自動打開，具體位置的LED引導(dǎo)燈會自動閃射，引導(dǎo)工作人員精確查找。除此之外，還可以設(shè)置檔案查閱再借、檔案刪除與還原檔案庫管理、檔案信息排序、檔案信息字段篩選等功能，大幅提升檔案查找效率。

二是構(gòu)建數(shù)字化管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在線高效利用。逐步搭建并完善內(nèi)網(wǎng)檔案查閱平臺，將數(shù)字化掃描成果掛接在檔案專用服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)在線查找和借閱檔案。圍繞借閱事由、查詢方式、借閱期限等內(nèi)容，設(shè)計(jì)借閱申請、二級審批、借閱利用、效果反饋的網(wǎng)絡(luò)借閱流程，以實(shí)現(xiàn)檢察系統(tǒng)檔案信息資源共享。同時借助內(nèi)網(wǎng)通訊軟件，實(shí)現(xiàn)檔案利用“零距離”，有利于緩解檔案利用需求多和檔案人力有限的矛盾，為檢察辦案、執(zhí)法質(zhì)量考評等業(yè)務(wù)工作和檢察官等級評定、信息交流等綜合工作提供有力支持。

三是強(qiáng)化信息編研和檔案公開。運(yùn)用檔案信息化系統(tǒng)編研功能，圍繞檢察工作重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)及社會關(guān)注的問題，定期篩選、加工、提煉有參考利用價值的檔案，挖掘檢察檔案中的有用信息，把“檔案庫”變成“智慧庫”，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。積極發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的作用，通過微信、微博等新媒體和門戶網(wǎng)站，將一些可以公開的有價值的檔案信息向社會公開，并通過優(yōu)化檔案信息化服務(wù)平臺，利用在線目錄和數(shù)字文件下載等信息化手段，為信訪接待、檢務(wù)公開等工作提供有效服務(wù)，促進(jìn)了檢察機(jī)關(guān)整體的工作的全面提升。