順序編碼制的科技期刊參考文獻(xiàn)表中引文重復(fù)著錄問(wèn)題的探討

邱殿明，蔣 函，潘麗敏

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順序編碼制的科技期刊參考文獻(xiàn)表中引文重復(fù)著錄問(wèn)題的探討

邱殿明，蔣 函，潘麗敏

(《吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(地球科學(xué)版)》編輯部，長(zhǎng)春 130026)

隨著采用順序編碼制的科技期刊參考文獻(xiàn)表中引文數(shù)量的急劇增多，閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的情況時(shí)有發(fā)生。針對(duì)此類問(wèn)題進(jìn)行了探討，究其原因主要有：在正文中多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)且引文數(shù)量過(guò)多；作者的寫作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)；編輯重視不足及遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)不夠完善問(wèn)題。為此，提出將析出參考文獻(xiàn)嵌入word文檔或excel表格中按照作者姓氏首字母拼音a~z排序查重的建議，以期為期刊編輯解決此類問(wèn)題提供幫助。

科技期刊；參考文獻(xiàn)；引文重復(fù)；閱讀型參考文獻(xiàn)；順序編碼制

參考文獻(xiàn)的準(zhǔn)確性是圖書、期刊、報(bào)告等文獻(xiàn)質(zhì)量審讀的一項(xiàng)指標(biāo)。前人曾針對(duì)科技期刊中參考文獻(xiàn)存在的各種問(wèn)題進(jìn)行了廣泛研究。如，分析參考文獻(xiàn)中書名信息錯(cuò)誤[1]，探討書名等著錄不規(guī)范的原因等[2-3]，研究參考文獻(xiàn)的重要性及作用[4-5]。參考文獻(xiàn)是論文的重要組成部分，可幫助正確理解正文[6]?？萍计诳枰獓?yán)格執(zhí)行國(guó)家對(duì)出版物質(zhì)量的相關(guān)要求和規(guī)定。因此，編輯對(duì)每條參考文獻(xiàn)中的責(zé)任者、題名、版本、出版項(xiàng)、頁(yè)碼、析出文獻(xiàn)標(biāo)志碼等著錄信息都應(yīng)認(rèn)真編輯、校對(duì)。但當(dāng)引文數(shù)量較多時(shí)，這項(xiàng)工作就會(huì)變得十分繁瑣且易出錯(cuò)。

筆者在近幾年的工作中時(shí)常遇到參考文獻(xiàn)表中閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的問(wèn)題。這種問(wèn)題雖然不會(huì)影響參考文獻(xiàn)的作用，但對(duì)于作者來(lái)說(shuō)這是不知道的、無(wú)意識(shí)發(fā)生的錯(cuò)誤，對(duì)于編輯來(lái)說(shuō)也是不愿意看到的，而且浪費(fèi)版面。本文對(duì)采用順序編碼制的科技期刊在正文中多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)且引文數(shù)量較多的問(wèn)題和編輯、校對(duì)過(guò)程中不易發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)表中閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并分析其產(chǎn)生的原因，據(jù)此提出了解決對(duì)策，以期為期刊編輯解決此類問(wèn)題提供幫助。

1 參考文獻(xiàn)表中的引文重復(fù)產(chǎn)生的原因

期刊參考文獻(xiàn)著錄有兩種格式：順序編碼制、著者-出版年制。采用著者-出版年制的期刊，在參考文獻(xiàn)表中因?yàn)槭前醋髡咝帐吓判蛑?，相同的引文?huì)在同一位置前后排列，所以不會(huì)產(chǎn)生引文重復(fù)問(wèn)題。引文重復(fù)問(wèn)題多發(fā)生在采用順序編碼制的期刊，究其原因如下。

1.1 多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)且引文數(shù)量過(guò)多

參考文獻(xiàn)表中的引文數(shù)量較少的，如十幾條，無(wú)論在正文中作者怎么多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)，一般在參考文獻(xiàn)表中都不會(huì)發(fā)生引文重復(fù)的問(wèn)題。即使發(fā)生了，作者也較容易發(fā)現(xiàn)。在過(guò)去的幾十年間，參考文獻(xiàn)表中引文數(shù)量較少，引文重復(fù)的問(wèn)題也較少發(fā)生。但近些年隨著科技的發(fā)展，我國(guó)在科研中的投入不斷增加，中國(guó)每年科技論文的數(shù)量也在不斷增加，導(dǎo)致科技論文的篇幅及引文數(shù)也在不斷增加(見表1[7-9])。

表1 2003、2009和2015年7種期刊平均引文數(shù)比較表

表1統(tǒng)計(jì)了《吉林大學(xué)學(xué)報(bào)》5個(gè)版本和《中國(guó)地質(zhì)》《地質(zhì)通報(bào)》共7種期刊2003、2009和2015年平均引文數(shù)。研究表明：經(jīng)過(guò)12年的發(fā)展，各種期刊平均引文數(shù)均增加了，但地學(xué)類期刊均增加了1倍多，其他類期刊增加幅度較?。唤甑貙W(xué)類期刊引文數(shù)多，為23.2~39.8條，其他類期刊為10條左右。以《吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(地球科學(xué)版)》為例：2003年論文篇幅一般為4~7版，現(xiàn)在為9~15版；引文數(shù)2003年平均為9.2條，2015年為23.2條，有個(gè)別論文達(dá)到200多條。閱讀型參考文獻(xiàn)重復(fù)著錄的產(chǎn)生，筆者認(rèn)為主要是作者多次引用同一著者的同一文獻(xiàn)時(shí)，由于引文數(shù)過(guò)多，導(dǎo)致著錄時(shí)引文易產(chǎn)生混淆，發(fā)生重復(fù)的引文繼續(xù)著錄新的序號(hào)。另外，編輯在編輯和校對(duì)工作中，也不容易發(fā)現(xiàn)引文重復(fù)的問(wèn)題。相信這樣的問(wèn)題會(huì)在未來(lái)的多數(shù)期刊里發(fā)生。

1.2 作者寫作態(tài)度問(wèn)題

部分作者把主要精力放在撰寫論文正文中，對(duì)參考文獻(xiàn)著錄重視不夠。一篇論文從資料收集到論文撰寫完成至少需要幾十天，論文完成后到投稿前不知作者要看多少遍，修改多少遍，有的還不止一個(gè)作者看過(guò)，但為什么還會(huì)產(chǎn)生這么簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤呢？答案就是重視不夠，態(tài)度不端正、不嚴(yán)謹(jǐn)。這是不可取的，因?yàn)閰⒖嘉墨I(xiàn)也是論文的重要組成部分，作者投稿前一定要參照編輯部采用的參考文獻(xiàn)格式規(guī)范(國(guó)標(biāo))著錄完善后再投稿。

1.3 編輯工作態(tài)度問(wèn)題

參考文獻(xiàn)規(guī)范著錄和核對(duì)校驗(yàn)是編輯工作的重要環(huán)節(jié)之一。一篇論文從編輯到出版前一般編輯部的編輯至少要看4遍，那么這類問(wèn)題為什么杜絕不了？這只能歸結(jié)于編輯工作者自身的工作態(tài)度了，編輯們要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度做好編輯和校對(duì)參考文獻(xiàn)工作，就像做正文工作一樣認(rèn)真，不能掉以輕心。為了避免引文重復(fù)著錄問(wèn)題的產(chǎn)生，編輯對(duì)于引文數(shù)量多的論文，應(yīng)該在編輯工作流程中提醒作者認(rèn)真對(duì)待引文重復(fù)著錄問(wèn)題，避免此類事情的發(fā)生。

1.4 遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)問(wèn)題

筆者針對(duì)當(dāng)前幾種遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)中參考文獻(xiàn)審校系統(tǒng)進(jìn)行了嘗試性的使用，發(fā)現(xiàn)目前多數(shù)編輯部采用的瑪格泰克[10]、騰云[10-11]等均有文獻(xiàn)審校功能，但是這些系統(tǒng)在作者投稿時(shí)沒有把文獻(xiàn)檢索項(xiàng)設(shè)為必選項(xiàng)，而且系統(tǒng)中的文獻(xiàn)檢索項(xiàng)目前只是擺設(shè)，沒有開通審校工作；另外，這些系統(tǒng)沒有引文查重功能，無(wú)法做到對(duì)引文查重問(wèn)題進(jìn)行查驗(yàn)提醒。產(chǎn)生的原因可能是這些系統(tǒng)目前沒有能夠一鍵銜接數(shù)據(jù)庫(kù)，如知網(wǎng)、萬(wàn)方、維普中文、Elsevier、Springer等。這些系統(tǒng)沒有給作者、編輯提供自動(dòng)、高效、精準(zhǔn)的引文在線審校工具。

2 解決對(duì)策及建議

2.1 嚴(yán)格要求作者端正態(tài)度

嚴(yán)格要求作者端正寫作態(tài)度，培養(yǎng)作者科學(xué)研究嚴(yán)謹(jǐn)性的作風(fēng)習(xí)慣。

2.2 督促編輯提高認(rèn)識(shí)

督促編輯提高認(rèn)識(shí)，參考文獻(xiàn)正確著錄對(duì)期刊的編校質(zhì)量、期刊數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、期刊的學(xué)術(shù)影響力有重要影響。

2.3 具體措施

預(yù)防引文重復(fù)著錄的事情發(fā)生，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)找到一個(gè)簡(jiǎn)單可行方法。操作流程如下：①把文獻(xiàn)按照GB/T 7714—2015[12]標(biāo)準(zhǔn)格式著錄好，之后把全部文獻(xiàn)復(fù)制到另一個(gè)新建的word文件里，并刪掉作者姓名前面的序號(hào)；②全選所有的參考文獻(xiàn)，點(diǎn)擊“開始”中的“排序”，出現(xiàn)“排序文字”主要關(guān)鍵字選“段落數(shù)”，類型選“拼音”，次序選“升序”，之后“確定”即可，這時(shí)我們會(huì)看到一個(gè)中文參考文獻(xiàn)按作者姓氏首字母拼音a~z排序、英文按第一作者姓氏首字母a~z排序的參考文獻(xiàn)列表；③重新排序后的參考文獻(xiàn)表等同著者-出版年著錄格式法，重復(fù)引文肯定是前后排列出現(xiàn)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)此類問(wèn)題。這里的步驟②也可以換成：參考文獻(xiàn)全選后“復(fù)制” “粘貼”到一個(gè)新建的Excel表里，全選后點(diǎn)擊“開始”中的“排序和篩選”，然后選擇“升序”即可，之后步驟同上。采用后種的好處是，一條引文往往是一行，而且是以表格形式體現(xiàn)的，相對(duì)復(fù)制到一個(gè)新建的Word文件里更加清晰，容易發(fā)現(xiàn)這類問(wèn)題。這個(gè)對(duì)策編輯可以要求作者來(lái)做。為了避免引文重復(fù)問(wèn)題，編輯也可親歷親為。

2.4 編校系統(tǒng)輔助

由中國(guó)高校醫(yī)學(xué)期刊網(wǎng)與毛善鋒教授聯(lián)合研發(fā)的善鋒軟件一鍵銜接了多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括參考文獻(xiàn)在線輔助編校系統(tǒng)。該軟件目前選用GB/T 7714—2015[12]標(biāo)準(zhǔn)格式，實(shí)時(shí)在線校驗(yàn)，結(jié)果精準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)該系統(tǒng)具有引文查重功能。目前該軟件對(duì)參考文獻(xiàn)編校是收費(fèi)的，引文查重功能暫時(shí)是免費(fèi)的。有條件的用戶可以借助此軟件完成相應(yīng)的工作。

最后建議相關(guān)的軟件開發(fā)公司在期刊遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)中補(bǔ)充或完善參考文獻(xiàn)審校功能，使系統(tǒng)開展自動(dòng)、高效、精準(zhǔn)地引文在線審校、引文查重功能。軟件開發(fā)公司可以考慮做嵌入式軟件接口，與專業(yè)參考文獻(xiàn)校對(duì)軟件或文獻(xiàn)管理軟件整合平臺(tái)。希望這些問(wèn)題一起得到解決，為作者和編輯提供更便捷的遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)。

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