談電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

趙建波

摘要：通過電子檔案進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，不僅便于整理，而且還可以有效防止檔案丟失。本文就針對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式進(jìn)行了淺要的分析，尋求電子文件的歸檔方法，探索電子檔案管理新模式，為各單位的工作提供一份有效的保障。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；新模式

一、電子文件的歸檔方式介紹

電子文件與紙質(zhì)文件之間存在著根本的差異，無論是在信息承載方式還是信息的構(gòu)成形式等方面，都各不相同。為此，在對(duì)于電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，也應(yīng)當(dāng)針對(duì)其特性建立起與紙質(zhì)文件有所區(qū)別的歸檔方式。

（一）充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)

電子文件是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展至一定階段的產(chǎn)物，因此，在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而充分實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)化整理，確保電子文件的歸檔秩序性。

（二）構(gòu)建完備的歸檔制度

于紙質(zhì)文件管理類似，電子文件也應(yīng)當(dāng)具備一系列完整的歸檔制度。由檔案管理部門結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的電子文件歸檔要求，舉例來說，應(yīng)當(dāng)對(duì)于不同的文件設(shè)定不同的保管期限，在不同的文件上注明對(duì)應(yīng)的編碼，并依靠編碼來實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)管理，從而更為便捷的對(duì)于電子文件進(jìn)行保管利用。

（三）制定規(guī)范的歸檔方法

與紙質(zhì)文件管理相同，在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)具定合理的歸檔方法，通過選取適當(dāng)合理的存儲(chǔ)載體，來促進(jìn)電子文件朝著程序化、規(guī)范化的方向發(fā)展。另外，在最初將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)保留紙質(zhì)原件，確保兩者共存，從而充分確保文件的可靠性以及精準(zhǔn)性。

（四）注重文件歸檔的安全性

由于電子文件需要依托計(jì)算機(jī)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)文件的歸檔和存儲(chǔ)，為此，在進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分注重電子文件的安全性和保密性，避免在傳輸過程中出現(xiàn)遺失問題或在存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問題?？梢酝ㄟ^設(shè)置“防火墻”以及訪問權(quán)限等方式，來確保文件存儲(chǔ)的安全性。

二、電子檔案的管理

電子文件的存儲(chǔ)形式完全打破了傳統(tǒng)檔案的管理模式，這種顛覆性的改觀對(duì)于檔案管理工作帶來了極大的影響。電子文件的傳輸、后加的、存儲(chǔ)以及修整方式均與傳統(tǒng)的檔案管理不同，為此，檔案管理的方式方法也應(yīng)當(dāng)依照電子文件的個(gè)性化特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，以便充分適應(yīng)現(xiàn)階段新型檔案管理工作的實(shí)際需求。

（一）建立健全電子檔案管理體系

構(gòu)建完備的電子檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息共享與服務(wù)的基礎(chǔ)措施，可以從根本上避免因個(gè)部門交叉投資而造成的人力與物力的過多浪費(fèi)問題，各個(gè)部門可以在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，同步實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理工作內(nèi)容，一方面有效避免了數(shù)據(jù)重復(fù)錄入而造成的重復(fù)勞動(dòng)問題，另一方面也充分保障了電子檔案的安全性。

（二）充分利用電子網(wǎng)絡(luò)資源

在構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)有的電子網(wǎng)絡(luò)資源，將各部門的電子檔案進(jìn)行集中管理，與一些非電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化加工，構(gòu)建其綜合性的電子檔案庫，對(duì)于數(shù)據(jù)庫內(nèi)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范管理，充分實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效訪問與查詢，確保電子檔案信息的發(fā)布與傳遞順利進(jìn)行。

（三）構(gòu)建起完備的管理制度與管理標(biāo)準(zhǔn)

通過建立健全管理制度與標(biāo)準(zhǔn)可以幫助電子檔案工作的開展有序且深入的進(jìn)行。依照各國(guó)的不同政策及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定起與單位實(shí)際情況相符的電子檔案管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，具體來說涉及電子文件的歸檔范圍以及保存期限制定、電子文件的標(biāo)準(zhǔn)與格式、電子文件的集中報(bào)送方法、電子檔案的查詢與利用。

三、電子檔案的運(yùn)用

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)徹底打破了傳統(tǒng)文件管理的利用與調(diào)取方式，讓檔案信息的管理與利用無需在受到外界因素的限制。通常情況下，電子檔案的利用方法涉及拷貝、在通信傳輸以及直接調(diào)取利用三種方式?？截愔饕褪侵笇n案原件進(jìn)行復(fù)制，然后提供給利用者，并且將電子文件轉(zhuǎn)化為通用型式的標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，交由利用者自行進(jìn)行恢復(fù)和應(yīng)用處理。如果利用者不具備利用電子文件的軟件平臺(tái)，可以向其提供打印件以及微縮品作為輔助應(yīng)用。通信傳輸是指通過利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳輸，可以將已經(jīng)經(jīng)過系統(tǒng)整理及歸檔的文件材料作為共享信息，通過網(wǎng)絡(luò)及軟件平臺(tái)將其提供給區(qū)域網(wǎng)內(nèi)部的查閱者。直接調(diào)取利用，顧名思義，就是通過檔案室內(nèi)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行直接的查檔。

電子檔案最大的缺陷就在于其易更改性以及信息的共享性較強(qiáng)，一旦操作不慎，就會(huì)造成文件遺失和泄露的問題。為此，在進(jìn)行電子檔案的利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際的情況，切記不隨意向利用者提供檔案的調(diào)取方式。對(duì)于一些需要進(jìn)行保密存儲(chǔ)的電子檔案，不可以采取拷貝的方式向利用者提供，從根本上避免檔案二次泄露的可能。即便在特殊情況下必須對(duì)于檔案原件進(jìn)行拷貝處理，也應(yīng)當(dāng)在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。如果需要利用通信傳輸或者直接利用等方式時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)于其中需要進(jìn)行保密的信息內(nèi)容采取加密處理，同時(shí)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)與密級(jí)進(jìn)行更換調(diào)整，整個(gè)調(diào)取及傳輸?shù)倪^程都應(yīng)當(dāng)在監(jiān)控范圍內(nèi)進(jìn)行，以便留存具有實(shí)際記錄作用的查證證據(jù)。除此之外，相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)存的限讀功能，避免隨意刪減、隨意復(fù)制、隨意清除問題的出現(xiàn)，從根本上避免電子文件內(nèi)機(jī)密信息泄露的情況。

總體來看，電子檔案經(jīng)過一段時(shí)間的利用已經(jīng)逐漸成為了許多單位及部門在檔案存儲(chǔ)與管理工作中必不可少的一個(gè)重要部分，盡管它仍然屬于一個(gè)新的概念，盡管我們對(duì)于他的認(rèn)識(shí)程度仍然存在著諸多不足，但是，不可否認(rèn)的是，電子檔案的確具備著充足的利用價(jià)值。

四、總結(jié)

綜上所述，時(shí)代在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平在不斷更新完善，電子檔案與電子文件的出現(xiàn)是檔案管理工作發(fā)展至一定階段的必然產(chǎn)物，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子文件管理不易受到外界因素的影響，且更具規(guī)范性和精準(zhǔn)性。但就當(dāng)前情況來看，我們?cè)诶秒娮訖n案的過程中，仍然還存在著較多的不足，在未來的發(fā)展過程中，我們還需要針對(duì)這一方面進(jìn)行更為深入的探索和研究，總結(jié)其中存在的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)我們?cè)陔娮游募眠^程中存在的問題，并尋求有效的應(yīng)對(duì)方法，從而充分發(fā)揮電子檔案管理的實(shí)際作用，有效促進(jìn)電子檔案在各項(xiàng)工作中的合理運(yùn)用。

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