商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享流程優(yōu)化與實施

辛歆

內(nèi)容摘要：傳統(tǒng)財務(wù)對數(shù)據(jù)信息的處理限制了財務(wù)核算向深度和廣度方向發(fā)展，隨著商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及多元化業(yè)態(tài)的延伸，商貿(mào)流通企業(yè)對高附加值和核心業(yè)務(wù)進(jìn)行了梳理與整合。文章基于對傳統(tǒng)商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)的缺陷分析，凸顯商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享模式優(yōu)越性，并嘗試對商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享作業(yè)流程進(jìn)行改善和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：商貿(mào)流通企業(yè) 財務(wù)信息共享 流程優(yōu)化

傳統(tǒng)商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)的缺陷

具有壟斷性。會計工作從本質(zhì)上講是委托式服務(wù)，具有較強(qiáng)的保密性和壟斷性。財務(wù)部門對內(nèi)提供的財務(wù)信息更多是行政安排，屬于典型的成本中心，缺少降低成本的動力。另一方面，由于財務(wù)信息系統(tǒng)的壟斷性，會計機(jī)構(gòu)與會計人員提高服務(wù)質(zhì)量的動力不足，缺乏主動服務(wù)意識，若企業(yè)尚未搭建好部門之間溝通與交流機(jī)制，財務(wù)工作的信息壟斷將會導(dǎo)致財務(wù)部門的效能不足。

分散且重復(fù)。傳統(tǒng)會計限制了會計核算向深度和廣度方向發(fā)展，同時財務(wù)信息處理過程中諸多分類與再分類的技術(shù)環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)財務(wù)信息的多元重組。隨著商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及多元化業(yè)態(tài)的延伸，商貿(mào)流通企業(yè)針對相關(guān)業(yè)務(wù)成立相應(yīng)的業(yè)務(wù)單元，并設(shè)置相應(yīng)的財務(wù)部門來為本單元提供業(yè)務(wù)支持服務(wù)。這樣就產(chǎn)生了許多雷同的財務(wù)部門，并設(shè)置了重疊的財務(wù)崗位，這些崗位重復(fù)設(shè)置和服務(wù)資源不均衡造成了商貿(mào)流通企業(yè)管理成本居高不下，整個商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)財務(wù)部門機(jī)構(gòu)臃腫，從而造成信息資源的浪費。如圖1所示。

多重角色。一方面，財務(wù)部門提供的財務(wù)信息為商貿(mào)流通企業(yè)經(jīng)營管理者提供決策支持，提供的財務(wù)服務(wù)滿足業(yè)務(wù)單元的特定需求。另一方面，財務(wù)部門需要處理其他業(yè)務(wù)活動的一般性事務(wù)。現(xiàn)實工作中，商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)部門過半的工作時間放在了一般性事務(wù)處理中，而最重要的決策支持服務(wù)僅占用財務(wù)部門很少的時間。在這種情況下，財務(wù)部門很難發(fā)揮其最大作用。當(dāng)前，更多的商貿(mào)流通企業(yè)組織結(jié)構(gòu)從傳統(tǒng)的直線職能式轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交慕M織結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)集成與傳遞方式也要相應(yīng)發(fā)生改變，才能適應(yīng)現(xiàn)代商貿(mào)流通企業(yè)管理的需求與發(fā)展。

商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享模式優(yōu)越性分析

降低企業(yè)運營成本。財務(wù)信息共享增加新業(yè)務(wù)單元，業(yè)務(wù)操作的標(biāo)準(zhǔn)化和程序簡化在很大程度上降低了商貿(mào)流通企業(yè)運作成本。一直以來，降低商貿(mào)流通企業(yè)運營成本都是商貿(mào)流通企業(yè)股東持續(xù)關(guān)注的焦點，財務(wù)信息共享模式使商貿(mào)流通企業(yè)提升了規(guī)模擴(kuò)張的潛能，破除了商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各自為政的組織結(jié)構(gòu)，扁平化的組織結(jié)構(gòu)使商貿(mào)流通企業(yè)決策的貫徹與執(zhí)行都更暢通，運營效率更高，運營成本更低。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和效果也逐步放大。此外集團(tuán)內(nèi)的協(xié)同提升了商貿(mào)流通企業(yè)談判實力，使得商貿(mào)流通企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的采購成本和資金利用成本大大降低。

獲得戰(zhàn)略發(fā)展優(yōu)勢。財務(wù)信息共享不僅是技術(shù)變革，更是管理變革，其最終目的是為了實現(xiàn)商貿(mào)流通企業(yè)戰(zhàn)略。財務(wù)信息共享模式在實施之前，必須對商貿(mào)流通企業(yè)戰(zhàn)略進(jìn)行評估和預(yù)測。反過來，財務(wù)信息共享模式不斷激發(fā)與新技術(shù)、新流程、新思路相結(jié)合的實踐活動，推進(jìn)健康的、活躍的管理理念和行為的變革，進(jìn)而提升整個商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)運營效能。

提高財務(wù)信息的時效價值。財務(wù)信息資源共享服務(wù)對財務(wù)工作時空的改變，極大提高了商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)財務(wù)工作的質(zhì)量和效率。檔案管理一體化、支付結(jié)算電子化、部門結(jié)構(gòu)扁平化，也將進(jìn)一步提高商貿(mào)流通企業(yè)集團(tuán)管理的工作效率。另外，以電子貨幣為基礎(chǔ)的網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算也將使資金周轉(zhuǎn)速度加快，資金成本降低，從而縮短商貿(mào)流通企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的時間，提高了支付結(jié)算效率。同時，財務(wù)信息資源共享服務(wù)也使財務(wù)人員實現(xiàn)在線辦公、分散辦公、移動辦公、在線學(xué)習(xí)等多元化辦公模式。

商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享模式下作業(yè)流程的優(yōu)化

財務(wù)信息共享體系的建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，它一般來說需要經(jīng)歷三個階段：統(tǒng)一財務(wù)階段、集中財務(wù)階段、共享財務(wù)階段。如圖2所示。三個階段進(jìn)程中，統(tǒng)一財務(wù)階段為下一階段的集中財務(wù)和流程再造打下夯實的基礎(chǔ)。集中財務(wù)階段處于中間環(huán)節(jié)，是在統(tǒng)一財務(wù)的基礎(chǔ)上對接共享財務(wù)階段，形成一個共享財務(wù)的雛形。

（一）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

業(yè)務(wù)流程是指商貿(mào)流通企業(yè)為實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)而由不同的人分別共同完成的一系列活動，活動之間有嚴(yán)格的邏輯順序，活動的方式和責(zé)任也有明確的規(guī)范。不論商貿(mào)流通企業(yè)性質(zhì)類別如何，每個商貿(mào)流通企業(yè)業(yè)務(wù)流程都可以優(yōu)化成三種類型（見圖3）。第一，購入/支出流程。該業(yè)務(wù)流程主要包括企業(yè)購入商品服務(wù)等資源，并支出等價的資金。該流程記錄和反映商貿(mào)流通企業(yè)獲取所需要的且能夠等價支付的商品和服務(wù)，購入/支出流程是商貿(mào)流通企業(yè)后期向客戶提供商品和服務(wù)基礎(chǔ)與前提。第二，轉(zhuǎn)換流程。商貿(mào)流通企業(yè)轉(zhuǎn)換流程是將之前購入/支出流程獲得的商品和服務(wù)轉(zhuǎn)換變成客戶需要的商品和服務(wù)的過程。轉(zhuǎn)換流程在企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程處于中心位置，并貫穿于整個商貿(mào)流通企業(yè)業(yè)務(wù)之中，它體現(xiàn)商貿(mào)流通企業(yè)業(yè)務(wù)形式的多樣性以及企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍。第三，銷售/收款流程。該流程是商貿(mào)流通企業(yè)價值實現(xiàn)流程，是企業(yè)供給商品和服務(wù)、實現(xiàn)企業(yè)盈利的過程。

（二）財務(wù)信息生產(chǎn)與傳遞流程優(yōu)化

財務(wù)信息生產(chǎn)與傳遞流程是指財務(wù)信息的生產(chǎn)到財務(wù)信息使用再到信息的歸檔的整個過程。會計是以貨幣為主要計量，運用一系列專門的方法，生產(chǎn)出以財務(wù)信息為主的經(jīng)濟(jì)信息，為商貿(mào)流通企業(yè)相關(guān)利益者提供使用并創(chuàng)造商貿(mào)流通企業(yè)價值，這種服務(wù)也就是財務(wù)信息生產(chǎn)與傳遞流程。財務(wù)信息生產(chǎn)與傳遞流程可以優(yōu)化為三類主要的活動或子流程，如圖4所示。第一，財務(wù)數(shù)據(jù)采集。商貿(mào)流通企業(yè)在經(jīng)營活動中對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和梳理，為財務(wù)數(shù)據(jù)加工與存儲提供基礎(chǔ)工作。財務(wù)數(shù)據(jù)采集重點聚焦在商品和服務(wù)單價、總金額，與供應(yīng)商產(chǎn)生的應(yīng)付款項，與客戶形成的應(yīng)收款項，產(chǎn)品加工與存儲過程的材料費用、人工工資、期間費用等。第二，財務(wù)數(shù)據(jù)加工與存儲。商貿(mào)流通企業(yè)經(jīng)營活動中，借助財務(wù)軟件系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、計算、加工、傳遞的過程。該過程具有承前啟后的作用，通過系統(tǒng)工具把財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為財務(wù)信息，為后期的財務(wù)預(yù)測、決策、評價與控制提供信息支撐。第三，財務(wù)信息報告。財務(wù)信息報告編制反映商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的文字和信息報告。財務(wù)信息報告體現(xiàn)為企業(yè)對財務(wù)信息的綜合處理結(jié)果，財務(wù)信息報告服務(wù)于商貿(mào)流通企業(yè)價值目標(biāo)，勾畫出企業(yè)財務(wù)活動有機(jī)整體——財務(wù)信息系統(tǒng)。

（三）財務(wù)信息共享流程范圍優(yōu)化

財務(wù)信息共享是將重復(fù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行集中處理，而財務(wù)信息共享流程屬于財務(wù)共享中最為基礎(chǔ)和核心的業(yè)務(wù)，其流動性、反復(fù)性的特性適應(yīng)推行財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)需求。財務(wù)信息共享流程屬于財務(wù)共享的核心流程區(qū)域。因此，財務(wù)信息共享的流程設(shè)計應(yīng)針對財務(wù)核心要素，逐一展開進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計。歸屬于財務(wù)信息共享核心要素有：總賬信息、應(yīng)收應(yīng)付信息、資產(chǎn)信息、成本信息、資金信息等。商貿(mào)流通企業(yè)的財務(wù)信息與業(yè)務(wù)緊密關(guān)聯(lián)，不同業(yè)務(wù)部門的信息傳遞形成了財務(wù)信息共享的流程與循環(huán)。財務(wù)信息共享流程中，總賬信息是核心，應(yīng)收應(yīng)付信息、資產(chǎn)信息、成本信息和資金信息與其交互融入企業(yè)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化循環(huán)之中。

（四）財務(wù)信息共享流程層級優(yōu)化

第一，票據(jù)信息層級。隨著商貿(mào)流通企業(yè)業(yè)務(wù)的開展，體現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生的相關(guān)票據(jù)也將陸續(xù)生成，票據(jù)信息通過實務(wù)發(fā)票的掃描與傳遞，以及在電子發(fā)票的情況下，采集電子發(fā)票信息。當(dāng)前，很多商貿(mào)流通企業(yè)采用條碼技術(shù)并結(jié)合影像管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對發(fā)票等票據(jù)信息的全程管理。分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的大量業(yè)務(wù)票據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)的歸集、郵寄、接收、分發(fā)、歸檔等傳遞到財務(wù)共享服務(wù)中心。這一層級的主要目的在于抓取發(fā)票中的關(guān)鍵信息，并將這些信息作為數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)處理層級的依據(jù)。第二，數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)處理層級。數(shù)據(jù)處理過程主要實現(xiàn)對采集的發(fā)票信息進(jìn)行審核以及向支付信息的轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)處理層是商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享體系架構(gòu)中的核心部分。它處于數(shù)據(jù)訪問層與應(yīng)用層中間，起到了數(shù)據(jù)交換中承上啟下的作用。正因為如此，數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)處理層的設(shè)計對于一個支持可擴(kuò)展的架構(gòu)尤為關(guān)鍵，因為它扮演了兩個不同的角色。對于數(shù)據(jù)應(yīng)用層而言，它是調(diào)用者，對于票據(jù)信息層級而言，它卻是接受者。第三，應(yīng)用層級。經(jīng)過票據(jù)信息層級和數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)處理層級之后，財務(wù)信息得到了集中式記錄和處理，從源頭上形成了商貿(mào)流通企業(yè)的交易數(shù)據(jù)和信息。企業(yè)開始應(yīng)用共享信息的附加價值，通過打通業(yè)務(wù)與財務(wù)核算的壁壘，對內(nèi)滿足員工各種支付、借款、報銷業(yè)務(wù)的管理需求，對外滿足利益相關(guān)者支付款項申請與付款管理，實現(xiàn)預(yù)算、費用、資產(chǎn)、合同、資金、核算等數(shù)據(jù)共享。同時通過共享數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)抓取影像系統(tǒng)、即時管理等運營項目板塊對共享服務(wù)模式提供支撐。第四，管理層級。管理層級是商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享的高級階段。該層級覆蓋企業(yè)集團(tuán)級數(shù)據(jù)中心，集成業(yè)務(wù)信息、預(yù)算信息、資金信息、資產(chǎn)信息、成本信息、外部標(biāo)桿數(shù)據(jù)等與高層管理和決策相關(guān)的信息，成為企業(yè)未來決策的最重要的數(shù)據(jù)信息支持平臺。由于企業(yè)財務(wù)信息流程面對眾多企業(yè)內(nèi)外部門。因此，財務(wù)信息共享管理層級需要提供強(qiáng)有力的服務(wù)支持與協(xié)同系統(tǒng)，管理層級代表企業(yè)與外部環(huán)境進(jìn)行聯(lián)系，對企業(yè)的所有者負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)與管理企業(yè)組織內(nèi)部的各項活動。

商貿(mào)流通企業(yè)財務(wù)信息共享中心的實施

財務(wù)組織設(shè)計與團(tuán)隊組建。財務(wù)共享服務(wù)的流程實施團(tuán)隊?wèi)?yīng)在單位高層領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下，由業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、財務(wù)經(jīng)驗豐富、并具有創(chuàng)新能力的財務(wù)及業(yè)務(wù)骨干員工組成。隨著商貿(mào)流通企業(yè)的快速發(fā)展，財務(wù)管理難度增加，企業(yè)組織變革成為推動財務(wù)信息共享服務(wù)的關(guān)鍵要素。財務(wù)組織設(shè)計與團(tuán)隊組建服務(wù)于企業(yè)財務(wù)管理變革，增加業(yè)務(wù)財務(wù)部、戰(zhàn)略財務(wù)部。業(yè)務(wù)財務(wù)部團(tuán)隊成員要深入一線業(yè)務(wù)單元提供培訓(xùn)、咨詢、決策支持等服務(wù)，推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營計劃的落實。戰(zhàn)略財務(wù)部基于企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略的逐一落實。

財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)集成。傳統(tǒng)財務(wù)信息是在封閉的內(nèi)循環(huán)中，財務(wù)信息使用者主要就是本地公司的人員。而推行財務(wù)信息共享之后，企業(yè)財務(wù)信息供給對象從本地本公司人員拓展到服務(wù)于全國連鎖機(jī)構(gòu)和人員。企業(yè)IT治理技術(shù)是使財務(wù)共享成為現(xiàn)實。財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)集成系統(tǒng)，將財務(wù)共享服務(wù)中心制定的財務(wù)制度和財務(wù)流程固化在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，各個分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)信息通過這個平臺實現(xiàn)跨越時空的網(wǎng)上傳遞、票據(jù)影像模塊、過程績效測評模塊等。

財務(wù)信息共享作業(yè)流程實施。第一，財務(wù)信息共享流程圖。財務(wù)信息共享作業(yè)流程圖是對流程概述的一個形象化展示，讓財務(wù)信息傳遞中的相關(guān)人員能夠更加直觀地了解全流程主要環(huán)節(jié)及各崗位的職責(zé)。在編制流程圖時，先確定共享作業(yè)流程的完整性，充分體現(xiàn)出涉及的崗位、環(huán)節(jié)要素；同時流程圖要避免過多的交叉重復(fù)，要簡明扼要，讓使用者清晰明了。第二，財務(wù)信息共享流程描述。流程描述是對流程圖中各個環(huán)節(jié)的詳細(xì)描述，包含各環(huán)節(jié)的責(zé)任崗位、輸入、輸出、工具系統(tǒng)及操作詳細(xì)描述。流程描述也是各崗位之間工作職責(zé)劃分的依據(jù)，通過流程描述，相關(guān)人員可以清晰、明確地了解如何開展工作及所在崗位的職責(zé)，用語簡明、準(zhǔn)確，對專有名詞的使用應(yīng)與其他文檔保持一致。第三，財務(wù)信息共享作業(yè)流程實施反饋。財務(wù)信息共享作業(yè)流程實施是一個系統(tǒng)過程，對實施過程發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)該深入業(yè)務(wù)之中，即時獲得流程實施中發(fā)現(xiàn)的問題并挖掘問題原因，提出問題解決方案。同時，企業(yè)高層管理機(jī)構(gòu)與人員應(yīng)對流程實施進(jìn)行全局把控。財務(wù)信息共享服務(wù)的流程在實施中不僅需要關(guān)注財務(wù)核算人員對于流程的信息反饋，也要搜集共享服務(wù)中心客戶對流程的感觀和意見。第四，財務(wù)信息共享中心作業(yè)流程修正。財務(wù)信息共享流程優(yōu)化的方向和依據(jù)是基于流程實施的持續(xù)監(jiān)控和可行性分析基礎(chǔ)上，基于財務(wù)信息共享中心流程運作的時效、成本、質(zhì)量和服務(wù)數(shù)據(jù)，對流程進(jìn)行跟蹤和評估，不斷校正優(yōu)化方向，最終獲取流程的最大效益。流程優(yōu)化與修正應(yīng)建立長效的管理機(jī)制，避免財務(wù)信息的供給偏移實際需求。第五，財務(wù)信息共享中心作業(yè)流程推廣。財務(wù)信息共享服務(wù)的實施，對流程帶來的影響和沖擊是巨大的，因此在流程的實施中需要加強(qiáng)培訓(xùn)，將流程調(diào)整前后的不同分析清楚，減少他們由于缺乏了解帶來的工作不暢。同時，高層領(lǐng)導(dǎo)的介入，通過多種途徑向員工及合作伙伴闡述共享服務(wù)流程的意義和價值，對于流程的推動和落實可以起到積極的作用。

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