國企辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

楊碧琦

摘要：當(dāng)下，經(jīng)濟(jì)實力是衡量一個國家綜合實力的重要指標(biāo)，國有企業(yè)是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的主要支撐，其直接影響到我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此，讓國有企業(yè)發(fā)展好是提升我國經(jīng)濟(jì)水平的捷徑，想讓一個偌大的企業(yè)取得良好的發(fā)展必須優(yōu)化企業(yè)的核心機(jī)構(gòu)，完善好企業(yè)辦公室管理部門的工作，就此，本文對企業(yè)辦公室管理工作的作用進(jìn)行了詳細(xì)的闡明，并且探討了如何優(yōu)化與改善辦公室管理工作，提出了相關(guān)的策略，希望能夠為對我國國有企業(yè)的良好發(fā)展出份綿薄之力。

關(guān)鍵詞：國企；辦公室管理工作；問題；優(yōu)化與完善

辦公室管理工作形式多種多樣，主要作業(yè)于監(jiān)管，組織，安排等一系列行政事務(wù)，確保企業(yè)內(nèi)部能夠有計劃的運(yùn)行，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外信息傳遞與交流的工作，促進(jìn)企業(yè)其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，總之，辦公室管理工作在企業(yè)中起著舉足輕重的作用。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的意義

國有企業(yè)的規(guī)模巨大，辦公類型繁多，再加上當(dāng)下經(jīng)濟(jì)市場呈現(xiàn)著龍爭虎斗的局面，因此對企業(yè)每一個計劃的決策與執(zhí)行，都需要經(jīng)過縝密的審核，否則就會造成無法想象的不良后果，就此現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理部門就起著關(guān)鍵的意義，它就像一個橋梁，不僅連接著企業(yè)的上下級，也連接著企業(yè)內(nèi)外的信息交流，將從其他部門中收集的信息，進(jìn)行討論、整合，并且將決策的內(nèi)容公布，使決策透明化，也可以達(dá)到民主的效果，讓企業(yè)更加的自由民主化，更有益于企業(yè)的良好發(fā)展，另外，現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理接觸的信息量充足，對企業(yè)的運(yùn)營情況以及人員分配十分了解，因此對于計劃策略的可行度，有著一定權(quán)威的話語權(quán)，讓辦公室工作人員參與到這個企業(yè)的決策與執(zhí)行中，能夠提高企業(yè)計劃的效率性與準(zhǔn)確性，更有利于企業(yè)的快速發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的作用

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作可以讓企業(yè)的計劃更加明確，執(zhí)行更加有序，即使在競爭如此激烈的經(jīng)濟(jì)市場中也能脫穎而出，所以重視現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的也是必然的選擇，辦公室就像是一個企業(yè)的根基，支撐這個龐大的企業(yè)，只要根基牢固，企業(yè)的辦公結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)外部工作銜接自如，相互協(xié)調(diào)，就算企業(yè)有突發(fā)情況發(fā)生，也會很快得到解決，因此，優(yōu)化國企辦公室管理工作就像優(yōu)化整個企業(yè)。

（一）紐帶作用

正確處理好上下級關(guān)系，不僅能夠獲得一個良好和諧的工作環(huán)境，而且能夠大大提高整個企業(yè)的辦公效率，辦公室就在這之間起著紐帶的作用，它有著一定的權(quán)利，能夠綜合控制，它想一個指揮者，參與高級領(lǐng)導(dǎo)層的決策工作，也像一個信息傳達(dá)者，也參與員工之間的執(zhí)行工作，既權(quán)威也親和，是一個重要的橋梁。對外，綜合辦公室是一個組織的窗口，負(fù)責(zé)來訪接待、上傳下達(dá)；對內(nèi)，是一個協(xié)調(diào)器，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各個部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的工作。作為一個樞紐部門，綜合辦公室需要在多層次、跨部門之間進(jìn)行溝通往來，從而提升組織的工作效率。

（二）參謀作用

在參與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策時，它不單單是一個信息輸入的過程，也是信息輸出的過程，發(fā)揮著一定的參謀作用，首先，辦公室的工作人員，需要對這個決策的所需要的相關(guān)材料進(jìn)行收集，并且經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮Y選之后，再提交給領(lǐng)導(dǎo)層，為他們的決策提供有靠的依據(jù)，其次，工作人員需要結(jié)合企業(yè)當(dāng)下的運(yùn)營進(jìn)行推敲，假設(shè)，并且對采取行動之后的成效進(jìn)行設(shè)想與調(diào)查，將危險性降為最低，并且對各部分分配的任務(wù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，再展開詳細(xì)的工作，再者，對以上所有的工作進(jìn)行總結(jié)，起草出初步的策劃書，并且將其下發(fā)，收集其他部門有代表性的意見，再協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)一步完善規(guī)劃。就此得出，辦公室的參謀是一個及其重要的工作，關(guān)系到整個計劃的可行度以及企業(yè)的盈利額度。

（三）督導(dǎo)作用

綜合辦公室承擔(dān)著組織內(nèi)部的公文處理、政務(wù)信息、機(jī)要保密等工作，通過這些工作，建立與各個部門的信息往來。綜合辦公室通過對收發(fā)文的集中管理，對各項工作進(jìn)度進(jìn)行管控，進(jìn)而發(fā)揮督辦作用，可以有效推動各項工作順利落實。通過督辦工作，保障公司政令的傳達(dá)和工作任務(wù)的完成

三、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善策略

（一）提高管理意識

要想讓企業(yè)辦公室管理工作從根本上得到質(zhì)的改善，就得全面的改進(jìn)工作人員的管理觀念，讓工作人員知道辦公室管理工作的重要作用，明白他們所承擔(dān)的重任，全面提高工作人員的管理意識，讓他們對管理工作產(chǎn)生高度的責(zé)任感，培養(yǎng)工作人員的長遠(yuǎn)思維，懂得瞻前顧后，有著危機(jī)意識，讓他們?nèi)娜獾耐度氲椒?wù)、管理中，這樣不僅保證了企業(yè)的有序發(fā)展，也會感染到其他部門的工作人員工作熱情，從而推進(jìn)了整個企業(yè)的快速發(fā)展。另外在整個企業(yè)中，需要強(qiáng)調(diào)民主意識，這樣在辦公室管理過程中才能夠集思廣益，減少了他們的工作量的同時也會提高辦公效率，另外，讓其他部門的工作人員樂意參與到工作中體現(xiàn)自我的價值，得到個性發(fā)展，同時也會得到其他部門的認(rèn)可，便于他們合理愉悅的分配工作，更重要的是，這樣讓整個企業(yè)的凝聚力得到提升，企業(yè)的工作氛圍更加融洽，企業(yè)的開展就會越來越好。

（二）改進(jìn)管理制度

無規(guī)矩何以成方圓，再融洽的企業(yè)也需要制度去綁定，這樣才能規(guī)劃統(tǒng)一，因此，嚴(yán)格制定辦公室管理制度是十分重要的，由于不同企業(yè)的運(yùn)營模式不同，在制度改進(jìn)方面，企業(yè)需要考慮自身的實際情況進(jìn)行制定，這樣才能達(dá)到強(qiáng)化辦公室管理的效果。就當(dāng)下情況看來，大部分企業(yè)整個辦公室管理較為松散，要想辦公室管理得到優(yōu)化，加強(qiáng)工作紀(jì)律是必然的趨勢，將每位工作人員的責(zé)任化，負(fù)責(zé)好自己所管轄的領(lǐng)域，從而都不敢有半點懈怠，并且他們這樣在保障自己利益的同時，也無形中保證了企業(yè)的盈利，另外，對于辦公室設(shè)備以及資金管理方面，需要制定出一套完整的財務(wù)章程，要求對辦公室的一切財務(wù)公開公正，防止一切可能造成以權(quán)謀私的情況發(fā)生，讓企業(yè)呈現(xiàn)出一派廉正之風(fēng)。

（三）完善組織結(jié)構(gòu)

辦公室管理工作其覆蓋面廣，工作量大，面對復(fù)雜的工作形式，需要完善辦公的組織結(jié)構(gòu)，做好詳細(xì)合理的分工，規(guī)范調(diào)整好職工的崗位，讓各部門的人才積極主動的參與到信息交流中去，這樣既讓辦公室工作人員信息收集工作更加的便利，也讓他們管理工作的效率得到快速的提升，并且能較好的讓企業(yè)的人才建設(shè)得到快速的發(fā)展，讓企業(yè)良好的運(yùn)營情況獲得源泉般的促進(jìn)。首先在完善組織結(jié)構(gòu)之前，需要處理好辦公室組織與企業(yè)中各部門工作人員的友好關(guān)系，這樣在和睦、協(xié)調(diào)的內(nèi)部關(guān)系的基礎(chǔ)上，讓辦公室管理的工作人員，將管理計劃順利的進(jìn)展，其次，在完善組織結(jié)構(gòu)的過程中，需要根據(jù)市場的客觀規(guī)律出發(fā)，結(jié)合企業(yè)自身的運(yùn)營情況考慮，確保辦公的高效性、統(tǒng)一性以及精簡性，為辦公室有序的工作提供強(qiáng)有力的保障。

（四）提高人員素質(zhì)

對于辦公室人員，他們的專業(yè)管理意識需要重點培養(yǎng)，但是他們整天工作素質(zhì)也不能忽視，辦公室的工作任務(wù)關(guān)鍵，要求工作人員的工作水平高，因此，企業(yè)需要不斷加強(qiáng)他們的綜合辦公素養(yǎng)，以一種鼓勵的機(jī)制，去促進(jìn)工作人員不斷的自我學(xué)習(xí)，自我監(jiān)督，防止自身發(fā)生懈怠工作的情況發(fā)生，起到模范帶頭的作用，并且辦公室管理工作人員會參與到企業(yè)人才選拔工作中，為企業(yè)引入大量的人才，提高企業(yè)的競爭力，所以作為面試官的他們，自己的言行舉止則需要更加的在意，因為這是代表著整個企業(yè)的形象。另外，企業(yè)也需要多招聘管理人才，并且合理安排人員的分配工作，提高企業(yè)招聘的要求，不僅要有高水平的專業(yè)技能，對工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，也需要進(jìn)行一定的檢測，全面提高企業(yè)工作人員的素質(zhì)。

（五）優(yōu)化管理環(huán)境

營造一個和睦、舒適的工作環(huán)境，讓員工產(chǎn)生賓至如歸的感覺，這是一個企業(yè)的理想目標(biāo)，讓每一位員工都像愛家一樣愛企業(yè)，設(shè)身處地的為企業(yè)的利益著想，這樣的一個狀態(tài)，企業(yè)大家同心協(xié)力之下，一定會蒸蒸日上，因此，優(yōu)化企業(yè)的管理環(huán)境也是十分必要的，首先要確保員工有一個健康的身體，充滿活力的工作，所以企業(yè)辦公人員在設(shè)置辦公環(huán)境的時候，需要考慮到綠色環(huán)保的裝飾，讓從內(nèi)心深處感受到心情的愉悅，另外辦公室管理人員需要向領(lǐng)導(dǎo)者申請，投入一定的資金，使辦公設(shè)備跟進(jìn)現(xiàn)代的技術(shù)，采用信息化的手段，便于企業(yè)的工作人員工作，給他們提供便利，總而言之，在開展辦公室管理工作時，管理人員對辦公室環(huán)境實現(xiàn)的優(yōu)化，更有利于企業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)辦公室管理工作在企業(yè)中起著不可或缺的作用，優(yōu)化與完善好企業(yè)辦公室管理工作，更有助于提高企業(yè)的市場競爭力，為企業(yè)快速穩(wěn)定的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障，面對企業(yè)辦公室工作的管理的優(yōu)化，要落實到管理人員的綜合素養(yǎng)，制定出科學(xué)合理的管理制度，實現(xiàn)責(zé)任明確化，完善好組織結(jié)構(gòu)，讓企業(yè)的每一個策劃都可以達(dá)到預(yù)想的效果。

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