基于教務(wù)員立場提升高校教務(wù)管理工作效率

庾丹

摘 要： 教務(wù)管理工作是高等學(xué)校，尤其是授課型高校的中樞機構(gòu)。本文從基層教務(wù)管理人員視角出發(fā)，結(jié)合學(xué)生、專職教師的意見，對影響高校教務(wù)管理工作效率的因素進行了調(diào)查及實證，并提出了優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞： 教務(wù)管理 教學(xué)效果 工作效率

隨著我國高等教育改革逐漸推進，引入學(xué)分制選課，高校不斷擴招，教務(wù)管理工作強度成倍增長。教務(wù)管理是高校教學(xué)工作中極為繁重、復(fù)雜的一環(huán)，是保障教學(xué)正常進行的核心，高校的正常運作和教學(xué)質(zhì)量與教務(wù)管理密不可分。高校二級學(xué)院教務(wù)員是教務(wù)管理的一線工作人員，通過對基層教務(wù)員進行問卷調(diào)查，并輔以專職教師及學(xué)生的意見參考，能直觀了解到當(dāng)前教務(wù)管理工作存在的問題及影響工作效率的真實因素。

一、教務(wù)管理工作的主要范圍

以華南理工大學(xué)廣州學(xué)院為例，教務(wù)管理工作主要實行二級管理制度，即由分管教學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)主管下的教務(wù)處及二級學(xué)院教務(wù)員完成。包括教學(xué)計劃管理、執(zhí)行計劃制訂、課表編排、學(xué)生注冊、教師調(diào)停課、教材訂購、教學(xué)資料收集和歸檔、畢業(yè)論文相關(guān)工作、畢業(yè)審核、學(xué)分審核、學(xué)籍異動管理、考務(wù)工作等。其中使用教務(wù)系統(tǒng)輔助的主要工作內(nèi)容按時間順序排列如下表：

二、影響教務(wù)管理工作的因素

本文基于教務(wù)員視角，設(shè)計了針對學(xué)生和教師及教務(wù)員的調(diào)查問卷。通過隨機抽取華南理工大學(xué)廣州學(xué)院76名學(xué)生、33名教師及二級學(xué)院30名教務(wù)員進行問卷調(diào)查，回收有效問卷123份。同時，對教務(wù)處人員進行了采訪，對于影響教務(wù)管理工作的主要因素得出以下結(jié)論：

1.高校對教務(wù)工作的重視不夠。

教務(wù)管理是高校教學(xué)活動的幕后工作，覆蓋整個二級學(xué)院教學(xué)活動，工作內(nèi)容多、事情雜、任務(wù)重，除了教學(xué)相關(guān)排課、教學(xué)計劃、考試安排、監(jiān)考安排等事情外，教務(wù)員還需面對大量事務(wù)性工作，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)使用指導(dǎo)、密碼查詢、教師調(diào)停課等，卻難以看到直接性成果。在工作任務(wù)繁重的前提下，教務(wù)員的考核指標(biāo)不明確、取得的業(yè)績不能直觀計算，因而教務(wù)員崗位的重要性難以得到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及其他部門工作人員的重視。從問卷反饋結(jié)果來看，64.2%的教師和學(xué)生認為教務(wù)管理工作的重要性一般，只有6.5%的教師和學(xué)生認為教務(wù)管理工作非常重要，86%的教務(wù)員認為學(xué)院對教務(wù)管理工作的重視力度不夠，在工作上很難取得成就感。教師可通過教學(xué)比賽、指導(dǎo)學(xué)生、科研成果等方面獲得認可，教務(wù)員則往往被認為為服務(wù)教師和學(xué)生存在，工作業(yè)績被忽視。調(diào)查結(jié)果反映了高校對教務(wù)工作的重視不夠。

2.教務(wù)管理對應(yīng)的師生比過小。

從回收的問卷比例來看，50%的教務(wù)員對應(yīng)的學(xué)生數(shù)量為700人以上，43.33%的教務(wù)員對應(yīng)的學(xué)生數(shù)量為500人—700人，而對應(yīng)學(xué)生數(shù)量為300人以下的則沒有。具體數(shù)據(jù)見下表：

由此可見，華南理工大學(xué)廣州學(xué)院在教務(wù)員的配比上存在對應(yīng)師生比過小的問題，這也是民辦高校中存在的普遍問題。師生比過小，教務(wù)員工作任務(wù)重，排課壓力大，很多學(xué)院四個年級甚至只配備了一名教務(wù)員。

3.教務(wù)員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。

教務(wù)員管理工作要求教務(wù)員熟悉各專業(yè)教學(xué)計劃，能掌握高等教育相關(guān)政策，以便給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供參考，需了解安排教學(xué)活動的完整過程，應(yīng)具有較好的處理應(yīng)急事故的能力，有的學(xué)院還需要教務(wù)員有良好的英語溝通能力。從調(diào)查問卷反饋結(jié)果來看，教務(wù)員隊伍年齡多集中在30歲以下，30歲—40歲的較少，從學(xué)歷水平看，73.33%的教務(wù)員只有本科學(xué)歷，且留校學(xué)生占比較大的比例。由于中青年教務(wù)員所占比例少，大部分教務(wù)員屬于年輕的剛上班不久的本科生，業(yè)務(wù)素質(zhì)不強，導(dǎo)致工作效率不高，工作質(zhì)量有待提升。

4.教務(wù)管理崗位待遇低。

高校在招聘教務(wù)員時對學(xué)歷要求不高，相對于其他崗位基本要求碩士研究生以上，教務(wù)員只需本科畢業(yè)就可以，加上教務(wù)員屬于行政崗，除既定工資外，沒有超工作量這一說法。而教務(wù)管理工作大多煩瑣，缺乏量化指標(biāo)，取得的成績不明顯，直接導(dǎo)致教務(wù)管理崗位的待遇相較于教師、輔導(dǎo)員等處于偏低的地位。問卷調(diào)查結(jié)果顯示，86.67%的教務(wù)員認為提高工資待遇可以增加對教務(wù)管理工作的滿意度。

三、提升教務(wù)管理工作效率的對策

1.加大對教務(wù)管理工作的重視力度。

校級層面及二級學(xué)院應(yīng)對教務(wù)員更多關(guān)注，加大對教務(wù)管理工作的重視力度。由于很多主管教學(xué)的院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是專業(yè)教師出身，沒有切身實地地感受過教務(wù)管理工作的繁重，很難看到教務(wù)員做出的成績，導(dǎo)致對教務(wù)員的重視不夠，將教務(wù)員定位成服務(wù)老師與學(xué)生的“以服務(wù)為核心”的行政人員，間接影響專業(yè)教師、輔導(dǎo)員及其他行政人員對教務(wù)員的態(tài)度。教務(wù)員難以從自身工作中獲得認同感及成就感。調(diào)查問卷結(jié)果顯示，80%的教務(wù)員認為學(xué)院加大對教務(wù)管理工作的重視力度能有效提升其對工作的滿意度進而提升工作效率。

2.配備合理的教務(wù)管理人員與師生比例。

目前高校教務(wù)管理人員普遍偏少，導(dǎo)致教務(wù)管理工作開展較為困難。教務(wù)員工作壓力大，加班是家常便飯，不利于自我提升及業(yè)務(wù)能力進步。高校應(yīng)增加教務(wù)員數(shù)量，以求達到合理的教務(wù)管理人與師生配比。一個學(xué)生規(guī)模700人左右的二級學(xué)院配備2名教務(wù)員是比較合理的比例。

3.加強教務(wù)員隊伍業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)。

為提升教務(wù)管理工作效率，教務(wù)員的業(yè)務(wù)能力不可忽視。目前高校教務(wù)員業(yè)務(wù)水平參差不齊，極大地影響整個學(xué)校教務(wù)管理工作效率。學(xué)校、二級學(xué)院應(yīng)加強教務(wù)員隊伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如經(jīng)常舉辦校級間的經(jīng)驗交流會，業(yè)務(wù)熟練的教務(wù)員分享經(jīng)驗，各學(xué)院之間相互學(xué)習(xí)、查漏補缺。在交流中，教務(wù)員的專業(yè)素質(zhì)得到有效提升，同時發(fā)現(xiàn)平時工作中存在的問題，能及時向上級部門反饋。除在校內(nèi)進行經(jīng)驗交流之外，高校還可以組織教務(wù)員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，去兄弟院校進行調(diào)研交流等。

4.完善教務(wù)管理人員激勵機制，調(diào)動工作積極性。

為調(diào)動教務(wù)員的工作積極性，提高工作效率，高校應(yīng)完善教務(wù)管理人員激勵機制。目前樣本院校教務(wù)管理人員均存在工作業(yè)績難以量化、績效考核指標(biāo)不明確、待遇不高等問題，這也是廣大民辦高校中存在的普遍問題。高校在明確教務(wù)員工作責(zé)任、目標(biāo)和要求上要有明確的指標(biāo)，對業(yè)務(wù)能力強、業(yè)績能力突出的教務(wù)員進行獎勵，充分調(diào)動教務(wù)員的工作積極性。建議在職稱評定、崗位晉升上予以一定程度的政策扶持，提升教務(wù)員的工資待遇，給予教務(wù)管理人員希望，提高教務(wù)管理人員的工作熱情。

四、結(jié)語

高校教務(wù)管理是每一所高校的中樞工作，是教學(xué)活動能順利進行的基本保證。切實有效地提升教務(wù)管理工作效率對教學(xué)工作的開展尤為重要。高校應(yīng)重視教務(wù)管理工作，對教務(wù)員的工作給予認可和肯定，同時，加強教務(wù)員隊伍業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重教務(wù)員與師生的配比，提高工資待遇，調(diào)動教務(wù)員工作積極性，最大限度地提高教務(wù)管理工作效率。

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