電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

樊雪飛

摘要：電子檔案管理工作是高職檔案管理的重要組成部分，在信息化、智能化的大背景下，高職院校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)注重圍繞信息化的檔案管理形成完善的制度體系，創(chuàng)新檔案管理方法，滿足電子檔案的應(yīng)用需求。

關(guān)鍵詞：高職；電子檔案；管理機(jī)制；應(yīng)用價(jià)值

電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，運(yùn)用電子檔案可以更好的提高高職檔案管理工作的效率，降低高職院校檔案管理工作成本，緩解檔案管理工作的人員的壓力，從而滿足高職院校挖掘檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值的現(xiàn)實(shí)需要。

1.高職電子檔案管理工作的價(jià)值

1.1提高檔案管理效率

電子檔案的普遍應(yīng)用可以提高檔案管理效率，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的問(wèn)題，從而發(fā)揮出與人相比更有優(yōu)勢(shì)的檔案管理方法。在紙制檔案逐步的退出歷史舞臺(tái)，冷的型檔案管理體系普及下，檔案管理工作可以提高信息的準(zhǔn)確性有效性，可以有效的減少高職檔案管理人力物力成本。新型的檔案管理工作還可以使電子檔案管理工作變得越發(fā)簡(jiǎn)單，從而提高了檔案管理的可靠性，更好的滿足建設(shè)龐大檔案管理體系的需要。

1.2提高檔案使用價(jià)值

電子檔案管理工作的有效應(yīng)用，還可以更好的發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用價(jià)值，可以滿足日常高職院校教學(xué)科研的現(xiàn)實(shí)需求，尤其是在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)不斷普及的情況下，運(yùn)用電子檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)交互工共享，可以滿足師生對(duì)數(shù)據(jù)檔案的信息的應(yīng)用需求，這對(duì)于提高高職教學(xué)的方便性，滿足師生查詢檔案?jìng)€(gè)性化老板娘，提高教學(xué)科研效率有重要價(jià)值。信息化的技術(shù)手段提高了檔案管理工作的效率，降低了檔案管理的成本，同時(shí)也極大的滿足了師生對(duì)高職檔案的應(yīng)用需求。

2.高職電子檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

3.1安全隱患

由于高職院校缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，電子檔案在管理工作中存在著操作性規(guī)范不足的問(wèn)題，因此導(dǎo)致電子檔案在管理的過(guò)程中存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。首先，不少電子文檔的備份不足，往往存在著電子檔案文件丟失即滅失的風(fēng)險(xiǎn)，這使得電子檔案存在較大安全風(fēng)險(xiǎn)隱患方面的問(wèn)題。其次，電子文檔還缺乏有效和系統(tǒng)的標(biāo)識(shí)體系，由于電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，因此在電子檔案匯總后常常導(dǎo)致電子檔案管理混亂的問(wèn)題。第三，當(dāng)前對(duì)電子檔案的真?zhèn)涡耘袛嗖蛔?，電子檔案在傳輸與應(yīng)用的過(guò)程中很可能存在著數(shù)據(jù)篡改的問(wèn)題，這影響了高職師生對(duì)檔案的關(guān)鍵信息的獲取，面對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，必須采用有效的措施給予全面管理。

2.2數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中常常存在著錯(cuò)誤錄入數(shù)據(jù)的問(wèn)題。這些因?yàn)槿藶樵蛟斐傻臋n案數(shù)據(jù)誤差很難有效的找回，一些這些錯(cuò)誤的電子檔案數(shù)據(jù)信息被用于教學(xué)科研會(huì)引來(lái)較大后果。當(dāng)前我國(guó)高職院校的電子檔案普遍的處在開(kāi)放的環(huán)境，電子檔案數(shù)據(jù)信息資源的更新速度較慢，這不僅影響檔案數(shù)據(jù)的完整性，從而也影響檔案資源的安全有效使用問(wèn)題。

2.3長(zhǎng)期性矛盾

電子檔案管理的過(guò)程中依然面臨著長(zhǎng)期性的矛盾。當(dāng)前電子信息技術(shù)快速發(fā)展，云存儲(chǔ)技術(shù)的不斷普及應(yīng)用，這使得傳統(tǒng)的電子文檔的存儲(chǔ)價(jià)值日異降低，高職院校在電子檔案管理的過(guò)程中存在著電子檔案管理設(shè)備不能有效的滿足電子檔案管理現(xiàn)實(shí)需要的問(wèn)題，因此影響了電子檔案存儲(chǔ)與讀取有效性，不利于達(dá)到高效、全面進(jìn)行電子檔案管理目標(biāo)。

3.高職電子檔案管理應(yīng)用的策略

3.1完善操作機(jī)制

提高高職檔案管理工作有效性，發(fā)揮電子檔案在高職檔案管理中的實(shí)際作用，還要制定完善的檔案管理操控機(jī)制，在構(gòu)建科學(xué)的電子檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的基礎(chǔ)上，定期做好檔案的監(jiān)查工作。首先，針對(duì)電子檔案的異常情況進(jìn)行有效的預(yù)警與風(fēng)險(xiǎn)處置，在實(shí)時(shí)監(jiān)控的機(jī)制強(qiáng)化對(duì)電子檔案進(jìn)行全面的篩查和控制。其次，高職院校還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案監(jiān)督管理機(jī)制的改進(jìn)，以規(guī)范性的操作流程，科學(xué)化的核對(duì)與監(jiān)督機(jī)制保證電子檔案的有效性。第三，在加強(qiáng)電檔案鑒別的基礎(chǔ)上提高電子檔案管理的科學(xué)性。要有效的降低人為原因造成的高誤差率問(wèn)題，注重強(qiáng)化提高誤差控制水平，為高職開(kāi)展效率能性電子檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。例如，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況出臺(tái)高職電子文件的管理辦法，電子文件的收集規(guī)定，以及電子檔案管理人員的績(jī)效考核管理制度等。

3.2加強(qiáng)人員培訓(xùn)

提高電子檔案管理工作的水平，還要針對(duì)性的開(kāi)展電子檔案管理人員的培訓(xùn)工作，形成科學(xué)的電子檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，針對(duì)現(xiàn)代檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的需要，全面提高檔案管理專(zhuān)職人員的信息化水平。首先，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的分類(lèi)與收集檔案能力的培養(yǎng)，解決高職現(xiàn)有電子檔案管理人員對(duì)電子信息設(shè)備操作不熟練的問(wèn)題，提高電子檔案的規(guī)范性運(yùn)行效率。其次，對(duì)電子檔案專(zhuān)職管理員開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理培訓(xùn)課程，針對(duì)性的對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平進(jìn)行評(píng)估，在此基礎(chǔ)上開(kāi)展針對(duì)性與個(gè)性化的培訓(xùn)工作。第三，圍繞著現(xiàn)代電子設(shè)備，信息化、智能化電子檔案的操作需要，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的績(jī)效考核，從而在優(yōu)化崗位人才配置的基礎(chǔ)上，不斷提高電子檔案的管理水平，滿足電子檔案管理的需要。

3.3加強(qiáng)設(shè)備投入

電子檔案在高職學(xué)校檔案管理中占有重要地位，做好電子檔案管理工作還要形成完善的電子檔案的收集運(yùn)行體系，注重根據(jù)電子檔案的管理與應(yīng)用需要進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的更新優(yōu)化。首先，形成定期進(jìn)行電子檔案管理設(shè)備的更新機(jī)制，注重積極有效的引進(jìn)高質(zhì)量的電子檔案管理設(shè)備，在有效的平臺(tái)上依靠先進(jìn)的系統(tǒng)進(jìn)行各部門(mén)的電子檔案的匯總傳遞工作。其次，加強(qiáng)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)施設(shè)備建設(shè)工作，強(qiáng)調(diào)圍繞著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行電子檔案管理設(shè)備設(shè)施的全面更新，從而滿足新環(huán)境下的電子檔案管理現(xiàn)實(shí)需求。第三，針對(duì)保證電子檔案的安全性、完整性，加強(qiáng)電子檔案的備份，以及信息化網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的優(yōu)化工作，注重加強(qiáng)高職院校的局域網(wǎng)建設(shè)，在公共網(wǎng)絡(luò)一下進(jìn)行安全的電子文檔的傳輸，從而滿足高職師生對(duì)電子檔案的使用與管理需求。

4.結(jié)論

提高電子檔案管理的總體質(zhì)量水平，需要從電子檔案的實(shí)際使用價(jià)值出發(fā)，根據(jù)電子檔案管理運(yùn)行的中的問(wèn)題，著力在有效的電子檔案管理工作制度，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的操作和合理有效的設(shè)備下提高電子文檔管理水平。

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