紙質(zhì)資料數(shù)字化的研究探討

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對于資料管理部門來說，如何有效的開展紙質(zhì)資料數(shù)字化管理工作是其熱切一個關(guān)注的問題。但是就目前而言，紙質(zhì)數(shù)字化管理工作的開展，還沒有一個完整的管理制度與流程，使其不能得到良好的開展，很難達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。在技術(shù)操作方面，還沒有規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，這讓紙質(zhì)資料數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)存在著許多問題與不足。在數(shù)字化管理工作過程中，需要相關(guān)部門進(jìn)行不斷的完善與提升，使紙質(zhì)資料數(shù)字化工作可以得到有效的開展。

1 紙質(zhì)資料數(shù)字化意義

紙質(zhì)資料在資料管理中存在著許多問題，像是紙質(zhì)材料本身不易長時間保存、人為因素造成的損壞、自然因素造成的影響等，這一系列的問題，致使紙質(zhì)資料在管理中存在著許多隱患風(fēng)險。因此，紙質(zhì)資料數(shù)字化是必然的趨勢，引用現(xiàn)代科技技術(shù)將所有紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字管理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)與編程技術(shù)，把紙質(zhì)資料內(nèi)容錄入電腦系統(tǒng)中，進(jìn)行現(xiàn)代化管理，可以有效的對資料內(nèi)容進(jìn)行長久、安全的保存，彌補(bǔ)紙質(zhì)材料的不足，延長紙質(zhì)資料內(nèi)容的使用時間。紙質(zhì)資料數(shù)字化，可以打破時空的限制，對資料可以隨時隨地的進(jìn)行預(yù)覽與查看，減少因?yàn)榧堎|(zhì)的磨損而使其喪失自身價值。紙質(zhì)資料數(shù)字化，可以有效簡化資料查看的步驟，提高資料的閱讀的速度。另外，根據(jù)各地域的資料管理部門設(shè)立的本地?cái)?shù)據(jù)庫，可以進(jìn)行不同地域的資料資源進(jìn)行共享，擴(kuò)大資料信息資源的利用率，最大限度發(fā)揮資料資源價值。紙質(zhì)資料數(shù)字化符合時代的發(fā)展需求，可以最大限度保留紙質(zhì)資料的文化價值[1]。

2 紙質(zhì)資料數(shù)字化工作的實(shí)施

2.1 完善數(shù)字化管理制度

完善紙質(zhì)資料數(shù)字化的管理制度，可以有效使紙質(zhì)資料數(shù)字化工作落到實(shí)處，最大限度的保證紙質(zhì)資料數(shù)字化的效果。因此，相關(guān)紙質(zhì)資料管理部門應(yīng)積極推進(jìn)紙質(zhì)資料數(shù)字化管理制度工作進(jìn)行，制定出一個合理的數(shù)字化管理系統(tǒng)。在數(shù)字化管理工作的開展過程中，需要對相應(yīng)的技術(shù)方面進(jìn)行詳細(xì)的了解，再根據(jù)本身的情況，進(jìn)行調(diào)整與改善，確保數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。在紙質(zhì)資料管理過程中，存在的問題與不足的地方，找出相應(yīng)的解決措施，使其得到良好的管理。在紙質(zhì)資料數(shù)字化時要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與格式，根據(jù)紙質(zhì)資料的內(nèi)容進(jìn)行合理的劃分與歸檔，要保證紙質(zhì)資料數(shù)字化的規(guī)范化與合理化，不能出現(xiàn)任意而為的現(xiàn)象，需要相關(guān)部門制定相應(yīng)的管理制度，為紙質(zhì)資料數(shù)字化工作的開展提供一個良好的發(fā)展管理體系與標(biāo)準(zhǔn)，以便于提升紙質(zhì)資料數(shù)字化管理成效。紙質(zhì)資料數(shù)字化管理，還需要有關(guān)管理部門進(jìn)行不斷的探索與完善，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，使紙質(zhì)資料數(shù)字化工作的執(zhí)行起來可以提供一個統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 建立完整的數(shù)字化流程

在紙質(zhì)資料數(shù)字化工作開展過程中，需要根據(jù)紙質(zhì)資料的相關(guān)內(nèi)容對整個數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行合理的規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。紙質(zhì)資料數(shù)字化工作的落實(shí)需要一套完整的管理流程體系，以便于提高數(shù)字化管理的規(guī)范性與質(zhì)量。在建立完整數(shù)字化管理流程中，需要重點(diǎn)關(guān)注紙質(zhì)資料的保護(hù)，引入經(jīng)濟(jì)管理控制策略，成分體現(xiàn)紙質(zhì)資料的自身價值。在管理數(shù)字化建設(shè)過程中，需要對紙質(zhì)資料進(jìn)行合理的分類，挑選出具有保存價值的紙質(zhì)資料，對于這種類型的紙質(zhì)資料進(jìn)行明確的劃分其界限，確保紙質(zhì)資料的文化價值，進(jìn)行有效、合理的管理與劃分，在紙質(zhì)資料的調(diào)查、收集、整理過程中，需要工作人員具備高尚的責(zé)任心與職業(yè)心，確保紙質(zhì)資料在數(shù)字化過程中的完整與信息正確。完善的數(shù)字化管理流程，可以使紙質(zhì)資料數(shù)字化工作得到順利的開展，為資料信息的錄入提供一個完整的工作體系，確保資料數(shù)字化過程中信息正確的錄入，使文化資源可以得到長久的保存于有效的利用。

2.3 提高數(shù)字化技術(shù)

紙質(zhì)資料數(shù)字化工作有效的開展，需要技術(shù)方面的大力支持，才可以使紙質(zhì)資料數(shù)字化管理得到有效的保障。紙質(zhì)資料數(shù)字化管理工作的開展，可以使數(shù)字技術(shù)得到充分的利用，讓資料信息化管理的優(yōu)勢得到淋漓盡致的發(fā)揮，突破技術(shù)方面的局限性，保障數(shù)字化管理得到順利開展。資料管理人員要根據(jù)實(shí)際情況選擇可行性的技術(shù)，確保儲蓄設(shè)備的可用性，從數(shù)字化設(shè)備方面給予數(shù)字化一個可靠的技術(shù)保證。對于先進(jìn)的技術(shù)需要資料管理人員進(jìn)行全面的了解，實(shí)時更新于檢查，做好技術(shù)的升級，滿足數(shù)字化管理需求，可以為紙質(zhì)資料數(shù)字化工作的開展提供有效的解決應(yīng)對措施，提高資料管理工作開展的成效。在提高數(shù)字化技術(shù)過程中，還需要完善信息系統(tǒng)的需求，采用更加科學(xué)的辦法進(jìn)行操作，對原有信息進(jìn)行精選、分類、排序與比較，提高信息的質(zhì)量與準(zhǔn)確性。

2.4 培養(yǎng)技術(shù)人才

紙質(zhì)資料數(shù)字化工作的開展，人才的培養(yǎng)是工作開展的重要保障與支持。對于數(shù)字化資料的處理，需要管理人員對資料進(jìn)行立卷、整理、歸類、排版、等操作以及制作相應(yīng)的軟件，再通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行控制與利用，提供完善的資料信息資源查詢系統(tǒng)。在具體操作過程中，需要管理人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任心與較高的專業(yè)能力，不僅需要檔案管理的專業(yè)能力，還需要一定的專業(yè)技術(shù)。因此，資料管理相關(guān)部門需要注重員工專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，提高其專業(yè)技術(shù)能力與職業(yè)素養(yǎng)。資料管理部門可以對員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，致力于提高員工的專業(yè)技術(shù)能力，以便于滿足資料管理的需求，實(shí)現(xiàn)資料信息自動化的功能，為資料管理水平的提升打下穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

紙質(zhì)資料數(shù)字化需要技術(shù)的支持與有效的數(shù)字化管理，才能有效的推動資料數(shù)字化工作的開展。在數(shù)字化管理中，需要相關(guān)管理部門在實(shí)踐操作中進(jìn)行不斷的探索與研究，完善數(shù)字化管理存在的不足，對其存在的問題進(jìn)行有效的解決，提高數(shù)字化管理的效果與質(zhì)量。