人力資源檔案管理信息化的影響因素及對(duì)策分析

哈爾濱市第一醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150001

進(jìn)入信息化時(shí)代以后，人們的生產(chǎn)生活都離不開互聯(lián)網(wǎng)的支持和現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用。這些技術(shù)讓人們的生產(chǎn)生活變得更加方便快捷，同時(shí)也提高了效率，節(jié)約了人力、物力和財(cái)力。如今，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平的提高，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)都在加大對(duì)信息技術(shù)的投入，以求進(jìn)一步提升管理水平，降低管理成本，為人民提供更好的服務(wù)。

1 人力資源檔案管理與信息化

人才是推動(dòng)一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力驅(qū)動(dòng)，人力資源的管理水平是區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要體現(xiàn)，也是影響地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要因素。只有最大限度地利用好人才，做好人力資源方面的相關(guān)管理，才能進(jìn)一步提升社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)水平。

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，信息技術(shù)已成為人們生產(chǎn)生活中必不可少的一部分，它在給人們帶來便捷的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的管理方式提出了挑戰(zhàn)。在各單位中，人力資源的檔案管理是檔案部門的重要工作，為了能夠更好地進(jìn)行人力資源的檔案管理，不少單位都引入了現(xiàn)代信息技術(shù)來加強(qiáng)和提升檔案管理的效率。但在這個(gè)過程中依然存在一些問題影響著人力資源檔案管理的信息化水平。

2 影響人力資源檔案管理信息化水平的因素

2.1 人力資源檔案信息化意識(shí)

意識(shí)是影響人力資源檔案信息化水平的一個(gè)重要因素。上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理不重視，對(duì)人力資源檔案管理信息化建設(shè)投入不夠，缺乏信息化的發(fā)展意識(shí)，人力資源檔案的管理水平就很難再提升。

2.2 人力資源檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

雖然不少單位都引入了現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源的檔案管理中，但對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和投入?yún)s很少。不少單位并沒有切實(shí)將預(yù)算落到實(shí)處，檔案管理仍舊停留在紙質(zhì)檔案和人工查找的階段。特別是一些經(jīng)濟(jì)水平較為落后的地區(qū)，他們對(duì)于檔案部門的投入少之又少，檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不達(dá)標(biāo)，人力資源檔案管理的工作內(nèi)容也還停留在收集資料、代管勞動(dòng)人口檔案等較為基礎(chǔ)的工作上[1]。

2.3 人力資源檔案信息化制度

制度建設(shè)是檔案管理必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。雖然目前很多單位跟風(fēng)引入了現(xiàn)代信息技術(shù)，也引入了一些信息化設(shè)施應(yīng)用于人力資源檔案管理，但在制度建設(shè)上卻又缺失。引入信息技術(shù)以后，檔案管理的方式、內(nèi)容都和以前傳統(tǒng)的、單一的紙質(zhì)檔案有所不同，如果制度建設(shè)跟不上，那么就有可能導(dǎo)致檔案管理的混亂，甚至可能造成檔案的缺損和丟失。

2.4 人力資源檔案信息化隊(duì)伍

聽起來檔案管理是非常簡(jiǎn)單的工作，無非就是收集檔案，進(jìn)行整理歸類，最后進(jìn)行保存。然而，檔案管理有其很強(qiáng)的專業(yè)性、政治性、機(jī)密性，需要專業(yè)從事檔案管理的人員來進(jìn)行。尤其是引入了信息技術(shù)以后，檔案管理工作更需要擅長(zhǎng)信息技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，但目前來看，許多地方從事檔案管理的人員，其學(xué)歷水平和專業(yè)能力都不能符合人力資源檔案管理信息化水平的要求。

3 提高人力資源檔案管理信息化水平的對(duì)策研究

3.1 提升人力資源檔案管理信息化意識(shí)

意識(shí)決定行動(dòng)。作為人力資源檔案的管理人員必須具有信息化意識(shí)，從認(rèn)識(shí)上認(rèn)同信息化管理，意識(shí)到信息化管理在現(xiàn)階段人力資源檔案管理中的重要性。而與此同時(shí)，更重要的是，組織或單位的領(lǐng)導(dǎo)層也必須認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理要引入信息化技術(shù)的迫切性和必要性，并做好宣傳和培訓(xùn)工作，從而推動(dòng)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)[2]。

3.2 加大對(duì)人力資源檔案信息化建設(shè)的投入

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，要在年初預(yù)算的時(shí)候就要把對(duì)人力資源檔案管理信息化建設(shè)部分的預(yù)算納入年度總預(yù)算中，并列為當(dāng)年的重點(diǎn)項(xiàng)目，引進(jìn)檔案管理所需要的設(shè)備資源，加大對(duì)技術(shù)應(yīng)用的投入力度。在管理費(fèi)用上，加大對(duì)檔案管理方面的投入，使檔案管理部門有一定的活動(dòng)資金用于流轉(zhuǎn)備用，及時(shí)更新信息設(shè)備。在人員配備上，積極引入檔案管理專員，投入培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，提高人員隊(duì)伍素質(zhì)。最后，要建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和人力資源檔案共享平臺(tái)，將部分紙質(zhì)檔案錄入為電子檔案，為檔案的查詢提供方便，提升檔案管理的效率[3]。

3.3 完善人力資源檔案信息化制度建設(shè)

沒有規(guī)矩，不成方圓。制度建設(shè)是每項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵保障。在人力資源檔案信息化制度建設(shè)的過程中要注意兩點(diǎn)：一是要對(duì)已有的制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，根據(jù)現(xiàn)在的實(shí)際情況和部門運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)更新已有的規(guī)范制度，使之與時(shí)俱進(jìn)。二是要根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》和《中華中華人民共和國(guó)檔案法》做好檔案制度體系的建設(shè)，補(bǔ)充相關(guān)制度規(guī)范，加強(qiáng)檔案查詢、借閱、存儲(chǔ)的管理，使工作人員在日常工作中能夠有章可循，有法可依。

3.4 加強(qiáng)人力資源檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)

提升人力資源檔案管理水平和信息化水平不能離開隊(duì)伍建設(shè)。一方面，單位要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，包括政治理論培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的政治敏銳度和政治意識(shí)，端正檔案管理人員的思想態(tài)度，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，同時(shí)要特別加強(qiáng)信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓每一個(gè)檔案管理人員都能掌握一定的應(yīng)用技術(shù)。另一方面，可以設(shè)置兼職檔案員，使每個(gè)部門都有專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集整理，這樣不僅能夠管理好人力資源檔案，還能對(duì)其他檔案的管理起到積極的作用。