信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作探析

徐院院

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）10-272-01

摘要 在煤礦企業(yè)中，文秘工作是其主要機(jī)構(gòu)，具有十分重要的地位與作用，具有上傳下達(dá)的員工義務(wù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展與運(yùn)行具有積極影響。同其他部門相比，辦公室具有特殊的智能，工作人員需要與企業(yè)其他員工進(jìn)行交流。所以，在新形勢(shì)中，文秘工作要進(jìn)行改革與創(chuàng)新，引入新時(shí)代的信息，提升企業(yè)文秘的工作水平，促進(jìn)煤礦企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 信息化時(shí)代 煤礦企業(yè) 文秘工作 探析

一、信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作探究

（一）具備一定的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力

文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力一直都是文秘工作的看家本領(lǐng)之一，對(duì)于煤礦企業(yè)的文秘工作也不例外。在信息化日益滲透到生產(chǎn)方方面面的今天，煤礦企業(yè)的信息資源無(wú)論是從數(shù)量還是表現(xiàn)形式上都日益龐大且內(nèi)容多種多樣，因此，煤礦企業(yè)的文秘工作著就需要依靠自身扎實(shí)的基本功特別是文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力來(lái)對(duì)信息進(jìn)行整合、概括、凝練，從而達(dá)到中線突出，條理清晰，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策和部署提供強(qiáng)有力的文秘保障，進(jìn)而提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（二）具備熟練地技術(shù)操作能力

在當(dāng)今時(shí)代無(wú)紙化辦公及利用現(xiàn)代設(shè)備辦公已成為大勢(shì)所趨，煤礦企業(yè)在行業(yè)屬性上雖然做為第二產(chǎn)業(yè)中的傳統(tǒng)行業(yè)，在日益注重工作效率的今天，也應(yīng)當(dāng)使工作效率緊跟時(shí)代水平，因此做為文秘工作人員更應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐，熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備及辦公軟件，通過(guò)定期培訓(xùn)培養(yǎng)一致高效、精準(zhǔn)的文秘團(tuán)隊(duì)。

（三）具備處理日常事務(wù)的能力

在煤礦企業(yè)中，文秘工作可能涉及企業(yè)工作的方方面面，這就使文秘工作的實(shí)際內(nèi)容顯得較為繁瑣，而員工對(duì)于瑣碎事物的處理能力不到位，則會(huì)導(dǎo)致員工被瑣事纏身，直接影響到員工的工作效率。因此，只有提高員工處理瑣碎事物的能力，才能使其在工作中做到精益求精，保質(zhì)保量的完成任務(wù)。

（四）具備良好的組織協(xié)調(diào)能力

文秘工作具有上傳下達(dá)，溝通左右的作用，使企業(yè)中橫向與縱向聯(lián)系的橋梁和紐帶，因此，作為一名合格的文秘人員，還應(yīng)當(dāng)需要具備一定的組織協(xié)調(diào)能力。從而確保能將企業(yè)管理層的決策部署準(zhǔn)確無(wú)誤的傳達(dá)給下級(jí)部門，同時(shí)也能夠?qū)⑾录?jí)部門的工作成果及進(jìn)展、問題等及時(shí)向管理層反應(yīng)，在橫向?qū)又?，文秘工作人員還需要妥善梳理各方工作關(guān)系，從而做到各部門之間對(duì)接緊密，溝通融洽使企業(yè)各方面穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。在日常工作中，文秘工作者也應(yīng)具有良好的自我修養(yǎng)，做到禮貌待人，臨陣不慌，思維敏捷。

二、信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作轉(zhuǎn)變方式

（一）增強(qiáng)員工的組織能力與協(xié)調(diào)能力

辦公室文秘工作人員要具有組織能力與協(xié)調(diào)能力。這種協(xié)調(diào)組織能力主要分為對(duì)內(nèi)組織協(xié)調(diào)能力以及對(duì)外組織協(xié)調(diào)能力。對(duì)內(nèi)主要是員工與領(lǐng)導(dǎo)、員工與員工之間的組織協(xié)調(diào)。對(duì)外主要是協(xié)調(diào)各種公共關(guān)系，與各種組織部門打交道。在組織協(xié)調(diào)過(guò)程中，工作人員要注意局部以及整體的關(guān)系，要具有全局觀念，并且要能夠?qū)⒆约旱墓ぷ鞣糯?，并置于企業(yè)的整個(gè)工作上，從最大的視野看問題，準(zhǔn)確把握局部與整體的管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。在組織協(xié)調(diào)的過(guò)程中，文秘工作人員要注意自己的身份、說(shuō)話的方式以及自己的管理范圍。

（二）強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識(shí)，增加工作質(zhì)量

辦公室的文秘工作人員從工作的職責(zé)來(lái)講，對(duì)于單位各個(gè)階層的人員都是要具有服務(wù)意識(shí)的。這就需要辦公室文秘人員要對(duì)服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)自己的創(chuàng)新范圍加以擴(kuò)展。首先，要轉(zhuǎn)化自身思維，能夠?qū)⒈粍?dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)；然后要改變自己的態(tài)度，由冷漠到溫和。最后，要求真務(wù)實(shí)，解決問題要認(rèn)真積極。辦公室的文秘工作人員要從服務(wù)方面的創(chuàng)新達(dá)到服務(wù)質(zhì)量的提升，能夠以企業(yè)為中心，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、員工放心。服務(wù)意識(shí)主要分為兩種，一種為主動(dòng)服務(wù)、另一種為超前服務(wù)，能夠使用現(xiàn)代信息化的眼光你看待工作的規(guī)律與需求，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及與員工的動(dòng)態(tài)要積極摸索，從而提升服務(wù)質(zhì)量。

（三）使用現(xiàn)代化的理論進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐

信息化與自動(dòng)化發(fā)展對(duì)我國(guó)的辦公環(huán)境帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)，想要進(jìn)行辦公自動(dòng)化，首先要對(duì)辦公的設(shè)施進(jìn)行完善，改善辦公的條件，進(jìn)而提高文秘工作者的工作效率以及工作質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化的工作進(jìn)行改革，促進(jìn)辦公室工作制度的改革，能夠有效率辦公與輔助領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化能夠與企業(yè)其他人員進(jìn)行信息共享，分享單位的內(nèi)部信息與資料，進(jìn)而減少不必要的獲取步驟。辦公室的文秘人員要提升自己的專業(yè)能力，要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí)，能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案及資料進(jìn)行管理，能夠使用信息化技術(shù)來(lái)提升自己的工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在煤礦企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，文秘工作者是領(lǐng)導(dǎo)的好幫手，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作。因此，作為一名煤礦企業(yè)的工作人員，要緊隨時(shí)代發(fā)展的歷程，不斷學(xué)習(xí)與交流，提高自己的綜合能力。當(dāng)前為信息化時(shí)代，信息化逐漸加深，煤礦企業(yè)的文秘工作已經(jīng)發(fā)生改變，需要文秘工作者對(duì)自己嚴(yán)格的研究，進(jìn)而有能力面對(duì)當(dāng)前信息化時(shí)代以及國(guó)家的變化，對(duì)于信息化時(shí)代發(fā)展的需求進(jìn)行了解，進(jìn)而提高自己的工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。