在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理

楊淑芳

摘 要：企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理中重要組成部分，企業(yè)檔案管理的內容是將企業(yè)活動中所需要的零散的、分散的、雜亂的文件通過管理、分類歸檔、整合等方式將企業(yè)檔案制度化、秩序化、標準化，目前我國企業(yè)檔案管理工作中存在制度不健全不完善、管理人員素質低等問題，影響了企業(yè)的正常管理工作。在企業(yè)檔案管理中推行精細化有利于提高企業(yè)檔案管理的水平，規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。

關鍵詞：企業(yè)檔案；管理；精細化

前言

精細化的概念最早是由日本在20世紀50年代提出的，精細化管理以常規(guī)管理為基礎，最大可能的減少資源的消耗，降低管理成本，提高經濟效益，精細化管理是經濟發(fā)展到一定階段的必然要求，在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理可以減少不必要的損耗，最大可能的提高工作效率。檔案管理的精細化可以為企業(yè)領導決策提供科學的信息，為企業(yè)的發(fā)展指引正確的方向，促進企業(yè)經濟效益的提高。本文首先介紹了企業(yè)檔案管理精細化的內涵和特點并介紹了在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的途徑。

1企業(yè)檔案精細化管理的內涵與特點

1.1企業(yè)檔案精細化管理的內涵

精細化管理是一種區(qū)別于傳統管理模式的新型管理模式，基本內涵可以概括為4個字“精、準、細、嚴”。精是指精益求精，準是指保證工作內容準確無誤，細是指細致不要出現誤差，嚴即指對自己工作嚴格也指公司要求嚴格。在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理，可以充分發(fā)揮企業(yè)的引領作用，充分調動員工的積極性，促進企業(yè)提高經濟性，促進企業(yè)更好的發(fā)展。

1.2企業(yè)檔案精細化管理的特點

計算機技術的飛速發(fā)展為精細化管理創(chuàng)造了條件，實現了檔案管理的信息化，使檔案管理更加細致化、準確化。目前檔案管理已實現檔案管理自動化、檔案管理數字化，促進了企業(yè)管理水平的提高。與傳統的管理模式相比，精細化管理最大的特點是重視細節(jié)、重視過程、重視落實、重視效果，力求做到精益求精，調動檔案管理人員的積極性，提高企業(yè)的工作效率，提升企業(yè)的經濟效益。

2在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的方法

2.1管理理念精細化

目前我們對企業(yè)檔案管理工作的認識度還不夠，并沒有深刻的認識到企業(yè)檔案管理精細化的重要性，企業(yè)并沒有成立專門的部門機構去管理檔案，企業(yè)檔案管理工作中普遍存在著資金不充足的情況，影響了企業(yè)檔案管理工作的正常開展。企業(yè)的領導要重視企業(yè)檔案管理工作，制定相關政策，撥發(fā)足夠的資金，企業(yè)領導既要注重思想工作，又要組織相關的實踐活動。目前檔案管理正不斷著朝著信息化、數字化的方向發(fā)展，這是經濟發(fā)展到一定階段的必然結果。企業(yè)領導必須重視企業(yè)檔案管理的工作，找尋過往工作中的不足，從實際工作中找尋經驗，發(fā)揮檔案信息的自身作用。

2.2管理體制精細化

檔案管理普遍還存在著一個問題是檔案管理體制不健全，管理水平低，檔案管理部門沒有發(fā)揮應有的作用，企業(yè)檔案管理部門并沒有納入企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理部門有名無實，檔案管理部門所管理的檔案混亂、不易查詢，無法為決策提供正確的信息。體制健全良好是促進檔案管理工作發(fā)展的重要保證，企業(yè)必須創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制，提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理信息化、數字化，企業(yè)要改變以往紙質版單一的檔案信息的管理，運用現代的信息技術計算機技術，將檔案信息數字化，并且做到將企業(yè)檔案信息紙質化與數字化同時發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供準確的信息，提高企業(yè)的經濟效益。

2.3檔案信息精細化

目前企業(yè)雖然成立了檔案信息管理部門，但檔案信息管理部門的職能卻沒有得到應有的發(fā)揮。檔案室雖然做到了將信息記錄保存，但卻沒有做到合理的歸檔，造成了檔案信息管理不夠制度化、規(guī)范化、合理化。企業(yè)員工查詢資料困難、不方便，增加了工作量。此外檔案信息中不僅包括文字記錄，還包含相關照片、錄音內容等。隨著社會的飛速發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展已經是國家發(fā)展、社會發(fā)展的一個新命題，企業(yè)要用科學的態(tài)度看待這一問題，企業(yè)應該組織建立自己的區(qū)域網，將資源信息進行統一的整合，真正的做到一體化管理、信息化管理。

2.4檔案人員精細化

我國企業(yè)普遍存在著檔案管理人員素質低、能力低下的問題，根本原因是我國沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，沒有認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。我國現階段的企業(yè)檔案管理人員工作積極性不高。為促進企業(yè)工作效率的提高，企業(yè)經濟效益的提高，企業(yè)應提高工作人員的素質，招聘高素質的檔案管理人員，組織相關的講座，建立獎勵機制，調動員工工作的積極性，建立相關的考核制度，考察員工的工作能力，加強員工的責任感。

3總結

目前我們所處的時代，社會發(fā)展逐漸復雜，經濟發(fā)展逐漸加快，精細化管理是社會經濟發(fā)展的必然趨勢，我們要重視企業(yè)檔案精細化管理這個問題，建立企業(yè)的區(qū)域化網絡，實現檔案管理的信息化、數字化，培養(yǎng)企業(yè)員工對工作的責任感，增加員工對檔案管理的意識，促進企業(yè)更好的發(fā)展。

參考文獻

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（作者單位：浙江大唐國際紹興江濱熱電有限責任公司）