基于電子憑證系統(tǒng)談會(huì)計(jì)檔案管理

楊娟

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各大行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越加激烈。對(duì)于企事業(yè)單位而言，財(cái)務(wù)管理有著至關(guān)重要的作用。在財(cái)務(wù)管理中，如何提高工作人員核算效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展節(jié)約成本，成為當(dāng)前企事業(yè)單位經(jīng)營管理主要目標(biāo)。因此，本文通過對(duì)電子憑證系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的作用闡述，建立電子憑證系統(tǒng)的目標(biāo)以及原理的分析，研究電子憑證系統(tǒng)談會(huì)計(jì)檔案管理主要內(nèi)容。此次研究的主要目的是為了減少企事業(yè)單位財(cái)務(wù)的單據(jù)，提高報(bào)賬的效率。關(guān)鍵詞：電子憑證系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)檔案

關(guān)鍵詞：電子憑證系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)檔案

在企事業(yè)單位不斷的發(fā)展中，財(cái)務(wù)管理對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，財(cái)務(wù)管理包含會(huì)計(jì)檔案管理，也是最為重要的經(jīng)濟(jì)檔案。隨著科技時(shí)代的到來，企事業(yè)單位在管理電子憑證系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，會(huì)計(jì)檔案記錄由傳統(tǒng)的手工轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳鞋F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行記錄。如何在電子憑證系統(tǒng)的作用下，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)信息項(xiàng)目進(jìn)行歸檔、儲(chǔ)存進(jìn)行有效的管理，成為了當(dāng)前企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中重要的問題之一。因此，本文研究的課題，對(duì)我國企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理具有重要意義。

1 電子憑證系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的作用

我國各大企事業(yè)單位中，已經(jīng)逐漸的建立了報(bào)賬平臺(tái)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及合同管理等財(cái)務(wù)系統(tǒng)，完善了會(huì)計(jì)核算管理的標(biāo)準(zhǔn)，促使在管理中核算數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。但是，大部分依舊在使用傳統(tǒng)的電子憑證系統(tǒng)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理存在著不足，由于在派送財(cái)務(wù)核算資料時(shí)，與下級(jí)單位路程較長(zhǎng)，導(dǎo)致報(bào)賬效率極低。另外，財(cái)務(wù)核算報(bào)賬款單數(shù)量較多，郵寄成本較大，并且容易存在遺失，財(cái)務(wù)在核算的過程中，數(shù)據(jù)容易存在漏洞，在對(duì)賬單進(jìn)行核算時(shí)，一旦數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，需要退回。除此之外，電子憑證系統(tǒng)雖然具備附件上傳的功能，但是在傳輸無法對(duì)其進(jìn)行查閱，并未對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理。

2 建立電子憑證系統(tǒng)的目標(biāo)以及原理

企事業(yè)單位建設(shè)電子憑證系統(tǒng)的主要原因，是為了能夠使財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)電子化信息管理，在單據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸使能夠與電子審批相互結(jié)合，在提高報(bào)賬效率的同時(shí)，還能夠減少單據(jù)數(shù)據(jù)的損失。降低企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的成本，提高管理水平。

在運(yùn)用電子憑證系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循四點(diǎn)原則：

1）確保核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2）加強(qiáng)工作人員的核算技術(shù)，提高會(huì)計(jì)核算信息傳遞效率。

3）電子憑證系統(tǒng)具有共享以及訪問的功能，因此，在核算數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤的情況下，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行溝通，在傳輸后，及時(shí)的修整核算數(shù)據(jù)信息。

4）電子憑證系統(tǒng)系與接口的功能具有可拓展性，因此，在數(shù)據(jù)信息較多的情況下，可直接將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸。

3 電子憑證系統(tǒng)談會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容

3.1 電子影像采集數(shù)據(jù)信息

電子影像主要含有電子影像掃描儀器，銀行賬款單據(jù)回收掃描、賬單數(shù)據(jù)憑證條形碼識(shí)別、數(shù)據(jù)發(fā)票信息核實(shí)，并且能夠?qū)τ跋襁M(jìn)行處理，對(duì)影像進(jìn)行審核、最后對(duì)其進(jìn)行管理。其中賬單數(shù)據(jù)憑證條形碼識(shí)別在賬單進(jìn)行傳輸中，對(duì)賬單中的條形碼可自動(dòng)進(jìn)行掃描，識(shí)別賬單中的條形碼，并且將賬單中的發(fā)票以及附件自動(dòng)保存在電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，發(fā)票信息核實(shí)功能，是對(duì)發(fā)票中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核算，并識(shí)別出發(fā)票的類型，例如：發(fā)票中代碼、發(fā)票編號(hào)、發(fā)票中的數(shù)據(jù)金額、發(fā)票稅率等信息。影像處理功能主要是能夠?qū)τ跋襁M(jìn)行壓縮，放大，旋轉(zhuǎn)等，其功能等同于在計(jì)算中對(duì)圖片進(jìn)行修整功能。

3.2 電子影像的展示及審核

電子影像在通過對(duì)賬單進(jìn)行直接閱查時(shí)，能夠?qū)~單進(jìn)行縮小，能夠直接的觀察到整個(gè)文檔內(nèi)容信息，或者對(duì)文檔進(jìn)行選取，直接查閱文檔中某個(gè)部位。并且電子影像是能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行拖動(dòng)、旋轉(zhuǎn)以及加注說明等功能，并且在展示文件時(shí)，可支出文檔雙屏顯示，能夠?qū)?bào)賬的單據(jù)以及其他賬單進(jìn)行影像縮小，展示在同一個(gè)顯示器中，同時(shí)，另一個(gè)顯示器能夠?qū)x中的文檔進(jìn)行放大。會(huì)計(jì)工作人員在使用電子影像后，對(duì)賬單進(jìn)行審查，可直接對(duì)賬單進(jìn)行重復(fù)檢查，在電子憑證系統(tǒng)的作用下，能夠?qū)崿F(xiàn)重新掃描，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)掃以及刪除等操作，為會(huì)計(jì)檔案管理提供了一定的幫助。

3.3 會(huì)計(jì)憑證管理

會(huì)計(jì)憑證管理是指能夠使原始的數(shù)據(jù)單據(jù)在電子影像的作用下呈現(xiàn)出影像，并且能夠促使電子報(bào)賬單據(jù)、會(huì)計(jì)核算記賬憑證以及原始的單據(jù)進(jìn)行自動(dòng)匹配，促使會(huì)計(jì)檔案管理在電子信息技術(shù)下能夠更加完整。另外，也支持在銀行互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，獲取銀行賬單回款影像資料，并將其與會(huì)計(jì)核算記賬憑證進(jìn)行匹配，電子憑證系統(tǒng)會(huì)直接與會(huì)計(jì)人員核算的賬單進(jìn)行審批，并且在影像中會(huì)自定生成會(huì)計(jì)核算出納，負(fù)責(zé)審核的工作人員在賬單無誤后，可對(duì)其進(jìn)行蓋章，滿足賬單數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確核算。

3.4 會(huì)計(jì)檔案管理

為了能夠提高自身經(jīng)濟(jì)利益的條件下，提高電子憑證系統(tǒng)的工作效率，降低工作成本，將會(huì)計(jì)檔案管理建立為系統(tǒng)的中模塊。使其在電子憑證系統(tǒng)中，能夠支持財(cái)務(wù)管理人員按批賬單的時(shí)間，交替的進(jìn)行打印賬單憑證，并將打印的紙質(zhì)賬單憑證裝訂成冊(cè)或者放入保存盒中，存儲(chǔ)到財(cái)務(wù)資料保存柜中，完成對(duì)賬單的歸檔。并且電子憑證支持對(duì)檔案的檢索，對(duì)會(huì)計(jì)檔案借閱，并在網(wǎng)絡(luò)信息中進(jìn)行電子申請(qǐng)，在流程結(jié)束后，可進(jìn)行對(duì)其借出電子檔案閱讀。對(duì)于電子檔案而言，在賦予借閱人時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行是夠具有查閱檔案額權(quán)限，以及歸還時(shí)撤銷查閱檔案權(quán)限，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。為了進(jìn)一步確保檔案的安全，應(yīng)當(dāng)在電子檔案中自動(dòng)添加水印，其中包含賬單用戶的信息，以及賬單時(shí)間與地址等，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，可根據(jù)系統(tǒng)對(duì)水印的掃描，查出檔案的位置并使其快速的進(jìn)行歸還。

3.5 與其他財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成

電子憑證系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能夠形成封閉管理，從而確保在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息流程中，促使會(huì)計(jì)核算管理能夠形成周期性的電子信息管理。在進(jìn)行報(bào)賬的過程中，該系統(tǒng)平臺(tái)就可直接對(duì)賬單或者檔案進(jìn)行查閱，并將其上傳到電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，由影像系統(tǒng)進(jìn)行審批。另外，電子憑證系統(tǒng)會(huì)能夠自動(dòng)的根據(jù)報(bào)賬數(shù)據(jù)形成賬單，并自動(dòng)在影像系統(tǒng)中自動(dòng)生成影像文件。賬單在導(dǎo)入其他財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，能夠自動(dòng)將賬單或者檔案推送到電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，并由影像系統(tǒng)生成影像文件。在為了提高報(bào)賬效率以及節(jié)約成本，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能夠?qū)⑵笫聵I(yè)單位的訂單以及資產(chǎn)信息等，全部自動(dòng)的傳入到電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，為企事業(yè)單位管理者提供信息資料。

4 結(jié)論

企事業(yè)單位在使用電子憑證系統(tǒng)的過程中，不僅完善了財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)檔案的集中管理，在減少了工作人員工作量的同時(shí)，提高了工作效率。望此次研究的內(nèi)容與結(jié)果能夠得到相關(guān)人員的關(guān)注，并在實(shí)際應(yīng)用中加以借鑒。

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