淺談如何推進檔案規(guī)范化管理評估工作

劉幽燕

摘 要：分析總結(jié)漢江集團檔案館如何根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)來推進檔案規(guī)范化管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化管理；綜合評估；整理

漢江集團公司為提高檔案工作規(guī)范化管理水平，根據(jù)水利部2013年出臺的《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估標(biāo)準(zhǔn)》，全面開展檔案工作規(guī)范化管理綜合評估工作，通過了水利部檔案工作規(guī)范化管理評估一級的考核。本文就親身參與過程，淺談漢江集團檔案館如何根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)來推進檔案規(guī)范化管理工作。

1 做好檔案保障體系的工作

根據(jù)檔案工作規(guī)范化管理綜合評估標(biāo)準(zhǔn)，對測評項目的保障體系做了以下幾個方面的工作：

1.1 改善檔案硬件設(shè)施

漢江集團武漢總部檔案庫房總面積486平方米，配備智能電動密集架、中央空調(diào)系統(tǒng)、安全監(jiān)控視頻系統(tǒng)和自動消防系統(tǒng)，同時還配備檔案庫房專用凈化消毒加濕除濕一體機。

檔案館庫房與辦公室、閱覽室三分開，有檔案大庫房、機要檔案庫房、聲像實物檔案庫房，并配備檔案整理間、檔案閱覽室、檔案熏蒸修裱室。庫房內(nèi)掛有區(qū)號標(biāo)識牌，存放檔案的密集架標(biāo)有檔案內(nèi)容說明，每個庫房墻面制作了相關(guān)的制度標(biāo)牌，明確了各庫房的管理職能及工作流程。

1.2 建立、健全管理體制

按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則建立了滿足工作需要的檔案管理部門和管理網(wǎng)絡(luò)。集團公司辦公室歸口管理檔案工作；集團公司網(wǎng)絡(luò)信息中心（檔案館）作為漢江集團公司內(nèi)設(shè)的事業(yè)單位，負責(zé)全集團公司檔案業(yè)務(wù)管理工作，對集團公司所屬各單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查驗收；集團公司機關(guān)11個職能部門、所屬9個事業(yè)單位、16個分、子公司及獨立法人單位設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備了專（兼）職檔案人員。建立了以漢江集團公司檔案館為中心，集團公司所屬各單位檔案機構(gòu)為主體，機關(guān)及業(yè)務(wù)部門專（兼）職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

1.3 制定、完善相關(guān)規(guī)章制度、管理辦法與發(fā)展規(guī)劃

漢江集團檔案館先后擬訂并印發(fā)了《漢江集團公司機關(guān)歸檔文件收集與整理細則》，《漢江集團公司檔案管理辦法》，《漢江集團公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，《漢江集團公司工程建設(shè)項目檔案管理辦法》，《漢江集團公司會計檔案管理辦法》，《漢江集團公司聲像、實物檔案管理辦法》等一系列檔案管理制度、辦法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確了各類應(yīng)歸檔材料的范圍和保管期限，各歸檔單位和檔案部門的責(zé)任，對加強和規(guī)范集團公司檔案工作提供了制度保障。

制定了檔案館與檔案人員崗位職責(zé)，建立了檔案保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定及銷毀等內(nèi)部管理制度，為加強檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理提供了制度保障。

制定了《漢江集團公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃》，《漢江集團信息化頂層設(shè)計報告》，為集團公司檔案工作未來的發(fā)展指明方向。

2 檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理工作

從檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、借閱利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)各方面工作進行全方位的規(guī)范化管理。

2.1 檔案收集

在漢江集團公司檔案館的指導(dǎo)下，集團公司機關(guān)各部門能夠按照機關(guān)檔案管理規(guī)定履行歸檔職責(zé)，機關(guān)文書人員在每年上半年完成上一年度的歸檔工作，年均歸檔2000件左右，按照歸檔工作程序，嚴格履行交接手續(xù)。

檔案館積極開展建設(shè)項目檔案的收集進館工作，各工程建設(shè)項目檔案在經(jīng)檔案驗收合格并通過集團公司項目竣工驗收后，移交進館。2006-2016年期間，共接收集團公司計劃項目竣工檔案554卷。

2.2 檔案整理

要加強企業(yè)檔案管理、讓各類檔案的整理有據(jù)可依，三合一制度必要最先制定，其中分類方案的制定應(yīng)具有可擴展性，便于在企業(yè)以后的發(fā)展中逐步的完善和擴充。漢江集團檔案館制定了《漢江集團公司檔案館檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限及檔號編制規(guī)則（試行）》，作為檔案整理歸檔的規(guī)則依據(jù)。文書、科技、會計、聲像實物等各類檔案都根據(jù)試行的分類方案，結(jié)合各類整理規(guī)則，按規(guī)范要求進行全方位的檢查、整理。

2.3 檔案統(tǒng)計

認真執(zhí)行有關(guān)檔案統(tǒng)計制度，每年按要求及時向長江委報送檔案統(tǒng)計報表及基本建設(shè)項目檔案管理情況登記表，統(tǒng)計集團公司檔案機構(gòu)、人員、庫房、設(shè)備、館藏與利用等檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及集團公司基建項目檔案管理情況，建立了檔案管理、接收、利用、保管統(tǒng)計臺賬，能夠準(zhǔn)確反映檔案工作情況。

2.4 檔案鑒定

結(jié)合漢江集團公司檔案館實際情況，對館藏檔案進行了清理，印發(fā)了《漢江集團公司關(guān)于開展檔案館檔案鑒定與銷毀工作的通知》，明確了檔案鑒定與銷毀工作計劃。漢江集團在1998和2017年先后成立了檔案管理、鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對集團公司檔案鑒定工作的

領(lǐng)導(dǎo)。

2.5 檔案借閱利用

線上可通過檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案相關(guān)目錄，然后提交借閱單，審核通過后，借閱用戶可查閱檔案。線下是借閱用戶到檔案館查閱檔案，用戶可在閱覽室里查閱、復(fù)印相關(guān)檔案。檔案的外借，嚴格按照規(guī)章制度辦理批準(zhǔn)手續(xù)，控制外借的時間，到期及時催還外借檔案。用戶查閱完檔案后需填寫借閱登記表和檔案利用效果反饋表，以便及時記錄檔案利用信息。

2.6 檔案的保管保護工作

定期進行檔案安全和保管狀況檢查，落實各項防護措施。按照“十防”要求做好庫房日常管理和檔案保管保護工作，保持庫房整齊、清潔，并做好庫房檢查記錄。

為預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對災(zāi)害的應(yīng)急處置措施準(zhǔn)備，制定應(yīng)急預(yù)案，強化各項檔案保管制度，定期檢查巡視庫房，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管中存在的隱患與問題，各庫房均配備紅外探頭和監(jiān)控攝像頭，實行24小時實時監(jiān)控。

2.7 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

監(jiān)督、指導(dǎo)機關(guān)各業(yè)務(wù)部門及各二級單位的檔案業(yè)務(wù)工作，加強對集團公司工程項目的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，參加項目評審、驗收等活動，為工程項目檔案歸檔打好基礎(chǔ)。檢查檔案集中統(tǒng)一管理、檔案保障體系建設(shè)、檔案安全保管條件、檔案法規(guī)制度落實和經(jīng)費保障、人員到位情況，確保各項檔案管理措施落到實處。

2.8 檔案編研

檔案館完成的編研成果主要有：《漢江集團公司檔案館全宗介紹》、《丹江口水利樞紐建設(shè)四十周年》、《丹江口水利樞紐水庫運行資料整編》、《丹江口水利樞紐土石壩安全監(jiān)測資料整編分析》、《丹江口水利樞紐混凝土壩監(jiān)測資料整編》、《檔案工作文件匯編》、《行政管理工作文件匯編》（含大事記）、《漢江集團保密文件匯編》、《漢江集團公司志》、《漢江集團導(dǎo)刊》合訂本（含大事記）等。

3 管理信息系統(tǒng)的改進與完善

漢江集團檔案管理信息系統(tǒng)于2014年7月開發(fā)完成，經(jīng)過多次的修改與完善，如今已經(jīng)實現(xiàn)了檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、檔案鑒定、檔案借閱等全過程電子化流程管理。目前系統(tǒng)已經(jīng)開通120個系統(tǒng)賬號，使用單位覆蓋整個集團公司。檔案信息管理系統(tǒng)包含前臺查詢系統(tǒng)和后臺管理系統(tǒng)。

4 檔案的數(shù)字化工作

為實現(xiàn)館藏檔案的計算機管理，積極開展檔案的數(shù)字化招標(biāo)工作，檔案館工作人員負責(zé)檔案數(shù)字化現(xiàn)場的監(jiān)督、調(diào)卷、溝通、檢查、清點上架工作，并配合數(shù)字化公司對各類檔案進行掃描掛接。

5 評估材料的整編

根據(jù)《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估標(biāo)準(zhǔn)》，對備查材料里面要求的有關(guān)文件、總結(jié)、記錄等憑證性材料，以及全宗介紹、各類別檔案目錄、各類檔案制度與辦法等材料整編成冊，以備評估專家小組查閱考評。

6 水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估會

2018年1月15日至16日，漢江集團公司水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估會召開，由水利系統(tǒng)及湖北省檔案館的7位專家組成的評審組對漢江集團公司檔案工作規(guī)范化管理進行了審核評估，同意漢江集團公司檔案工作規(guī)范化管理評審?fù)ㄟ^一級等級標(biāo)準(zhǔn)。

7 結(jié)語

通過水利檔案工作規(guī)范化管理評估，使?jié)h江集團檔案管理工作上了一個新的臺階。漢江集團檔案館將按照專家組提出的工作要求，對相關(guān)檔案工作進行積極整改，提高全員檔案意識，落實規(guī)范化管理的長效機制和人才隊伍的培養(yǎng)，使?jié)h江集團公司檔案管理工作提升到新的水平。