電信公司內(nèi)部檔案管理優(yōu)化研究

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的企業(yè)制度也在不斷的發(fā)展完善，企業(yè)在自身的生產(chǎn)經(jīng)營的過程中對企業(yè)內(nèi)部檔案的利用也變得越來越重要，因此加強對于檔案的信息化管理也變得極為重要，這也是我國大多數(shù)企業(yè)在發(fā)展的過程中所忽視的問題。因此對于檔案的管理優(yōu)化最為重要的就是加強企業(yè)內(nèi)部檔案的信息化管理。在現(xiàn)階段，我國企業(yè)檔案管理面臨的主要問題是檔案任然處于一種效率極其低下的管理模式中，檔案的信息化管理進程也得不到提升，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的要求。

關(guān)鍵詞：電信公司；檔案管理；優(yōu)化方案

隨著當代社會對檔案的關(guān)注度逐步的提升，這就要求企業(yè)必須建立一整套高效的管理模式，加強對檔案資源的利用。本文以電信公司內(nèi)部檔案的優(yōu)化管理為研究，分析了電信公司檔案管理現(xiàn)存在的問題，已經(jīng)提出了一系列的優(yōu)化方案。

1 電信公司內(nèi)部檔案管理存在的問題

電子文件實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上利用一直一來都是電信公司急需要解決的問題。電信公司作為國內(nèi)通訊行業(yè)的巨頭，在進行各項工作的時候都需要不同的檔案資料。但是現(xiàn)存的大多數(shù)檔案資料并沒有進行信息化的管理，如果在進行某項決策的時間，使用這樣檔案需要進行人工的方式進行收集，效率也會非常的低下，但是把檔案資料傳輸上網(wǎng)并進行相關(guān)檢索，就會非常輕松的將資料收集出來，盡管在內(nèi)部檔案的管理過程中，電信公司使用了計算機管理，但是并沒有全面的普及，使得檔案的信息化無法完全的實現(xiàn)。

1.1 檔案的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢

雖然電信公司在創(chuàng)立的初期就設(shè)立了檔案管理部門，但是因為公司在發(fā)展的過程中沒有對檔案工作引起足夠的重視，對檔案的管理的經(jīng)費投入明顯不足，這就導(dǎo)致了公司不能夠開發(fā)適合與公司發(fā)展的信息化檔案系統(tǒng)。在這樣的發(fā)展情況下，公司的檔案沒有形成網(wǎng)絡(luò)化的管理，檔案管理的利用效率低下，也為檢索查詢帶來了不便。

1.2 檔案管理軟件已不適應(yīng)信息管理工作的需要

筆者根據(jù)目前的檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)了以下幾點在檔案管理方面的問題。

（1）文書檔案的管理規(guī)則出現(xiàn)了一些變化，原來電信公司對于文書檔案的管理是以卷為單位的，現(xiàn)改革為以件為單位，這使得對于檔案的管理出現(xiàn)了較為巨大的變化。

（2）目前雖然檔案的管理具有一定的信息化處理能力，但是在目前的信息化管理過程中卻沒有重視對信息資源的開發(fā)和利用，這是存在的一個主要問題。

（3）無法進行高效的利用，對各種資源信息無法得到相應(yīng)的整合，導(dǎo)致檔案的檢索所花的時間較長。

1.3 信息管理一體化程度低

隨著電子科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，許多的大型企業(yè)都建立了專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電信公司也建立了相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，但是從目前的情況來分析，對于公司檔案的管理目前仍然停留在對一些電子檔案的管理，對早期的紙質(zhì)檔案的管理程度比較低，沒有形成一體化的管理方向。

2 電信公司內(nèi)部檔案優(yōu)化的管理方案

2.1 優(yōu)化管理方案的整體思路

隨著社會的不斷發(fā)展，我們對檔案的利用率也將不斷的提高。從上述電信公司在檔案管理方面存在的問題進行相應(yīng)的分析，我們可以有效的得出一個結(jié)論，目前電信公司的檔案管理已經(jīng)完全的不能夠適應(yīng)公司快速發(fā)展的需求，筆者因此提出了將落后的檔案管理淘汰，取而代之以實現(xiàn)信息化檔案的共享為原則的新型檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)優(yōu)化后的檔案管理系統(tǒng)能夠進行文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、等多種檔案的管理。

2.2 檔案數(shù)據(jù)的收集與加工

這需要我們對各種不同種類的檔案進行分類的采集并發(fā)出存儲的指令。數(shù)字檔案的來源包括館藏檔案的數(shù)字化。能夠有效的接受各個部門匯總的檔案，實現(xiàn)對檔案多方位的管理。我們的檔案工作人員通過電腦錄入檔案以后可以自動化的檔案的分類，并生成相應(yīng)的檔案編號，錄入檔案總庫。并且新型的檔案系統(tǒng)擁有新型的檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移功能，可以從原來的檔案系統(tǒng)中把新的檔案進行系統(tǒng)化的錄入。通過數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換功能，可以有效的建立起來新老檔案的對接，從而建立相應(yīng)的對接關(guān)系。

2.3 檔案數(shù)據(jù)存儲及管理

檔案數(shù)據(jù)存儲及管理主要是對采集過來的信息進行編排、分類、維護等工作，將大量無序的檔案信息有序化。要兼顧新、老歸檔文件整理規(guī)則?？梢宰杂傻倪m應(yīng)分散編排、集中整編和混合整編的整編方式。主要包括：檔案信息標準化、分類及主題詞標引、元數(shù)據(jù)的錄入、鑒定、信息統(tǒng)計等。

2.4 系統(tǒng)維護

為了保證檔案系統(tǒng)能夠高效正常的運作，系統(tǒng)可以自由的對檔案進行定檔工作，實現(xiàn)自由化的管理，同時還可以具備數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力和對數(shù)據(jù)安全的加密保護功能。并且為防止檔案被盜取可以對檔案用戶的操作進行有效的監(jiān)控，防止檔案的盜竊。

3 電信公司檔案優(yōu)化管理的作用分析

3.1 有效的實現(xiàn)文檔一體化的管理功能

在我們的現(xiàn)實工作中，對標點符號的錄入成為了檔案錄入的一個比較容易出錯的地方，如果工作人員存在疏忽大意的情況將既有可能的形成錄入的錯誤，大幅度的降低錄入的準確性，但是對于文檔的一體化在很大的程度上解決了這樣的問題，在無紙化辦公的過程中，我們通過合理的構(gòu)建辦公自動化系統(tǒng)接口程序，來規(guī)范電子文檔的使用，我們可以辦公自動化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)實現(xiàn)無縫的對接，極大的程度上滿足業(yè)務(wù)所需要的功能，實現(xiàn)電子文檔的自動歸檔工作，達到電子文檔的一體化管理功能，這樣做也可以最大程度的提高工作效率。

3.2 實現(xiàn)檔案、圖書、情報資源的信息共享

由于企業(yè)檔案和科技圖書檔案具有很大程度上的相似性，所以他們對檔案的管理方法也是一樣的。在兩種檔案的管理過程中可以相互的借鑒。通過一定的技術(shù)手段可以實現(xiàn)檔案的一體化管理。因此我們可以在檔案的管理過程中對科技圖書檔案進行相應(yīng)的借鑒，總結(jié)出企業(yè)檔案的管理模式。

3.3 實現(xiàn)信息綜合利用

能夠有效的實現(xiàn)對信息的整合，實現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案的綜合利用信息網(wǎng)，可以將現(xiàn)有的檔案情報集合到一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中去，然后搭建一個信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺，對各種不同的檔案情報實現(xiàn)綜合化的管理，使得公司的內(nèi)部檔案實現(xiàn)資源的優(yōu)化整合。檔案的綜合利用網(wǎng)絡(luò)的受益者不僅僅是企業(yè)的，與此同時也可以極大的擴大檔案管理部門的影響了，提高全體檔案成員的管理意識，變被動利用檔案為主動的檔案利用。

4 總結(jié)

實現(xiàn)對檔案資源的信息化管理是企業(yè)邁向新的平臺的重要一步，在激烈的市場競爭的社會中，電信公司應(yīng)該利用好信息技術(shù)這一優(yōu)勢，在信息化的浪潮中，對公司內(nèi)部檔案管理進行一系列的優(yōu)化，讓其在激烈的市場競爭中獲得一席之地，以提高企業(yè)的綜合競爭能力。隨著公司內(nèi)外環(huán)境的不斷深刻變化，我們對檔案的管理也應(yīng)該提出新的更高的要求。隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化，將對企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用會不斷提出新的要求，隨著科技的進一步發(fā)展，企業(yè)檔案信息的開發(fā)和利用的模式也在發(fā)展變化這，這沒有一個固定的標準，需要企業(yè)在變化中不斷的革新，推進檔案的優(yōu)化管理工作。

參考文獻

[1]專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與整合[J]. 徐云龍.中國檔案.2018（06）

[2]略論檔案管理部門的情報信息化職能[J]. 韓香蘭.世紀橋.2017（01）

[3]近十年圖書、檔案、情報一體化研究綜述[J]. 胡麗坤，朱錳鋼.圖書館學(xué)刊.2017（06）

作者簡介

宋英（1975-），湖南省雙峰縣，本科，助理經(jīng)濟師。