淺析檔案信息化建設(shè)

盧敏儀

摘 要：隨伴隨施工精細化、規(guī)范化、標準化，打造形象工程，陽光工程，標志性建筑，對工程檔案要求越來越高，把施工過程中的影像，質(zhì)保資料，會議紀要等信息清晰的、確定的、具有完整記錄的信息固化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；管理

1 檔案信息化概述

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分，是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。加強檔案信息化建設(shè)，對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 思想意識方面

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作已步入規(guī)范化軌道，人們的檔案意識得到加強，檔案在各行業(yè)、各部門中的重要作用逐步顯現(xiàn)。但一些單位領(lǐng)導對檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的認識和足夠的重視，對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領(lǐng)導決策機構(gòu)，也沒有將檔案信息化建設(shè)列入議事日程。

2.2 技術(shù)方面

計算機的每一項技術(shù)，幾乎都在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣化極其巨大的數(shù)量，為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。目前，大多數(shù)檔案部門都建有自己的局域網(wǎng)，有的還上了因特網(wǎng)，信息化體系初見規(guī)模。但我們在瀏覽這些網(wǎng)頁時能看到的信息卻有限，且網(wǎng)頁更新較慢；關(guān)于檔案的收集、存儲、傳輸、發(fā)布、檢索和利用的手段等大多數(shù)檔案工作還處于原始的手工操作階段，離信息的計算機管理和遠程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案信息化建設(shè)還處于低水平狀況。制約檔案信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。一個地區(qū)的檔案信息化管理要達到溝通與共享，就應(yīng)該有選擇地推薦或推廣某個應(yīng)用軟件，從而推動整個地區(qū)檔案信息化的進程。

2.3 組織管理方面

檔案信息化的最終目標是實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)，利用者可以不受時間、地域和文件數(shù)量的限制，通過網(wǎng)絡(luò)查詢利用開放檔案。但長期以來，檔案部門還處于封閉半封閉狀態(tài)，缺乏相對有利的指導和協(xié)調(diào)，推動檔案信息化的力度不夠；檔案系統(tǒng)沒有形成統(tǒng)一的信息化管理體系，各個單位各自為政，缺乏協(xié)調(diào)和合作，分散了信息資源建設(shè)的人力和物力，造成資源浪費；信息資源缺乏相對統(tǒng)一的標準，在開發(fā)上各搞一套，造成重復(fù)建設(shè)，并為以后兼容留下隱患。

3 檔案管理信息化的緊要性

在信息化建設(shè)的過程中，檔案保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子檔案，實現(xiàn)檔案的信息化管理，是搞好檔案管理的必然選擇。

電子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案有許多特點：電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務(wù)檔案便于快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

正如上面所述，電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點，能夠很好地適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展需求。但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

4 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括：檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

4.1 檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。它的主要任務(wù)：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在各項公務(wù)活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關(guān)要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。我們常說，在進行檔案信息化建設(shè)的時候，要處理好 “路、車、貨”的關(guān)系。所謂“路”就是各種類型的網(wǎng)絡(luò)，“車”就是計算機的硬件和軟件，而“貨”則是數(shù)字化的檔案信息資源庫。有“路”無“車”不行，有了“路和車”，如果沒有“貨”，“路和車”就失去了意義。這里的“路和車”需要單位領(lǐng)導在人力和財力上的支持，而“貨”除了檔案人員對館藏檔案數(shù)字化之外，就是新形成的電子文件的歸檔工作，所以檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。

4.2 基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)

主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案部門的信息化硬件設(shè)施建設(shè)要面向應(yīng)用、面向需求，照顧到前后步驟的銜接。可根據(jù)經(jīng)濟發(fā)展水平與檔案部門可支配的資金數(shù)量，制定一個中長期的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案，采取逐年分步添加的方法。在硬件的采購與替換中可采取新機器高配置為服務(wù)器，舊機器低配置為終端，使有限的資金通過累加，最大限度的發(fā)揮效能。還可以將現(xiàn)有的公共寬帶網(wǎng)、通訊光纖網(wǎng)和有線電視網(wǎng)等資源綜合加以利用。

5 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。主要分為兩種：一是開放信息應(yīng)用系統(tǒng)，它是以社會大眾為服務(wù)對象的通用服務(wù)。通過該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現(xiàn)實場景等特殊服務(wù)。主要特點是簡便、靈活，便于各類人群使用。另一種是權(quán)限信息應(yīng)用系統(tǒng)，它是保證信息安全的一個重要組成部分，其目標是向用戶和應(yīng)用系統(tǒng)提供權(quán)限管理服務(wù)，提供用戶身份到授權(quán)的映射，提供與實際應(yīng)用處理模式相應(yīng)的、與具體應(yīng)用系統(tǒng)相對分離的授權(quán)和訪問控制機制，簡化應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與維護，提高系統(tǒng)整體保密性和安全性。

5.1 人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。根據(jù)檔案工作的需要，必須對檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓，優(yōu)化檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。檔案工作是“對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”，要發(fā)展檔案事業(yè)，就要求檔案工作人員必須博學多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學技術(shù)和檔案邊緣學科知識的掌握，同時還要大膽探索檔案管理工作的自身特點和規(guī)律，找出一條快捷有效地為各項檔案管理工作和全社會服務(wù)的新路子。這不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

6 結(jié)束語

建立健全適合本室的各項管理、服務(wù)制度，使每個員工都樹立愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德，切實提高檔案管理職工的素質(zhì)，樹立檔案系統(tǒng)的良好形象，積極開展檔案的預(yù)測服務(wù)、咨詢服務(wù)等多種形式的服務(wù)，方便查詢。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案》2001.25.

[2]馮惠玲《檔案學概論》第二版 2003.21.

[3]《檔案法》2004.12.

[4]《江西省檔案管理條例》2005.26.