人力資源管理中人事檔案管理的作用分析

何菁霞

摘 要：人事檔案是人力資源個(gè)人形象記錄，也是人員個(gè)人信息的匯總，包括履歷、學(xué)歷以及政治等方面，所以人事檔案相當(dāng)于個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)，有了該數(shù)據(jù)庫(kù)，人力資源管理便有了參考依據(jù)。所以在人力資源管理中，人事檔案管理比較受重視。相關(guān)人員要深度挖掘人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)，使其在人力資源管理中發(fā)揮更大價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；作用；強(qiáng)化措施

相關(guān)人員在強(qiáng)化人事檔案管理作用時(shí)，需要從人事檔案管理和人力資源管理本身入手，對(duì)兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，對(duì)人事檔案管理的新要求進(jìn)行掌握，如此才能找到強(qiáng)化措施，加強(qiáng)兩者聯(lián)系。本文主要針對(duì)人力資源管理中人事檔案管理的作用進(jìn)行分析。

1 人力資源管理中人事檔案管理的作用

1.1 保管人力資源的相關(guān)信息

在人力資源管理中，管理主體需要對(duì)人員的個(gè)人情況進(jìn)行了解，才能知人善任，對(duì)人員進(jìn)行合理配置。人員信息詳細(xì)程度會(huì)直接關(guān)系到人力資源管理水平，這些信息資源會(huì)被收錄到人事檔案中，由管理主體保管[1]。雖然人事檔案在多數(shù)情況下是作為憑證存在，但另一方面人事檔案的存在也使每個(gè)人員的信息得到最大程度保管儲(chǔ)存。管理主體可以隨時(shí)調(diào)出人員的個(gè)人檔案，對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)和判斷，進(jìn)而采取合理的管理措施。

1.2 使人力資源得到優(yōu)化配置

在企業(yè)或?qū)W校等單位中，人力資源管理的最終目的是使其成為單位的核心資源，發(fā)揮人員的價(jià)值，使人員能為單位發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。相關(guān)人員對(duì)人事檔案進(jìn)行分析研究，可以發(fā)現(xiàn)每個(gè)人員獨(dú)一無(wú)二的作用優(yōu)勢(shì)，然后對(duì)該優(yōu)勢(shì)進(jìn)行深度挖掘和培訓(xùn)，使人員都能成為人才。每個(gè)人員優(yōu)勢(shì)不同，管理部門如果能利用這些優(yōu)勢(shì)，使人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，在各自的崗位和職位上兢兢業(yè)業(yè)，然后將這些崗位和職位聯(lián)系起來(lái)，組織成一個(gè)整體，則單位內(nèi)部的部門、系統(tǒng)以及組織之間也會(huì)加強(qiáng)聯(lián)系，以促進(jìn)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而組織、部門或系統(tǒng)中的人才都能發(fā)揮自己的最大價(jià)值。所以做好人事檔案管理，可以使人力資源得到最優(yōu)配置，人員利用率會(huì)得到提高。

1.3 為人事變更提供參考依據(jù)

在單位內(nèi)部，必定會(huì)發(fā)生人事變動(dòng)，無(wú)論是職位變動(dòng)還是崗位變化都會(huì)造成人員主動(dòng)流動(dòng)和被動(dòng)流動(dòng)，人事變化后，人員的去留以及薪酬待遇等都要作出調(diào)整[2]。人力資源管理部門對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，需要參照的依據(jù)就是人事檔案。人事檔案關(guān)系著人員的切身利益，相關(guān)部門應(yīng)對(duì)該檔案進(jìn)行妥善保管，并積極完善檔案信息，但前提是要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案可以對(duì)人員素質(zhì)進(jìn)行證明，人員素質(zhì)包括個(gè)人職業(yè)道德修養(yǎng)表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力等，而這些素質(zhì)在檔案中可具體表現(xiàn)為：績(jī)效考核成果以及個(gè)人不良記錄等。

1.4 推動(dòng)人力資源開(kāi)發(fā)

人事檔案是基于人力資源管理的過(guò)程所形成的，在人事檔案中記錄了關(guān)于人員的工作表現(xiàn)、績(jī)效情況、綜合素質(zhì)情況、個(gè)人經(jīng)歷等一系列信息，這些信息或通過(guò)文字，或通過(guò)圖表形式表現(xiàn)出來(lái)，具有客觀真實(shí)性，能夠反映出員工的工作能力及綜合素質(zhì)。在人力資源管理中，人事變動(dòng)是常有的事情，人力資源開(kāi)發(fā)更是人力資源管理中不可或缺的環(huán)節(jié)，這可以為單位帶來(lái)更優(yōu)質(zhì)的人才，進(jìn)而更好的提升工作效率。在人力資源管理中，需要對(duì)工作人員進(jìn)行選拔，而對(duì)于工作人員最基礎(chǔ)的了解便是來(lái)自于其儲(chǔ)存在人事檔案中的歷史信息，只有據(jù)此充分分析工作人員的專業(yè)能力、個(gè)人素質(zhì)，才能夠進(jìn)行科學(xué)的人員配置，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化與開(kāi)發(fā)。此外，在人力資源管理過(guò)程中所產(chǎn)生的人員變動(dòng)情況，也會(huì)詳細(xì)的記錄在人事檔案中，為工作人員的后續(xù)選拔任用提供依據(jù)。由此可見(jiàn)，對(duì)于人力資源的開(kāi)發(fā)，必須要充分的依靠人事檔案，人事檔案的存在及完整性，能夠在很大程度上推動(dòng)人力資源的科學(xué)良性開(kāi)發(fā)。

2 強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理作用的措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視

人事檔案和身份證一樣，象征一個(gè)人的身份，人事檔案會(huì)跟隨人一生，其與人力資源管理有著千絲萬(wàn)縷的重要關(guān)系，這一點(diǎn)一定要為部門管理人員所知?；谌耸聶n案的重要性，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略的層面，從而更好的輔助管理者就人力資源管理進(jìn)行科學(xué)決策。管理人員要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，樹(shù)立正確的管理觀念和意識(shí)，并對(duì)人事檔案的收集、整理以及應(yīng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，使人事檔案得到妥善保管，不會(huì)出現(xiàn)丟失或被惡意篡改問(wèn)題。

2.2 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理和其他檔案管理一樣，都會(huì)出現(xiàn)弄虛作假問(wèn)題，有的人事檔案在應(yīng)用中還會(huì)出現(xiàn)丟失問(wèn)題，這不僅會(huì)損失人員的個(gè)人利益，使很多利益方面沒(méi)有了真實(shí)憑證，還使人員的管理水平下降。沒(méi)有真實(shí)完整的信息憑證，單位在判斷人才優(yōu)勢(shì)時(shí)，容易出現(xiàn)誤差，所以相關(guān)部門還要杜絕這種問(wèn)題的發(fā)生。在實(shí)際中，管理問(wèn)題和管理制度有直接關(guān)聯(lián)，如果制度不合理，或執(zhí)行落實(shí)不到位，很多管理環(huán)節(jié)便會(huì)出現(xiàn)紕漏，使管理問(wèn)題有了可乘之機(jī)。針對(duì)人事檔案管理，相關(guān)單位還要建立完善的管理制度，該制度要囊括檔案管理的所有環(huán)節(jié)和所有內(nèi)容，并對(duì)其起到約束管理作用，使人事檔案管理更加規(guī)范合

理[3]。對(duì)于人事檔案材料的管理，應(yīng)當(dāng)確保檔案?jìng)鬟f、登記的完整性，同時(shí)開(kāi)展檔案管理的動(dòng)態(tài)考核工作，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)遺漏缺失的情況，應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行相應(yīng)的查漏補(bǔ)缺，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和統(tǒng)一性。

2.3 對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)

信息化管理是管理工作的新手段、有效路徑，所以相關(guān)單位還應(yīng)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，使管理效率得到提升。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)的信息軟件技術(shù)，管理人員可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，可以隨時(shí)更新人員的最新信息，使檔案永遠(yuǎn)處于最新?tīng)顟B(tài)。另外在信息監(jiān)管中，還可以發(fā)現(xiàn)信息紕漏，減少信息管理失誤。

2.4 提高人力資源需求預(yù)測(cè)水平

人事主管部門主管人力資源調(diào)配調(diào)整工作，該部門人員需要隨時(shí)了解人力資源需求變動(dòng)情況，如此才能高效應(yīng)對(duì)人事變更，從而作出最有利的安排，使人事檔案和人員都得到利用。

2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想做好人力資源管理中的人事檔案管理工作，就必須充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理人員的重要性，并積極采取措施提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好的開(kāi)展人事檔案管理工作。首先，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的政治素養(yǎng)，具有嚴(yán)格的紀(jì)律組織性，并且要加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)道德建設(shè)，確保人事檔案管理人員在工作的過(guò)程中能夠嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，避免出現(xiàn)信息作假的情況，提高人事檔案的真實(shí)性，以為后續(xù)的人力資源管理工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。其次，針對(duì)不斷變動(dòng)的人力資源管理工作，也需要不斷的提高人事檔案管理水平，以更加符合人力資源管理的需求。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)技能建設(shè)，不斷提升其專業(yè)知識(shí)，并定期對(duì)其開(kāi)展培訓(xùn)，以促使其更好的適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，符合人事檔案管理要求。

3 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值毋庸置疑，人事主管部門要利用人事檔案來(lái)管理人員，編制人員利用調(diào)配計(jì)劃，還需要從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化人事檔案管理重要性，提高人事檔案管理水平，并將其與單位運(yùn)營(yíng)結(jié)合起來(lái)。

參考文獻(xiàn)

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