檔案的意義

孫宏宇 宋玉紅 劉穎

摘 要：檔案，無論是個人檔案、事業(yè)單位檔案還是企業(yè)檔案都會有憑證和參考的作用，整理、保全好檔案具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案；意義

檔案是社會的共同記憶，在所有的國家財產(chǎn)中，檔案是最為珍貴的。它們是一代人留給另一代人的禮物，我們對它們的愛護(hù)程度標(biāo)志著我們文明的程度。構(gòu)成國家、民族真實歷史的，并不是那些偶然的插曲、浮在表面的文件，而是國家結(jié)構(gòu)、社會機(jī)體的本質(zhì)面貌，對于這一點認(rèn)識得越清楚，檔案就越會得到重視和妥善的保管。沒有任何一個國家的人民可以被認(rèn)為已經(jīng)完全掌握了自己的歷史，除非是它們被收集起來，妥加管理并整理得便于研究者調(diào)閱和查考的公務(wù)案卷經(jīng)過了系統(tǒng)的研究，它們內(nèi)容的重要性經(jīng)過了鑒定。

1 檔案對于個人的意義

其實這檔案還真是個挺重要的事，除了認(rèn)定工齡，它還能涉及到諸如技術(shù)職稱、入黨、學(xué)歷、職務(wù)和工資晉升等方面。從一類履歷材料，四類學(xué)歷材料，六類黨團(tuán)材料，到十類諸如體檢表、自愿生育一個孩子登記表（獨生子女表）等，正規(guī)的每個人都應(yīng)該有一大本！比如工齡計算，還有黨團(tuán)時間，參加工作、退休時間等的認(rèn)定，都是以檔案中原始表為準(zhǔn)的，說白了退休的時候你的生日和工齡不是以戶口本、身份證或者自己、單位說了就算的，都是以檔案里的最初記載為準(zhǔn)！ 所以不論是否在給共產(chǎn)黨打工，或者在外企、私企工作或者自由職業(yè)者，提請大家注意這個檔案的問題！

2 檔案對于事業(yè)單位的意義

事業(yè)單位是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。一個事業(yè)單位在發(fā)展過程中會有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解單位的歷史經(jīng)營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所以單位的科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經(jīng)營管理結(jié)合，這樣就把單位的資源配置制定了，從而就體現(xiàn)出了單位在未來的發(fā)展情況，這對單位的經(jīng)營和管理都具有非常重要的意義。

事業(yè)單位的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和單位歷史發(fā)展情況的客觀反映，對單位的經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，吸取前人的經(jīng)驗教訓(xùn)，并根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策?？梢詾橄嚓P(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，一旦事業(yè)單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好的發(fā)揮作用，從而確保事業(yè)單位的合法權(quán)益不受侵害，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

3 檔案對于企業(yè)單位的意義

檔案工作在整個企業(yè)運營中，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。

一個企業(yè)從創(chuàng)立到不斷的發(fā)展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果等等都是企業(yè)的檔案，它可以提高企業(yè)的科學(xué)決策，優(yōu)秀的企業(yè)通過分析企業(yè)檔案中的各種資料，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足，對企業(yè)的發(fā)展和管理做出更好的決策，獲得發(fā)展優(yōu)勢，企業(yè)通過檔案信息可以借鑒以往的教訓(xùn)，提高企業(yè)的管理效率，做出重大決策時，可以從以往的檔案中分析總結(jié)不足，吸取有效的經(jīng)驗財富，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，在進(jìn)行維權(quán)時，檔案也起到有效的憑證作用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

檔案在科研中意義重大，科研檔案對于科研人員具有無可替代的參考價值，有了科研檔案，研發(fā)就不是憑空想象，檔案為科學(xué)研究提供了一個上升的平臺。

“人事檔案、證書、基建檔案司法檔案”等不同的種類，不同的視點，體現(xiàn)出檔案在個人就職、升遷、福利待遇、甚至司法憑證方面的重要作用，一旦丟失，將給我們的生活和工作帶來不可估量的

損失。

眾所周知，無論檔案以電子媒介還是以紙質(zhì)保存，都是記錄人生的第一手材料，但是，這些年因為檔案的無序和混亂，改變了一些人的命運，甚至是毀掉了他們的一生。有的學(xué)生落榜，通過買通學(xué)校、派出所，篡改檔案、冒名頂替別人考上大學(xué)，有的低學(xué)歷，通過人事部門，偽造檔案，變成碩士、博士，走上重要的領(lǐng)導(dǎo)崗位；有的車輛檔案被泄露，真正的車主飽受損失。

別以為檔案就是那幾張薄紙，你寒窗十載，奔波半生，如果沒有那幾張薄紙就白忙活了。沒有檔案，也許人生就會顛倒黑白，在我國現(xiàn)行體制下，檔案與個人升遷、福利待遇等息息相關(guān)，維護(hù)公民權(quán)利，保障社會公平必須妥善保管好檔案。

4 建立好檔案管理體系

檔案管理體系，是機(jī)構(gòu)依法履行檔案管理職責(zé)和活動的整體化工作平臺。涉及檔案管理體制架構(gòu)、檔案人員隊伍培養(yǎng)、檔案工作機(jī)構(gòu)和工作崗位、檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息管理系統(tǒng)、文件材料形成過程控制、文件材料歸檔管理、檔案分類整理和編號標(biāo)識、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案信息資源配置與開發(fā)利用、檔案信息安全、檔案工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等諸多要素的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、完善和功能。最大化開展企事業(yè)文件運行過程的有效控制，主要是針對企業(yè)各類文件材料在產(chǎn)生和使用過程中兩個關(guān)鍵性責(zé)任者進(jìn)行的，一個是文件材料形成的責(zé)任部門，另一個是文件材料形成的責(zé)任人。在實際工作中，我們設(shè)計并試行了文件登記和文件積累兩項管理制度（細(xì)則），效果明顯。企業(yè)文件數(shù)據(jù)積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件數(shù)據(jù)所開展的規(guī)范化留存，此項工作既是各崗位日常工作內(nèi)容，也是保證文件數(shù)據(jù)高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。檔案積累做到：人人有責(zé)，時時有活兒，件件登記，年年整理。企事業(yè)檔案清理，就是將企業(yè)在各項工作中、各個部門（崗位）中產(chǎn)生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的記錄等），進(jìn)行有計劃的排查，并根據(jù)文件數(shù)據(jù)的有關(guān)特征將其系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確，為企業(yè)文件數(shù)據(jù)的歸檔管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

檔案是歷史的真憑實據(jù)，是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提條件，是文藝創(chuàng)作的基礎(chǔ)，是大眾進(jìn)行歷史和傳統(tǒng)教育的生動教材，正因為檔案有這么多的作用，所以檔案工作既是一項基礎(chǔ)性工作，又是一項服務(wù)性工作，充分認(rèn)識檔案的重要性和價值，使檔案的意義更為重大。