淺析如何做好代建項(xiàng)目檔案管理工作

摘 要：代建項(xiàng)目中檔案管理工作的效用對于項(xiàng)目的整體實(shí)施與建設(shè)都會起到至關(guān)重要的作用，而要全面的對項(xiàng)目代建過程中的各種資料進(jìn)行收集，就是對于代建項(xiàng)目工作提供的十分有效的保障。同時也是為代建企業(yè)提供更加完善的風(fēng)險管理和預(yù)防機(jī)制。本文結(jié)合上海國際旅游度假區(qū)迪士尼項(xiàng)目外圍基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)代建項(xiàng)目管理工作，談?wù)勅绾巫龊么?xiàng)目檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：代建項(xiàng)目；檔案管理；工作；決策

1 工程項(xiàng)目代建管理的優(yōu)勢

1.1 項(xiàng)目決策更加合理

使用代建制后，代建單位將通過專業(yè)性的咨詢機(jī)構(gòu)去完成相關(guān)前期報告的編制工作。前期工作是整個工程項(xiàng)目的重點(diǎn)，不僅要達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，符合相關(guān)的流程，還要與項(xiàng)目的后續(xù)工作相匹配。完成后的報告需按流程向各級主管部門報審，主管部門將聘請有關(guān)專家召開評審會議，按意見修改批準(zhǔn)后的報告具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，確定下來的建設(shè)內(nèi)容不得隨意變更，并以此作為以后驗(yàn)收依據(jù)之一。

1.2 進(jìn)一步提升管理和項(xiàng)目建設(shè)的效率

這種通過實(shí)際的招標(biāo)形式來建立的代建單位的選擇制度，不僅能夠及時擁有一批技術(shù)水平過硬的專業(yè)人員，同時其對于大型代建工程項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)以及熟練程度也勢必會對日后的代建項(xiàng)目管理工作作出一定的貢獻(xiàn)。通過代建單位進(jìn)行人才的選拔，從而確立起的工程項(xiàng)目的管理模式，也會對于日后的代建工程項(xiàng)目的整體效率起到極大的促進(jìn)作用。而對于上海迪士尼項(xiàng)目外圍基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)這樣的項(xiàng)目來說，工程項(xiàng)目之多，報批程序之繁雜，從項(xiàng)目管理工作的角度看也是有一定難度的，所以為上海迪士尼外圍基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目成立一家代建管理公司也是非常有必要的，這樣不僅對工程的進(jìn)度和質(zhì)量可以從源頭開始掌控，而這整個過程中的所有檔案資料的收集也可以從源頭開始，這樣也能進(jìn)一步提升項(xiàng)目管理和建設(shè)的效率。

2 代建項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

2.1 代建覆蓋的范圍不夠廣泛，代建管理單位的資質(zhì)不足

首先來說，當(dāng)前的代建項(xiàng)目的工作仍然處于一種初級的階段，覆蓋范圍較為狹窄，同時所涉及的領(lǐng)域也不夠完善，因而在實(shí)際的代建項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行時，就會出現(xiàn)有各種問題亟待處理。對于政府來說，其所建設(shè)的基礎(chǔ)性設(shè)施較為繁多，因而這些投入較大的項(xiàng)目就會涉及到城市建設(shè)的方方面面，這樣就對代建項(xiàng)目的檔案建設(shè)提出了較高的要求。但是在實(shí)際的代建項(xiàng)目管理中，由于其主要處于一種起步階段，因此就需要較高水平的操作人員和技術(shù)人員進(jìn)行相應(yīng)的操作，而在實(shí)際的生活中能夠符合這些條件的企業(yè)卻少之又少。

2.2 代建管理工作易受建設(shè)單位影響。

使用代建的方式，雖然能夠及時在合同中明確合同雙方的各種規(guī)定，但是在實(shí)際工作中，其主要職責(zé)就是能夠通過監(jiān)督和協(xié)助的方式來構(gòu)建起實(shí)際的工作流程。但是往往在施工過程中，代建工作還會遇到各種問題，最為主要的就是相關(guān)工作的實(shí)行必須要經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)才能夠?qū)崿F(xiàn)，但是這種層層責(zé)任的制度缺失會對于代建工作的工作效率產(chǎn)生一定的影響。代建企業(yè)又往往考慮以后的經(jīng)營及客戶滿意度等，因此會顧及建設(shè)單位的意見。這樣建設(shè)單位實(shí)際上也就變成了代建的上級單位，代建在其中就相當(dāng)于參謀，為建設(shè)單位提供技術(shù)及管理建議，沒有太大的決定權(quán)。代建管理在相關(guān)單位中的威信也受到了相應(yīng)的影響，在開展代建工作中，還是容易受業(yè)主主觀因素的影響，專業(yè)管理建議有的也很難完全落實(shí)，很難按最合理的建議去實(shí)施，給代建單位的管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)帶來了較大困難。

3 做好代建項(xiàng)目檔案管理工作的對策研究

3.1 做好項(xiàng)目設(shè)計階段的信息收集

設(shè)計階段是工程建設(shè)的重要階段，在此階段中將會產(chǎn)生一系列的設(shè)計文件，其主要都是由政府相關(guān)部門進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)，工程投資規(guī)模的大小，以及相應(yīng)的技術(shù)手段的各種規(guī)范化要求。同時其中施工要求和各種標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)模都是實(shí)際項(xiàng)目的建設(shè)中的重要依據(jù)。在設(shè)計階段，不僅要及時的確定項(xiàng)目的建設(shè)形式以及相應(yīng)的設(shè)計圖紙的水平，還要通過總進(jìn)度的控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的成本控制和信息搜索。此階段信息的收集范圍廣泛，來源較廣，不確定因素較多，外部信息較多，難度較大，要求信息收集者要有較高的技術(shù)水平和較廣的知識面，又要有一定的設(shè)計相關(guān)經(jīng)驗(yàn)、投資管理能力和信息綜合處理能力才能完成該階段的信息收集工作。而對于迪士尼樂園外圍基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目來說，設(shè)計圖紙之多，版本之多也是少有的，這就需要檔案編制與管理的人員和相關(guān)人員的做好配合和甄別工作，保證檔案圖紙的準(zhǔn)確性和有效性。

3.2 項(xiàng)目施工招投標(biāo)階段信息的收集

作為一項(xiàng)以政府作為核心的代建項(xiàng)目來說，其招標(biāo)的過程就是一項(xiàng)極為重要的環(huán)節(jié)，同時，受到當(dāng)代人情關(guān)系的影響，就使得這個環(huán)節(jié)變得更加的需要公開與公正。在本階段進(jìn)行相應(yīng)材料收集的時候，除了要求相關(guān)人員充分了解當(dāng)前代建項(xiàng)目的具體信息以及相關(guān)領(lǐng)域之間的聯(lián)系之外，還要要求其熟悉在招標(biāo)過程中所涉及的一系列的規(guī)章制度以及行業(yè)準(zhǔn)則，同時還要對于合同范本等有一個明確的了解。這樣在充分對于工程項(xiàng)目進(jìn)行了解的同時，就更加能夠?qū)τ诖?xiàng)目的匯總的招標(biāo)階段的各項(xiàng)工作作出積極的準(zhǔn)備。而迪士尼項(xiàng)目外圍基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的工程之多，招標(biāo)量和工程量之大也是少有的，這就意味著項(xiàng)目在施工招投標(biāo)階段信息的收集是多么的重要，不僅要細(xì)還要全，而對于迪士尼項(xiàng)目外圍基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)來說，招投標(biāo)階段的標(biāo)書版本也是非常多的，所以這個時候也需要檔案人員與各相關(guān)單位與部門做好溝通和銜接，確保招投標(biāo)文件的版本及時更新和合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3.3 工程施工階段的信息收集

1）及時對于施工單位的具體工程規(guī)劃有一個明確的了解，通過檔案形式的檢查和管理辦法，能夠及時對于各階段的工作進(jìn)度以及計劃有明確的把控，對于施工進(jìn)度以及預(yù)定的施工完成日期進(jìn)行合理完善。根據(jù)當(dāng)前的市場價格的浮動，對于當(dāng)前的人工使用，機(jī)械使用以及材料投入等生產(chǎn)成本的相關(guān)問題進(jìn)行討論，對于資金的明確去向有更加明確的掌控。這是監(jiān)理單位實(shí)行監(jiān)督的重要依據(jù)，也是代建單位對項(xiàng)目總控進(jìn)度控制的節(jié)點(diǎn)控制依據(jù)和對資金使用控制的預(yù)算依據(jù)。

2）對于具體工程施工中的資金流向一直是企業(yè)以及其下屬部門所關(guān)心的問題，因而在實(shí)際的代建項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，就要及時對于工程款項(xiàng)的支付證據(jù)以及各項(xiàng)支付指標(biāo)進(jìn)行考核，這在一定程度上能夠及時避免經(jīng)濟(jì)方面的糾紛以及保障工程項(xiàng)目的順利實(shí)施和進(jìn)行。在以政府進(jìn)行的代建工程項(xiàng)目中，由于工程款的批放是經(jīng)過多種流程來進(jìn)行的，因此，實(shí)際的審批流程會對于工程款的支付起到極大的影響。在進(jìn)行款項(xiàng)的明確過程中就要及時對于各個支付環(huán)節(jié)以及資金流向都有一個明確的把握，而工程款支付臺賬的建立，是代建項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，也是及時了解項(xiàng)目投資控制及對各施工單位進(jìn)行管理的重要依據(jù)。

3.4 項(xiàng)目竣工階段信息資料的收集

主要包括如下內(nèi)容：

1）工程準(zhǔn)備階段文件，如：立項(xiàng)文件、建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。

2）竣工驗(yàn)收記錄文件，如：工程項(xiàng)目進(jìn)行時進(jìn)行整體的驗(yàn)收申請，對于單位的工程質(zhì)量及時進(jìn)行抽查、核查，及時檢驗(yàn)出各種隱患，同時對于各安全相關(guān)問題和功能進(jìn)行有效的保障，對于核查的結(jié)果進(jìn)行全面的記錄，以方便日后的核查，同時還要對工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、紀(jì)要、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報告、竣工圖、項(xiàng)目委托單位（業(yè)主）對工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收認(rèn)可文件或有關(guān)會議紀(jì)要等。

4 結(jié)束語

綜上所述，在項(xiàng)目的基本代建期間的各項(xiàng)工作都采用嚴(yán)格的管理辦法，從而能夠?qū)崿F(xiàn)最大化的監(jiān)控力度，進(jìn)而對于工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量和建設(shè)都有極為重要的意義。同時其也是及時有效的保障工程檔案完整，并合法、合規(guī)完成檔案編制、進(jìn)館的切實(shí)可行性的又一有效手段。

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作者簡介

王燕青（1988-），女，漢，上海，專升本本科學(xué)士學(xué)位，上海申迪項(xiàng)目管理有限公司，檔案管理。