數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對策

吳艷慈

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案管理逐步實現(xiàn)了數(shù)字化，極大的提高了辦公效率，使檔案管理事業(yè)取得了實質(zhì)性進展。與此同時我們應該看到現(xiàn)實中的數(shù)字化檔案管理還存在一些問題，制約著檔案管理數(shù)字化建設的進程。對此，本文簡單闡述了數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵，分析了其問題所在，并提出了控制對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；問題；對策

1 數(shù)字化檔案管理內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是將檔案的各種原始資料，如紙張、錄像、錄音等傳統(tǒng)儲存介質(zhì)，利用掃描、錄入、轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段將其存儲于計算機，并對其進行分類管理，從而便于快捷檢索，及時找到所需檔案，大大提高了辦公效率，同時還具有諸多優(yōu)點，如存儲空間較小、備份和維護簡便、安全性較強等。因此建設數(shù)字化檔案管理是對時代發(fā)展要求的回應，是檔案管理自身發(fā)展的必然趨勢，對于服務社會大眾、促進國家經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。

2 檔案信息數(shù)字化的優(yōu)點分析

2.1 檔案信息的數(shù)字化可以方便檢索

檔案信息數(shù)字化之后，檔案就可以存儲于光盤或磁盤上，很方便用于計算機來查詢。由于計算機自身強大的搜索能力，使得信息檔案的管理更為快捷和方便。同時檔案信息數(shù)字化之后改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的操作方式，避免了因為手工操作的不準確、不完整信息帶來的問題，提高了效率，且僅需要在電腦上就可以完成操作，時間大大縮短，方便快捷，效率大大提高。

2.2 檔案信息的數(shù)字化可以方便保存

數(shù)字化之后檔案存儲于光盤和磁盤上。這樣和傳統(tǒng)的檔案相比較，可以有效的防止發(fā)潮、發(fā)霉以及一些天災的情況，可以重復使用，不僅節(jié)約了大量的紙張，而且很環(huán)保，且使用壽命很長。更可以避免紙張發(fā)生的被氧化或者腐蝕的文獻，存儲容量大，占用空間小，大大提高了檔案信息管理的質(zhì)量。

2.3 檔案信息的數(shù)字化可以有效實現(xiàn)資源的共享

紙質(zhì)的檔案管理模式難以實現(xiàn)部門之間檔案信息的共享，大量的檔案被存放和閑置著，造成資源的大量浪費。信息化的時代，使得數(shù)字化的檔案可以方便人們實現(xiàn)信息共享，利用網(wǎng)絡實現(xiàn)信息的傳輸。

3 檔案信息數(shù)字化的缺點分析

3.1 檔案信息的數(shù)字化難以保證信息的真實性

早檔案信息電子化之后，因為電子信息的可讀寫性，人們可以對檔案信息進行多次的修改，并且沒有修改后的特殊標記。這樣保持的檔案信息可能失去了其原有的信息，而且難以通過傳統(tǒng)的辨認字體來尋找信息的原始性，且檔案信息沒有親身簽名，難以辨別真?zhèn)?，就難以保證信息的真實性。

3.2 檔案信息的數(shù)字化帶來的安全問題很嚴峻

現(xiàn)在社會，通過網(wǎng)絡黑客或者網(wǎng)絡病毒攔截網(wǎng)上信息的時有發(fā)生，通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機病毒，入侵電腦使得信息丟失，這些問題都使得檔案信息的數(shù)字化安全上帶來了較大的威脅。通過殺毒軟件可以減少病毒和黑客和入侵，但是不能絕對防止，而且計算機和局域網(wǎng)維護，也給信息的管理額外增加了一筆經(jīng)費開支。

3.3 檔案信息的數(shù)字化對對管理人員的要求大大提高

檔案信息數(shù)字化的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)檔案管理的操作方法和操作技巧，還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，熟練掌握網(wǎng)絡技術(shù)，需要較高的字數(shù)文化層次。但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應電子化進程的需要。

3.4 檔案信息的數(shù)字化存在電子文件兼容問題

電子文件的通用問題比較嚴重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨立，為了獲得更多經(jīng)濟效益，不同信息之間的信息不一定能夠兼容，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，同時也增加了經(jīng)費的支出。

4 檔案信息數(shù)字化的對策

4.1 樹立檔案信息數(shù)字化的原則

檔案信息數(shù)字化要堅持下面三個原則：

1）科學化規(guī)范化和精細化原則。標準化、規(guī)范化、精細化是強化檔案信息數(shù)字化的重要原則，因為檔案信息本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2）快捷與安全同步的原則。信息的數(shù)字化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強調(diào)安全使用和管理。

3）效益與質(zhì)量兼顧的原則。因為檔案信息數(shù)字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當?shù)娜?、財、物力，所以，要堅持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，思考快捷安全建檔的途徑。

4.2 檔案信息數(shù)字化的觀念創(chuàng)新

現(xiàn)在很多企業(yè)和政府關(guān)于檔案信息管理的思維還很長呢就，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及企業(yè)經(jīng)營范圍的逐步擴大。

政府和企業(yè)應該樹立檔案信息是一種寶貴資源的觀念。有些領(lǐng)導還停留在“檔案就是寫在紙上的書面材料”，檔案信息在流動和傳播中不斷增值的知識，是企業(yè)經(jīng)營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，必須把檔案信息的數(shù)字化當成單位信息化推進的整體進程中間去，充分發(fā)揮其作用。知識經(jīng)濟是以科技為導向，要不斷培育自己的核心競爭力，不僅要靠企業(yè)的技術(shù)和整體戰(zhàn)略，同時還要靠最新的信息以及人才的優(yōu)勢。誰掌握了最新的信息，就占有最新的機會。因此，檔案信息的數(shù)字化事關(guān)單位的工作效率，事關(guān)整個單位的整體發(fā)展水平。必須改變以往的觀念，促進檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一意識，提供一種全方位的平臺。

4.3 檔案信息數(shù)字化業(yè)務的創(chuàng)新

面對知識經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，檔案信息的工作也要圍繞一個企業(yè)的大局來。

首先應加大檔案信息資源的采集，擴展信息資源的范圍，增加信息資源的儲備，特別是加大對單位的戰(zhàn)略布局、管理方式資等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。需要重新審視檔案室的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限。

在檔案信息的鑒定的基礎上，對一些永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，盡快建立信息化數(shù)字化檔案。

4.4 檔案信息數(shù)字化的管理創(chuàng)新

傳統(tǒng)的信息管理都是一種封閉式的管理，一般檔案室的材料只限定本單位的特定范圍，服務的對象也主要是本單位的一些主要負責人。隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)對信息資源的依賴性越來越大，以后的檔案信息管理應該是一種開放式的服務咨詢機構(gòu)。所以檔案的信息化比如納入本單位的整體信息化系統(tǒng)中，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為本單位信息服務系統(tǒng)的重要組成部分。檔案信息數(shù)字化的管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的基礎上對檔案管理全程進行創(chuàng)新。

5 結(jié)語

現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，檔案信息為檔案管理的重要組成部分，是歷史軌跡的再現(xiàn)者。隨著科學技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，檔案信息電子化已經(jīng)成為當前信息檔案管理的重要手段。信息化檔案已經(jīng)逐步取代紙板的檔案，為實現(xiàn)檔案信息的精細化管理提供有效前提，加強。加強科學管理，確保檔案電子信息的安全可靠，使其準確地提供可靠的，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用，有重要的現(xiàn)實意義。

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