新時代智慧檔案館建設路徑探索

楊慶波

摘 要：智慧檔案館是現(xiàn)代文明的體現(xiàn)，是文化傳承的載體。智慧檔案館不僅是檔案管理現(xiàn)代化的需求，更是多元化滿足廣大人民群眾的現(xiàn)實需求的集中展現(xiàn)。檔案館管理現(xiàn)代化與信息化高度融合是智慧檔案館的顯著特征，智慧檔案館是檔案信化的高級階段，是檔案館發(fā)展模式的升級版。要堅持“深入、融入、引入”的“三入”基本思路，加強智慧檔案管理基礎(chǔ)設施建設，積極探索智慧檔案館應用。

關(guān)鍵詞：新時代；智慧檔案館；智慧城市；智慧服務

中圖分類號：G279.27 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）08 — 0156 — 03

我們正處于信息化迸發(fā)的新時代，新時代催生智慧城市建設迅猛發(fā)展。作為智慧城市建設的標志性組成部分，智慧檔案館建設的重大作用日益顯現(xiàn)。智慧檔案館是現(xiàn)代文明的體現(xiàn)，是文化傳承的載體。智慧檔案館不僅是檔案管理現(xiàn)代化的需求，更是多元化滿足廣大人民群眾的現(xiàn)實需求的集中展現(xiàn)。如今，日漸成熟的互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)普遍應用于智慧檔案館，使傳統(tǒng)檔案館走進新時代，是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的具體實踐，智慧檔案館建設具有劃時代的特征與智慧理念。

一、智慧檔案館概念理解

時至今日，智慧檔案館尚無統(tǒng)一概念和定義。大都是從信息化技術(shù)、智慧化管理和服

務、新模式等層面界定的。筆者認為，智慧檔案館應有廣義和狹義概念之分，廣義的智慧檔案館應是集智能、信息、高科技、人文于一體的現(xiàn)代化檔案館；狹義的智慧檔案館是指將新一代的物聯(lián)網(wǎng)、元計算、大數(shù)據(jù)分析等指揮管理技術(shù)融入檔案管理各方面，以多元化檔案信息資源為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理與服務全方位互通互聯(lián)，繼而為用戶提供高智慧化服務的更高、更新模式。

檔案館管理現(xiàn)代化與信息化高度融合是智慧檔案館的顯著特征，智慧檔案館是檔案信息化的高級階段，是檔案館發(fā)展模式的升級版。智慧檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)是智能化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化智慧服務是精髓，人檔互聯(lián)是核心，信息化資源是基礎(chǔ)，效率提高是目標。在未來，檔案管理模式實現(xiàn)變革是智慧檔案館建設的重任，各種元素、要素互通是智慧檔案館建設的支撐。

二、智慧檔案館理念與相關(guān)層面分析

當今信息社會，無處不體現(xiàn)“智慧”發(fā)展理念，智慧時代悄然而至。智慧時代，如果文明傳承主要代表之一的檔案館事業(yè)不能夠及時融入，就一定會影響智慧城市的建設與發(fā)展。作為城市記憶窗口和文化傳播平臺，檔案館必須置身于智慧發(fā)展行列，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

新時代，信息化產(chǎn)生的海量檔案資源遠不是傳統(tǒng)檔案管理方式所能解決的，這里檔案智慧管理和利用就顯得尤為重要。過去，我國傳統(tǒng)檔案管理存在嚴重的“重藏輕用、藏用矛盾”的問題，這就需要轉(zhuǎn)變服務觀念，使開發(fā)服務與檔案使用量都有質(zhì)的變化，實現(xiàn)其價值的提升。同時，還要徹底改變檔案管理單一與為民服務不到位問題，用互聯(lián)網(wǎng)的智慧和思維開展檔案工作。

在用戶層面，人們對檔案的使用需求呈多元化趨勢，在利用方面和利用資源上都有了重大改觀。實體檔案館只是單方面的，現(xiàn)今是“互聯(lián)網(wǎng)+”等多途徑利用檔案。對于檔案信息資源利用也是由被動變主動，呈現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案綜合利用的特征，圖文并茂的檔案受到人們青睞。此外，智慧檔案館建設納入智慧政務建設的有機組成部分已是必然選擇，支撐其健康發(fā)展的是日漸成熟的物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)，智慧檔案館是當今檔案界轉(zhuǎn)型升級的歷史必然。

在理論層面，我國相關(guān)專家和一些研究者有創(chuàng)新和發(fā)展研究，我國智慧檔案館建設尚處于起步階段，研究層次相對淺薄，缺乏對智慧檔案館的系統(tǒng)性理論研究，實踐經(jīng)驗和模式不足。在我國，東南沿海一些發(fā)達城市的智慧檔案館建設有了一定的成功經(jīng)驗，這需要我們從理論和實踐經(jīng)驗層面加強研究，以促進檔案理論研究拓展，加快“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案界智慧化的具體落實。

在實踐層面，智慧檔案館是繼傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館之后的更高級階段業(yè)態(tài)形式。在國內(nèi)，部分省市有了相關(guān)實踐探索，目前尚處于“試點”階段。實踐中，智慧檔案館能夠創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案館經(jīng)營理念和服務檔次，實現(xiàn)資源整合，實現(xiàn)價值的最大化。因此，各個地方都要潛心研究，全力投入到智慧檔案館建設中，尋求科學合理的建設模式，引導更多公民關(guān)注檔案館建設，使檔案館建設設計更加頂層，利用價值越來越大。

在國外，沒有關(guān)于智慧檔案館的直接研究，但是檔案資源共建共享、云端儲存、新型智慧城市生態(tài)發(fā)展、檔案需求研判方面都有研究成果，所以說，國外檔案館的研究已經(jīng)具備了智慧檔案館概念。智慧檔案館概念是我國專家首先提出，但美國在檔案館建設、管理、服務等方面的實踐已經(jīng)具備了智慧檔案館特質(zhì)。在國內(nèi)，整體上看，業(yè)界學界對智慧檔案館的研究呈逐年上升態(tài)勢。近幾年來，對于智慧檔案館的概念、構(gòu)建框架、技術(shù)體系、智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系等方面的研究較多。研究成果中，明顯地表現(xiàn)為沒有形成完整的理論體系，案例實踐缺乏支撐，理論與實踐結(jié)合的效果不佳。還表現(xiàn)為宏觀層面研究居多，實施方案、建設評價等微觀探討不足，參考價值有限。

三、智慧檔案館特征且與數(shù)字檔案館的關(guān)系

（一）智慧檔案館的特征

總體看，泛在互聯(lián)互通、全面透徹感知、高效協(xié)同運作、服務升級創(chuàng)新是智慧檔案館的四大特征。現(xiàn)在，我們處在資源共享的新時代，過去那種傳統(tǒng)、僵化的管理方式已經(jīng)遠遠不能適應社會發(fā)展需求。比如，智慧檔案館的核心技術(shù)是感知技術(shù)；感知與被感知的人與物相互感知，為信息資源獲取提供最大的便捷。資源共享和整合、信息共享使智慧檔案館各要素間更加高效協(xié)同運作，使資金、人力和檔案信息三者高度融合。高效服務是智慧檔案館的靈魂，引領(lǐng)檔案管理服務的創(chuàng)新升級市我們追求的目標。

（二）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系

關(guān)于二者的關(guān)系問題，學界、業(yè)界爭論較多。主要有延續(xù)升級論和并行交叉論兩種觀點。大部分專家和學者認同延續(xù)升級論，表現(xiàn)為智慧檔案館是數(shù)字檔案館的延續(xù)和升級，是檔案發(fā)展的高級階段。交叉并行論認為，智慧檔案館與數(shù)字檔案館是并行存在的，并且具有相互支持和配合的交集關(guān)系。筆者認為，兩者并非同一概念，也不是非此即彼的關(guān)系，智慧檔案館是在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，是數(shù)字檔案館的升級版、新模式和更高階段。

從管理對象看，數(shù)字檔案館的信息資源包含檔案數(shù)字化成果和電子檔案，屬于中粒度管理檔案信息階段。智慧檔案館管理對象是數(shù)據(jù)化檔案信息資源，是通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將其數(shù)據(jù)化，屬于細粒度管理檔案信息階段。在核心技術(shù)方面，數(shù)字檔案館是數(shù)字技術(shù)；智慧檔案館是感知技術(shù)。從關(guān)注重點看，數(shù)字檔案館是館際檔案信息資源的整合共享；智慧檔案館是全面提升檔案館的整體管理能力和服務水平。從二者概念上看，智慧檔案館比數(shù)字檔案館有著突破性發(fā)展。智慧檔案館對檔案管理更為精細、全面，對各項檔案業(yè)務更具感知性、智慧性。二者在內(nèi)涵和外延上都有明顯不同。

四、智慧檔案館價值分析

智慧檔案館是在信息化技術(shù)基礎(chǔ)上建立的檔案資源、利用、安全等三大體系，其實踐可以優(yōu)化檔案館業(yè)務流程，讓各類服務利用更為智慧化、個性化。在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)基礎(chǔ)上，讓龐大的檔案資源開發(fā)更加高端，讓精細化管理成為現(xiàn)實。在未來，檔案館承擔的公共責任越來越大，智慧檔案館能夠大大降低檔案管理成本，大幅度提高使用效率，為政府、公民提供高層次的、細化的服務。繼而滿足各界日益增長的多元化各類檔案新資源的服務需求。

五、智慧檔案館的建設路徑選擇

（一）基本思路

要堅持“深入、融入、引入”的“三入”基本思路，也就說以“深入、融入、引入”的方式建設智慧檔案館，就是將數(shù)字檔案館建設引向深入；將智慧檔案館融入智慧城市建設之中；將其他領(lǐng)域建設的智慧經(jīng)驗引入智慧檔案館建設之列。

首先，智慧檔案館建設應在數(shù)字檔案館建設的基礎(chǔ)上進行深入規(guī)劃，在數(shù)據(jù)資源和技術(shù)運用方面下大力氣。在智慧技術(shù)上高度關(guān)注，使檔案館建設成為一個大系統(tǒng)，讓檔案收集、管理、利用等方面和環(huán)節(jié)高度智慧化?；罨Ａ繖n案資源，增加和挖掘檔案的價值。實現(xiàn)不同檔案資源的互聯(lián)互通、公建共享，使數(shù)字化檔案館向縱深化發(fā)展。其次，智慧城市建設與智慧檔案館建設的目的性是一致的，都是大大提高服務水平和層次。這里就要切實把智慧檔案館建設融入到智慧城市規(guī)劃建設之中。比如，可以獲取專項資金支持，解決資金緊缺問題，同時，智慧檔案館應用系統(tǒng)要快速融入智慧城市的公共信息服務平臺，讓檔案信息化與城市化協(xié)同發(fā)展，推動檔案管理服務創(chuàng)新。再次，智慧檔案館是一個新生事物，沒有成型經(jīng)驗可循，國外也沒有系統(tǒng)的實踐，缺乏統(tǒng)一標準、規(guī)范，可供借鑒與參考不多。為此，我們就是謀求創(chuàng)新，主動探索，全方位引進其他領(lǐng)域的先進經(jīng)驗，如智慧圖書館的建設經(jīng)驗等。學習先進經(jīng)驗，就可以少走彎路，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)發(fā)展。在理論層面，加強智慧檔案館發(fā)展的理論研究，獲得理論支持；在實踐層面，要引入智慧城市示范建設大項目中的成熟理念、服務以及科學方法，重點開發(fā)應用檔案。

（二）加強智慧檔案管理基礎(chǔ)設施建設

1.基礎(chǔ)設施建設。智慧檔案館基礎(chǔ)設施建設表現(xiàn)為兩個方面。廣義上講，是為實現(xiàn)智慧檔案館的功能而在檔案館布局的相關(guān)基礎(chǔ)設施，比如，軟硬件設施、綠色建筑、水電、網(wǎng)絡等等。狹義上看，是推進智慧檔案館建設中所需要的不同于傳統(tǒng)檔案館建設的信息基礎(chǔ)設施，如信息共享基礎(chǔ)、信息網(wǎng)絡設施等，這些都是為了滿足覆蓋全面的檔案管理和利用需求。

這樣，我們就要在人、財、物等方面加大投入，這里智慧檔案館建設享受的是國家導向的智慧基礎(chǔ)設施成果，投入是在智慧檔案管理系統(tǒng)和檔案信息安全平臺方面。基礎(chǔ)設施需要在智慧城市建設所在地提供的基礎(chǔ)設施上進行“私人訂制”，就是說要確保安全，不要因借用智慧政務而放松安全保障。

2.強化智慧檔案館軟環(huán)境建設。智慧檔案館建設過程中，特別要做好管理體制、品牌宣傳、人才培養(yǎng)、資金保障、政策法規(guī)等方面建設。一是要建立智慧檔案館建設領(lǐng)導小組，加強部門之間的協(xié)作，切實完善考評體系。這些都是智慧檔案館建設的核心保障。二是品牌宣傳要到位，使智慧檔案館價值得到最大程度地發(fā)揮。要充分利用傳統(tǒng)媒體、網(wǎng)站和微信等新媒體做好智慧檔案館的品牌宣傳。尤其是報道有特色創(chuàng)新特點的智慧檔案館建設，這樣可以擴大知名度，增進交流，更能讓公眾了解和熱愛智慧檔案館，善于利用智慧檔案館，使檔案館的職能更能充分履行。三是人才培養(yǎng)方面，檔案館信息化的發(fā)展需要人才引進，培養(yǎng)和支持。這方面我們要建立與政府、學校、企業(yè)、科學研究所等部門合作，充分發(fā)揮專業(yè)智慧檔案館建設的智力支撐。廣開渠道、多方面、多層次培養(yǎng)和引進高端人才，比如，在學校培養(yǎng)人才模式上下功夫，選修專業(yè)課程，采取校地合作方式，培養(yǎng)跨界復合型人才。還有，就是依托社會化教育資源，開展信息技術(shù)教育與和智慧檔案館建設知識普及，提高整體認知水平。四是資金支持和保障方面。智慧檔案館建設的資金來源主要是政府投入，政府投入有時是力不從心，這就要在“開源”和“節(jié)流”方面做好工作。要采取多元化構(gòu)建投資機制，采取市場化運作模式，吸納民間資本介入，使戰(zhàn)略投資者參與其中，采取不同融資方式，開發(fā)和推動檔案信息化增值應用，提高經(jīng)濟和社會雙重效益。在節(jié)流方面就是要用好每一筆資金，做好預算、決算、加強審批、實施、驗收、管理、審計和考核等工作，切實提高資金使用效益。五是政績法規(guī)方面，要制定和批準一系列有力度的法規(guī)、政策和頂層設計，內(nèi)需是基于檔案館管理和建設層面，制定相關(guān)政策。在技術(shù)和管理方面做實，在信息、網(wǎng)絡、通信等方面做好。地方檔案館要結(jié)合地方實際制定各自相應的政策法規(guī)，以致更有針對性地引導智慧檔案館建設，發(fā)揮更大效用。

（三）積極探索智慧檔案館應用

1.智慧檔案館的應用是廣泛的，大致由檔案資源體系、利用體系、安全體系三個方面構(gòu)成。這與2014年5月中央、國務院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》相一致，《意見》指出，要建立健全人民群眾需要的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系為標準推動檔案及其科學發(fā)展。

智慧檔案館建設是以檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過檔案信息獲取、檔案信息安全傳遞、檔案信息高效科學等方面工作，更加高效地提供檔案管理效率，創(chuàng)新、有序、可持續(xù)地發(fā)展和推動檔案管理，從而為公民提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

首先，健全檔案資源體系，就要從檔案資源來源的角度推進檔案資源體系建設的多元化，還要從檔案業(yè)務開展的角度建立檔案信息資源庫?？梢?，檔案資源體系建設是一個較為龐大的工程。這里我們要全面感知并且推進檔案體系多元化，這與檔案資源來源的拓展、檔案體系內(nèi)涵深化等有關(guān)。檔案資源收集可以通過政務專網(wǎng)進行在線收集，也可以收集檔案數(shù)字化成果和重要檔案，還可在互聯(lián)網(wǎng)上對媒體、網(wǎng)絡收集同社會有重要保存價值的電子記錄進行收集，保證動態(tài)管理和收集。其次，建立信息資源庫。廣泛收集各類檔案資源，建立信息資源庫刻不容緩。在檔案內(nèi)涵和外延上，需從檔案內(nèi)容、實體、業(yè)務工作、利用、所在庫房信息等方面進行深度感知。

2.健全智慧檔案館利用體系。立足社會公眾的角度，就要實現(xiàn)檔案信息資源的社會貢獻，這是智慧檔案館建設的根本所在。智慧檔案館使用的大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)和平臺，可以讓檔案得到更智慧地共享和利用。一方面，可以融入城市公共信息管理平臺，深化共享層次；另一方面，深化檔案信息資源、創(chuàng)新服務形式，為用戶提供個性化服務方面提供更高層次。首先，我們要融入智慧城市，共享檔案信息資源。實現(xiàn)不同館際之間的資源共享和融入智慧城市的檔案資源共享，形成“館際聯(lián)動”、“館科聯(lián)動”、“館室聯(lián)動”、“館民聯(lián)動”的格局。其次，開展為用戶提供個性化服務，活化檔案信息資源，智慧檔案館對檔案資源分析研究、綜合加工、深度開發(fā)極為必要。深度開發(fā)，不斷挖掘檔案價值，把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，把“檔案庫”變?yōu)椤八枷霂臁薄爸腔蹘臁薄爸悄覉F”等等，尤為重要。

3.建立健全檔案安全體系，檔案管理安全體系包括安全保障執(zhí)法力度、安全應急管理制度、改善保管保障條件、異地備份、實物保管、信息安全保障等內(nèi)容。檔案安全無小事，永遠處在重要地位。一是要安全的監(jiān)控，確保檔案實體安全；二是分級保護，嚴格執(zhí)行保障規(guī)定，強化內(nèi)容安全。

（四）注重智慧檔案館建設的實踐

智慧檔案館建設是一個創(chuàng)造性的理念的實踐探索。在這里，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)等使智慧化檔案管理形態(tài)和服務高端化實現(xiàn)了有機統(tǒng)一。盡管時間短，但先進地區(qū)的實踐探索，已經(jīng)有了較為豐富的經(jīng)驗。比如，珠海、青島、張家港等地市的檔案館建設就具有一定的代表性?，F(xiàn)階段，上述三個地市智慧檔案館建設實踐已經(jīng)走到前列，讓我們看到了智慧檔案館的發(fā)展方向，無論是在資源建設、技術(shù)應用、系統(tǒng)建設方面，還是在管理思維、運用、服務等方面上，都取得了突破性進展。比如，青島在檔案智慧收集、管理、服務、保護、監(jiān)管等五個平臺展開，涵蓋檔案收集、管理和服務全過程。珠海智慧檔案館重點建立政務信息共享平臺為主的共享體系和智能檔案探索為特色的安全保護體系。張家港市檔案館使用現(xiàn)代信息分析技術(shù)，重點做好檔案信息安全和民生檔案利用服務工作。

實踐中，我們要遵循智慧城市建設背景下開展智慧檔案建設的原則，智慧檔案館建設有著全局觀，要因地制宜進行全局規(guī)劃、強化頂層設計。智慧檔案館建設要把利用放在更高位置。建設智慧檔案館要因地制宜、重點突破、注重實效，打造具有當?shù)靥厣闹腔蹤n案館應用模式。智慧檔案館建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，是一項涉及諸多學科的研究領(lǐng)域，所需要的人才是復合型的，人才短缺也是智慧檔案館建設中遇到的一個難題。智慧檔案館處在起步階段，其發(fā)展必然要經(jīng)歷一個漫長過程。相信未來，會有諸多類型的智慧檔案館以超出我們的想象的高端水平展現(xiàn)在我們眼前。

〔責任編輯：侯慶海〕