淺談公文歸檔工作和檔案管理

摘 要：本文從規(guī)范公文處理程序、收到的上級文件以及本單位下發(fā)的文件如何做好分類和整理歸檔工作、完善公文材料、信息化時代對檔案管理有了怎樣的新要求等方面，就檔案管理工作的整個流程進行了論述，對于搞好當(dāng)前檔案管理工作提出了改進措施。

關(guān)鍵詞：公文；歸檔；檔案；管理

我們在平時工作中，每天都要把散亂的文件、資料進行收集、整理，及時、正確地進行歸檔，形成具有參考價值的檔案，為我們今后的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。怎樣做好這一工作，筆者認為有做好以下幾點：

1 公文形成和公文擬制過程中存在的問題及改進措施

公文是保證各級黨政機關(guān)高效協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)工作，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。公文是檔案的前身，公文形成是檔案工作的起點，不同單位的文件擬制部門各有不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草，然后交由辦公室負責(zé)印發(fā)，我們單位就屬于后者。由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解也存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。 我們下屬一些單位在公文擬制過程中存在的問題主要有以下幾點：

1.1 公文印制不規(guī)范

公文要求要雙面打印，但有的人卻打成單面，造成浪費，給以后的裝訂帶來很大不便。

1.2 標題字體大小不一，文種使用不規(guī)范

起草的公文一定要用上級要求的字號、字體，標題字應(yīng)該是二號標宋，不能隨心所欲；對文種的使用，要注意堅持以下原則：

1）必須按照黨和國家公文法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定準確使用文種；

2）要以正確的行文關(guān)系做依據(jù)；

3）要考慮發(fā)文的具體目的與要求。

之所以要這樣做，是因為公文一經(jīng)發(fā)出，就會產(chǎn)生一種權(quán)力關(guān)系，體現(xiàn)著明確的管理權(quán)限與嚴格的從屬關(guān)系。因此，決不可馬虎從事，隨心所欲。我們一些下屬單位對文種的使用，隨心所欲的情況也有，有時請示、報告不分，一文請示多件事情，生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.3 正文字體不規(guī)范，附件標識比較混亂

公文正文字體要求是三號仿宋，有的公文正文字體卻打成了黑體；有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

1.4 數(shù)字使用不規(guī)范

有的正文用數(shù)字大小寫不一致，有的大寫中間加頓號。

上述幾種情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案。因此，作為一名負責(zé)公文擬制的人員，平時要對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

2 對收到的上級文件以及本單位下發(fā)的文件如何做好分類和整理歸檔工作

對收到的上級文件以及本單位下發(fā)的文件，經(jīng)過一段時間的傳閱后，即可根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理后進行歸類保管：去掉一部分普通的、不重要的，不能立即或隨意銷毀，而應(yīng)放到別處；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。

要做好整理歸檔工作，筆者認為可以從以下幾個方面多注意學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗：

2.1 認識要到位

要充分認識檔案工作的重要性，公文成功轉(zhuǎn)化為檔案，必須重視公文的規(guī)范化管理，減少檔案部門的工作程序和移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使檔案工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2.2 態(tài)度、方法要到位

檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要有對歷史負責(zé)的態(tài)度，把檔案歸檔工作要平時化、平?；７椒ㄒ`活，隨時隨地留心收集，做到規(guī)范、科學(xué)地辦理好、歸類好每一份文件。

2.3 邊干邊學(xué)，及時撐握新政策、新規(guī)定

要成為一名合格的檔案工作人員，在日常工作中就要重視檔案知識的學(xué)習(xí)、歸檔經(jīng)驗的積累。

檔案材料要不斷地填充一些新內(nèi)容。2009年12月中央組織部出臺了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（以下簡稱“新規(guī)定”中，為人事檔案管理部門收集檔案材料提供了新依據(jù)。除以前的歸檔方法外，新規(guī)定中還增加了許多新的內(nèi)容，如“人事爭議仲裁書”“再生育子女申請審批表”等。要多交流，多充電，及時撐握新政策、新規(guī)定。歸檔內(nèi)容現(xiàn)在更多了，增加了干部婚姻、財產(chǎn)等資料的收集，這對考察、任用干部提供了依據(jù)。

歸檔內(nèi)容要求更加真實、可信。除將以前的材料整理完整外，還要將個人畢業(yè)證、學(xué)位證等原件復(fù)印后加蓋公章進行確認及時歸檔。

歸檔紀律更加嚴明。嚴禁涂改、偽造、撤換檔案材料。

在日常工作中，文秘、檔案人員在歸檔過程中不應(yīng)該隨意更改，但有時也不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，要結(jié)合實際，嚴格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進行科學(xué)地創(chuàng)新，盡量做到查找簡便、快捷。

3 完善公文歸檔工作后如何形成檔案

具體可以從以下兩點著手：

3.1 針對上級發(fā)文

對于上級發(fā)文，收文登記后，先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，有儲存價值，應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，閱辦完畢后，就應(yīng)初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

3.2 本單位自生文件

對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、初稿等集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，再到正式整理時裝盒為“卷”。

4 信息化時代如何成為一名合格的檔案管理人員

對一個單位來說，紙質(zhì)文件的缺點是難于永久管理保存，而且還占大量空間，管理成本上升。從紙質(zhì)管理變成用計算機管理、電子光盤等，信息量大，還不占空間，這就需要更多會計算機知識的人才來管理檔案工作。

隨著信息多元化的到來，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，現(xiàn)在，上級部門要求將整理成卷的檔案目錄要進行電腦錄入，形成電子文檔。在日常工作中，在電腦上錄入的電子文檔要注意留存?zhèn)浞?，有的人就忘記這一環(huán)節(jié)，給以后查找工作帶來不便。

要成為合格的檔案工作人員，一是要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。

二是必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識，不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，

三是在調(diào)整崗位時要做好檔案銜接工作，要有責(zé)任，要有擔(dān)當(dāng)，交接要清楚。

參考文獻

[1]李曉玲.談企業(yè)文檔工作一體化建設(shè).黑龍江史志.2010.

[2]張瑞麗.現(xiàn)代文工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接.中國科技信息.2011.

作者簡介

馮苗麗，女，漢族，陜西寶雞人，大學(xué)文化，助理檔案員，現(xiàn)從事文書及檔案管理近10年。