檔案管理工作中應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的分析及研究

程銀海

摘 要：檔案是一個人在社會中進(jìn)行管理活動的歷史記錄，也是維護(hù)群眾的權(quán)益的最佳憑證。傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低，工序繁瑣，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量差。將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，可以有效改善傳統(tǒng)檔案管理辦法中的缺陷，提高檔案管理工作的質(zhì)量。本文以失業(yè)人員檔案管理為例，對在檔案管理工作中使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；運(yùn)用

做好檔案管理服務(wù)工作是人力資源和社會保障局的重要職責(zé)之一。時代的發(fā)展與科技的進(jìn)步都要求人社局在進(jìn)行檔案管理時要提高檔案管理工作的工作效率。在檔案管理工作中使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以提高檔案管理工作的信息化程度，加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，使人社局工作人員可以更好的為失業(yè)群眾進(jìn)行檔案管理保存和

服務(wù)。

1 在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢

我國是人口大國，這意味著我國的檔案數(shù)量數(shù)額相當(dāng)大。傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今檔案工作的種種需要，檔案數(shù)量的不斷增多和檔案管理人力、物力資源的有限，紙質(zhì)檔案壽命有限與對檔案要求長期保存……種種矛盾急需解決。將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以化解傳統(tǒng)檔案管理方法中的大部分矛盾。在將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的錄入相關(guān)系統(tǒng)后，在有需要時，工作人員可以借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的分類、查找等功能，根據(jù)失業(yè)人員檔案，保障其能夠順利享受應(yīng)有待遇。檔案管理工作自動化的實現(xiàn)，是現(xiàn)今乃至未來失業(yè)檔案管理工作，甚至于是所有檔案管理工作發(fā)展的大趨勢，如何將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完美的應(yīng)用至檔案管理工作中，使計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中可以最大限度的發(fā)揮它的優(yōu)勢，是現(xiàn)今需要研究的

重點(diǎn)。

2 計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用

2.1 檔案的自動化管理

運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以實現(xiàn)對檔案的自動化管理，減少人社局人力資源的消耗，減少人力浪費(fèi)，提高工作效率。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將檔案高效的輸入至系統(tǒng)中，并自動對其進(jìn)行整合和處理，并在有需要的時候有針對性的對檔案進(jìn)行查找與辨別。這有利于人社局就業(yè)辦針對失業(yè)人員的創(chuàng)業(yè)、再就業(yè)和培訓(xùn)等活動進(jìn)行安排，為失業(yè)職工的再就業(yè)工作提供幫助。

2.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享

借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)信息共享的特性，可以加快失業(yè)職工再就業(yè)的實現(xiàn)速度。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的現(xiàn)在，將傳統(tǒng)的聯(lián)機(jī)搜索和脫機(jī)搜索進(jìn)行調(diào)整，提高了檔案的信息化程度。一般來說，失業(yè)職工有著豐富的工作經(jīng)驗，這是他們最大優(yōu)勢。在網(wǎng)絡(luò)平臺上，人社局就業(yè)辦在經(jīng)過本人同意后，將失業(yè)員工檔案中一些非隱私的信息共享到就業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺上，用人單位在經(jīng)過嚴(yán)格的身份驗證后，登錄平臺，借助平臺上的查找搜索功能，尋找單位所需要的人才。這種信息共享使用人單位對人才的過去經(jīng)歷有大致的了解，縮短了用人單位和人才之間的距離，提高了失業(yè)職工再就業(yè)的效率。

2.3 檔案信息安全保存

通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，研制出專用的軟硬件設(shè)備，并將檔案信息輸入，形成與原檔案內(nèi)容完全一致的數(shù)字檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案易于保存與查詢，保存檔案所需空間更小，且借助網(wǎng)絡(luò)不受空間與時間的影響的特點(diǎn)，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞。且數(shù)字檔案保存在網(wǎng)絡(luò)中，檔案存儲壽命更長，不容易受到環(huán)境的影響，管理成本更低，提高檔案管理工作的工作效率，最大限度的促進(jìn)失業(yè)職工再就業(yè)服務(wù)的質(zhì)量與水平。

3 應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理過程中需要注意的問題

3.1 使用數(shù)字檔案管理同時，繼續(xù)原有紙質(zhì)檔案管理

每一種新技術(shù)在使用過程中都不可能不出現(xiàn)一點(diǎn)問題，都有需要完善的不足的地方。為了使檔案內(nèi)容可以最大限度的發(fā)揮其作用，保證檔案內(nèi)容的完整與準(zhǔn)確，在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行失業(yè)員工檔案的管理的同時，應(yīng)同時對失業(yè)檔案的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，使檔案的數(shù)字版和紙質(zhì)版共同存在。

在進(jìn)行失業(yè)檔案的紙質(zhì)版和數(shù)字版的管理時，要保證社會失業(yè)員工檔案管理的有效發(fā)展。將檔案工作的“三納入”與“四同步”納入相關(guān)規(guī)章制度，并付諸于行動，使對失業(yè)人員的數(shù)字檔案同紙質(zhì)檔案一起，逐步走向正規(guī)、科學(xué)的現(xiàn)代化道路。

3.2 保證數(shù)字檔案的安全性與保密性

雖然將檔案輸入至計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)后，檔案管理的效率有明顯的提高，但是計算機(jī)中的數(shù)字檔案十分容易被心懷不軌的不法分子進(jìn)行修改，這極大的影響到檔案的憑證作用和安全性。尤其有一些黑客憑借自身高超的黑客技術(shù)，入侵系統(tǒng)，竄改檔案資料；網(wǎng)絡(luò)病毒時時更新，層出不窮，若存儲著檔案的設(shè)備被網(wǎng)絡(luò)黑客入侵或被病毒侵襲，會嚴(yán)重的損害到群眾的個人利益。

在檔案管理工作中使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最重要的就是保證檔案中個人信息的保密性和安全性。對于檔案信息安全，需要建立并完善相關(guān)的管理制度，制定安全的保密措施。對于設(shè)計失業(yè)檔案存儲的計算機(jī)，要保證其網(wǎng)絡(luò)完全，保證電腦的防火墻和殺毒軟件處于工作狀態(tài)，并定期對系統(tǒng)進(jìn)行殺毒和升級，對殺毒軟件進(jìn)行珍惜更新。計算機(jī)內(nèi)涉及檔案隱私的部分禁止使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，使用檔案管理系統(tǒng)的工作人員必需進(jìn)行身份驗證，并定期按照規(guī)定進(jìn)行檔案管理，定期接受相關(guān)培訓(xùn)，不在安裝檔案管理系統(tǒng)的計算機(jī)中安裝盜版軟件，不打開來歷不明的網(wǎng)址鏈接，不訪問危險網(wǎng)站，保證失業(yè)人員檔案中個人隱私的安全，保證檔案信息不被心懷不軌的不法分子利用。

3.3 提高檔案工作者的工作意識

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理工作人員提供了非常大的便利，與此同時也對檔案管理工作人員的個人素質(zhì)有著極大的要求。檔案管理人員需要不斷的提升自身素質(zhì)，掌握相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)。并可以熟練的將其運(yùn)用到檔案管理工作中。使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的所有相關(guān)操作，都需要工作人員熟練掌握并實際應(yīng)用到工作中。

因此，首先，要對檔案管理工作人員進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，提高其計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保檔案管理人員能夠熟練的利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，以提高檔案管理工作的工作效率。

其次，按照職責(zé)，對檔案管理工作人員進(jìn)行合理分工。借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，勢必會減少檔案工作人員的工作壓力，使部分部門工作人員閑置，浪費(fèi)人力資源。因此，部門應(yīng)當(dāng)合理的對工作人員進(jìn)行責(zé)任分配，提高檔案管理工作員工的責(zé)任意識，進(jìn)一步提高員工的檔案管理意識和群眾服務(wù)意識，充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，降低檔案損壞現(xiàn)象和遺失現(xiàn)象，提高檔案管理工作水平，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語

信息時代計算機(jī)技術(shù)的廣泛使用在提高社會生產(chǎn)效率與質(zhì)量的同時，也促進(jìn)了計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展。將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，尤其是失業(yè)人員檔案管理工作中，可以有效的提高失業(yè)人員檔案管理工作的效率，有利于人社局就業(yè)辦的工作人員對失業(yè)人員檔案進(jìn)行管理，及時為失業(yè)員工處理相關(guān)待遇服務(wù)，并充分保障失業(yè)員工的合法權(quán)益提供重要的助力。

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